衛生計生綜合監督機構執法檔案信息化管理中存在的問題及對策

彭艷玲 張艷軍

摘 要：隨著衛生計生綜合監督事業的不斷發展，衛生計生綜合監督機構內的執法檔案管理制度得到了健全和完善，其中執法檔案信息化管理的重要作用和地位凸顯，工作要求日益提升。因此，有針對性地改進和完善執法檔案信息化管理，對衛生計生綜合監督機構意義重大。

關鍵詞：執法檔案，信息化，管理

一、衛生計生綜合監督機構執法檔案

在衛生計生監督執法過程中，會形成一些具有保存、使用價值的原始資料和歷史記錄。這些記錄包括案卷、全過程記錄數據等在內，對國家、社會、監督機構本身或監督員、被監管單位等都具有保存和使用價值。將這些數據資源收集、整理、歸檔，即形成衛生計生綜合監督機構的執法檔案。對于衛生計生綜合監督機構而言，執法檔案可以理解為整個執法活動的歷史記錄。衛生計生綜合監督機構執法檔案對于衛生計生綜合監督工作意義重大，它是其依法行政和科學決策的依據，能夠為監督工作重點的判斷提供參考。

作為衛生專業行政執法活動產生的歷史憑證，衛生計生綜合監督機構執法檔案具有兩個主要特征。一是專業性強，衛生計生專業執法工作屬于衛生法學范疇，綜合具有法學的特質和醫學的特質，反映執法工作的檔案也具有其自身的特殊性。二是行政性強的，衛生計生執法程序要求嚴格，衛生計生綜合監督機構執法檔案的形成有著嚴格的規范，作為行政執法工作的檔案，其對行政命令和法規規范的依附性強。

二、衛生計生綜合監督機構執法檔案信息化

檔案信息化是一個長期轉變的過程，是指檔案管理的模式從實體為主到以信息為重心的過程。檔案信息化需要在管理中全面應用計算機和信息技術，需要在國家檔案行政管理部門的統一規劃和組織下進行，需要以提高檔案管理和利用的現代化水平為目標。

衛生計生綜合監督機構執法檔案信息化，是檔案信息化在衛生計生綜合監督機構的具體實踐。目前，一般對衛生計生綜合監督機構執法檔案信息化的理解包括四個方面：一是在衛生計生綜合監督機構內，盡管涉及到公眾對執法檔案信息化的利用，但其執行主體是衛生計生綜合監督機構。二是需要按照國家相關法律和檔案行政管理部門的規劃和要求，不能自成一體。三是運用計算機和網絡等技術等先進技術，在對檔案信息進行收集、整理、保存、開發和利用過程中進行管理創新。四是最終目的為形成科學分類、方便管理、安全可靠、內容豐富的檔案資源，從而能夠有序整理并充分發掘、利用執法檔案。

通過掃描等手段，使得衛生計生綜合監督機構執法檔案具有電子資源，以及直接從電子辦公系統獲得的電子文件，將這些資源以數據的形式進行存貯，即是我們經常說的衛生計生綜合監督機構執法檔案的電子化。電子化數據的綜合應用等需要更多的技術支撐和管理支撐，電子化僅僅是信息化的低級階段。

三、衛生計生綜合監督機構執法檔案信息化管理中存在的問題

在衛生計生綜合監督機構實現執法檔案檔案信息化的過程，是傳統的檔案管理向新型檔案管理模式轉變的過程。在這一個過程中會存在一些問題，主要表現在人才、管理和技術三個方面。

（一）專業復合型人才缺乏

一方面，開展執法檔案信息化管理對人才素質要求高，即要有一定的檔案工作基礎，又要有一定的信息化工作意識，還要對衛生執法工作有基本的了解，具備高度的責任心和敏感度，復合型人才培養的難度大。另一方面，衛生計生綜合監督機構目前多為事業單位，工資福利待遇與專業技術職稱掛鉤，作為基層醫療衛生機構檔案系列職稱評定層次低，醫療類不在崗評定難度大，因此檔案管理員在單位內弱勢化、邊緣化，職工入職意愿差、工作動力不足。由于兩方面的原因共同作用，造成了目前衛生計生綜合監督機構內檔案管理人才缺乏。

（二）分散式管理模式落后

目前，衛生計生綜合監督機構內檔案管理依然未能實現集中管理，多采用分散式管理模式。分散式管理模式中，案卷類文書和影音資料分別由檔案室、執法業務科室保管，實際操作過程中案卷沿革較為清晰，但是影音資料連續性不強。隨著行政執法全過程記錄的推開，這些影音資料將成為行政執法檔案的重要組成部分。因此，衛生計生綜合監督機構檔案信息化工作中，分散式管理模式因其不利于檔案的完整性必然會造成不良影響。

（三）軟件兼容性考慮不足

由于信息化的推進一般晚于辦公自動化的推進，在衛生計生綜合監督機構內辦公自動化于檔案信息系統設計不同步，兼容性差給管理帶來很多困難。行政管理的多頭化也造成了檔案信息化建設中對接不暢，如作為基礎檔案的醫療單位許可庫與手持式執法終端監管單位庫的共享，目前依然在實驗階段。

四、衛生計生綜合監督機構執法檔案信息化管理的改善對策

針對目前存在的問題，衛生計生綜合監督機構執法檔案信息化管理可以采取以下三方面措施進行改善。

（一）加強人力資源的統籌和管理

人力資源對于目前衛生計生綜合監督機構檔案工作，特別是執法檔案信息化工作是具有決定意義的重大因素。要探索建立適合監督機構檔案工作長遠發展的人力資源管理制度，在執法監督隊伍中適度設立專職檔案管理崗位，專業技術聘任方案中適當考慮增加檔案類職稱比例。同時也要加大培訓力度，有計劃、有步驟、有針對性地開展培訓，努力提高檔案管理員綜合素養。

（二）實行檔案綜合管理模式

衛生計生綜合監督機構執法檔案是無法再生的，因此要認真維護檔案的完整性和安全性，實行統一、綜合、科學的管理。要在目前檔案室的基礎上建設綜合檔案室，同時在各執法業務科室配備兼職檔案管理員。應建立健全檔案管理規章制度，形成有效運轉的檔案綜合管理系統，對檔案做到統一領導、統一機構、統一管理制度、統一分類編號、統一集中管理。特別是在影音資料等電子數據的保存方面，應特別增加投入，在綜合檔案室增加電子防磁柜等必要設備，做好物理防護。

（三）加強對檔案信息化建設的宏觀規劃

作為行政事業單位的衛生計生綜合監督機構，其開展的很多工作屬于從屬地位，如在檔案信息化工作中，對于各系統、軟件的兼容性問題僅具有使用的權限。對于兼容性問題的解決，需要國家和省級衛生計生行政部門和檔案行政部門共同進行宏觀規劃。檔案信息化各組成系統的良好兼容，才能夠有效提升檔案的共享和應用水平。另外，衛生計生監督機構執法檔案中紙質檔案轉化為電子文件的過程，也需要統一的標準進行規范和指導。

參考文獻

[1]宋文質.衛生法學[M].北京：北京大學醫學出版社，2008.

[2]張榮華.水政執法檔案管理對策[J].山西水利，2017（10）：47-48.

[3]吳美娟，開國花，楊麗萍.淺談衛生防疫檔案綜合管理[J].醫學動物防制，2025，21（2）：157-159.

[4]高金娥.新時期機關檔案信息化管理的創新探究[J].辦公室業務，2018 （1）：54.

[5]王寧.我國智慧檔案館理論研究和實踐工作綜述與展望[J].檔案天地，2016（3）：34-37.

[6]丁偉明.衛生監督執法檔案數字化管理研究[J].卷宗，2016，11：527.

作者簡介：

彭艷玲（1980-），女，承德市衛生計生委綜合監督執法局。

張艷軍（1967-），承德市衛生計生委考試中心，副研究員。