淺析工程檔案收集移交中的問題及對策

馬玉冰

摘 要：由于社會經濟的高速增長，工程的數量也在持續增加。工程檔案是工程管理的重要組成部分。當前工程檔案在收集移交中還存在著一些問題，這些問題的存在會影響到工程管理的效果，因此有必要采取相應的對策。

關鍵詞：工程檔案；檔案管理；收集移交；問題對策

由于國內基礎建設的規范不斷擴大，工程建設的數量也在持續增加，因此產生了許多工程檔案。工程檔案的收集移交是工程管理的重要組成部分。隨意工程管理標準的提升，檔案管理的標準也在提高。工程檔案記錄著工程建設的相關內容，所以工程檔案具有非常重要的作用，所以有必要不斷完善工程檔案文件的收集稱交工作。

1 工程檔案的收集移交工作的重要性

工程檔案收集移交是工程項目管理的重要組成部位，工程檔案記錄了工程建筑的歷史。此外，工程檔案是項目實施后運行管理、技術改造的重要依據，所以工程檔案的收集移交對于保證項目的全周期穩定運行具有特別重要的作用。因此歸檔文件要保證各類資料的齊全完整，這是檔案管理的基本要求之一。歸檔文件的齊全完整對于項目主體單位的發展起著重要的作用。在工程檔案文件的收集移交環節中，資料收集是檔案管理的最重要內容，但是同時也最容易發生問題。工程檔案收集要涵蓋工程建設的全過程，這是保存工程檔案完整性的基本條件，只有保證工程檔案的齊全完整才可以體現出檔案的價值。

2.工程檔案收集移交存在的問題

工程檔案的收集移交是工程項目管理中一項比較復雜和瑣碎的工作。項目工程的管理效果會直接影響到工程檔案的收集移交質量。許多項目單位對于工程檔案沒有引起重視，不注重積累管理經驗，因此檔案管理中存在很多問題。

2.1 檔案材料內容不完整

歸檔文件的收集是實施檔案管理的基礎，也是最為重要的環節。部分單位缺少檔案意識，工程進行過程中沒有注重收集相關的資料，所以檔案材料通常不完整，部分歸檔文件材料難以保證門類的齊全，部分單位缺少專人負責檔案管理。在檔案管理中，各類資料需要根據不同的類別分類存放，但是在一些單位，檔案資料存放混亂，沒有分類，使用檔案時非常不方便。此外，一些單位的檔案管理工作缺少規范，檔案資料中機密性文件與非機密性文件沒有分開，混在一起存放。組卷也采用混合的方式，檔案資料的提供也采用混合的方式，這種管理狀態非常容易造成檔案機密的泄露。

2.2 檔案管理缺乏標準

在工程檔案信息資源的收集移交中，相當一部分機構在檔案信息資源整合技術的選用上， 普遍存在著缺乏互通性、合理性、統一性、規范化等一系列問題，經常會出現各種障礙，無法完成有效的整合。受到技術的限制，在整合檔案信息資源整合的過程，由于缺乏統一的標準，工程管理各個部門按照自己的方式自行選擇，技術的形式多種多樣，這種局面嚴重浪費了資源， 對檔案信息資源的利用帶來不利的影響。

2.3 缺乏檔案收集移交主體責任

在當前條件下， 許多工程管理部門的檔案信息管理還停留在傳統的管理模式中，管理方式缺少專業的管理人員，缺少專門負責檔案收集移交的管理人員，因此主體責任不明確。這種管理模式存在著很大的弊病， 檔案信息資源存在著分散管理，不能統一，會受到“條塊分割” 的影響和束縛， 不同的管理機構之間缺少相互協作和溝通，各類管理規定無法實現統一。這種局面導致了在檔案信息資源整合中沒有主體存在。

3.工程檔案收集移交管理的原則

3.1 保證效益的原則

檔案信息資源進行收集移交的目的是實現資源共享，通過收集移交可以最大限度地挖掘檔案的利用價值。檔案資源只有在用的過程中才能發揮出效益，體現在檔案資源的服務功能。保證效益的原則是檔案信息資源進行收集移交首先需要面對的原則。通常情況下，工程檔案產生的效益可以分為經濟效益和社會效益，經濟效益是指檔案信息資源完成收集移交后的直接效益。經濟效益要最大化的實現，在市場回報中得到體現。

3.2 保證整體性的原則

在檔案信息資源收集移交的過程中，要保證工程檔案的整體性，確保各類檔案信息資源的真實性和完好性，發揮檔案資源的最大優勢。整體性原則還要體現在檔案資源收集過程中，要實現工程資源的標準規范，整體統一，消除信息存在的孤島；通過工程檔案收集移交并進行整合可以發揮檔案信息資源的整體效應，檔案的信息資源可以全面分析利用，可以更好地發揮檔案的作用。

3.3 保證服務性的原則

檔案信息資源是為公眾提升資源服務的，檔案信息資源收集移交要依據服務工程的原則。通過工程檔案的收集移交，使用者可以快速準確地獲取需要的檔案信息，可以全面深入地利用工程檔案信息，這會提高工程檔案資源的服務質量和利用效果。

4.完善工程檔案收集移交管理的對策

4.1 主動進行工程檔案的收集

檔案管理人員要有主動收集的意識，密切關注工程的進展情況，注重把握好檔案的收集時機。檔案管理人員要熟悉工程建筑各個管理部門的業務，熟悉工程管理的各個流程，掌握工程管理的基本情況，并將相關文件歸納形成檔案資料中。在歸檔過程中，要區分歸檔的范圍，保證歸檔工作的全面性。

4.2 完善檔案管理制度

檔案管理制度的健全是保證管理效果的基礎，工程檔案管理要依據相關的規定，結合工程的實際情況，制定出具有可操作性的管理制度。此外，還要注重提升檔案管理制度的執行效果，檔案管理部門還要有配套的檔案監管機制，定期檢查工程檔案的管理效果，使得工程檔案管理有制度可依，從而保證工程檔案管理的科學性。

4.3 實現工程檔案的信息化管理

當前， 網絡的普及率在逐漸提高，工程檔案管理要發揮網絡的優勢，充分發揮網絡平臺的作用，檔案資源可以被充分的挖掘并利用起來。利用網絡進行信息資源的開發，檔案信息的儲存量會擴大， 檔案信息的質量會提高，檔案信息的結構也會發生變化，可以讓檔案信息資源發揮更大的作用。此外，要保證工程檔案管理的信息化，要注重工程檔案管理信息系統的研發，結合工程管理的特點，開發有關工程檔案管理的應用平臺。

4.4 工程檔案收集移交的整合管理

提升工程檔案收集移交的效果需要進行不斷探索和完善，所以需要進行總體的規則設計，依據整合計劃，分階段的進行。由于工程規模的擴大，檔案資源也在擴大，檔案內容的結構也發生了很大的變化。在對檔案收集移交的過程中，要優先考慮檔案信息資源服務的人群，這樣可以更好地發揮檔案收集移交的效果。

5 結束語

工程檔案記錄了工程的實施過程，具有多方面的價值。收集移交是工程檔案管理的基礎，只有保證了收集移交才能保證工程檔案的完整性。對于工程檔案文件在收集移交中存在的問題要分析原因，并采取相應的對策。

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