淺談檔案管理網絡化及其保護

王瑾宏

摘 要：檔案管理隨著計算機技術的發展有了新的形式，結合網絡化的應用，檔案管理的效率和質量都得到了提高，對檔案管理的發展也起到了推進作用，檔案管理的網絡化還需要不斷的完善和加強，同時提高對檔案信息的保護性，才能使檔案管理網絡化更加發揮作用。文章對檔案管理的網絡化和保護進行了分析，為相關的部門提供參考建議。

關鍵詞：檔案管理；網絡化；保護

隨著時代的不斷發展，檔案管理的需求逐漸提高，檔案管理的效率和模式在現代的社會中出現了越來越多的不適應，需要根據時代特點和需求進行改善，網絡化的檔案管理開始發展，將檔案管理和網絡技術結合，加強檔案管理的質量和效率是促進檔案發展的重要方式，同時將檔案管理中的各部門的管理水平得到提高，發揮檔案的重要價值。

1 檔案管理的網絡化的概念

網絡化指的是使用數據設備將大范圍內的計算機進行連接并建立傳輸網的方式，這種技術可以使信息通過網絡平臺進行自由的傳遞，實現資源的共享功能。檔案管理的網絡化指的是將檔案管理按照標準的規定和原則進行，結合網絡計算機技術的應用，使檔案管理具有網絡化的特點又具有檔案管理的原本特點的概念，檔案管理在利用網絡設備進行工作的過程中，可以提高檔案管理的靈活性和便捷性，從而不斷將檔案收集整理等的效率提高。

2 檔案管理的網絡化的優勢

2.1 檔案管理網絡化能夠保護檔案資料和信息

檔案管理需要遵守國家相關的規定和標準，對檔案的內容進行保護加密，注意檔案的隱私性，同時還要進行檔案的有效管理，我國的檔案服務需要根據檔案發展特點來進行，檔案管理中存在對大量的檔案資料的整理，還要選擇性的進行加密保護，檔案管理的網絡化可以簡化這一過程，使檔案能夠得到高效的處理，同時保證檔案的安全性，對檔案管理工作起到整體的質量提升的作用。

2.2 檔案管理的網絡化能夠符合時代發展的特點

隨著計算機技術和網絡的廣泛發展，檔案管理的部門開始建立檔案的網上查詢使用平臺，同時加強了檔案服務的便利性，檔案管理可以通過網絡的系統進行管理，然后將檔案系統和查詢使用平臺連接，形成信息共享的形式，這種方式不僅可以提高檔案的利用率，還能夠順應時代的發展特點，使檔案信息具有數字化和網絡化的特點，更加符合時代的發展。

2.3 檔案管理的網絡化可以提高技術的應用水平

目前，我國的檔案管理部門大部分都配置了計算機設備，使用計算機設備進行檔案管理，這樣可以將檔案管理的過程更加簡化，還能夠加強工作人員的技術應用水平，同時，其他的部門也使用網絡建立資源共享的平臺，這使信息的傳遞和使用更加快捷，檔案管理工作人員使用技術來完善檔案管理中間的信息傳遞工作，加強了檔案管理的技術應用性。

3 檔案管理網絡化的發展現狀

3.1 檔案管理網絡化建設意識薄弱由于受傳統檔案管理思想的束縛，當前我國很多檔案管理機構的領導人員對檔案管理網絡化建設的意識還比較薄弱，沒有充分認識到電子檔案管理工作在檔案管理機構中的重要地位，導致當前相當一部分檔案管理網絡化的基礎設施簡陋，也未設置專職電子檔案信息資源的管理人員，造成很多檔案文件資料遭到損壞甚至丟失。

3.2 檔案管理網絡化制度缺失

在很多檔案管理機構進行檔案管理網絡化建設時，缺乏科學合理的檔案管理網絡化規章制度、實施標準和建設模式，這直接影響了電子檔案信息資源的正常管理工作，導致檔案管理機構檔案信息資源的有效利用率低下，失去了檔案文件資料本身所具有的使用價值。

3.3 網絡化檔案管理人員素質欠缺

目前，大部分檔案管理機構中的檔案管理人員都沒有經過專業的檔案管理培訓，對運用計算機技術和網絡信息技術進行電子檔案信息資源管理的手段不甚不了解，導致其檔案管理網絡化的專業素質參差不齊，日常電子檔案信息資源的管理工作處于一種被動狀態，無法實現檔案管理的網絡化，無法達到現代化電子檔案資源管理的科學化、規范化與自動化目標。

4 檔案管理網絡化的保護措施

4.1 要保證檔案管理網絡化系統的完整

在各大檔案管理機構中，各種檔案信息資源都存在著一致性的邏輯關系，其在錄入計算機網絡管理系統以后就會成為數據庫與數據庫之間、數據字段與運行程序之間相互依存的邏輯關系，從而共同組成計算機檔案管理網絡化的數據序，其關系到整個檔案信息數據庫的完整性與安全性。因此，檔案管理網絡化系統的管理人員應該熟悉檔案信息數據庫之間的邏輯關系，能夠在使用和維護過程中出現完整性錯誤時及時啟動檢查、維護等相關程序，消除數據庫所面臨的各種有意或者無意的破壞與威脅。此外，在檔案管理網絡化系統的實際運行當中，我們可以采用諸如數據拷貝、磁盤陣列、雙機熱備份以及雙擊異地熱備份等方式設計數據備份方案定期進行數據的轉儲，以避免出現檔案信息資源的完整性錯誤問題。

4.2 要保證檔案管理網絡化系統的安全

檔案管理網絡化系統的安全性是保證檔案信息資源安全的關鍵，一般包括檔案管理網絡運行安全與網上檔案信息安全兩個基本方面。所謂檔案管理網絡運行的安全性就是指檔案管理信息資源通過網絡軟硬件系統的合理設計以及檔案信息網絡管理人員的規范操作等實現整個檔案信息資源管理系統的正常運行，發揮其應有的預定功能。所謂網上檔案信息安全則是指在計算機網絡環境下，在利用、管理與保護網上檔案信息資源的過程中保證檔案信息資源的存儲與傳輸安全。在檔案管理網絡系統的實際操作過程中，我們可以通過加強健全內部管理體制、防范計算機病毒新變化、加強網絡電子檔案范圍權限管理以及完善電子檔案管理系統的服務器審計制度等措施來維護電子檔案信息的真實完整與安全有效。

4.3 提升檔案管理人員的技術和素質

檔案管理工作者應該加強計算機網絡技術的應用，使用計算機設備進行檔案處理和信息上傳等過程需要具有計算機思維邏輯，能夠完成各種處理方式，并且需要不斷的提升計算機技術的應用，還要對網絡技術中的問題解決有所掌握，避免檔案信息在網絡中受到暴露和濫用，謹慎的使用網絡技術來進行工作。同時，提升工作者的素質，堅持保護檔案的隱私性，對檔案管理有認真的態度，將檔案管理的重要性深入到觀念之中。

5 結束語

檔案管理的網絡化使檔案的管理更加便捷，提高了檔案管理的效率和準確性，使傳統的檔案管理更加靈活，減少了繁瑣復雜的處理過程，減輕了檔案工作者的負擔，還可以利用網絡技術實現檔案的快速信息傳遞，通過網絡平臺使用檔案，提高了檔案的利用率，便于人們的查詢和使用，使其的價值得到更大的發揮，通過加強檔案管理的網絡化應用能夠進一步促進檔案管理發展。

參考文獻

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