放療體位固定模具的信息化管理探討

李金凱，王亭亭，孫新臣，劉云

南京醫科大學第一附屬醫院 a.放療科；b.信息處，江蘇 南京 210029

引言

隨著精確放療技術的廣泛應用，為保證患者體位的準確性和重復性，需在放射治療定位及治療階段采用體位固定輔助裝置，以期提高放療體位的固定精度[1-2]。臨床實踐中，固定裝置是根據患者的治療需要，結合所在醫院采取的放療技術進行個體化定制的[3]，即每位患者都擁有自己專屬的體位固定模具。過去放療技術落后，在腫瘤綜合治療中的占比也較少，體位固定模具出入庫量不大，手工記錄尚可滿足模具管理的要求。近年來隨著放療技術的不斷改進，放療在腫瘤綜合治療中的貢獻比不斷上升，體位固定模具的需求和使用也與日俱增。以筆者所在單位為例，當前體位固定模具每日約有20個是新制作的，約有300個處于正常使用狀態，約有20個處于待清理的狀態。至此，傳統的模具管理模式存在很多問題和安全隱患，已不能適應當前醫療精細管理的理念，引入計算機網絡信息技術，實現體位固定模具的全流程信息化管理勢在必行。南京醫科大學第一附屬醫院放療科自2016年3月開始實行體位固定模具的信息化管理，現將有關研究結果報道如下。

1 材料與方法

1.1 傳統體位固定模具管理問題分析

在眾多的體位固定技術中，真空墊和熱塑體模是目前使用較為普遍的體位固定模具[4-5]，作為精確放療的“必備”用具之一，體位固定模具采用手工記錄的傳統管理模式存在以下弊端：

（1）手工記錄容易出錯。模擬技師粘貼的模具標識與放射治療單均為手工記錄，易出現記錄信息不一致，核對時“張冠李戴”造成治療部位差錯，存在安全隱患。同時，模具上粘貼的帶有患者基本信息的標識在治療過程中容易出現脫落，治療時需再次復核確認，影響工作效率。

（2）體位固定模具擺放位置雜亂。目前體位固定模具絕大多數都是擺放在加速器治療機房內，受建造成本及輻射防護要求的限制，機房空余面積都不會太充裕。在有限的空間里擺放成百的體位固定模具，困難重重。考慮到放射治療多是需要分次完成的，平均次數為25次左右，治療期間固定模具每次均需要經歷“取出—使用—放回”等3個步驟，這又無形中增加了體位固定模具擺放位置雜亂的程度。

（3）體位固定模具丟失。腫瘤患者放療結束后，所使用的個體化定制的體位固定模具需要及時清理，以便為新的需要放療的患者騰空模具擺放位置。在模具清理過程中，容易將正在治療患者的模具清理掉，或由于擺放位置有誤，造成體位固定模具失蹤，影響患者正常治療，從而延長治療天數造成療效下降。

（4）體位固定模具短缺或積壓。體位固定模具是根據患者情況個體化定制的，作為醫療高值耗材，需要不斷的申領以滿足臨床需求。臨床工作中，容易存在申領不及時或短期內某部位腫瘤患者數量激增，造成某類型的體位固定模具短缺，影響放療正常收治。同時，也存在申領計劃不夠理性，造成模具的積壓，以及存放環境缺陷使模具質量下降影響體位固定效果。

1.2 體位固定模具信息化管理的目標和創新之處

（1）增設擺放體位固定模具的專用庫房，定制貨架以最大限度的利用空間，擴大模具擺放范圍。同時，在每個豎列和橫列的貨架上利用英文字母和阿拉伯數字組合分別編號，這樣可以坐標的形式登記體位固定模具的擺放位置，方便加速器每次治療時快速查找。

（2）遵循分類分層“階梯式”的擺放原則。體位固定模具主要分為熱塑膜和真空墊兩種類型，其中前者又可分為頭膜、頸肩膜、頭頸肩膜、頸肩體膜、胸腹膜及乳腺專用熱塑膜等；后者又可根據長度分為小型、中型及大型真空墊等。將所用到的同一類型的體位固定模具，如頭膜擺放在一起，一層擺放不完再擺一層，自上向下依次“階梯式”擺放整齊。雖然每類模具的占有空間不同，但以相同的分類方式進行擺放，就會使擺放簡單有序，井井有條。

（3）采用條碼技術[6-7]，實現體位固定模具從入庫到患者使用結束后的全過程可追溯，可根據患者ID等基本條件快速查詢如擺放位置等相關信息。

（4）建立體位固定模具的電子檔案，實現模具出入庫的實時管理。電子檔案包括模具的類型、數量、生產廠家等基本信息，根據臨床使用情況實時更新電子檔案，以便模具查找、清點和及時采購。同時，遵循“先進先出”原則，減少模具的浪費。

（5）定期檢查庫存，做好體位固定模具的維護保養工作。針對特殊的體位固定模具，如真空墊，需要定期進行抽氣、漏氣檢查，避免將存在質量缺陷的模具應用到患者的實際治療中。

1.3 體位固定模具信息化管理的實施方案

體位固定模具的信息化管理與耗材庫房及模具擺放庫房的信息化息息相關，而耗材庫房和模具擺放庫房的信息化又離不開整個放療流程（圖1），因此需要將3者的信息化進行有機整合。耗材庫房的主要功能是為腫瘤患者的體位固定提供符合臨床要求的模具，這需要在保證模具質量的基礎上，存在一定模具數量的冗余，已抵消臨床收治的不確定性。冗余過多容易造成模具積壓，影響模具質量；冗余過少易造成短缺，有可能影響患者的正常治療。因此，耗材庫房的信息化就是實時更新體位固定模具的數量，從而更好的服務臨床。如圖1所示，本研究使模具的冗余數量至少可以滿足兩周的臨床收治，當冗余少于預期時，系統自動提醒科室及時申領，模具入庫后實時更新模具數量，后面每設計制作一個模具，耗材庫房自動減去相應數量，同時，對存在質量問題的模具進行數量更新。

圖1 耗材庫房、模具擺放庫房與放療流程的關系示意圖

模具擺放庫房的信息化由庫房位置編碼、位置狀態、條碼信息、等待清理等4個部分的信息化組成，其中位置編碼是庫房容量的信息化，獨立于放療流程之外。信息條碼（圖2）作為檢索工具，可通過掃碼快速獲取已采集得到的存儲信息。本研究所用的條碼是放療流程中集體位固定信息、擺放位置、單次使用及最后一次等4個步驟的信息整合，其中擺放位置和單次使用還對應位置狀態的信息化，最后一次對應等待清理的信息化。

圖2 條碼信息所包含的具體項目及內容

2 結果

應用體位固定模具信息化管理系統后的初步效果，客觀評價如下：

（1）廢除了傳統的手工記錄的管理方式，實現了體位固定模具管理的無紙化操作，節約紙張、墨盒等辦公耗材，實現低碳環保。

（2）系統建立了庫存預警機制[8]，各類體位固定模具均設定了上、下報警線，管理系統自動提示工作人員及時訂貨，最大程度的減少了人工核查的工作量，使更多的精力投入到治療工作中。

（3）體位固定模具數據實現格式化數字錄入，模具使用信息規范、完整，工作效率高，準確率達100%，使用近兩千人次尚未出現差錯。

（4）可全程追溯模具的使用情況，如采購入庫時間，生產廠家，個體化設計及操作者信息，使用次數，清理日期等。

（5）通過掃碼，信息系統可隨時檢索模具的位置狀態及使用情況等信息，技師工作效率大幅提高，同時避免了模具被誤清理及擺放位置錯誤等差錯的發生，患者治療滿意度得到改善。

3 討論

隨著物聯網時代的到來，醫院的信息化和數字化建設標志著一所醫院的現代化程度[9]。推進醫院信息標準化工作[10]，需要在集成平臺數據庫建設基礎上，深刻把握以大數據、“互聯網+”、精準醫學等為代表的新一輪科技改革，圍繞臨床重大需求，結合學科發展方向，促進信息化和臨床應用的深度融合，實現醫療衛生服務與管理系統的規范化、科學化和標準化[11-12]。放療體位固定模具的信息化管理系統不僅實現了對每個管理環節的科學把控，提高了科室的工作效率，減輕了工作人員工作量，而且便于質量控制管理與風險分析，為體位固定模具的安全使用提供了有效保障。當前腫瘤放射治療已邁入了精準醫學的領域范疇，并且隨著個體化定制放療的的廣泛開展，如3D模具打印技術[13-16]的使用等，可以預見體位固定模具作為精準放療的代言在使用數量方面將會出現暴漲，利用網絡信息化手段，并在臨床工作過程中不斷改進和完善體位固定模具的使用管理技巧值得借鑒和推廣。

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