做好基層醫療衛生單位檔案管理工作的思考

閆春揚

摘 要：當前，在基層工作中，對于醫療衛生事業的升級和優化來說醫療衛生單位檔案的管理顯得相當的關鍵。但由于多種原因，基層單位檔案管理中還存在一些問題，需要有針對性地加以解決，以便使基層單位檔案管理更好地為本單位持續健康發展服務。所以一定要對相關醫療衛生單位的檔案管理進行系列研究和分析，切實加強和提高檔案管理的靈活性和嚴謹性，真正給醫療衛生檔案的全方位管理提供科學合理的參考憑據。

關鍵詞：基層 醫療衛生 單位 檔案管理

1 基層醫療衛生單位檔案管理存在的問題

1.1歸檔材料不夠齊全完整

在日常收集工作中，某些項目的審批文件、審批手續不齊全、不完整，造成檔案資料缺失。一些大型的工程建設往往需要持續很長時間，如果沒有專門的人員負責跟蹤收集，很容易出現文件收集不全、丟失的情況，更談不上完整歸檔了。非正常收發渠道的文件材料歸檔更加困難，諸如合同、協議、備忘錄等文件材料，文書處理部門很難控制，這些材料的歸檔要比紅頭文件難得多。

1.2檔案整理不規范

在檔案整理過程中隨意性較大、分類不科學、組卷不合理、保管期限劃分不準確、卷內資料漏失等現象比較普遍。此外，紙質文件和電子文件歸檔不配套，多數基層單位沒有使用現代化設備開展檔案管理工作。

1.3檔案保管條件落后

有的基層單位領導缺乏對檔案工作重要性的認識，財力投入少，沒有專人負責。有的單位甚至沒有檔案室，檔案分散在工作人員手中。有些單位雖然購買了不少先進的檔案管理設備，但由于檔案管理人員操作不熟練，導致先進設備沒有起到應有的作用。

1.4檔案利用水平低

隨著信息管理的不斷深入，越來越多的基層單位建立了檔案信息管理系統，但基層單位建立的是文件級檔案目錄數據庫，其在方便利用方面也存在著很大的局限性。利用者只能查到檔案的目錄，要查閱檔案原文還需到檔案室，影響了檔案的利用水平。

2 加強醫療衛生檔案管理的措施

2.1增強檔案管理的意識

要增強檔案意識，提高對檔案管理重要性的認識勢在必行，它是搞好檔案管理的基礎和前提。為此必須通過學習與宣傳檔案法律、法規和有關管理規定，使大家充分認識檔案是基層單位的寶貴財富，是基層單位持續發展的重要基礎，是不可再生和替代的信息資源，進一步明確檔案管理是基層單位義不容辭的責任和義務?；鶎訂挝灰浞终J識檔案管理的必要性和重要性，并將此項工作列入年度工作計劃和領導工作的職責范圍，擺上議事日程，及時分析研究解決檔案管理中遇到的問題，為推動檔案管理創造一個良好的發展環境。

2.2不斷提高醫療檔案管理人員的素質

現如今世界的發展離不開人才的發展，社會進步需要人才。同樣的，人才對醫療衛生檔案管理的作用也至關重要。所以，想要提升醫療衛生單位檔案管理的水平，加強人員的綜合能力是必要的條件。通常可以從兩個方面進行提升。一方面，提升醫療單位對各部門兼職檔案員的業務能力。通過高效的方式提升對各個部門兼職檔案員的業務能力，以為未來各部門檔案轉移和檔案使用及借閱工作能更好地展開提供便捷。同時，專職檔案員也要盡可能快的將檔案管理相關工作內容向兼職檔案員傳授，以不同部門間形成的檔案能夠滿足中心檔案室的要求；另一方面，要定期對檔案員進行培訓。社會在持續的發展，時代在不斷地進步，這也促使了檔案管理工作的內容更加繁雜；所以，醫療衛生單位應當定期對檔案員進行培訓，進而使得其業務能力和專業知識能夠持續的提升。

2.3加強醫療病案統計信息管理質量

對醫療病案統計信息進行全面管理的工作是目前醫療衛生檔案管理過程中的一個相當核心的構成要素，其具體管理質量的好壞直接關系到醫療衛生檔案管理工作的實際效果。從最近幾年的發展形勢來看，我國醫療體制正在進行較為深入的改革，而醫療病案統計信息的管理工作已經被提高到一定的高度，顯示出較為強烈的必要性和緊迫性。與此同時，醫院的各方領導已經漸漸對醫療病案統計信息管理投入更多的重視。所以一定要落實切實合理的措施來加強醫療病案統計信息管理的質量。而要真正把這一點做好能夠充分利用計算機管理統計報表以及形成病歷檔案的模式來加強醫療病案統計信息管理的質量。

2.4實現檔案管理的信息化

在新的歷史條件下，檔案管理必須要緊緊聯系時代發展要求，更新管理觀念，采取有效措施，積極探索檔案現代管理模式和手段，積極推進檔案管理信息化，逐步實現基層單位檔案管理的規范化、標準化和信息化。信息化是當今社會發展的一大趨勢，檔案管理必須適應信息化要求，基層單位檔案部門要知難而上，積極參與信息化建設。檔案管理應用計算機技術主要是用于檔案整編、檢索、統計及借閱等業務職能。主要包括：其一，用計算機編制檔案檢索工具。以著錄項目組成檔案機讀目錄數據庫，然后按不同的要求，利用庫內數據自動編制案卷目錄、專題目錄、分類目錄等；其二，用計算機進行檔案檢索。按照檔案著錄項目中所標識的內容特征和形式特征，檢索出符合不同利用者要求的檔案目錄及其原件；其三，用計算機對檔案管理中形成的各種數據或情況，包括入庫與出庫數量、庫存空間占有率，檔案調閱、歸還等進行登記與統計，使檔案管理成為信息化管理的一個重要組成部分。

3 結束語

綜上所述，醫院的發展離不開醫療衛生檔案管理的提升。并且，這也是醫療衛生檔案事業發展不可缺的前提?；鶎俞t療單位應與時俱進，查找問題，發現不足，并積極尋求合理有效的應對措施，促進基層單位檔案工作的健康發展。

參考文獻

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