事業單位檔案管理創新探討

黃永慶

摘 要：隨著信息技術的發展，傳統的檔策管理模式已不適應當今社會的發展需求，傳統的檔策管理模式已改變為信息化管理模式。信息化管理模式帶來的是信息安全性問題，因此，要加強對檔案管理人員的技術與方法等方面的創新改革，從而對信息化管理模式所帶來的問題進行有效解決。本文主要對事業單位的檔案管理優勢及思路進行分析，供同行借鑒參考。

關鍵詞：事業單位 檔管理 創新管理

中圖分類號：G271 文獻標識碼：A 文章編號：1003-9082（2018）05-00-01

在社會主義市場體制下，事業單位的管理模式也在不斷的自我完善中，通過實現信息化管理檔案，可以提高工作效率，同時還可以減少勞動力的輸出。任何一個行業在經營管理過程中都會存在大量的檔案資料，這些資料是事業單位在發展過程中衍生的證據及內容，對單位的未來發展具有重要的借鑒作用。因此，打破傳統人工管理模式，通過創新優化檔案管理信息化，保持一種全面開放的思維，創造性地開展檔案工作，提升工作的服務效率。

一、事業單位檔案管理創新思路的原則

1.檔案管理合法性、真實性原則

對于事業單位而言，其所儲存的檔案都具備一定的權威性。其檔案在一定職能范圍內會對某個事件起到決定性影響，對此，檔案的真實性是事業單位檔案管理創新思路的首要原則，如果真實性受到影響，那么檔案管理的意義便不復存在。傳統的檔案管理中主要以紙質記錄為主，各個環節工作完成后還需要相關的領導進行簽字或者蓋章，充分體現檔案管理的合法性和真實性。而在信息化檔案管理中，紙質檔案由電子檔案取代，雖然方便、快捷、但比較容易修改和復制，對電子檔案的真實性和合法性受到一定影響[1]。

2.檔案管理安全性原則

對于新時代的檔案管理，其管理過程中的安全性主要體現在檔案的傳輸使用過程以及儲存過程中。在傳輸、使用的過程中，信息化檔案管理更加便于傳輸、共享，但是在共享的過程中，檔案的信息安全性也會受到一定的影響，信息化檔案能夠借助網絡實現隨時、遠程傳輸。為廣大用戶提供便利的同時也埋下了安全隱患，在實際的數據傳輸中，可能發生數據被纂改、竊取和偽造等不法行為。尤其是事業單位，其普遍使用的都是高度保密的檔案，如果被篡改、竊取和偽造，都會造成嚴重的影響；對于傳統的紙質檔案而言，信息化檔案的儲存能夠保障檔案儲存時間更長。但是，檔案信息在長時間的儲存中，可能遇到各種影響因素，破壞信息檔案[2]。

二、信息化檔案管理對于事業單位的優勢

1.提高信息化檔案的使用效率

傳統的紙質版檔案，使用效率偏低，人工查找不僅浪費時間，換容易出現錯誤。而使用信息化檔案管理，搜索檔案的工作不在尋找紙質的卷宗，而是輸入檔案代碼，便能夠直接的尋找到想要使用的檔案，有效提升查找效率，同時可以大大降低查找檔案中出現錯誤的幾率[3]。

2.提高信息化檔案的便利性

隨著人們生活的改變，人們對環境的保護意識也越來越高。在電子信息飛躍發展的今天，無紙化辦公越來越被大眾所關注，已經推廣運用的各個辦公部門。隨著數字化辦公的逐漸普及，導致與紙質檔案信息管理的矛盾逐漸白日化。但在使用信息化檔案之后，檔案的信息可以數字化、信息化的形式展現，直接應用于數字化辦公，并且在檔案共享與傳遞的過程中也不會造成任何影響。信息化檔案管理，不僅能夠使檔案管理與辦公數字化有效結合，同時可以為后期檔案管理提供便利，增加工作效率。

3.提高信息化檔案利用率

通過將檔案管理與信息網絡有效結合，不僅方便工作人員管理，還可以及時將有用的信息傳輸于檔案使用者手中，提高利用率。此外，信息化檔案管理能夠實現檔案信息的收集、整理和管理，并且可以在允許范圍內，將檔案信息共享給更多的使用者[4]。

三、信息化檔案管理在事業單位中的創新思路

1.轉變管理方式，創新管理服務

事業單位需要針對新時代檔案管理的優勢，創新檔案管理的服務類型。事業單位的檔案管理工作者，需要轉變以往的檔案管理性質，將管理理念轉變為服務理念，從而改善檔案管理工作。例如，在信息化檔案管理中，檔案管理者可以給檔案使用者提供更加豐富、完善的檔案資料，將電子檔案按照一定特點進行歸類，從而提供更多相似檔案給檔案使用者。

2.轉變檔案管理從被動轉變為主動

傳統的紙質檔案數量龐大，整理以及查找工作繁復，導致管理工作太過枯燥，影響工作效率。隨著信息化檔案管理的普及，電子形式的檔案被廣泛運用。想要提升檔案管理的工作效率，滿足檔案使用者對檔案管理的需求，檔案管理必須要從以往的被動管理轉變為主動形式的管理。由于電子檔案信息會定期更新，因此管理人員要及時將更新信息給予檔案使用者，提高檔案還用率[5]。

3.從實體檔案轉變為虛擬檔案

信息化檔案管理通過使用無紙需求的信息操作以及檔案管理，形成虛擬檔案，不僅可以節約紙張的浪費更加環保，還可以隨時修正檔案記錄，提高檔案的精準性。電子檔案的數據庫更加全面，其功能更加強大、完善，檔案數據的更新操作也更加便利、快捷，査詢也更加準確、快捷。

總結

在事業單位中，檔案的安全性更為重要，發展速度更快。對此，檔案管理的安全性尤為重要。事業單位的成長以及國家建設當中的核心任務便是全面、有效的實現信息化檔案管理。因此，管理檔案的相關人員必須正視檔案信息化管理過程中的利與弊，并針對可能出現的問題進行合理改善，提升工作效率與檔案的使用率，從而使事業單位檔案管理更加科學、合理，助于國家成長[6]。

參考文獻

[1]李榮，葉全勝，黃紅萬.事業單位檔策管理應處理好的幾個關系[J]黑龍江檔案，2014，10（5）：10-12.

[2]陳璐.淺論行政事業單位檔案管理創新思路[J].現代經濟信息，2013，1（4）：1-2

[3]周F陽，農業事業單位檔案管理存在的問題與改進對策[J].廣西農學報，2014，11（9）：4-5

[4]蘇紅，事業單位檔策管理信息化建設存在的問題與解決措施[J].理論觀察，2014，05：127-128.

[5]吳曉麗，關于事業單位檔策信息化建設有關問題的思考[J].黑龍江檔案，2015，04：104.

[6]楊鑫.關于事業單位檔案管理信息化的建設與發展的探討[J].科技創新與應用，2013，03：290.