產(chǎn)品檔案數(shù)字化管理的研究與探討

摘 要：產(chǎn)品檔案就是關于記述和反映產(chǎn)品研制、生產(chǎn)過程中的，具有保存價值、參考價值的并按照一定的歸檔制度，作為真實的歷史記錄集中保管起來的技術文件材料，比如圖紙、照片、表格以及文字資料等都是產(chǎn)品檔案。那么要達到檔案管理的規(guī)范和標準，最根本要做到產(chǎn)品檔案文件材料齊全、系統(tǒng)、完備，詳實可靠且便于為人查詢使用。而產(chǎn)品檔案統(tǒng)一由檔案資料室集中統(tǒng)一管理，為了使得產(chǎn)品檔案工作的規(guī)范和標準以適應現(xiàn)代社會發(fā)展的要求，提高產(chǎn)品檔案工作的管理水平，充分發(fā)揮檔案管理應有的作用，推進產(chǎn)品檔案數(shù)字化管理是當今信息時代的必然要求。檔案數(shù)字化建設有利于提高檔案管理的效率、節(jié)約成本，大大減少了人工管理的工作量，而且還有利于管理的規(guī)范化和標準化，減少了信息誤差，此外，還能在一定程度上避免他人或部門將科研檔案復制非法轉讓。本文對產(chǎn)品檔案數(shù)字化建設中存在的問題進行了探討。

關鍵詞：產(chǎn)品檔案；數(shù)字化管理；研究與探討

產(chǎn)品檔案數(shù)字化建設是檔案管理發(fā)展的必然趨勢。隨著互聯(lián)網(wǎng)技術的迅猛發(fā)展、信息時代的到來，各行各業(yè)都大量使用了電腦辦公，這不僅可以極大提高有關檔案業(yè)務的工作效率，還減少了工作人員的勞動量，降低了成本，節(jié)約了時間。數(shù)字化檔案就是把紙質版檔案輸入電腦進行管理，做到與互聯(lián)網(wǎng)技術之間的融合，這不僅實現(xiàn)了檔案的信息化、遠程化管理，還實現(xiàn)了異地共享檔案查閱信息，對于相關部門的工作提供了極為便捷的技術支撐。然而，即便數(shù)字化檔案具有諸多不可替代的優(yōu)勢，但是要全面做好檔案數(shù)字化建設卻仍然面臨著許多的現(xiàn)實問題。產(chǎn)品檔案管理人員對檔案數(shù)字化管理沒有進行專業(yè)的知識培訓與學習，使得產(chǎn)品檔案數(shù)字化建設難以進行和提高。

一、產(chǎn)品檔案數(shù)字化建設的問題分析

（一）紙質版產(chǎn)品檔案的完善程度是產(chǎn)品檔案數(shù)字化建設的基礎

要進行產(chǎn)品檔案的數(shù)字化建設，首先要借助紙質版產(chǎn)品檔案，這樣才能將檔案中的各類信息完整輸入到電腦進而存儲。所以，紙質版的產(chǎn)品檔案是數(shù)字化產(chǎn)品檔案的基本依據(jù)，其系統(tǒng)性、完整性、準確性都極大地影響著數(shù)字化產(chǎn)品檔案的系統(tǒng)、完整與準確。只有具備了完善的紙質版產(chǎn)品檔案，才會有優(yōu)質高效的數(shù)字化產(chǎn)品檔案。尤其是對于對產(chǎn)品檔案管理知識還不熟悉、業(yè)務不夠專業(yè)的管理者來說，做好紙質版產(chǎn)品檔案的系統(tǒng)完整與準確是數(shù)字化建設面臨的首要問題。

（二）統(tǒng)一的數(shù)字化檔案管理軟件尚未形成

我國目前各行各業(yè)的產(chǎn)品檔案管理中，已經(jīng)存在利用網(wǎng)絡技術進行檔案管理的情況，然而多數(shù)還是停留在建立文件夾等手段進行管理，卻沒有真正形成統(tǒng)一的數(shù)字化的產(chǎn)品檔案管理軟件。所以，用文件夾建立的產(chǎn)品檔案管理還無法提交互聯(lián)網(wǎng)識別，這也就失去了數(shù)字化建設的意義，也就難以實現(xiàn)產(chǎn)品檔案數(shù)字化信息共享和遠程操控。再則，有些行業(yè)和部門雖然已經(jīng)使用檔案數(shù)字化管理軟件，但又由于是出于本行業(yè)、本部門的需要而進行的軟件開發(fā)。這樣的管理軟件使用范圍通常也比較窄，其內(nèi)容和格式也比較單一，甚至離開本行業(yè)的計算機就難以查詢使用，這嚴重制約著產(chǎn)品檔案數(shù)字化管理軟件的作用。

（三）計算機病毒對產(chǎn)品檔案數(shù)字化管理的困擾

計算機病毒是電腦的重大弊端，并且還難以克服，只能通過設置防火墻或者安裝殺毒軟件來進行預防。這就為產(chǎn)品檔案的數(shù)字化管理帶來了重大的隱患，一旦計算機感染病毒，則可能造成產(chǎn)品檔案無法正常打開，甚至是永久性的產(chǎn)品檔案數(shù)據(jù)和信息的丟失，給有關部門帶來不可挽回的損失。另外，電腦黑客的侵入還會竊取產(chǎn)品檔案信息，使產(chǎn)品檔案管理的安全以及產(chǎn)權受到嚴重損失。所以，計算機的安全問題也是進行產(chǎn)品檔案數(shù)字化管理必須解決的重大問題之一。

（四）產(chǎn)品檔案數(shù)字化管理人員的業(yè)務知識單一

產(chǎn)品檔案管理數(shù)字化要求檔案管理人員必須具備檔案管理的專業(yè)知識和計算機知識技能，二者兼具，才能勝任產(chǎn)品檔案數(shù)字化管理的工作。而從現(xiàn)實情況來看，多數(shù)單位和部門的檔案管理工作人員并不兼具二者知識技能，他們也大多是由單位委任的，這些情況也會對產(chǎn)品檔案的數(shù)字化管理造成妨礙。

二、針對產(chǎn)品檔案數(shù)字化管理的探討

（一）做好紙質版產(chǎn)品檔案

由于數(shù)字化檔案自身的一些弊端，即便紙質版的產(chǎn)品檔案管理工作量大、效率較低，為了產(chǎn)品檔案管理的安全和完備，產(chǎn)品檔案管理部門還要完善紙質版的產(chǎn)品檔案建設。一方面要做好紙質版產(chǎn)品檔案管理的正確性，包括產(chǎn)品檔案的日期、信息、內(nèi)容、數(shù)據(jù)等等。只有確保紙質版產(chǎn)品檔案的內(nèi)容正確完整，輸入電腦的檔案信息才會正確完整，才會具有數(shù)字化管理的意義，否則存在疏漏的數(shù)字化檔案可能會給單位和個人造成諸多不便甚至是不可挽回的損失。另一方面還要做好紙質版產(chǎn)品檔案的完整和延續(xù)性，使數(shù)字化產(chǎn)品檔案查詢紙質版信息有據(jù)可依。再則還要保障紙質版產(chǎn)品檔案的安全。產(chǎn)品檔案信息關系到個人和單位的隱私，關乎他人和單位的安全。所以產(chǎn)品檔案數(shù)字化管理工作的進行要確保紙質版產(chǎn)品檔案的安全，不僅要防止損毀和丟失，還要防止被人竊取或者篡改的發(fā)生。

（二）加強數(shù)據(jù)庫的建設和管理

數(shù)字化信息技術的發(fā)展促使檔案管理工作取得新進展的同時，還存在一些不足，即還沒有建立一個完備的數(shù)據(jù)庫。產(chǎn)品檔案數(shù)字化管理的關鍵問題也就是數(shù)據(jù)庫的建設和管理。有關部門需要應用當前快速發(fā)展的信息技術，不斷建設和完善數(shù)據(jù)庫，并且，關于數(shù)據(jù)庫的建立是一項系統(tǒng)性的工程，要堅持循序漸進的原則穩(wěn)健推進。要加強數(shù)據(jù)庫建設和管理，需要有關領導就做到要求單位上下統(tǒng)一認識并且要充分認識到數(shù)據(jù)庫建設的重要性和緊迫性；維持計算機技術人員同檔案業(yè)務人員的協(xié)同配合關系，遇到問題共同探討和解決。此外，在建設數(shù)據(jù)庫的過程中要突出重點，打破傳統(tǒng)思想的束縛，實現(xiàn)由單一的數(shù)據(jù)庫向系統(tǒng)的數(shù)據(jù)庫發(fā)展。

（三）提高產(chǎn)品檔案數(shù)字化管理人員的技術水平

鑒于數(shù)字化產(chǎn)品檔案的重要性，必須打造專門的管理人員隊伍進行管理。這需要產(chǎn)品檔案管理人員做好這幾點：一是要強化自身的計算機知識技能，提高計算機應用水平，充分發(fā)揮數(shù)字化管理的優(yōu)勢，還要懂得如何利用數(shù)字化產(chǎn)品檔案管理軟件，加密隱私和設置計算機防火墻，識別和防范計算機病毒，確保計算機的安全存儲和使用，保證產(chǎn)品檔案數(shù)字化管理的安全性。二是要熟悉產(chǎn)品檔案的相關管理知識，將產(chǎn)品檔案管理知識充分運用到計算機管理之中，能用產(chǎn)品檔案數(shù)字化管理軟件識別檔案信息的正確性和完整性以及數(shù)據(jù)的邏輯性，使得產(chǎn)品檔案數(shù)字化管理質量高、時效性強。三是要著力提高相關管理人員的職業(yè)技能和道德素質，無論是對紙質版產(chǎn)品檔案還是對數(shù)字化產(chǎn)品檔案，管理者的業(yè)務素質和道德素質都至關重要，其管理水平和責任態(tài)度直接決定著產(chǎn)品檔案管理的質量和產(chǎn)品檔案數(shù)字化管理的質量。所以，有關部門必須要加強管理者的業(yè)務素質和道德修養(yǎng)，嚴格做好對產(chǎn)品檔案管理者的人事安排工作。

（四）積極引進和應用先進的產(chǎn)品檔案管理軟件

產(chǎn)品檔案數(shù)字化管理軟件的建設必須要計算機網(wǎng)絡升級同步，確保產(chǎn)品檔案數(shù)字化管理軟件能夠及時進行相應的升級更新，從而能夠方便快捷、準確完整地為使用者提供信息與數(shù)據(jù)查詢支持。與此同時，要注意積極引進和應用先進的產(chǎn)品檔案管理軟件，以加快和促進產(chǎn)品檔案數(shù)字化管理的更新升級，促使數(shù)字化產(chǎn)品檔案管理能夠更加地順暢便捷，進而真正達到數(shù)字化產(chǎn)品檔案管理的目的。

三、結語

綜上所述，隨著我國社會發(fā)展腳步的不斷加快，各企事業(yè)單位對產(chǎn)品檔案數(shù)字化管理工作也提出了新的要求，針對在現(xiàn)實情況在中的諸多問題，要做好檔案數(shù)字化建設，必須從根本上抓起，尤其要做好紙質版產(chǎn)品檔案、加強數(shù)據(jù)庫的建設和管理、提高產(chǎn)品檔案數(shù)字化管理人員的技術水平、積極引進和應用先進的產(chǎn)品檔案管理軟件。

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作者簡介

孫福榮（1975.08.27）；女，河北省唐山市開平區(qū)人，大專，畢業(yè)于唐山大學；現(xiàn)有職稱：助理館員；研究方向：檔案管理；