基于Excel VBA的學生個人信息表系統開發(fā)

陳辰星

摘 要 高校學生工作管理水平關系到學生培養(yǎng)質量的高低，通過技術手段可有效提高工作效率。針對高校學生工作管理過程中信息來源眾多且沒有有效整合的現狀，設計學生信息匯總和個人信息表模板，并通過Excel VBA編程技術，開發(fā)學生個人信息表系統，方便高校輔導員獲取學生個人信息表，實現學生工作的精準化管理。

關鍵詞 學生工作 信息匯總 Excel VBA 個人信息表 精準化

0 引言

學生工作管理是高校工作中的重要環(huán)節(jié)，輔導員作為第一線接觸學生的高校工作人員，在學生立德樹人的培養(yǎng)過程中發(fā)揮著重要作用。在日常工作中，輔導員面對數量眾多的學生，有學生個人基本信息、獎懲助貸等事務信息以及重點關注情況等多方面信息源，但這些信息大多沒有整合，分頭查詢會影響工作效率。

在傳統學生管理工作中，輔導員利用Excel進行信息整理工作，往往把兩者孤立起來，而忽略了其內在聯系。[1]本文針對上述情況，在工作人員熟悉的Office軟件中，利用VBA編程進行二次開發(fā)，將繁瑣的重復性工作轉為自動化實現，以其快速、簡便、準確的效果來提高學生工作的效率，實現學生的精準化管理。

1 開發(fā)工具介紹

VBA（Visual Basic For Application）是微軟在其桌面應用程序中執(zhí)行自動化任務而開發(fā)出來的新一代標準宏語言，[2]主要用來擴展Windows的應用，它可以實現包括自動化完成重復的任務，自定義Excel界面、創(chuàng)建報表、復雜數據處理和分析等。能與Word、Access等軟件完美融合，進行拓展應用的程序和交互開發(fā)。

2 系統設計與開發(fā)

2.1 需求功能分析

本系統主要使用對象是高校輔導員或其他相關工作人員，需要實現信息匯總查詢功能、個人信息表生成和學生照片導入等功能。根據需求，個人信息表系各模塊如圖1所示。

2.2 信息匯總表模板設計

本系統所有信息查詢、信息表生成和照片導入等操作依靠Excel電子表格完成，相當于把該電子表當作一個數據庫，因此本系統利用Excel設計信息匯總表模板，供用戶進行后續(xù)各項操作。為全面反映學生在校期間的情況，具體的工作表和列字段如表1。

2.3 個人信息表模板設計

本系統要用到Excel和Word的交互編程，為方便使用者在實際使用過程中，能單獨建立每個人的信息檔案，需要將匯總表的個人匯總信息分發(fā)到每張個人信息表中。個人信息表模板由Word制作，根據表1的內容進行設計，并命名為學生個人信息表（模板）.doc，信息表模板存放在系統同一路徑。

2.4 個人照片庫設計

在系統存儲路徑下建立學生照片庫文件夾，統一以學生學號進行編號存儲，系統將根據學號自動識別、匹配并導入。

2.5 系統開發(fā)

系統開發(fā)過程主要完成系統初始化、Word交互、數據分發(fā)、照片導入及標準化操作和程序錯誤管理幾方面主要工作，開發(fā)過程及部分代碼如下。

（1）系統初始化。系統需要根據實際的匯總信息，判斷需要生成信息表的數量，同時完成相關操作的變量設置，對所有數據進行標準化處理，統一格式，防止在操作過程中因為數據的格式不統一而影響系統工作。其主要代碼如下所示：

Dim Word對象 As New Word.Application

‘設置Word對象，進行交互編程

Dim 當前路徑，導出文件名，導出路徑文件名，圖片文件

Dim Str1， Str2， Str3

‘定義及初始化相關變量

……

Sheets1.Range（"A3：A"&最后行號）.NumberFormatLocal = "G/通用格式"

‘統一數據格式，保證系統正常工作

（2）Word交互編程。系統要將Excel匯總表的信息分發(fā)到每張個人信息表中，需要打開Word應用，并將操作過程隱藏在后臺完成，其實現過程如下：

FileCopy 當前路徑 & "＼學生個人信息表（模板）.doc"， 當前路徑 & "＼" & 導出文件名 & "（" & Sheets（"基本信息"）.Range（"C" & i） & Sheets（"基本信息"）.Range（"B" & i） & "）.doc"

導出路徑文件名 = 當前路徑 & "＼" & 導出文件名 & "（" & Sheets（"基本信息"）.Range（"C" & i） & Sheets（"基本信息"）.Range（"B" & i） & "）.doc"

‘通過模板生成個人信息表

With Word對象

Y孌ocuments.Open 導出路徑文件名

Y孷isible = False

‘打開Word應用，并使其實現過程隱藏不可見

（3）數據分發(fā)操作。將信息匯總表的信息分別填充到個人信息表中的每個空格中，主要利用循環(huán)等語句，實現批量操作，提升工作效率。其部分代碼如下：

For j = 1 To 6

Y孉ctiveDocument.Tables（1）.Cell（j + 1， 2）.Range = Sheets（"基本信息"）.Cells（i， 2 * j - 1）

Y孉ctiveDocument.Tables（1）.Cell（j + 1， 4）.Range = Sheets（"基本信息"）.Cells（i， 2 * j）

Next j

‘通過循環(huán)操作填寫表格數據

（4）照片導入操作。在個人信息表照片所在單元格設置操作位點，進行照片導入時，系統先將光標定位到相關位點，再讀取照片信息。判斷是否能查詢到照片，如果能則進行下一步導入及標準化操作；如果查詢失敗，則跳過照片導入，以防止程序報錯影響系統工作。

Y孲election.HomeKey unit：=wdStory

‘將系統光標移動到指定位點

圖片文件 = Dir（當前路徑 & "＼pic" & "＼" & Sheets（"基本信息"）.Range（"B" & i） & "*" & ".*"）

‘查詢符合條件的照片文件

If .Selection.Find.Execute（Str3） Then

If 圖片文件 <> "" Then

Set mypic = .Selection.InlineShapes.AddPicture（Filename：=當前路徑 & "＼pic" & "＼" & 圖片文件）

‘如果查詢到照片，則將照片插入到word表中指定位點

mypic.Width = 72

mypic.Height = 108

End If

End If

‘對圖片大小進行標準化操作，結束照片導入過程

（5）系統錯誤管理。系統在工作過程中有時會出現系統報錯，為保護系統，設置系統人機交互界面，提醒用戶系統工作是否正常。

If 判斷 = 0 Then

i = MsgBox（"已輸出到 Word 文件！"， 0 + 48 + 256 + 0， "提示："）

End If

Exit Sub

errorline：

MsgBox （"程序出錯，請檢查！"）

Set Word對象 = Nothing

3 展望和拓展

將VBA程序融入學生管理工作的Excel電子表格中，有效地提升了學生管理工作的效率并增加了系統自動化執(zhí)行的能力。系統具有較好的可擴展性，同時分發(fā)生成每位同學的信息表，有利于輔導員掌握每位學生的具體情況，進行信息化的精準教育，將一人一檔落到實處，其中包括學生日常行為信息、學業(yè)數據、獎勤助補貸等情況，及時更新，便于分析研究，制定對策。[3]

目前系統仍存在包括數據安全、數據冗余等問題，在今后工作中可以對系統設置系統保護以加強安全性，精簡冗余代碼以提高系統執(zhí)行效率。

參考文獻

[1] 顏杰群，林麗蓉.基于Excel VBA的高校學生管理系統開發(fā)[J].寧波教育學院學報，2015.17（4）：83-87.

[2] 張永成，王洪輝，譚桂花.基于Excel VBA的圖解粒度參數計算[J].成都理工大學學報（自然科學版），2010（6）：650-653.

[3] 魏飛，王平，韓菡等.個性培養(yǎng)視角下高校學生精準化管理模式探析[J].學理論，2017（1）.