淺談辦公室的“窗口”和“樞紐”作用

尹寶霞

摘要：辦公室是企業規范運轉的重要部門，如何做好辦公室工作一直是企業管理的重要課題，本文闡述了辦公室的“窗口”和“紐帶”作用，同時提出了做好辦公室工作，提高工作效率的幾點建議。

關鍵詞：辦公室；效率；窗口作用；樞紐作用

行政辦公室是企業的標配部門，在很多人眼中，辦公室沒有生產部門的業績鮮明，也沒有后勤部門的忙碌辛苦，但卻似乎有著高高在上的地位。事實上辦公室的工作看似簡單、重復，卻又充滿了學問和藝術。如何做好辦公室工作一直是企業管理的重要課題，筆者結合自己在辦公室的多年工作經驗，在此談談體會和建議。

一、充分認識辦公室工作的重要地位

1.辦公室是企業的形象窗口。一方面，從辦公室的地位來看，辦公室是綜合性辦事部門，是保持一個公司正常運轉的關鍵，大量地、經常性的聯系工作是通過辦公室及其工作人員來進行的。行政管理崗位通常被設在辦公室的“窗口”位置上，它擔負著日常的辦公室事務工作，人們也是從這個“窗口”來看待和評價公司工作的。另一方面，從提高辦公室的整體效率來看，機關各業務部門只負責本業務系統的工作，而每一項工作各個環節合理、準確、及時地銜接，都要靠辦公室綜合協調、處理和解決。業務部門的單一性要靠辦公室來完成，辦公室人員不僅要掌握自己辦公的職能，還要懂得各業務部門的業務準則，只有認識、找準行政管理工作特定的位置和職能，才能樹立全方位為民服務的觀念；只有積極努力、耐心細致地為領導服務、為機關服務、為基層服務，才能以良好的“窗口”形象樹立起辦公室的威信，提高辦事效率，促進辦公室各項工作有序、穩定、正常地開展。

2.辦公室是企業的核心樞紐。從行政管理的角度來看，辦公室的工作主要是上級部門以及本公司下達的各項行政工作，是整個公司規范運轉的核心。辦公室的樞紐作用體現在以下幾個方面：一是助手作用。辦公室對上級機關的部署結合本公司領導的意見貫徹執行，并組織實施和檢查落實執行，對加強機關管理、維護工作秩序、保證工作質量起到組織、執行的作用。二是參謀作用。辦公室人員要經常深入工作一線，了解基層情況并聽取意見、總結經驗、提出改革建議，及時向領導匯報并提出建設性參考意見，作好領導的參謀。三是協調作用。辦公室在管理工作中需要負責協調工作，以維持正常的工作秩序，及時轉達傳送上級主管部門以及本公司領導的各項指示精神，主動協調好各部門的關系，起著承上啟下、聯系內外的作用。四是保障作用。辦公室既要保證上級主管部門以及本公司分派和布置的各項具體事務工作及時有效地完成，保證領導集中精力思考和處理工作中的重大問題，又要同公司內各部門建立良好的工作關系，傾聽他們的意見，充分調動員工的積極性，齊心協力完成各項任務[1]。

二、做好辦公室工作的幾點建議

1.轉變工作態度，提高辦公室工作效率。做好辦公室包羅萬象的日常工作，要求辦公室工作人員要有良好的工作態度。首先，是提高工作積極性和創新性，轉變一味接受和老牛拉車的工作態度。雖然接受和服從工作安排、有老牛拉車的耐心，不怕苦，不怕累是對辦公室人員的基本要求，但是一味接受，只顧埋頭工作不做思考就變成了毫無思想的“機器人”。在辦公室工作要有工作的積極性、主動性，要有獨立的見解，在認真工作、踏實干事的前提下，多動腦筋、不斷思考，創新工作方法，提高工作效率和質量[2]。其次，提高責任意識和競爭意識，轉變得過且過、盲目樂觀的態度。辦公室是連接上下級的紐帶，如果抱著得過且過，當一天和尚撞一天鐘的想法就會誤事。在工作取得了一定的成績，也不能盲目樂觀、自以為是。作為辦公室工作人員必須具備強烈的責任意識和競爭意識，提高警覺性，經常自我反省，發現自己的優點，找出不足，不斷完善，及時落實領導安排的工作，認真、負責、高效的完成工作任務。

2.提高綜合素質，迎接辦公室工作新挑戰。辦公室工作紛繁復雜，也面臨越來越多的新挑戰。因此，做好辦公室工作，對于人員的綜合素質要求較高，必須依靠過硬的綜合素質和強大的工作能力。？首先，要有堅定的政治素質。這要求辦公室工作人員要有堅定的政治立場，在重大原則性問題上立場堅定，堅決執行領導的決策部署。在處理工作事務和協調關系時能夠做到公開、公平、公正。其次，要有過硬的業務素質。辦公室工作內容多，責任重，節奏快，要求高，要求工作人員不僅要有本事、能干事、會干事，最重要的還是要能干成事。要想干成事就必須具備“三個能力”：文字能力、協調能力、辦事能力。文字能力可以依靠平常加強學習，積累知識經驗和寫作技巧。協調能力就既要立足協調的高度又要拓寬協調的廣度，還要正確把握協調的深度。辦事能力要求辦公室人員牢記“辦公室工作無小事”，堅持做到不以事小而不為，不以事雜而亂為，不以事急而盲為，不以事難而怕為[3]。

3.增強服務意識，提高工作責任感與使命感。辦公室的整個服務工作主要就是為單位服務、為領導服務、為職工服務。這不僅是辦公室工作的根本出發點和落腳點，也是辦公室工作的立身之本。這就要求辦公室人員要抱有良好的服務意識，把服務融入工作的全部，貫穿于辦公室工作的始終，做好一個“服務者”。？首先，辦公室人員要有良好的服務形象。在工作中要衣著大方得體，待人處事熱情周到，特別是對基層職工反映的問題要認真傾聽、調查、分析，切不可一副高高在上的姿態。其次，辦公室人員要充分發揮主觀能動性，當好領導的參謀，為領導做好服務。為部門和基層服務，要充分發揮協調綜合作用和督促檢查職能，協調好部門間的關系，如實反映基層的意見，更好地做好領導、部門、基層職工之間的聯系。再次，辦公室人員要增強責任感和使命感。做到腳踏實地，客觀嚴謹的做好每一個細節，切忌浮夸。在遇到突發事件時，能夠犧牲休息時間，加班加點完成任務，以良好的服務意識杜絕工作拖延、質量粗糙。

4.改進工作方法，增強工作針對性。辦公室工作千頭萬緒，每一項工作都與全局有著密切聯系，要做好辦公室工作就要講究工作方式和方法，理清思路，分清輕重緩急，既要抓住重點，又要統籌兼顧，合理安排，忙而不亂，緊張有序。改進工作方法，要多在求實求效上下工夫。俗話說：“光說不練假把式。”改進工作方式方法，在一定程度上就是要改變“說得多、干得少”的不良風氣，要“說得少、干得多、干得好”。取得實際效果是我們一切工作的落腳點，也是檢驗我們工作做得到位不到位的重要標準，尤其對于注重工作結果的辦公室，能不能做到求實求效更為重要。對工作中遇到的矛盾和困難要善于思考，一是思考工作中出現的失誤，思考哪里做錯了，哪里做得不到位，哪里還有欠缺；二是“三思而后行”，每一項工作都盡可能的考慮周到慎密，不斷尋找創新之路。

總而言之，作為一個溝通上下、聯系各方的綜合管理機構，辦公室要善于統籌兼顧，緊緊圍繞工作中心，深入做好協調工作，使領導之間、部門之間、人員之間思想一致、行動統一，從而最大限度地調動公司和個人的積極性，在相互配合、減少內耗的情況下發揮整體的最優效能。

參考文獻：

[1]白莉.淺談辦公室行政管理工作，第一論文網，2015（9）.

[2]王勇.關于如何做好辦公室工作的幾點體會[J].商業文化：上半月，2012，04：40.

[3]杜亮.新形勢下如何做好辦公室工作[J].科技信息，2011，18：451.