大中專學(xué)生檔案管理存在的問題及對(duì)策

師昊莉

摘要：大中專學(xué)生檔案詳細(xì)記錄著學(xué)生在校期間的所有表現(xiàn)，是評(píng)估學(xué)生的重要文件，也可以給企業(yè)提供篩選人才的參考依據(jù)。做好大中專學(xué)生檔案管理工作，對(duì)于提高大中專學(xué)生檔案資源的利用效率具有重大意義。本文結(jié)合筆者的實(shí)際工作經(jīng)驗(yàn)，針對(duì)大中專畢業(yè)生檔案管理中存在的問題進(jìn)行分析，并且提出相關(guān)優(yōu)化建議，希望能給大中專學(xué)生檔案管理工作提供參考和借鑒。

關(guān)鍵詞：大中專院校；學(xué)生；檔案管理

一、大中專學(xué)生檔案管理工作的重要意義

（一）做好大中專學(xué)生檔案管理工作對(duì)學(xué)生尋找就業(yè)機(jī)會(huì)產(chǎn)生積極影響。學(xué)生檔案是用人單位了解學(xué)生基本情況的第一途徑，在教學(xué)資料中包含學(xué)生的一些基本信息以及該學(xué)生所受到的獎(jiǎng)懲情況、獎(jiǎng)學(xué)金情況等等，這些都能夠直接反映出學(xué)生在學(xué)校期間的表現(xiàn)情況，對(duì)于學(xué)生尋找就業(yè)機(jī)會(huì)產(chǎn)生積極影響。

（二）做好大中專學(xué)生檔案管理工作能在一定程度上提高教學(xué)質(zhì)量效益。在學(xué)生的檔案中包含學(xué)生學(xué)習(xí)的基本情況，教師可以通過這些數(shù)據(jù)總結(jié)出新的經(jīng)驗(yàn)以及新的教學(xué)方式，發(fā)現(xiàn)自己在教學(xué)之中存在的問題，并針對(duì)這些問題對(duì)教學(xué)方式方法以及教學(xué)的過程進(jìn)行改進(jìn)，從而形成更加正確、更加科學(xué)合理的教學(xué)方式，提高教學(xué)的針對(duì)性，促進(jìn)教學(xué)目標(biāo)的實(shí)現(xiàn)。

（三）做好大中專學(xué)生檔案管理工作是抓好教學(xué)質(zhì)量管理的重要依據(jù)。因?yàn)榇笾袑W(xué)生的檔案能夠反映出整個(gè)院系或者整個(gè)學(xué)校的教學(xué)情況，通過對(duì)學(xué)生檔案的研究分析，能夠幫助管理者和教學(xué)者更好地優(yōu)化教學(xué)結(jié)構(gòu)、完善教學(xué)過程，并且根據(jù)學(xué)生檔案中顯示的信息對(duì)教學(xué)活動(dòng)進(jìn)行更加科學(xué)合理的規(guī)劃，以達(dá)到促進(jìn)教學(xué)質(zhì)量管理的目的。

二、目前大中專學(xué)生檔案管理中存在的主要問題

（一）管理機(jī)制還不健全。目前，很多院校并沒有意識(shí)到學(xué)生檔案管理的重要性，檔案管理機(jī)制還不完善，沒有具體的檔案管理考核標(biāo)準(zhǔn)，單位的檔案管理制度規(guī)范流于形式，沒有把制度真正落到日常的檔案管理中，從而使制度的功能下降。并且制定的檔案管理制度缺少監(jiān)督人員及相應(yīng)的鼓勵(lì)、處罰制度，影響了院校檔案管理工作的發(fā)展。

（二）管理工具和方式還比較落后。現(xiàn)有的學(xué)生檔案管理工作還存在著軟件和硬件設(shè)施投入不一致的問題，工具和方式都還比較落后，主要還是采取人工的形式進(jìn)行管理統(tǒng)計(jì)，在資料收集方面也不成熟，速度和質(zhì)量都很慢，使檔案管理無論從思維管理模式還是技術(shù)管理模式方面都無法滿足新時(shí)期的需求。

（三）管理意識(shí)還有待加強(qiáng)。部分院校的檔案管理人員的檔案意識(shí)還比較薄弱，工作態(tài)度也不積極，整理歸納不認(rèn)真，檔案質(zhì)量低、材料不齊全，工作不到位。一些院校將學(xué)生檔案全部交給檔案室進(jìn)行管理，這樣雖然有了專門的管理組織，但對(duì)于院校來說，其他部門的人員對(duì)檔案管理工作不熟悉。學(xué)生檔案信息的收集與統(tǒng)計(jì)是整個(gè)學(xué)校的事情，因此當(dāng)二者的工作職責(zé)發(fā)生矛盾時(shí)，容易出現(xiàn)相互推卸責(zé)任的情況。

三、加強(qiáng)大中專學(xué)生檔案管理工作的對(duì)策措施

（一）齊抓共管，加強(qiáng)檔案日常管理工作。一是加強(qiáng)組織領(lǐng)導(dǎo)，強(qiáng)化責(zé)任意識(shí)。院校領(lǐng)導(dǎo)班子務(wù)必要對(duì)學(xué)生檔案管理工作予以足夠的重視，要為學(xué)生檔案管理工作的完整性、真實(shí)性、執(zhí)行情況擔(dān)負(fù)領(lǐng)導(dǎo)責(zé)任。對(duì)大中專學(xué)生檔案管理工作中所存在的問題和難點(diǎn)予以協(xié)調(diào)解決、統(tǒng)籌處理。二是健全各項(xiàng)管理制度。大中專院校應(yīng)該結(jié)合自身實(shí)際情況來健全學(xué)生檔案整理、歸檔、保管、銷毀、統(tǒng)計(jì)、利用、交接、離崗清點(diǎn)等制度，使大中專學(xué)生檔案管理有章可循，有規(guī)可依。并且還要建立起嚴(yán)格的大中專學(xué)生檔案資料查（借）閱制度，做到檔案借閱有登記，送還有注銷，用完的檔案及時(shí)入庫(kù)。三是及時(shí)整理檢查，促進(jìn)管理規(guī)范。由大中專院校的專職檔案管理人員負(fù)責(zé)對(duì)學(xué)生檔案文件資料進(jìn)行統(tǒng)一收集、分類整理、登記歸檔；嚴(yán)格執(zhí)行檔案查閱、復(fù)印以及借閱制度，規(guī)范檔案使用流程，確保現(xiàn)存檔案不丟失、不損壞。

（二）多法并舉，改革傳統(tǒng)檔案管理模式。隨著信息技術(shù)的發(fā)展及普遍應(yīng)用，大中專學(xué)生檔案管理工作也必須根據(jù)技術(shù)發(fā)展，對(duì)現(xiàn)有管理模式進(jìn)行改善，實(shí)現(xiàn)由傳統(tǒng)手工檔案管理向信息化檔案管理模式發(fā)展，實(shí)現(xiàn)檔案信息資源的共享，以便更高效、更快捷地為院校決策提供數(shù)據(jù)參考，為學(xué)生提供檔案服務(wù)。而要想實(shí)現(xiàn)管理模式的改革，一方面要加大對(duì)檔案管理基礎(chǔ)設(shè)施的投入，尤其是要建立檔案管理平臺(tái)，通過檔案系統(tǒng)平臺(tái)實(shí)現(xiàn)檔案資源共享、管理及利用。在檔案管理平臺(tái)構(gòu)建中，要逐步提升其應(yīng)用深度，提高檔案歸檔與借閱效率。另一方面，要做好檔案的信息化資源轉(zhuǎn)化或開發(fā)。要根據(jù)工作重點(diǎn)，分析大中專學(xué)生檔案內(nèi)容特點(diǎn)、需求特點(diǎn)、借閱方式特點(diǎn)，編制適合大中專學(xué)生檔案管理工作改革與發(fā)展的電子資料，實(shí)現(xiàn)被動(dòng)式檔案服務(wù)向主動(dòng)式的轉(zhuǎn)變。

（三）多管齊下，提高檔案管理人員綜合素質(zhì)。大中專學(xué)生檔案管理工作需要專業(yè)性強(qiáng)的檔案管理人才，只有充分發(fā)揮檔案管理人員的積極主動(dòng)性，才能讓檔案管理更具活力和動(dòng)力。首先，加速檔案管理人員的業(yè)務(wù)拓展和知識(shí)更新。要根據(jù)檔案管理工作發(fā)展需要對(duì)內(nèi)部管理人員進(jìn)行檔案理論及業(yè)務(wù)基礎(chǔ)培訓(xùn)，同時(shí)在培訓(xùn)基礎(chǔ)上加強(qiáng)對(duì)檔案管理人員信息技術(shù)、辦公自動(dòng)化、數(shù)字檔案管理等現(xiàn)代化檔案及相關(guān)管理知識(shí)的培養(yǎng)，豐富管理人員的知識(shí)結(jié)構(gòu)以適應(yīng)管理體制改革對(duì)其綜合素質(zhì)的要求。其次，重視加強(qiáng)檔案專兼職人才隊(duì)伍建設(shè)。在大中專學(xué)生檔案管理實(shí)踐中，一方面管理者要積極推進(jìn)檔案管理專職隊(duì)伍的建設(shè)，提升管理的穩(wěn)定性。管理者應(yīng)該積極引入檔案管理專業(yè)人才，讓其承擔(dān)檔案管理的主要工作，提升檔案管理專業(yè)水平。另一方面，管理者應(yīng)該根據(jù)檔案管理工作的變化，適時(shí)、適量挑選兼職人員對(duì)檔案管理隊(duì)伍進(jìn)行補(bǔ)充，適當(dāng)減輕專職檔案管理人員工作壓力，實(shí)現(xiàn)檔案管理人員的合理利用。

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