高校學生檔案數字化創新管理模式構建思考

王艾

不管是高校對學生的教學及生活管理還是未來用人單位對求職應屆學生的考核，將高校學生的檔案進行數字化管理的操作辦法都能夠在一定程度上實現工作效率的提高與社會資源的節約。通過對此種管理模式的構建思考，高校可以在檔案管理的基礎上有針對性地克弊趨優并培養學生的綜合素質。

引言：高校對于不從事學術研究的絕大部分學生而言，已經是正式踏入社會之前的最后一個自我鋪墊的階段。由此觀之，以高校為操作主體的備部門單位將學生的詳細檔案進行數字化的創新管理是一項具有必要性的大規模事業。但現在的檔案數字化進程及其效果并不盡如人意，無論是檔案采集的完善性還是檔案歸整的合理性都存在較大的不足和漏洞。而這也為進一步的探討與思考提供了適當的方向和思路。

數字檔案與概念認知

在計算機技術和網絡基帶的快速發展之下，從屬于大數據時代的檔案數字化是一類有別于傳統依靠檔案館進行數據管理的新型信息形態。簡單說來，檔案數字化就是將原先儲存在以紙張為代表的各類載體上的檔案數據通過計算機技術、存儲技術等手段轉變為具有網絡化特征的數字存儲形式。檔案數字化的重點不在于將數據載體形式改變，而是通過技術延長檔案的保存期限并提高檔案查詢的效率。

而學生將在高校中得到更加專業和具體的學業知識，也將在不同的接觸圈中獲取部分社會經驗和實踐能力。這些涉及各類綜合素質的數據對高校學生而言，即為一份有益于自身未來發展和他人客觀評價的全面檔案。由此，以高校學生為對象的檔案數字化管理具有其可操作性和重要的發展意義。

管理基礎和平臺構建

上文所述的計算機技術與存儲技術是檔案數字化的手段支持，但實現檔案數字化的技術要求遠不止計算機技術和存儲技術兩項。而所需要的復雜的技術及高規格的硬件平臺對于高校檔案數字化模式的推行具有必要性和不可替代性。

（一）基礎應用平臺。具有提供應用服務的功能的基礎應用平臺在高校進行檔案數字化的基礎平臺建設中呈現出第一位的構建需要。可也正因為其提供應用服務的基礎系統功能，高校所構建的應用平臺成為備類數字技術使用的集中平臺。高校需要通過組織自身軟件學院和計算機科學系的人才儲備或與其他已具備技術的單位合作來完成對檔案數字化基礎應用平臺的建設。

（二）信息服務平臺。信息服務平臺的使用意義是在基礎應用平臺的基礎上令高校學生或其他單位的檔案索引乃至于分析更加便捷。在該平臺的建設方面，高校既可以根據地區特色和使用習慣設計新的模板，也可以直接借鑒其他高校的知名成功經驗。例如，高校需要在基礎應用平臺提供的搜索引擎和分流引擎之上確立查詢模式和瀏覽網站。

（三）系統維護設置。作為提供檔案索引的系統每天需要承擔大量的數據流量，而高校系統往往難以承載學生入學或畢業的特殊時期時的高峰檢索。為了避免對學生或其他單位造成不便，高校構建系統維護設置亦是檔案數字化平臺的重要組成部分。值得一提的是，維護設置除了尋常的后臺接口和備用建模系統之外，還包括一只由高校技術人才組成的維護團隊以應對系統異常。

（四）雙向接口與安全保障。顧名思義，雙向接口的一端位于校方的主系統上，是高校對學生檔案進行輸入和管理的具有全面性的通道。另一端對校區學生或設施開放，以學生的身份證明或校內網路站點為依據提供具有個體化特征的學生檔案。以南京大學的學生檔案系統為例，除了賬號密碼作為身份認證，特定時期還需要校園網的寬帶或無線網提供站點依據。而在承擔大部分安全責任的高校方面，需要在安全保密技術上投入人力物力以及杜絕出售學生檔案的惡劣行為。

檔案操作與步驟思考

高校完成的以技術為支撐的基礎平臺將直接提供給學生一個檔案數字化的網絡框架。但對于數字化管理模式的構建需求而言，高校還需要進行執行一系列檔案操作的步驟以完善框架內容。之所以高校學生的數字化檔案在使用過程中呈現出各類問題，正是因為高校在檔案操作的程序中未能徹底執行或拖延執行。下文將從兩個角度對高校檔案數字化的操作提出切合現實要求和技術限制的方法論建議并進行相關思考與探究。

（一）檔案數字化采集。高校可進行操作的學生檔案源于學生入校所攜帶的檔案袋以及中學校方的檔案轉接。事實上，這部分記載學生重要成長內容的檔案因為其生成時間不在大學時期而常常受到高校的忽視。于是，高校學生的檔案在機械地完成數據任務指標下從一開始便難以保證其完善性。為了克服此種行為所導致的檔案起源的模糊性，高校需要有針對性地制定一套完備的規章制度以規范檔案轉接事宜。

高校學生檔案數字化的主體部分在于高校時期的文化學習與其他方面表現，例如體育成績、社團表現、社會實踐等等。對這類檔案的數字化采集則需要高校嚴格執行提卷、校對、輸入、歸檔四項步驟，以各部門協同合作的形式保證學生檔案輸入的正確性和完備性。

（二）檔案數字化管理。高校需要在學生的檔案進行數字化采集之后再次通過一系列管理流程完成對檔案工作的模式創新。檔案的數字化管理不等同于包括了理論認知、基臺構建和檔案操作的整體管理模式，而是指代以檢查、分類、統計為代表的日常工作程序。

學生檔案通過數字化管理不僅可以實現對檔案材料的全面使用，更使數字檔案具備紙質檔案缺乏的內容呈現性和直接分析性。由此，高校學生無論是網上查閱還是遠程瀏覽者阿以從校方的檔案系統上直接得到表格或圖像形式的個人檔案。而管理學生的高校和聘用學生的各類單位將從整理后的檔案中找出可取之處并快速做出分析。換言之，學生檔案經由數字化管理之后能夠從純文本內容轉換為具有研究和利用價值的各類文檔形式。

面對高校學生日常檔案內容繁雜及保存不便的現狀，檔案的數字化管理模式在具備著紙質檔案難以比擬的優點之外亦是社會發展下的時代要求。基于此，文章對數字檔案和管理平臺基礎和平臺進行了介紹，同時闡述了檔案操作的步驟，在高校檔案數字化設計中不僅要加強數字采集，同時也應加強數字化管理，將學生檔案由數字化管理之后從純文本內容轉換為具有研究和利用價值的各種形式，希望通過本文的研究，幫助高校對學生檔案進行管理。