論信息時代辦公室檔案管理工作的創新研究

摘 要：社會在發展與進步的過程中，檔案管理工作的重要性被逐漸凸顯出來，伴隨著科技的發展，信息化的檔案管理成為其今后發展的必然趨勢。檔案管理工作信息化既可以提高檔案管理效率，還可以保證檔案管理質量，對于相關工作的開展具有一定推動作用。凡事有利就有弊，網絡信息化亦是如此，它在帶給我們便利的同時也存在一些弊端。本文針對辦公室檔案管理信息化內容進行相應分析，對檔案管理工作存在的問題提出創新對策，因此更好的順應信息時代的發展。

關鍵詞：信息時代 檔案管理 創新研究

1 信息化時代下檔案管理工作概述

1.1 檔案管理信息化的概念

在接受、收集、保存檔案信息的過程中，將信息技術充分應用到其中，再提供檔案信息資源的利用服務，就是所謂的信息化檔案管理。簡而言之，就是將傳統的事物記錄檔案過渡為現代化的檔案管理，通過檔案行政機構的統一組織與規劃，是這種檔案管理工作的前提。

1.2 檔案管理信息化的特點

檔案管理信息化的特點主要分為以下三大類，首先是檔案管理信息化的表現形式，它由傳統的實物存檔轉變為當前的電子存檔，無論是政府、企業還是事業單位，存檔載體都得到了改變。其次，開展檔案管理工作信息化這項工作，必須遵守相關部門所制定的法律法規。最后，傳統的檔案管理工作與信息化檔案管理相比較，后者有著明顯的優勢，信息化檔案管理能夠在一定程度上提高檔案管理工作的效率。

1.3 檔案信息化管理建設的任務

利用現代信息技術，進一步開發與管理檔案信息資源，是檔案管理信息化建設的主要作用。通過檔案行政機構統一的規劃，并與現代技術相互結合，以此保證工作人員信息化管理水平的提高。現代信息技術不但能夠提高檔案管理工作效率，還是成為檔案管理工作的重要載體。

2 檔案信息化管理建設的內容

2.1 基礎設施的建設

實施檔案信息化建設的重要前提就是完備的軟件與硬件設施，建立一個全國統一的檔案管理信息平臺，是檔案信息化管理的最終目標。為了保證這個目標的順利實現，進行檔案信息化管理的過程中還應加強基礎設施的建設，為檔案管理信息化今后的開展提供保障。

2.2 標準規范化建設

檔案管理信息化建設的根本是標準規范化建設，在檔案信息化管理過程中進行規范管理。另外，與檔案社會的實際發展情況相互結合，各個單位的檔案管理部門做好實際調研工作，以現有的規范為基礎，探索出更加規范的標準。

2.3 檔案信息資源建設

檔案信息資源的建設是檔案信息化管理的重要任務，檔案信息資源的建設，但是單位中的管理信息庫、字檔案館和公共檔案信息資源庫必須相互統一。以此為基礎的檔案信息資源，是社會在今后發展過程中至關重要的資源。

2.4 應用系統的建設

以相關技術作為支撐所建設出的信息檔案，才能夠更加順利持久的進行，應用系統就是技術的表現形式，它應盡可能滿足功能設計與標準兼容。產品化與通用化是應用系統所采用軟件要達到的基礎，以此才能夠更好的實現相互統一。

2.5 人才隊伍的建設

各行各業都需要高技術人才作為支撐，檔案信息化也是如此，增強人才隊伍的建設，對檔案信息化管理具有重要作用。由于行業的不同，檔案管理人員所具備的知識也不同，應根據實際情況對相關人員進行培訓。另外，信息化檔案管理的必備知識就是計算機的應用，保證這一工作的順利進行還應提高相關人才能力。

3 辦公室檔案管理工作存在的問題

3.1 管理方式過于落后

從某種程度上來看，檔案管理意識的淡薄主要與參與這項工作的工作人員息息相關，完成這項工作的人員大多來自其他部門，甚至是專業素養較低的人群，使直接導致這項工作的效率大打折扣，對于檔案管理工作的完善會產生許多不利因素，導致管理方式的落后，只有做到與時俱進才能夠保證辦公室檔案管理工作高效順利的進行。

3.2 管理人員重視程度不夠

當前辦公室檔案管理人員存在專業水平不高、缺乏專業知識等問題，都會導致辦公室檔案管理工作無法高效運行，提高管理人員的綜合素質就顯得尤為重要。傳統的辦公室檔案管理方法難以滿足辦公室的需求，并逐漸被淘汰，這就需要管理人員不斷提高自身專業素養，將自身能力與網絡信息化相互結合，才能夠在效率方面有所提高，辦公室檔案管理工作向著更好的方向發展。

3.3 管理方式較為傳統

檔案管理工作的方式，會直接影響到檔案管理工作的效率，隨著信息技術的發展，當前一些辦公室逐漸實現網絡辦公，這樣的工作方法能夠提高工作效率，并減少工作當中的失誤。但是在部分單位當中，尚未實現網絡化辦公，傳統的檔案管理工作不免會造成一些失誤，傳統的管理方法必定會影響檔案管理效率。

4 提高辦公室檔案管理工作效率的對策

4.1 完善檔案管理制度

健全完善的辦公室辦公室檔案管理制度，對其今后相關聯工作的發展十分重要。第一，能夠保證檔案的安全性，對于重要的文件進行保密處理，有針對性的采取相應措施，才能夠保證檔案管理工作的及時有效。第二，解決檔案管理工作的繁瑣問題，對相關檔案進行分類管理，方便以后的使用與查找。完善的制度既能夠保證檔案的安全性，還能夠體現其嚴謹性。

4.2 加強工作人員培養

工作人員的自身素質是辦公室檔案管理工作質量提高的關鍵，首先，管理部門對應對相關工作人員進行定期培訓，信息時代的檔案管理工作會涉及到較多的計算機操作技能，應對相關工作人員的計算機能力進行培訓。其次，及時更新工作人員的理論知識，實際管理案例的解析能力也應進一步加強。檔案管理的質量得到進一步加強，減少資源的浪費。

4.3. 創新信息技術管理

對大量的信息進行整理、分類與管理，就是檔案管理工作的主要任務，面對復雜的資料與更新速度較快的信息，檔案管理人員對其進行管理時會受到這種因素的限制，進而出現信息滯后的情況。在檔案管理過程中對信息技術進行創新，管理人員建立共享信息資源系統，檔案管理人員能夠在第一時間收集最新的信息，進行優化管理后，全面提高管理效率。

5 結語

總而言之，檔案管理工作在發展的過程中應緊跟時代的步伐，合理應用現代科學技術，充分掌握信息技術的優勢，對檔案管理工作進行不斷創新。將檔案管理與信息化這兩者有機相互結合，是當前每位管理人員所追求的目標，也是檔案管理工作今后發展的主要趨勢。因此，通過創新管理理念、轉變工作人員觀念等一系列方法進行自我完善，將檔案管理的作用充分發揮出來，最終提高辦公室檔案管理效率。

參考文獻

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作者簡介

陳燕熙，1983.1.19，女，漢，本科，籍貫：武漢，當前職務：行政專責，當前職稱：初級，研究方向：檔案