對如何切實做好建筑工程檔案管理工作的探討

陳隆

摘 要：在現代的建筑工程建設施工過程當中，我們還必須要同步做好對建筑工程的檔案管理工作，因為這關系著建筑工程的建設規(guī)范性和質量，更影響著今后建筑的改造、修繕、維護，甚至決定著建筑的使用壽命，所以切實做好對建筑工程的檔案管理工作就顯得至關重要。本文基于作者自身的實際工作與學習經驗，首先簡單分析了建筑工程檔案管理工作的重要性，然后對當前建筑檔案管理工作中存在的問題與不足進行了剖析，最后主要對如何切實做好建筑工程的檔案管理工作提出了部分探討性建議，以期能為建筑工程的檔案管理工作實踐提供參考。

關鍵詞：建筑工程；檔案管理；問題；對策

當前，我國的社會發(fā)展迅速，對各種建筑的需求大大增加，在建、待建、擬建的建筑數量龐大。從宏觀上來講，建筑工程檔案管理也屬于是建筑工程建設的一個重要組成部分，其必須要引起我們的關注和重視，因為能否切實做好對建筑工程的檔案管理工作，直接影響著建筑工程的建設和后期使用。

一、建筑工程檔案管理工作的重要性

建筑工程檔案指的是，與建筑工程相關的各種建設資料、管理資料，例如建筑工程的地質勘查資料、設計文件、設計圖紙、審批文件、資質材料、施工規(guī)劃、管理規(guī)劃、驗收資料等等，其全面、完整的記錄了建筑工程的建設過程，涵蓋了建筑工程建設的所有環(huán)節(jié)信息，這些檔案信息對于現代建筑工程建設來說是非常寶貴而必要的。建筑工程檔案管理工作，即對所有上述的資料、信息進行匯總、分類、編寫和管理，使這些檔案資料、信息成為一種真正具有作用、價值的資源。建筑工程檔案的實際作用、價值體現在多個方面，如其可以使得建筑工程的建設更加規(guī)范化，為建筑工程的建設推進提供參考依據，保證建筑工程建設質量。另外，在建筑工程后期使用的改造、修繕、維護中，我們也需要用到建筑工程檔案，根據檔案所記錄的建筑工程情況，合理的、準確的實施改造、修繕、維護，避免造成意外或安全事故，延長建筑工程的使用壽命[1]。再者，建筑工程檔案還可以為其他工程的建設提供信息輔助，或是為工程領域的科研提供基礎數據，這些作用、價值都是非常突出的。而建筑工程檔案管理工作，是建筑工程檔案利用與作用、價值發(fā)揮的基礎，重要性非同一般，因此我們必須要切實做好對建筑工程檔案的管理，確保建筑工程檔案的完整性、真實性、科學性、系統性。

二、當前建筑檔案管理工作中存在的問題與不足

（一）建筑工程檔案管理意識薄弱

在我國當前的建筑工程建設過程當中，各方都非常重視建筑工程的設計與施工，因為這對建筑工程的建設效率、建設質量以及建設成本影響是非常大的。但是在建筑工程的檔案管理工作當中，卻并沒有樹立起正確的思想、意識，認為建筑工程檔案管理是附帶性的工作，不需要重視或投入過多，這就對建筑工程檔案管理工作的開展造成了很大的阻礙[2]。

（二）建筑工程檔案質量偏低

建筑工程檔案所涉及到的數據、信息種類非常多，形式也非常的復雜，所以建筑工程的檔案管理工作也就顯得較為瑣碎，需要對大量的各種數據、信息進行匯總、整理、編寫，而且專業(yè)性要求較高。但是在當前的建筑工程檔案管理實踐當中，卻很少能夠將上面這些工作全面、專業(yè)、科學的落實到位，這導致了建筑工程檔案質量偏低的情況出現，如檔案信息殘缺不全、內容不規(guī)范、描述不清楚等等。

（三）建筑工程檔案管理體制不健全

建筑工程檔案管理其實是一項體系性非常強的工作，其中涉及到了大量的具體工作細節(jié)、環(huán)節(jié)和要求，需要有科學、規(guī)范的管理體制作為支撐和指導。不過，目前我國很多建筑工程建設都缺少健全的工程檔案管理體制，存在著明顯的將就、應付心理，這使得建筑工程檔案管理工作的開展嚴重欠缺規(guī)范性，不僅管理效率低下，而且管理成效也極其不理想。

三、如何切實做好建筑工程的檔案管理工作

（一）提高對建筑工程檔案管理的重要性認識

在建筑工程建設過程當中，各方主體都應當提高對建筑工程檔案管理的重要性認識，擴展自己的思想和眼界，形成大局觀，了解到建筑工程檔案管理也屬于是建筑工程建設的一個重要組成部分，所以不能厚此薄彼，既要重視工程的建設效率、建設質量、建設成本控制，也要重視對建筑工程檔案的管理，因為建筑工程檔案的作用、價值是不可小覷的，其可以使得建筑工程的建設更加規(guī)范化，保證建筑工程建設質量，為建筑工程后期的改造、修繕、維護提供準確的參考依據，并為其他工程的建設提供信息輔助、為工程領域的科研提供基礎數據等等，所以不論從哪個角度出發(fā)，都必須要重視并切實的開展好建筑工程檔案管理，加大對建筑工程檔案管理的投入，為建筑工程檔案管理創(chuàng)造良好的環(huán)境與條件。

（二）加強對建筑工程檔案的質量控制

首先，要對工程技術資料的表格樣式進行統一。當項目準備籌建時就需要按照本工程的具體特點，制定一套具有可行性的、符合當地行政管理部門和檔案管理部門規(guī)定的竣工資料表格，表格的統一給各參建單位在進行工程資料編輯與整理過程帶來了很大的便利，從而有效避免了資料格式多樣化、不規(guī)范化情況的出現；其次，要全面開展施工物質的保證資料收集整理工作。由于工程中所使用的施工材料，如鋼材、水泥等，受時間或其它因素的影響，其出廠合格證與檢驗報告屬于復印件或未能與原材料同步到達現場的情況較為普遍。對此，如果相關人員未能及時將送樣復試收集到位，則會造成材料的先用后試等不良現象出現，從而影響工程質量與進度。面對這一問題需要指派專人負責逐項跟蹤針對保證資料的收集和整理。首先要做好針對分批到達現場原材料和構配件的送檢工作，并及時收集和整理相關原材料的合格證、試驗報告。主要材料在使用之前必須讓廠家提供該材料的合格證書與試驗報告，廠家所提供的試驗報告時間應在二年之內，不允許用幾年前的送樣檢驗報告，堅持原材料見證取樣的送檢制度，在試驗時采用見證取樣記錄的原則；再者，要保證技術資料具備完整性。因為只有完整的技術資料才能充分、系統的體現出工程的施工過程與工程質量的真實狀況，所以及時全面的對施工過程中形成的技術資料進行收集，能夠在工程項目的質量控制、進度控制與投資控制中發(fā)揮非常重要的作用[3]。

（三）健全建筑工程檔案管理制度

首先，要挑選具有相關專業(yè)知識及工作責任心強的人員充當檔案管理員。在工程開工之初應派專人負責對各項技術資料進行分類收集、編制，且及時進行相關資料的質量驗收評定工作，之后形成相關資料的原始記錄，確保資料形成和工程形象進度保持同步；其次，要完善工程管理人員調動時的資料交接手續(xù)制度，將工程資料交接看作一個重要環(huán)節(jié)并嚴把此關，以此落實檔案管理主體和檔案保管的責任[4]。

四、結語

在建筑工程的建設施工過程當中，我們必須要重視并切實做好建筑工程的檔案管理工作，客觀剖析當前建筑工程檔案管理中存在的問題與不足，并針對性的采取改進、完善措施，如加大對建筑工程檔案管理工作的投入與質量控制，健全建筑工程檔案管理制度，為建筑工程檔案的利用與作用、價值發(fā)揮奠定基礎。

參考文獻

[1]李楠楠，范丹.分析建筑工程竣工資料管理中存在的問題及其改進策略[J].門窗，2017（10）：152-153.

[2]鄒莎.工程檔案管理對促進建設工程質量作用的探討[J].城建檔案，2017（08）：33-34.

[3]郭媛.工程檔案管理對促進建設工程質量的作用探究[J].辦公室業(yè)務，2017（13）：130.

[4]龍雨.淺析建筑工程檔案資料管理中的問題及處理措施[J].城市建設理論研究（電子版），2017（06）：73-74.