淺議新時期檔案管理

徐俐

【摘要】隨著檔案管理現(xiàn)代化的迅速發(fā)展，對基層檔案管理工作也提出了越來越高的要求，因此培養(yǎng)出一批可以適應(yīng)社會發(fā)展的優(yōu)秀基層檔案工作者，從容面對檔案管理事業(yè)發(fā)展的新形勢需要，才能更好地完成新時期的檔案管理工作。

【關(guān)鍵詞】檔案管理 基層檔案工作者

檔案作為歷史的真實憑證，是第一手的參考材料和重要的信息資源，對促進經(jīng)濟社會的發(fā)展有著不可替代的重要作用。隨著檔案管理現(xiàn)代化的迅速發(fā)展，對基層檔案管理工作也提出了越來越高的要求，因此培養(yǎng)出一批可以適應(yīng)社會發(fā)展的優(yōu)秀基層檔案工作者，從容面對檔案管理事業(yè)發(fā)展的新形勢需要，才能更好地完成新時期的檔案管理工作。

一、提高基層檔案工作人員的整體素質(zhì)，適應(yīng)當前新形勢的需要

檔案管理是單位的一項基礎(chǔ)工作，近年來，社會各界檔案意識逐步增強，加強基層領(lǐng)導(dǎo)對檔案工作的重視，很多單位為檔案工作提供專門的工作人員，并在檔案管理方面提供財力和物質(zhì)支持，與此同時專業(yè)檔案工作者的人數(shù)也在逐年增加，員工的素質(zhì)也在不斷提高。但從總體來說，基層檔案工作者隊伍的整體素質(zhì)還不能完全適應(yīng)新時期檔案管理工作發(fā)展的需要，因此需要提高基層檔案工作者的整體素質(zhì)。

（一）更新檔案管理觀念，提高對檔案管理的認識。基層檔案工作者的素質(zhì)要從領(lǐng)導(dǎo)開始，加強領(lǐng)導(dǎo)對檔案管理這項工作的重視程度，支持檔案管理相關(guān)工作，領(lǐng)導(dǎo)人員應(yīng)充分意識到檔案管理工作的重要度，定期對檔案管理工作進行審核、監(jiān)督，嚴格避免虛假材料進入檔案，成立有效的檔案管理小組，及時發(fā)現(xiàn)檔案管理工作中存在的問題，并解決問題，從而保證檔案管理工作的有效進行，與此同時檔案工作者也要嚴格要求自己，學(xué)習(xí)相關(guān)的業(yè)務(wù)知識，提高基層檔案隊伍的整體素質(zhì)，從而推動事業(yè)單位檔案管理能力的提高。

（二）加強相關(guān)培訓(xùn)，提高檔案管理的基本能力。檔案工作是一項專業(yè)性很強的工作，這就要求檔案工作人員不僅要有豐富的業(yè)務(wù)知識和較強的業(yè)務(wù)技能，還要熟悉業(yè)務(wù)操作的各個環(huán)節(jié)，步驟，掌握各類檔案的管理。因此，檔案主管部門應(yīng)加強對基層檔案工作人員的培訓(xùn)和教育，可開展公益講座等，使檔案工作者能夠不斷的學(xué)習(xí)新知識，以適應(yīng)新時期檔案管理工作發(fā)展的需要。

（三）充分利用科學(xué)技術(shù)。社會的發(fā)展和科學(xué)技術(shù)的進步，極大地促進了檔案管理工作的現(xiàn)代化進程。現(xiàn)在許多基層單位已經(jīng)使用計算機和現(xiàn)代化辦公設(shè)備進行檔案管理，檔案載體發(fā)生了巨大變化，由原來以紙質(zhì)檔案為主，逐漸發(fā)展為現(xiàn)在的紙質(zhì)與磁盤、光盤等新型載體共存的局面，尤其是掃描技術(shù)、光盤技術(shù)的廣泛利用，極大地增加了檔案的信息存儲量，使檔案具有開發(fā)利用速度快、更加直觀和易操作的特點。這些特點，也使得檔案更容易走出檔案室的狹小空間而走向社會，更好地為人們的生活、工作和學(xué)習(xí)服務(wù)。基本實現(xiàn)現(xiàn)代化和自動化，有利于提高檔案管理的工作效率，減少人工操作的失誤率，對檔案信息進行有效的篩選和分類，提高檔案完整率、有效度和利用率，更好地適應(yīng)新時期社會發(fā)展的需求。

二、創(chuàng)新檔案管理

21世紀是一個創(chuàng)新的世紀，新時代也有許多新的變化。檔案管理也應(yīng)具有與其他工作相同的創(chuàng)新意識和創(chuàng)新理念。在檔案管理工作中，應(yīng)該創(chuàng)新管理方針，使檔案管理工作進行的更加有效。因此，創(chuàng)新檔案管理應(yīng)放棄傳統(tǒng)的工作思路，充分利用現(xiàn)階段的信息技術(shù)手段，提高檔案管理的效率，利用創(chuàng)新思維指導(dǎo)思想，更新觀念和意識，與時俱進的創(chuàng)新檔案管理，真正的使檔案管理與計算機技術(shù)相結(jié)合，促進檔案管理行業(yè)的進步，為檔案事業(yè)的發(fā)展提供動力以及有利于實現(xiàn)社會的可持續(xù)發(fā)展。檔案管理事業(yè)的不斷創(chuàng)新，使檔案管理工作更適應(yīng)新時期社會發(fā)展的需求。

（一）創(chuàng)新檔案管理方式。檔案室中雖然資料豐富，但面對使用者多樣化的需求，館藏資源使用明顯不太方便，且利用效率不高。因此應(yīng)對檔案文件進行優(yōu)化、集成，使其更加系統(tǒng)、規(guī)范、有序，能夠更加準確、及時、高效的為用戶服務(wù)。同時應(yīng)當加大對檔案管理的投資，加速設(shè)備的更新?lián)Q代，創(chuàng)新管理方式，提高檔案管理的效率。同時可以利用網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，建立檔案室的內(nèi)部局域網(wǎng)，方便相關(guān)檔案的查閱和整理，不僅可以實現(xiàn)電子檔案信息的高效快速歸檔，而且在很大程度上提高了信息的利用率，可以大大提高檔案管理的質(zhì)量和效率。

（二）創(chuàng)新服務(wù)理念及模式。傳統(tǒng)檔案管理服務(wù)概念缺乏主動意識，而這樣的概念早已不符合信息技術(shù)高速發(fā)展的新形勢，需要更多高質(zhì)量的信息服務(wù)，因此，創(chuàng)新服務(wù)的概念。建立檔案主動服務(wù)的理念，在工作中有很多知識和技能是非常重要的，工作人員通過各種渠道獲取豐富的檔案知識，通過各種媒體獲取檔案管理信息，提高檔案管理的法律意識，使大多數(shù)員工工能夠理解和認識檔案管理的重要性，并與檔案管理人員積極做好檔案管理工作。，使更多的人重視檔案工作，積極支持和參與檔案工作。同時應(yīng)充分利用互聯(lián)網(wǎng)等信息工具提高服務(wù)質(zhì)量，為用戶提供主動、多元化和開放式的服務(wù)，實施多形式、多渠道的服務(wù)拓展，可以有效提高服務(wù)質(zhì)量，還可以建立信息資源數(shù)據(jù)庫以促進信息檢索。在新時期實現(xiàn)檔案的電子化管理。

（三）開展在線服務(wù)，實現(xiàn)資源共享。打破檔案室、圖書閱覽室等部門的獨立工作，建立資源共享、綜合管理，發(fā)揮整體優(yōu)勢，建立完整體系，實現(xiàn)檔案文獻資源的互補性，提高檔案資源的利用率，避免不必要的重復(fù)和浪費，有效緩解檔案存儲空間的擁擠，管理人員和財務(wù)約束等實際矛盾。同時，各級各類檔案館和圖書館也可以統(tǒng)籌協(xié)調(diào)發(fā)展，走專業(yè)化的道路，更好地適應(yīng)社會各方面的需求。建立檔案網(wǎng)頁也是實現(xiàn)檔案信息在線檢索的重要途徑，對單位重大事件形成的新聞視頻文件進行數(shù)字化，及時歸檔，建立數(shù)字視頻檔案數(shù)據(jù)庫進行宣傳和利用。為公眾提供電子郵件服務(wù)，讓公眾和檔案室利用互聯(lián)網(wǎng)進行在線直接對話和信息交流，及時耐心地回答有關(guān)檔案的問題讓服務(wù)真正貼近生活，提高檔案使用者的滿意度。

三、結(jié)語

在新時期，社會的全面信息化改變了人們的工作和生活環(huán)境，使人們更加注重信息的時效性，因此檔案管理工作中應(yīng)提高工作人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)，同時應(yīng)注重創(chuàng)新，使檔案管理在新時期能夠取得更好的發(fā)展。