大數據時代背景下企業檔案工作的思考

馮淑嬋

摘 要：大數據不僅變革了公共衛生、商業領域，它更是改變了人們的思維方式，顛覆了人們使用數據的方式，引起人們對數據前所未有的重視。本文嘗試從大數據對企業檔案工作的影響入手，探討企業檔案工作應采取的應對之策，為企業提供更好的服務，發揮檔案的價值。

關鍵詞：大數據；企業檔案工作；影響；對策

中圖分類號：G270.7 文獻標識碼：A 文章編號：1671-2064（2018）08-0242-02

1 前言

隨著大數據時代的來臨，計算機分析海量數據的能力越來越強，數據已經成為了一種商業資本，一項重要的經濟投入，可以創造新的經濟利益。企業檔案作為數據的主要組成部分，在新形勢新環境下，企業檔案工作者應采取何種新的管理方式，讓企業檔案管理水平更上一層，為企業發展大數據奠定良好基礎，是我們亟需探討的課題。

2 大數據的含義和作用

2.1 大數據的含義

大數據，顧名思義，就是信息爆炸時代產生的海量數據，無法在一定時間范圍內用常規軟件工具進行捕捉、管理和處理的數據集合，需要加工處理后才能具有更強的決策力、洞察發現力和流程優化能力的海量、高增長率和多樣化的信息資產。

2.2 大數據的作用

大數據時代的來臨使人類第一次有機會和條件，在非常多的領域和非常深入的層次獲得和使用全面數據、完整數據和系統數據，深入探索現實世界的規律，獲取過去不可能獲取的知識，得到過去無法企及的商機。大數據的出現，使得通過數據分析獲得知識、商機和社會服務的能力從以往局限于少數象牙塔之中的學術精英圈子擴大到了普通的機構、企業和政府部門。大數據之所以可能成為一個“時代”，在很大程度上是因為這是一個可以由社會各界廣泛參與，不僅僅是少數專家學者的研究對象。數據被稱為“新的石油”，越來越多的政府、企業等機構開始意識到數據正在成為組織最重要的資產，數據分析能力正在成為企業的核心競爭力?？梢哉f，誰搶占了數據的高地，誰就能在激烈的市場競爭中脫穎而出。

3 大數據時代對企業檔案工作的影響

大數據時代對各行各業都產生了較大的影響，企業檔案工作也不例外。大數據時代對企業檔案工作的影響是機遇與挑戰并存，無論是機遇還是挑戰，只有掌握形勢，才能主動出擊，應對大數據時代的考驗。

3.1 大數據時代背景下企業檔案工作面臨的機遇

（1）企業檔案的重要性顯著加強。大數據的核心是預測，通過把數學算法運用到海量的數據上來預測事情發生的可能性。大數據為我們認識世界提供了一種全新的方法，未來企業的決策行為將日益基于數據分析做出，而不是像過去更多憑借經驗和直覺做出。在不久的將來，世界許多現在單純依靠人類判斷力的領域都會被計算機系統所改變甚至取代。例如麥當勞、肯德基等旗艦專賣店的位置都是建立在數據分析基礎之上的精準選址；電商如卓越亞馬遜、淘寶等則通過對海量數據的掌握和分析，為用戶提供更加專業化和個性化的服務。但是，實施大數據策略的前提是有“海量的數據”，數據的規模越大，能從中挖掘的價值就越多。企業檔案記錄了企業生產、經營、管理等大量數據，是企業數據不可或缺的重要組成部分，而且企業檔案的真實性、可靠性最高，可大大提高企業數據分析的準確性，更加彰顯了企業檔案在企業中的重要性。

（2）企業檔案的利用效率將大大提高。無處不在的信息感知和采集終端為我們采集了海量的數據，以云計算為代表的計算技術的不斷進步，為我們提供了強大的計算能力，這就讓人類分析海量數據的能力成為了現實。大數據與云計算是一個問題的兩面：一個是問題，一個是解決問題的方法。借助大數據分析技術，對企業檔案數據進行挖掘分析，將大大提高企業檔案的利用效率，釋放出檔案更多潛在的價值。同時，通過分析用戶的查詢數據，掌握用戶的檔案需求，從而更有針對性的優化檔案的管理，提高檔案服務水平。

3.2 大數據時代背景下企業檔案工作面臨的挑戰

（1）大數據時代對企業檔案管理提出了更高要求。巨量的數據是大數據分析的基礎，這就要求企業應盡可能多地收集檔案數據，當數據規模足夠大時，量變引起質變，才能從海量的數據中發掘寶藏。目前，企業辦公越趨于無紙化，各類系統、郵件產生了大量的電子檔案，傳統的紙質檔案只是占很少一部分。如何更好地收集企業產生的電子檔案是企業檔案工作者面臨的難題，主要原因有二：一方面企業各業務系統都是孤立的，不具備接口連接企業檔案管理系統，各業務系統的數據無法整合到一起；另一方面企業電子文件歸檔管理滯后，沒有制定相應的規章制度予以規范管理，難以確保電子文件的真實、完整、可靠、可用性。

（2）大數據時代對企業檔案管理人員提出了更高要求。大數據是技術進步的產物，隨著大數據時代的到來，企業產生的數據越來越多，對檔案信息的利用需求、方式越來越多元，原有的檔案管理模式已不適用，而檔案管理方式的轉變，對企業檔案管理者的管理理念、理論、專業能力、檔案數據的收集、分析、處理技術等都提出了更高的要求。

4 大數據時代背景下企業檔案工作的管理對策

（1）企業的檔案數據盡可能全部保留。在大數據時代下，數據的規模顯得尤為重要。大數據技術就是通過對過去的數據進行分析，預測行業未來的發展趨勢和走向，數據越多，預測的準確性越高。雖然數據存儲必然加大企業的成本，但這一舉措是值得的。在大數據時代，數據不是包袱，而是等待人們挖掘的財富。企業檔案工作者應該開創新思路，從傳統的管理模式跳出來，重新認識檔案價值、重新審視紙張時代形成的檔案鑒定觀、價值觀，以包容的心態，盡可能保留企業形成的所有檔案數據，為企業在大數據時代中，奠定良好的數據基礎。

（2）所有紙質檔案均應數字化。有些企業檔案管理者認為十年以前的檔案沒什么價值，不需要數字化處理。但事實證明，大量過往的文件也有重大的利用價值。19世紀中葉，莫里通過分析舊的航海日志數據，提取出有用的數據，為當時的海員提供了更有效的航海路線，他所繪制的圖表幫助商人們節省了一大筆錢，因為航海路程減少了三分之一左右。龐大的數據庫有著小數據庫所沒有的價值，莫里中校是最早發現這一點的人之一。大數據的核心就是挖掘出龐大的數據庫獨有的價值。就像奧倫·埃齊奧尼對Farecast所做的事情一樣，用航空業過去的價格信息催生了一個大有賺頭的新公司。因此，企業過去形成的數據猶如待挖掘的寶藏，如果與現在、未來產生的數據整合在一起，也許會有驚人的發現。為此，企業檔案管理者應該擁有大數據的思維，企業所有的紙質檔案均應數字化。

（3）提高檔案管理人員專業水平。很多企業領導認為檔案工作無非就是把文件整理好，提供查借閱就行，不需太多技術含量，隨便找個人管理就行，不一定非要檔案管理專業人員，這種想法是不合時宜的。企業檔案工作者不僅僅是企業檔案的保管者，更是企業檔案價值的挖掘者、發現者，企業檔案工作者的專業水平決定了企業檔案管理服務的質量，尤其是在當下計算機技術高速發展的時期，對企業檔案管理者的要求只會越來越高，因此，企業更應該重視檔案管理人員的培養，定期對其進行培訓，讓其具備與時代發展相適應的檔案專業技能，及時更新知識結構，提高檔案管理者的專業化水平。同時，作為企業檔案工作者，應該化被動為主動，加強企業經營管理、電子文件管理、計算機、大數據等方面知識的學習，形成一個既有全面的檔案理論知識，又有計算機技術的復合型檔案管理人才。

5 結語

大數據時代給企業檔案工作帶來了機遇和挑戰，但無論時代背景如何變化，企業檔案工作者的使命始終如一，那就是以滿足企業各項活動在證據、責任和信息等方面的需求為導向，運用現代技術與管理方法，通過資源整合和開發，為企業研發、生產、經營、管理和持續發展提供有效服務。企業檔案工作者只有順應時代發展，不斷提高自己的專業水平，用大數據的眼光和思維來管理企業檔案，守護好企業形成的檔案數據，并加大開發利用檔案信息資源，發揮檔案數據的價值，才能真正的為企業服務。

參考文獻

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