靳強(qiáng) 姜天笑
摘 要 在創(chuàng)新時(shí)代背景下,一線科研人員對(duì)科技信息服務(wù)的要求越來越高,科技查新是企業(yè)、科研院所獲取創(chuàng)新技術(shù)信息的重要途徑和保障。文章針對(duì)科技查新的特點(diǎn),建立服務(wù)人員(Who)、用戶(Whom)、科技查新服務(wù)平臺(tái)(Where)、流程管理操作(How)的3W1H科技查新服務(wù)模式,并由此搭建基于B/S的科技查新管理平臺(tái),使科技查新服務(wù)更為便捷、有序,更好地助力科技創(chuàng)新。
關(guān)鍵詞 科技查新;3W1H模式;B/S結(jié)構(gòu);管理平臺(tái)
中圖分類號(hào) G2 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼 A 文章編號(hào) 1674-6708(2018)211-0003-03
科技信息服務(wù)在我國一直占據(jù)著至關(guān)重要的地位,2014年國務(wù)院印發(fā)《關(guān)于加快科技服務(wù)業(yè)發(fā)展的若干意見》中提出,鼓勵(lì)發(fā)展科技戰(zhàn)略研究、科技評(píng)估、科技招投標(biāo)、管理咨詢等科技咨詢服務(wù)業(yè),加強(qiáng)科技信息資源的市場化開發(fā)利用,支持發(fā)展競爭情報(bào)分析、科技查新和文獻(xiàn)檢索等科技信息服務(wù)[ 1 ]。在中國經(jīng)濟(jì)的高速發(fā)展環(huán)境下,產(chǎn)業(yè)創(chuàng)新、轉(zhuǎn)型不斷深入,科技信息工作逐漸呈現(xiàn)出信息化、網(wǎng)絡(luò)化、數(shù)字化的特點(diǎn)[ 2 ],高效的科技服務(wù)平臺(tái)搭建成為必然,勢必帶動(dòng)著傳統(tǒng)科技查新服務(wù)模式的革新。
1 科技查新服務(wù)模式的建立
科技信息服務(wù)是運(yùn)用現(xiàn)代科技知識(shí)、現(xiàn)代技術(shù)和分析方法,以及經(jīng)驗(yàn)、信息等要素向社會(huì)提供智力服務(wù)的產(chǎn)業(yè),它是以用戶為目標(biāo)、服務(wù)人員為紐帶,服務(wù)內(nèi)容為依托,服務(wù)策略為保障的活動(dòng)[3]??萍夹畔⒎?wù)模式中的用戶、服務(wù)人員、服務(wù)內(nèi)容和服務(wù)策略各要素之間構(gòu)成一個(gè)完整的服務(wù)機(jī)制,根據(jù)科技查新特點(diǎn),筆者提出基于3W1H模式的科技查新服務(wù)體系。
1.1 服務(wù)人員(Who)
科技查新機(jī)構(gòu)是科技信息服務(wù)的提供方,服務(wù)人員主要指科技查新服務(wù)中為客戶提供科技查新報(bào)告的查新員,他們具有專業(yè)研究背景,熟悉各個(gè)數(shù)據(jù)庫的使用及檢索技巧,能夠準(zhǔn)確全面地分析、判定查新項(xiàng)目的技術(shù)特征新穎性,同時(shí)亦提供形式多樣的定制化科技信息咨詢服務(wù),依托服務(wù)平臺(tái),直接面向用戶。
1.2 用戶(Whom)
科技信息服務(wù)用戶是科技查新服務(wù)的委托方,他們主要是從事科學(xué)研究和技術(shù)開發(fā)等過程中的科研人員和團(tuán)體,每個(gè)用戶為了各自的科研目的提出要求,涉及課題立項(xiàng)、項(xiàng)目鑒定、申報(bào)獎(jiǎng)勵(lì)、專利查新等,不同的科技查新服務(wù)機(jī)構(gòu)都擁有一些相對(duì)固定的用戶群體。
1.3 科技查新服務(wù)平臺(tái)(Where)
服務(wù)平臺(tái)把服務(wù)人員、用戶、服務(wù)內(nèi)容三者高效有機(jī)的聯(lián)系起來,借助于平臺(tái)的建立,服務(wù)人員與用戶可直接建立交流渠道。在互聯(lián)網(wǎng)信息化的時(shí)代,建立線上科技查新服務(wù)平臺(tái)順應(yīng)形勢,既減少了傳統(tǒng)信息服務(wù)的繁瑣工作,還可以依靠網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)檢測查新信息的真?zhèn)巍?/p>
1.4 流程管理操作(How)
T·H·達(dá)文波特定義業(yè)務(wù)流程是一系列結(jié)構(gòu)化的可測量的活動(dòng)集合,并為特定的市場或特定的顧客產(chǎn)生特定的輸出,是一種創(chuàng)造價(jià)值的活動(dòng)組合[4]。不同的科技查新服務(wù)機(jī)構(gòu)根據(jù)自身業(yè)務(wù)的特點(diǎn)具備較為成熟的特定信息服務(wù)內(nèi)容和形式,并建立相應(yīng)的服務(wù)流程和定制化的服務(wù)模式。
2 基于3W1H模式科技查新管理平臺(tái)的建立
天津市科學(xué)技術(shù)信息研究所查新檢索中心是天津市唯一具有國家一級(jí)查新資質(zhì)的綜合性信息咨詢機(jī)構(gòu),以多種載體的中外文獻(xiàn)資源和專業(yè)咨詢實(shí)力為依托,為各類企事業(yè)單位、研究院所、高校提供專業(yè)的科技查新報(bào)告、科技引文檢索、定題檢索報(bào)告等信息咨詢服務(wù)。該中心根據(jù)科技查新服務(wù)3W1H模式,設(shè)計(jì)了基于B/S的科技查新管理平臺(tái),涵蓋了查新員(Who)、查新委托用戶(Whom)、科技查新報(bào)告及相關(guān)科技信息服務(wù)的統(tǒng)一化在線管理體系(Where&How;)。
2.1 平臺(tái)的信息存儲(chǔ)結(jié)構(gòu)
1)工作人員信息:用戶ID、登錄名、登錄密碼、功能角色、電子郵箱等。
2)用戶信息:用戶ID、登錄名、登錄密碼、單位信息、電子郵箱等。
3)查新報(bào)告信息:存儲(chǔ)查新報(bào)告整個(gè)信息,根據(jù)查新項(xiàng)目的狀態(tài)進(jìn)行控制、跟蹤、調(diào)取,帶有分析統(tǒng)計(jì)功能,可隨時(shí)下載。
2.2 功能結(jié)構(gòu)
該平臺(tái)功能結(jié)構(gòu)分為用戶模塊和管理員模塊。
1)用戶模塊(Whom)。提交申請:平臺(tái)上用戶經(jīng)過注冊登錄,在線填寫并提交科技查新委托單,經(jīng)過初審、繳費(fèi)后,進(jìn)入“正在查新”狀態(tài)(見圖1)。
進(jìn)度查詢:這期間用戶可隨時(shí)跟蹤查新項(xiàng)目的進(jìn)展情況,隨時(shí)與查新員交流,并提供反饋意見(見圖2)。
2)管理員模塊(Who)。此模塊功能分為統(tǒng)計(jì)查詢、票據(jù)管理、查新項(xiàng)目審核、我的查新項(xiàng)目、查新項(xiàng)目管理幾個(gè)板塊(見圖3)。分為3個(gè)角色:業(yè)務(wù)管理員、財(cái)務(wù)管理員以及查新員。每個(gè)角色的功能不同,權(quán)限有所差別。業(yè)務(wù)管理員具備查新委托單審核、查新員課題量分析、查新課題分配、查新報(bào)告審核、查新課題統(tǒng)計(jì)分析權(quán)限,統(tǒng)籌管理查新業(yè)務(wù)流程中各個(gè)環(huán)節(jié);財(cái)務(wù)管理員可進(jìn)行繳費(fèi)情況、票務(wù)信息管理,隨時(shí)了解用戶繳費(fèi)與否、發(fā)票是否開具的情況;查新員只具備查新課題信息管理權(quán)限,可方便地對(duì)自己的查新課題進(jìn)行查詢、下載、統(tǒng)計(jì)以及回顧,并將完成查新報(bào)告上傳。根據(jù)不同角色定制功能,互不干擾,統(tǒng)籌管理,優(yōu)化科技查新業(yè)務(wù)流程管理,節(jié)省人力資源,提高效率(見圖4)。
2.3 查新管理平臺(tái)流程操作(Where &How;)
1)申報(bào):用戶申請委托,并在線填寫委托單,上傳。
2)初審:上傳的查新委托單進(jìn)入業(yè)務(wù)管理員初審界面,經(jīng)過初審合格后進(jìn)入等待付款階段。
3)繳費(fèi):用戶在系統(tǒng)上繳費(fèi)成功,并填寫開票信息,選擇相應(yīng)的發(fā)票類型(增值稅專用發(fā)票或增值稅普通發(fā)票),而后上傳至系統(tǒng),便于財(cái)務(wù)管理員獲取信息。
4)分配:業(yè)務(wù)管理員根據(jù)系統(tǒng)中顯示的每個(gè)查新員業(yè)務(wù)量及相關(guān)專業(yè)背景介紹,分配給對(duì)應(yīng)專業(yè)背景的合適的查新員,系統(tǒng)自動(dòng)設(shè)定委托時(shí)間和完成時(shí)間。
5)接受委托:查新員接收查新課題,下載委托單進(jìn)行科技查新,涉及分析項(xiàng)目背景、選擇相應(yīng)專業(yè)數(shù)據(jù)庫、制定檢索策略、檢索分析等一系列過程,完成報(bào)告后上傳。
6)審核:業(yè)務(wù)管理員下載待審核的報(bào)告進(jìn)行審核,并將修改意見上傳。
7)發(fā)布:查新員將審核后的報(bào)告再次上傳,發(fā)送至客戶郵箱并電話告知。
8)完成:用戶模塊顯示查新項(xiàng)目狀態(tài)為“待取報(bào)告”,可選擇自取或郵寄的方式領(lǐng)取查新報(bào)告,確認(rèn)后查新項(xiàng)目狀態(tài)為“完成”。
3 結(jié)論
科技信息環(huán)境和用戶需求不斷提升的同時(shí),也促進(jìn)著科技信息服務(wù)機(jī)構(gòu)不斷的創(chuàng)新和發(fā)展,天津市科學(xué)技術(shù)信息研究所查新檢索中心基于3W1H模式搭建了科技查新管理平臺(tái)(Where&How;),依托互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)將委托用戶(Whom)、查新機(jī)構(gòu)(Who)、科技信息服務(wù)高效地緊密聯(lián)系起來,流程式的界面符合大眾化的要求,使科技查新業(yè)務(wù)流程實(shí)現(xiàn)了信息化、自動(dòng)化、規(guī)范化,既方便了用戶又減輕了查新機(jī)構(gòu)管理人員的負(fù)擔(dān),提高了工作效率,在“互聯(lián)網(wǎng)+”的潮流下推動(dòng)科技信息服務(wù)水平不斷升級(jí)提高。
參考文獻(xiàn)
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