檔案跟蹤服務在電廠技改項目中的作用

火力發電廠作為科技和人才密集的企業，每年都有技術改造項目。目前，技改項目主要包括立項決策階段、設計階段、施工階段、竣工交付使用階段以及后評價階段。每個階段任務的完成，又必須以大量相關的檔案信息為依據。因此，檔案人員可根據項目的實際進展情況，及時地、連續地向相關參與人員提供對對口的、準確的各種檔案信息服務，直到項目完成。這種服務就是項目檔案的信息跟蹤服務，它在整個技改項目周期起著巨大的作用。下面以我公司超低排放技改項目為例進行闡述。

一、檔案信息跟蹤服務在立項階段的作用

技改項目立項階段主要工作有編制項目建議書，進行可行性研究和編制可行性研究報告，有的項目還要進行建設場地的地震安全性評價和工程項目的環境影響評價。

此次進行改造的機組容量為2×300MW，自然循環單爐膛。由于機組燃用煤質與設計煤質存在較大差異，含硫量大幅度偏離設計煤含硫量。2011年進行脫硫改造，2013年進行脫硝改造，2014年進行除塵布袋更換，同步進行了鍋爐低氮燃燒改造、拆除脫硫煙氣旁路、引風機改造等項目，使得煙氣中固體顆粒物、SO2排放濃度低于30mg/Nm3、100mg/Nm3，通過環保驗收。2016年，由于環保政策要求，電廠進行煙氣脫硫、除塵超低排放改造，要求改造后煙氣中固體顆粒物、SO2排放濃度低于5mg/Nm3、35mg/Nm3。

可行性分析是論證項目的理論意義、實用價值和經濟效益的前期調研過程。它要求以經濟效益為核心，圍繞影響項目的各種因素，運用大量的數據資料論證擬建項目是否可行。在此過程中，需要檔案人員開展檔案信息跟蹤服務，把過去的、現有的、本企業的、相關企業的檔案信息匯集起來，包括試驗數據、論證材料、計算圖表、附圖等，經過分析整理，提供給包括計劃部、生產設備部、運行部在內的相關部門，使參與項目的人員能很快了解技改前的現狀、技改需要達到的科技水平以及科技新工藝、新技術、新成果及市場動態等，從而確定擬立項項目要達到的技術水平、市場目標、成本目標和質量目標，進而完成項目的論證工作。

公司在立項期間，積極開展前期工作，委托專業的第三方公司編制《超低排放技術改造可行性研究報告》《超低排放改造技改工程環評報告》《超低排放改造工程節能評估報告》等相關文件，委托招標公司代理招標，發布施工單位、監理單位等招標文件，對技改項目的商務部分和技術部分分別提出規范和要求。并將在此階段產生的所有前期文件都及時進行了歸檔。

由此可見，開展檔案跟蹤服務在項目論證中具有十分重要的作用，有利于參與者開闊思路，啟迪創新。

二、檔案信息跟蹤服務在設計階段的作用

設計階段是對擬進行技改項目的實施在技術上和經濟上進行全面而詳盡的安排。分為初步設計和施工圖設計。內容包括項目背景描述、目標確定、范圍規劃、范圍定義、工作分解、工作排序、工作延續時間估計、進度安排、資源計劃、費用估計、費用預算、質量計劃、質量保證等內容。具體工作包括招投標工作、合同簽訂、施工圖制作等。

公司委托內蒙古能源發電聚能招標有限公司就超低排放技改項目發出招標公告后，國內有二十多家公司有意向參與投標。在此期間，公司檔案室向審查資質合格的意向單位提供項目相關的技術檔案，方便意向單位按照招標文件技術部分結合的要求，進一步獲取詳細的技術參數，編制投標文件。

招標公司按照公司的要求，對投標文件進行審查，經過評標、議標、開標等一系列必須環節，確定此次超低排放技改EPC項目的中標單位為北京清新環境技術股份有限公司，并簽訂合同，合同內容包括設計、施工和設備供貨以及調試。清新公司立即著手施工圖的設計。在此階段產生的招標、投標及評標文件以及合同都及時歸檔。

由此可見，開展檔案跟蹤服務在項目設計階段中具有十分重要的作用，可為參與者提供真實的、詳細的一手材料。

三、檔案信息跟蹤服務在項目施工階段的作用

技改項目施工階段就是技改項目一經批準開工建設，項目就進入建筑安裝實施階段。在此階段，不僅需要查閱項目設計圖，還要就細節問題查閱大量的曾經的檔案信息，同時也會產生大量的施工過程文件，涉及到合同管理、物資管理、工程質量管理、安全管理、財務管理、人力資源管理以及進度控制、范圍變更控制與環境保護等各方面內容。這些文件的產生單位一般為施工單位和監理單位。

在這個階段，檔案工作人員應主動下現場，對施工單位進行業務指導工作。在越低排放改造項目期間，我們對施工單位和監理單位進行檔案業務指導，在工程進行初期召開會議，就需要立檔的技術資料范圍進行了說明。施工單位極其重視檔案工作，指定各專業的專工進行檔案的收集、保管工作，在工程期間隨時接受檔案業務指導，在工程結束前集中到檔案室接受檔案立卷規范的培訓。

由此可見，開展檔案跟蹤服務在項目施工階段中具有十分重要的作用，可為參與者提供細致的檔案業務指導。

四、檔案信息跟蹤服務在竣工驗收階段的作用

技改項目竣工驗收交付使用階段是當項目實施完畢，具備驗收條件后由項目所在單位向生產技術部門提出竣工驗收報告（報告內容應包含驗收方案和驗收條款），生產技術部門組織相關科室和專業人員對項目進行驗收，包括范圍確認、質量驗收、費用決算與審計、項目資料與驗收、項目交接與清算、項目審計及項目后評價。項目后評價是對項目的立項決策、設計施工、竣工投產、生產經營等全過程進行系統評價的一種技術經濟活動，是在項目投入生產使用一段時間后再進行的環節，此文不做探討。

項目竣工驗收是技改項目的最后一個環節，同時也是今后同類項目應用或推廣的起點，它是整個技改項目活動中的關鍵工作。在項目驗收前，檔案人員要把項目的全部科技文件材料收集齊全，包括施工圖、設計變更、竣工圖、分項分部質量驗評、施工過程管理性文件等，按照檔案規范嚴格審查、把關，在確保歸檔文件材料質量的前提下，做到應歸盡歸。這對項目驗收工作起著重要的作用。

項目竣工驗收是從“立項”預期的目標值、安全、環保、工藝、投資、經濟效益等全方位進行評價，并出具驗收報告及評語，各參加人員會簽，會簽后的材料檔案室存檔備案。

在驗收超低排放技改項目竣工材料時，發現有的地方只有項目單位領導的簽字，卻沒有項目單位的公章；有個別設備有使用說明書無合格證；有個別竣工圖章上缺少簽字。在反映給施工單位項目組后，對方都及時給予補蓋、補交和補簽，使得項目驗收手續齊全，214卷項目檔案的順利交接，整套資料系統、規范、完整。由此可見，開展檔案跟蹤服務在項目竣工階段具有十分重要的作用，可規范性的接收各類竣工檔案。

2017年3月，內蒙古自治區環境監測中心出具的《超低排放改造工程建設項目竣工環境保護驗收監測報告》各參數顯示，公司超低排放技改項目達到預期目標。

通過超低排放技改項目這個實例，不難發現，在技改項目中實行全程跟蹤服務，尤其是在施工過程中對各施工單位進行檔案業務指導是很有必要的，及時對施工單位進行業務檢查及指導，能及時了解施工單位檔案工作質量，及早發現了立卷中出現的問題，把業務指導和監督檢查相結合，進而保證竣工資料歸檔工作的質量。

可見，在電廠技改項目中，檔案人員通過各種渠道和途徑不失時機地開展創造性的跟蹤服務，前期可以起到“雨前送傘，雪中送炭”的作用，中期可發揮著保證項目水平、項目質量的作用，后期可發揮歷史憑證和技術儲存的作用，同時也能促進檔案服務機制的轉變，推動檔案管理工作規范、持久的發展，從而為電廠自身的發展提供更多的知識支撐。

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