對檔案數字化建設的分析和思考

鄭惠中

摘 要：計算機技術的進步與發展給檔案管理工作帶來了全新的機遇和挑戰。計算機網絡和系統能讓人們便捷的瀏覽大量的信息，這一優勢讓檔案建設工作逐步朝著數字化和信息化的方向發展。本文就從檔案管理實現數字化建設的意義入手，探討在檔案數字化建設過程中需要注意方面。

關鍵詞：檔案管理；數字化；建設措施

在信息化時代背景下，人們對檔案信息的查詢和使用有了更要的要求，為了讓檔案管理工作更好為人們提供服務，檔案部門迎來了數字化建設的挑戰。相比數字檔案，傳統的紙質檔案在檢索和查閱上的效率都比較低，且檔案保存質量也較差，而數字檔案不僅在實際使用中更加便捷，且易于存儲，極大的節約了人力和物力，多方面的優勢讓數字化建設成為了檔案部門的必然發展趨勢。

1 實現檔案數字化建設的意義

實現檔案數字化建設的意義表現在多個方面，第一是有效提高了檔案管理部門的工作效率。檔案管理的數字化建設一方面讓管理人員從繁瑣的工作中解放了出來，有了更多的精力投入到檔案收集和編研工作中，另一方面由計算機系統操作的檔案檢索和保管工作相比人工更便捷，極大的提高了檔案管理部門的工作效率。第二是有效的提高了檔案管理部門的技術水平，當今時代數字化、信息化和網絡化是各大企業和機關部門發展的主要方向，為了更好的適應外部環境的發展，保持整體發展的協調性，檔案管理部門技術水平是其發展的畢竟之路。第三是高效的開展檔案收集工作，以往的檔案收集和整編工作都比較零散，而檔案管理數字化建設為其提供了一個管理平臺，有利于集中、便捷完整的開展檔案整理工作。第四是更好的為科研活動服務，科研活動是企業發展的主要內容，而檔案管理的信息化實現了資源的共享，為科研人員提供了資料查詢的便捷，與此同時，數字化的檔案資料有利于科研人員在研究活動中進行二次開發和利用，有助于提高科研工作的競爭力和工作效率。第五是為發展決策提供參考服務，檔案管理部門對企業或事業單位而言屬于無形的資產，通過大量物力、財力和人力的投入，由相關人員經過收集、分類、編目終成完整系統的資料庫，當中有很多文書檔案都是由上級領導起草親自下發的，有著發展性決策的集中體現，因此充分利用檔案信息能為發展計劃的制定提供有價值的參考依據[1]。第六是實現部門職能的轉化，以往的檔案管理部門以保管職能為主，而檔案數字化建設使整個部門的職能以服務為主，作為寶貴的無形資產，在一定權限控制下，可以通過網絡為企業領導或相關業務運行部門提供信息服務，讓檔案管理部門成為內部信息中心。

2 推進檔案數字化建設的措施分析

2.1 重視對數字化檔案信息數據庫的建設

建設完整的數據是實現檔案信息化建設的基礎。一方面要加強對檔案信息資源數據庫的建設力度，數字化檔案信息被投入實際應用的基礎條件就是擁有數字化檔案信息字眼數據庫，常見的檔案信息數據庫有兩種類型，一種是文件性數據庫，一種是檢索性數據庫，前者主要用于對檔案文件的完整性載入，以便通過網絡共享功能讓其他人員獲取檔案信息，后者主要用于開放性文檔，其中有明確的文檔目錄和文檔內容范圍。另一方面要加強對電子文檔管理系統的建設力度，網絡化應用是電子文檔管理系統的主要特征，其是一種以數字化形式存在的軟件應用系統，主要對不同類型的電子文檔進行錄入、審批、查詢、修改和歸檔等操作。以物理形式存在的各種信息，在該系統中通過數碼攝像或者掃描的方式處理后多能實現數字化的轉化，同時能對現有的數字文件進行審核、簽發和歸檔等一系列流轉程序管理。

2.2 建立并完善數字化文件的歸檔制度

一方面是加強對檔案資料收集的管理力度。計算機在各大企業中的應用程度已經達到普及的程度了，相應的電子文檔數量越來越多，在實際使用中很多電子文檔被轉化為紙質文檔，而在大部分人們都缺乏歸檔意識的情況下給電子文檔信息的收集和管理造成了很大的阻礙，文件的隨意儲存，因為由了電子文檔的存在而忽略了對紙質文檔的歸檔，導致信息使用和分類混亂，大大的增加了檔案數字化建設的成本[2]。針對這一點企業要對紙質文檔和電子文檔的收集、分類和歸檔提出嚴格的工作要求。另一方面是建立并玩啥文件歸檔制度。由于數字化文件本身有著格式上的特征，隨著數字化文件數量的增多，為了保證歸檔工作的順利開展，必須對文件格式和文件質量提出要求，避免因格式不合而再次調整減低工作效率，或者將不符合質量要求的文檔歸檔后影響整個數字化檔案信息資源的水平。

2.3 提高檔案管理人員的技術水平

檔案數字化建設必然對操作人員的技能和能力方面提出了更高的要求，需要構建一支更加專業化的檔案管理隊伍才能滿足數字化檔案建設與發展需求。首先需要加強對檔案管理人員的培訓工作，以提高檔案管理人員計算機應用水平為目的，針對性的開展一些以網絡技術和計算機技術為主要內容專業性培訓，以便相關工作人員在實際工作中能更加順利的開展工作，熟練的操作計算機，充分運用數字化檔案管理軟件做好電子文檔的網絡安全防范工作，提高檔案數字化建設的安全性。與此同時，檔案管理人員還要從自身做起，在掌握先進技術的同時完善自身管理理論知識，如此才能實現檔案管理與信息技術的有效結合，進一步條檔案信息的完整性，助力檔案數字化建設水平的提升。最后，檔案管理人員還要重視自身職業道德素質的提高，這對檔案管理質量和檔案數字化建設質量都具有非常重要的意義。

2.4 引進先進的檔案管理應用軟件

對檔案數字化建設而言，管理軟件就想是它的心臟，屬于最最核心的部分。整個數字化檔案的分類、儲存、提取和歸檔等操作都是依靠管理系統而開展的，同時管理軟件必須保持更新狀態，與計算機和網絡升級處于同一步伐，否則隨著計算機系統的升級，檔案管理系統是無法運行的[3]。除此以外，要積極引進并應用更加先進或者最新版本的檔案管理軟件，網絡時代中的各類東西更新速度都很快，為了提高檔案數字化建設的水平，保持管理軟件的先進性是促使數字化檔案管理更加順暢的有效措施。

2.5 強化數字化檔案的安全保障措施

信息資源的安全性是數字化檔案建設中的關鍵環節，當紙質檔案想數字化轉變雖然為人們提供很多的方便，但由于網絡通道的特殊性，轉變過程給檔案安全管理帶來了全新的問題和挑戰。數字化檔案的安全管理主要有硬件和軟件兩個方面，為了延長電子文檔的存儲壽命，在硬件方面要加強對存儲檔案信息載體質量的控制，載體質量直接關系這檔案信息的保存壽命；在軟件方面最重要的就是建立起一個完整的信息安全保障體系，這個保障體系可以涉及多方面的內容，比如防火墻、多級權限管理、加密通訊等。保障體系的建立其優點是保障了系統的安全，從而保證了系統內的電子數據不能夠被非法訪問和破壞，確保系統的保密性萬無一失。

3 結束語

總而言之，在這個網絡信息高速發展的時代，實現檔案數字化建設是社會環境變化必然趨勢。從大量實踐中我們不難看出，檔案數字化建設所帶來的好處是多方面的，但整個建設過程是漫長且復雜的，最主要的就在于將其從傳統紙質文檔轉化為電子文檔的處理環節，兩者要協調發展，缺一不可。數字化檔案建設在信息技術不斷發展的過程中定會取得新的突破，為人們的工作帶來更多的便利。

參考文獻

[1]李春剛.檔案數字化建設實踐的探討[J].電子測試，2016（1）：69-70.

[2]趙純，劉暢.簡析我國檔案數字化建設與發展策略[J].科技展望， 2016，26（32）.

[3]柴瑜，金向華.淺析信息時代檔案數字化建設困境[J].蘭臺內外， 2016（4）：28-28.