事業單位檔案管理中存在的問題及對策淺談

郭任

摘 要：當今社會是一個信息化的社會，企事業單位中最重要的工作之一就包括對檔案的管理。檔案管理這份工作并不容易，涉及面廣而且繁瑣復雜，當檔案管理過程中出現了問題怎么解決呢？想要解決問題一定要具有良好的技術性及專業性，還需要有耐心和毅力。以下對企事業單位檔案管理中有哪些問題，遇到這些問題應該如何解決作出簡要的概述。

關鍵詞：檔案管理；事業單位；問題；對策

引言：事業單位作為國家機構的一個分支機構，其發展水平的高低直接影響著當地社會文化、教育、科學、衛生等各方面社會福利發展水平。而檔案作為事業單位的主要資料信息載體，做好檔案管理工作對于事業單位的發展是有著極大的促進意義的。

1事業單位檔案管理中存在的問題

1.1檔案管理人員缺少專業知識

目前在我國事業單位里，一大部分檔案管理人員都缺少相關的專業知識，甚至有的事業單位竟然聘用與此類毫不相干的人員工作，可想而知，這樣對我國事業單位檔案管理有多大的影響。

1.2缺少工作態度

事業單位每一位工作人員的工作態度，決定了該單位的發展前景，事業單位的許多檔案管理人員工作中玩忽職守，對做事情都抱著應付的心理，不準確的對檔案進行更新，檔案室的衛生也不達標，沒有發現問題的耐心，這些人的表現會給事業單位造成不可想象的影響。

1.3沒有給予檔案管理足夠的重視

對檔案管理工作沒有給予足夠的重視是事業單位普遍存在的問題，很多事業單位領導沒有深刻意識到檔案具備的寶貴的文化價值，認為檔案管理工作只是一種抄抄寫寫，保管東西性質的工作，不能為單位帶來實質性的效益，因此不應把過多的精力投放在這方面，在這種理念影響之下，很多事業單位都沒有將檔案工作納入日常工作議程，對檔案管理的水平要求也很低，只要不出現泄密、丟失的事故，能夠應付外調、查檔就可以了，不僅如此，對檔案管理設施的購進力度也不足，先進軟硬件設施的匱乏不僅抑制了檔案管理的效率，也很難吸引優秀人才從事相關工作。

1.4檔案管理信息化程度不夠

隨著人類進入信息化時代，信息技術開始應用到各行各業的工作領域之中，檔案管理工作當然也不例外，信息技術的引進給檔案管理帶來了諸多益處，不僅使得檔案信息的提取、加工等更加方便和快捷，提高了工作的質量和效率，而且還在很大程度上提高了檔案的利用率，降低了檔案管理的成本等，雖然利用信息技術輔助檔案管理工作有如此多的好處，但是很多事業單位似乎并沒有認識到這一點，或是是意識到了卻不敢進行嘗試，使得檔案管理仍然停留在老舊的模式，無疑影響了檔案管理工作的進步和效率。

1.5檔案管理的科學化、信息化程度不高

隨著科學技術手段的不斷更新，檔案信息管理系統已得到普遍采用，計算機信息的水平也在不斷提高，但有些先進的技術手段還沒有充分挖掘和發揮，計算機技術還沒有在檔案管理中廣泛運用，有的單位是把個人信息、檔案目錄輸入計算機，資料檢索、調閱檔案等仍習慣用手工操作，無紙化閱檔基本沒有實施。這樣既不利于檔案的保管，又影響工作效率。

1.6檔案管理設備落后

檔案信息管理系統在當前普遍的應用，計算機處理信息的水平也在不斷的提高，電子文檔的廣泛應用取代了傳統的文書檔案管理模式，辦公自動化設備也顯示出了強大的優勢，但是大部分的事業單位檔案管理的設備比較陳舊落后，信息檢索、信息加密、歸檔、調檔等需求難以得到滿足，增大了工作人員的工作量，降低了檔案管理的工作效率，工作人員對工作的積極性受到了影響。更不利于檔案的開發、收集、利用。

2事業單位檔案管理的對策

2.1加強檔案管理人員的培訓和管理

提供事業單位管理人員的素質，明確管理人員的工作職責，建立完善的檔案管理機制。增加各種類型的培訓，科學合理的制定培訓內容，使檔案管理人員從理論到實踐都有一個很大的提升，并且不僅僅是學到理論，還能把學到的理論靈活的應用到實際工作當中去。通過工作中長期的實踐，促進工作快速順利的完成。不同崗位對人員的要求是不同的，做好分工使檔案管理人員明確自己的工作任務。對檔案管理人員進行職業道德、專業知識、計算機技能三方面管理培訓，當前我國事業單位辦公的大環境是辦公自動化，這就要求檔案管理人員必須掌握計算機設備的應用，靈活運用辦公自動化系統。多角度、多層次的提高檔案管理人員的業務素質和管理能力。

2.2人員工作交接問題做相應規定

事業單位應該在人員離職的時候，做好交接的工作，最好留下固定的電話，以防以后發生問題可以及時解決。因此要對事業單位交接工作作出明確規定。

2.3加強對檔案管理重要性的認識

檔案管理工作并不僅僅是檔案管理人員的工作職責，而應該是單位所有工作人員都要注意和重視的工作內容，尤其是單位領導更應該注意到這一點，加強對檔案管理人員的配備與管理，建立一定的檔案管理制度體系，實行獎懲制度，以提高檔案管理人員的工作積極性。

2.4加強制度化管理，促進事業單位檔案管理的有序發展

制度是任何單位正常運轉的保障之一，沒有規矩不成方圓；同樣的，要保證檔案管理的有序進行也必須進行一些制度化的管理控制。

首先，對在職人員的檔案管理應該認真整理，按照單位的要求根據不同的類別分類整理，方便以后查找，對于一些新進人員的檔案應該及時記錄，對于一些將要退休人員的檔案應該按照程序整理歸類。

其次，對于一些轉調人員的檔案，應該制定嚴格的提取檔案，轉走檔案的轉接制度，保證檔案在轉接過程中沒有中間漏洞，不會因為中間環節沒有監管到造成檔案的遺失。檔案整理應該按照編號分類放好，對于一些借出的檔案應該記

錄清楚，對借出時間、歸還時間做出整體細致的記錄，歸還后應該按照原來的分類檢查清楚后放回原處。

再次，檔案歸還時應該檢查好檔案內容，對于一些私自涂改方案的行為必須追究法律責任，用嚴密的管理制度和嚴格的法律規范，規范檔案管理行為。

2.5合理有效的利用現有的檔案庫

合理有效的利用現有的檔案庫中的資源，為自己的工作開展提供信息，是檔案管理工作開展的最大意義，也是事業單位領導重點關注的原因。只有當科學化的檔案管理能大幅度提高事業單位的工作效率，才會引起越來越人的重視，才會讓檔案管理人員有更高的榮譽感，才會讓領導愿意投入更大力度來發展檔案管理的工作，才是一條可持續發展的道路。

2.6及時更新事業單位的檔案

事業單位，尤其是規模較大的事業單位，人員的變動，檔案的更新都是一份工作量非常龐大的工作，檔案的管理人員要及時收集新的檔案完善檔案庫，對于廢棄的檔案另作封存，才能更好的提高事業單位的工作效率。

3結束語

當前，事業單位人事制度改革還在發展推進，這就要求單位人事部門加大工作強度，提高工作意識，在改革中創新人事檔案管理思路，并在制度、工作思路上加以創新，根據現代社會市場發展趨勢來隨機應變，滿足現代化人事檔案管理需求，走現代化事業單位檔案管理發展道路。

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