基于ERP的采購管理機制變革研究

徐美娟

摘要：本文主要針對基于ERP的采購管理機制展開分析，思考了基于ERP的采購管理機制的變革問題，提出了一些看法和建議，可以為今后的工作帶來參考。

關鍵詞：ERP；采購管理機制；變革

前言

在基于ERP的采購管理機制方面，進行進一步的變革，是為了能夠更好的使用變革的方法，體現出工作的需求，進而也能夠滿足我們對于基于ERP的采購管理機制的質量要求。

1、企業采購概述

及時供應給企業原材料以及相關設備是企業順利進行生產活動的根本保障，生產型企業主要是通過物資采購這一重要渠道才能和資源市場取得聯系[2]。所以，企業能否正常進行生產與物資采購的安全存在著直接的關系，并且在企業的運營過程中，物資采購占據著關鍵性的地位。除此之外，通過科學核算材料成本實現企業控制經營成本的目的是物資采購的核心內容之一，物資采購的這一核心內容使得它成為降低企業生產成本以及提高企業經濟效益的重要途徑。所以，企業有效地防范物資采購中的風險是其生存和發展的重要保障。

2、采購以ERP系統為基礎的管理方式

用大型國有上市公司的ERP系統進行舉例，對以ERP系統為基礎的采購管理模式進行大致論述。管理采購模塊的內容有：管理需求計劃、管理詢/報價、管理合同、管理采購訂單、管理采購接收和驗收、管理采購付款、管理供應商評價等七個部分。采購管理業務流程的內容有：編制生產部門制定的物料需求計劃與物資采購與物料需求計劃綜合性達到平衡；物資庫存領用，無庫存物資編制采購的計劃申請單、編制詢價單，上傳至網上的報價平臺讓供應商網上報價并接收報價，編制報價單，確定供應商之后簽訂詳細的供貨合同，對采購訂單進行編制，確定物資的到貨驗收部分，若驗收不合格的予以辦理退貨手續，若驗收合格的訂單，倉庫應該辦理接收手續，對付款申請單進行準確的編制，包括發票接收單、物資驗收單、合同、付款申請單等送交財務處辦理結算手續，最后予以供應商評估管理。

3、基于ERP的采購管理機制變革

3.1基于ERP的采購管理目標變革

在采購活動中減少物資采購成本對一個企業的經營管理可以產生較大的經濟效益，以適當的價格適時地從合格的供應商處采購物資是采購管理的最主要的目標，在ERP環境下，物資采購要實現三個目標：

（一）按生產、服務進度及時適量采購

物資采購供應不是把貨物進得越多越好，也不是進得越快越好。貨物過多而超過最高庫存量，會增加保管費用。提高成本；貨物進得過早，會增加存儲時間，增加了倉儲、保管費用，提高生產、服務的成本；進貨延遲，則可能造成生產、服務滯后，影響工作進度。

（二）提高物資采購質量

即要保證采購的物資能夠達到企業生產、服務所需要的質量標準，又要保證企業的生產、服務產品符合用戶的要求。

（三）系統采購最優配置

在物資采購過程的每個環節都會涉及到資金的消耗，如何在采購環節中降低采購的成本，是采購過程中必須始終貫穿的原則，

3.2基于ERP的采購管理功能變革

基于ERP的采購管理系統和傳統的采購方式有許多不同之處，主要表現在如下幾個方面：

（一）供應源管理功能

實行供應源管理使制造商成為供應商的一個非常重要的客戶，加強了制造商和供應商的關系，使供應商獲得內部規模效益和長期汀貨，降低購買材料的價格。供應源管理是采購管理中重要的一個環節，在ERP環境中，物料要求對供應源的依賴性不斷增大，因此必須建立同供應鏈上下游廠商之間長期互利合作的新型關系。在實際應用中，一些企業常采用同一材料由兩個供應商供貨的方法，以其中一個供應商為主，另一個供應商為輔。

（二）供應商關系管理

從供應商與物資需求企業關系的特征來看，傳統企業的關系表現為三種：競爭性關系、合同性關系、合作性關系。企業之間的競爭多于合作，屬非合作性競爭。ERP管理環境下的供應商關系是一種戰略性合作關系，提倡一種雙贏（Win-Win）機制，從傳統的非合作性競爭走向合作性競爭、合作與競爭并存是當今企業關系發展的一個趨勢。在選擇供應商時。必須依據一定的標準對供應商進行定期評價。這些標準包括價格、質量、交貨期、批量彈性、地理位置、交貨期與價格的權衡、價格與批量的權衡等。被評價結果較好的供應商，價格可能也是較低的，即使不是這樣，雙方建立起合作關系之后，企業也可以幫助供應商做出降低成本的方法，使價格降下來。當建立了良好的合作關系后，很多工作環節可以簡化以至消除，如修改訂貨、質量檢查等，從而減少浪費，

（三）物資配送控制

基于ERP的采購管理系統消除了物資的緩沖庫存，供應商交貨的失誤和延誤必將導致企業生產、服務所需要物資無法滿足，可靠的送貨是采購管理系統的保證。可靠的送貨常取決于供應商的供貨能力和運輸條件，一些不可預料的因素如交通擁擠、惡劣的天氣條件、運輸工具的故障等都可能導致送貨延遲，最理想的送貨是直接將物資送到生產或服務的需求地點。采購管理系統對物資的包裝要有特定的要求，良好的包裝不僅可以減少裝貨、卸貨對人力的需求，而且使物資的運輸和接收更為方便。

3.3基于ERP的采購業務流程變革

有效的信息交換可以增強供應商對訂單變化的響應能力。可靠而快速的信息交換才能保證按時、按量供應所需的生產和服務物資。建立采購管理系統平臺，把采購管理平臺與ERP系統有機融合，使采購活動從需用計劃編制到采購點的分解，從多源供應商的采購到單源供應商的合作采購，從固定的物資采購到靈活的特殊物資采購，統一納入到采購管理平臺中，對企業的采購活動工作流、采購信息、供應商等方面進行統一管理。

（一）采購業務工作流機制的變革

企業物資采購活動的復雜性決定了固定的采購流程將不能滿足企業針對訂單的個性化需求，采購活動需要以靈活的工作流機制來保證個性化物資采購的及時性要求。生產企業采購訂單分為兩種類型，一種是直接下達的采購訂單，這種訂單一般面對非項目性物資需求或者某些用量相對比較固定的物資；還有一種是特殊需要提出的訂單，這種訂單通常是特殊物資。基于ERP采購平臺，在采購業務流程中可采用直接采購與招標采購的有機結合。即常規、用量比較固定的物資采購采用固定的采購流程，以減少采購和生產、服務中的不利因素，特殊物資通過招標方式納入ERP采購管理系統中，實現采購活動的靈活定制，保證信息的統一管理與采購過程的實時監控，最終確保采購活動的有序進行，以滿足企業生產、服務中物資的及時供應。

（二）物資采購周期的變革

物資的需用計劃一般由項目的需求部門人員編制，主要依據是生產和服務計劃、進度等具體要求。編制好的物資需求計劃是物資管理部門確定經濟采購量和編制物資采購計劃的主要依據，物資部門再依據采購計劃確定訂貨點，最終簽訂采購合同以及進行后期的存貨管理。

在ERP環境下，企業的生產和服務是圍繞訂單或服務合同展開的，因此必須將長期采購計劃分解為短周期的采購活動，按企業生產、服務的進度要求，通過與目標供應商建立長期戰略合作關系，采用集中式、小規模、多批次的采購方案。

4、結束語

綜上所述，在基于ERP的采購管理機制方面，應該充分考慮到變革的需求，進而明確基于ERP的采購管理機制變革的重點，以及變革過程中應該注意的問題，才能夠提升變革的效果。

參考文獻：

[1]曹旭.企業防范物資采購風險略論[J].現代經濟信息.2017（15），231-233