小議衛生監督檔案管理工作現狀及應對措施

趙朝紅

摘 要： 衛生監督檔案能夠規范衛生監督檔案管理工作，督促衛生監督管理部門認真履行自身職能，不斷提高衛生監督工作的質量。本文通過分析衛生監督的作用以及當前存在的一些現實問題，提出相應的措施，對實際工作提供一定的借鑒與指導。

關鍵詞： 衛生監督；檔案管理；工作現狀；應對措施

目前，一些衛生監督機構在衛生監督檔案管理工作中還存在較多的問題，對檔案管理重視不足，檔案管理不規范、利用效率不高等問題還較為突出。加強衛生監督機構檔案管理，實現衛生監督機構檔案的規范化歸檔保存以及有效開發利用，已經成為衛生監督機構管理工作的重要內容，這對于促進衛生監督工作的開展也具有重要的意義。

一、衛生監督檔案概念及作用分析

1、衛生監督檔案的概念

衛生監督檔案是衛生監督機構，依據相關國家制度，采取相應的方法措施，在管理工作中形成與實際工作相對應的檔案資料，活動具體包括：衛生監督、質量抽檢、行政稽查、行政許可與處罰、宣教以及內部管理等。主要是在管理活動中形成一定的記錄，以紙質或者電子的方式將這些記錄保存下來，為以后的工作提供一定的借鑒與參考，同時能對衛生監督機構起到一定的督促作用，提高監督質量，改進監督工作。

2、衛生監督檔案的作用分析

在衛生監督管理工作中，衛生監督檔案具有非常關鍵的作用，主要體現在以下幾個方面：第一，在記錄衛生監督機構的管理活動時，主要再用文字、圖片、表格、聲音、視頻等方式，對衛生監督機構的職能進行檢查，考核衛生監督機構工作的質量，借助檔案管理的方式，使衛生監督執法工作質量得到一定程度的提高，使管理工作朝著科學化、制度化、精確化方向發展。第二，在衛生監督管理活動中，作為最原始的記錄，衛生監督檔案對維護監督管理工作的合法性、相關工作人員的合法權益具有非常重要的作用，同時，能夠作為主要的參考依據，對管理人員的工作情況進行考核，最終提高管理工作的質量，促進衛生監督工作的進步。第三，衛生監督檔案對衛生監督管理機構多年的活動進行總結，儲存著大量的原始數據，對以后管理工作制度和方案的制定具有非常重要的參考意義，同時能夠作為關鍵的依據，對員工的工作情況進行考核，增強績效評估的合理性。

二、當前我國衛生監督檔案管理存在的問題分析

1、衛生監督檔案管理基礎工作不規范

當前，我國衛生監督管理工作不規范的情況比較普遍。衛生監督部門設置的機構較多，涉及很多的管理活動和管理環節，因此，衛生監督資料的管理是一項非常復雜的工程，需要很大的工作量。在實際工作中，有些衛生監督機構不負責任，不重視檔案管理的工作，或者部門重疊，人員職責不明確，工作態度不認真，答案管理標準不嚴格，資料的歸檔和保存制度不健全，一系列現實問題導致衛生監督檔案管理出現種種不規范的現象，嚴重影響了衛生監督檔案工作整體質量。

2、衛生監督檔案在實際工作中缺乏合理的應用

當前，衛生監督檔案管理工作在衛生監督檔案管理部門的應用并不廣泛，并沒有引起相關責任人的重視。衛生監督資料的保存和利用價值沒有得到切實有效的應用，同時缺乏一定的開發措施，降低了檔案資料的整體利用率。很多有用的檔案資料處于一直封存的狀態，并且隨著時間的增加，使資料的實際價值不斷降低，歸檔手段一直處于落后的狀態，檢索水平、利用水平等各方面的功能一直弱化，阻礙了衛生監督機構工作的進步。

3、衛生監督檔案管理信息化水平不高

科學技術的發展使得現代很多工作都實現了信息化建設。在衛生監督檔案管理工作中，網絡化的手段和技術已經非常普遍，但是，由于沒有與實際工作進行充分的融合，缺乏創新意識，加上管理者對信息化建設的不重視以及單位內部的臃腫狀態，造成了衛生監督檔案管理工作中信息化水平一直處于非常落后的水平。在具體的工作中，由于缺乏一定的技術手段，檔案的收集、歸類、檢索、留檔等工作還沒有完全實現智能化，人力、物力、財力等各方面出現很大的損耗，使衛生監督檔案的管理工作出現一定的阻礙，大大降低了工作效率。

三、改進衛生監督檔案管理工作的對策

1、提高衛生監督檔案管理基礎工作水平

基礎工作在衛生監督檔案管理中占據著非常重要的位置，在工作具體展開的過程中，衛生監督檔案的作用應引起衛生監督機構管理人員的充分重視，對單位內部的實際情況進行分析，發現存在的問題，對檔案室進行充分的利用，安排專業的專職和兼職人員，使基礎管理工作做到位，將內部檔案資料的積累形成一定的規模，并按照專業的方法進行歸類整理，并按照相應的原理備份留檔，以便日后工作的正常進行。同時，應對單位內部相關的管理規章制度進一步細化，加強對細節的重視與管理，使每個責任人和職員不斷明確自身的職責，在工作中認真負責，將責任化管理的模式不斷完善和改進，統一衛生監督檔案的門類和載體。將檔案管理的細微工作細化到衛生監督檔案管理部門的具體人員，檔案的收集、整理、歸類、登記、留檔、統計等具體工作需要安排專業人員進行負責，同時利用先進技術和和科學管理的方式，編制檢索工具的開展，完善檔案利用服務。另外，要保證檔案資料全面及時的歸集，保密制度需要嚴格落實，使檔案資料的保密性得到最大程度的提高，防止檔案的機密內容泄露，保證檔案資料的安全性。

2、加強對衛生監督檔案的開發利用

加強對衛生監督檔案的開發利用在衛生監督檔案管理工作中起著極為關鍵的作用。在衛生監督檔案管理工作的開展過程中，應認識到衛生監督檔案的保存以及使用價值，采取一系列手段和措施，提高衛生監督檔案資料的開發利用能力，將衛生監督檔案的價值發揮到最大值。還應該注重對衛生監督檔案資料的綜合開發利用。為此，將針對單位的內部情況，應該建立完善的衛生檔案利用制度，充分發揮出檔案管理的作用，將衛生檔案管理的利用手續明確化，利用范圍擴大化，程序要求規范化，使內部領導和人員提高對檔案開發利用的重視程度，積極開展檔案利用工作，提高人員檔案利用的能力，采取一定的鼓勵制度，充分調動職工的積極性，使檔案利用工作取得新的進步與發展。此外，衛生監督管理部門應提高檔案管理工作人員相互配合的能力，在工作中相互協調。開展衛生監督管理部門的職能活動，提高相關人員編研監督檔案的能力，使全宗介紹、重大事件、組織沿革、基礎數字匯編、發文匯集和專題文件匯集等通用性的檔案編研更加科學合理，提高衛生監督內部管理的決策能力，增強衛生行政執法的能力，為檔案管理工作提供更多積極有益的借鑒和參考。

3、提高衛生監督檔案信息的開發力度，促進信息化開展

在衛生監督檔案信息開發的工作中，常常存在著開發力度不足的問題，這對信息開發造成了非常嚴重的影響。衛生監督機構應充分認識到這一問題的嚴重性，采取相應的措施與制度，加大對檔案信息的開發力度，使檔案資料的價值能夠得到保證，在工作中能夠對檔案資料信息做到合理的運用。另外，為了使各類檔案資料信息得到更加全面的歸集與整理，盡快形成衛生監督檔案資料，縮短成形的時間，提高工作效率，同時將衛生監督檔案的檢索利用水平拔高到一定的程度，需要借助信息化建設，開展衛生監督檔案管理信息化工作，使檔案的管理和利用可以更加科學合理。具體來說，首先應該全面了解檔案管理信息化內容，確保文書檔案、專業檔案、影音圖像資料等包含在里面，借助專業的手段，使傳統的檔案資料在合適方式下轉變為電子檔案。除此以外，應改進檔案的儲存方式與功能，衛生監督檔案的類別很多，分為很多細小的部分，涉及很多的方面，所以，為保證資料能夠完整統一的儲存，避免資料分散情況的出現，應把原先容量較小的儲存設備換成儲存量大的存儲設備，同時，應該將資料進行備份，防止因意外情況丟失致使工作無法正常進行現象的發生。應用智能化的檔案管理軟件，合理查閱和調取檔案，通過建設專業化的檔案管理信息化平臺，方便檔案資料的利用查詢，推進編研的網絡化進程。

四、結語

在衛生監督管理工作中，檔案管理具有非常重要的作用，能夠促進監督工作的質量，提高監督工作的效率，使監督工作更加科學化、合理化、規范化。當前，在衛生監督檔案管理工作中，基礎工作不規范、缺乏合理的應用、信息化水平不高等問題普遍存在，需要提高基礎工作水平，加強對檔案的開發利用，促進信息化開展，使檔案資料發揮出最大的價值。

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