分析當(dāng)前檔案統(tǒng)計(jì)在檔案管理中的作用

張曉彬

摘 要 在現(xiàn)代檔案管理工作中，信息化雖然豐富了檔案管理的工作內(nèi)容，但是也在一定程度上增加了檔案管理工作的難度。而進(jìn)行檔案統(tǒng)計(jì)能夠很好的將工作中復(fù)雜的內(nèi)容變得簡(jiǎn)單，讓領(lǐng)導(dǎo)者和管理人員能夠更直觀的了解信息，為提高檔案管理工作的整體質(zhì)量提供了強(qiáng)有力的保障。文章立足于檔案統(tǒng)計(jì)工作的意義，然后對(duì)檔案統(tǒng)計(jì)在檔案管理工作中的作用進(jìn)行具體分析，進(jìn)而為發(fā)揮檔案統(tǒng)計(jì)在檔案管理中的作用提出具體措施。

關(guān)鍵詞 檔案統(tǒng)計(jì)；檔案管理；作用

中圖分類(lèi)號(hào) G2 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼 A 文章編號(hào) 1674-6708（2018）211-0179-02

各事業(yè)單位是當(dāng)前檔案館進(jìn)行檔案管理工作的主要服務(wù)對(duì)象，檔案管理的管理對(duì)象雖然不是人，但其管理性質(zhì)仍然較強(qiáng)。隨著社會(huì)的不斷進(jìn)步，信息的豐富程度也逐漸提高，所以，與傳統(tǒng)的檔案管理工作相比，當(dāng)前，檔案管理工作所涉及的內(nèi)容更加廣泛，增加了檔案管理的難度。開(kāi)展檔案統(tǒng)計(jì)工作，能夠很好的將檔案進(jìn)行歸類(lèi)、統(tǒng)計(jì)，為檔案保存和整理提供方便，有利于在合理有序的工作環(huán)境下，提高整個(gè)檔案管理工作的工作效率[ 1 ]。因此，在實(shí)際檔案管理工作中，檔案統(tǒng)計(jì)工作十分重要。

1 檔案統(tǒng)計(jì)工作概述

檔案統(tǒng)計(jì)主要是指在對(duì)整個(gè)檔案工作和檔案的數(shù)量進(jìn)行統(tǒng)計(jì)的基礎(chǔ)上，對(duì)工作進(jìn)行總結(jié)以及對(duì)相關(guān)數(shù)據(jù)進(jìn)行合理分析，然后通過(guò)歸類(lèi)和整理的手段，對(duì)整個(gè)檔案進(jìn)行分析[ 2 ]。當(dāng)前的檔案統(tǒng)計(jì)工作的主要內(nèi)容和流程就是：在了解數(shù)據(jù)檔案的基礎(chǔ)上，根據(jù)檔案類(lèi)型和特點(diǎn)對(duì)檔案進(jìn)行歸類(lèi)整理，最終以圖形或者表格的形式表現(xiàn)出來(lái)。其中，最常用的表現(xiàn)方式就是表格，因?yàn)橥ㄟ^(guò)表格可以清晰直觀地發(fā)現(xiàn)統(tǒng)計(jì)工作的變化規(guī)律，通過(guò)這些規(guī)律發(fā)現(xiàn)統(tǒng)計(jì)工作的變化過(guò)程，從而能夠更好地開(kāi)展檔案管理工作。

2 檔案統(tǒng)計(jì)在檔案管理中的作用

盡管檔案管理的具體內(nèi)容涉及收集、歸類(lèi)、保管等各個(gè)方面，但是檔案統(tǒng)計(jì)工作才是檔案管理工作能夠有效開(kāi)展的重要保障。因?yàn)椋瑱n案統(tǒng)計(jì)能夠通過(guò)表格、圖表等更加直觀的表示方式，將整個(gè)檔案工作中的各種現(xiàn)象和流程表示出來(lái)，能夠幫助檔案管理人員全面的掌握檔案信息，實(shí)現(xiàn)了檔案管理工作的高效性。

2.1 為管理層更好地分析數(shù)據(jù)提供保障

檔案統(tǒng)計(jì)工作的開(kāi)展對(duì)整個(gè)檔案管理工作的順利進(jìn)行提供保障，檔案統(tǒng)計(jì)結(jié)果能夠?yàn)轭I(lǐng)導(dǎo)階層的工作提供重要參考，從而能夠從整體上提高檔案管理工作的效率。

在檔案統(tǒng)計(jì)工作中，不但需要對(duì)檔案的本身內(nèi)容進(jìn)行統(tǒng)計(jì)，還要在對(duì)各部門(mén)工作計(jì)劃了解的基礎(chǔ)上，對(duì)各部門(mén)的人員編制、企業(yè)規(guī)章、法定條文等進(jìn)行統(tǒng)計(jì)，為更有效的開(kāi)展檔案統(tǒng)計(jì)工作做準(zhǔn)備[3]。

另外，對(duì)相關(guān)設(shè)備的數(shù)量統(tǒng)計(jì)也是至關(guān)重要的，因?yàn)闄C(jī)器設(shè)備的數(shù)量和質(zhì)量的好壞直接關(guān)系到整個(gè)工作是否能順利進(jìn)行。檔案統(tǒng)計(jì)人員只有在對(duì)以上這些方面內(nèi)容進(jìn)行充分了解的基礎(chǔ)上，才能更好的發(fā)揮檔案統(tǒng)計(jì)工作的價(jià)值。

所以，檔案統(tǒng)計(jì)人員要在不斷實(shí)踐中積累經(jīng)驗(yàn)，既要保證工作的速度，也要保證工作的質(zhì)量，通過(guò)進(jìn)行合理的統(tǒng)計(jì)分析，為管理層以及各個(gè)部門(mén)提供數(shù)據(jù)參考。因此，檔案統(tǒng)計(jì)工作關(guān)系到檔案管理工作的全局，為領(lǐng)導(dǎo)者更好地了解各個(gè)單位和各個(gè)企業(yè)提供數(shù)據(jù)支持。

2.2 為更好地對(duì)檔案管理工作進(jìn)行規(guī)劃提供支持

由于當(dāng)前信息技術(shù)的飛速發(fā)展，社會(huì)上各種信息也不斷豐富起來(lái)，檔案管理工作的內(nèi)容也變得更廣泛，但是只有在檔案管理人員對(duì)檔案信息進(jìn)行編輯的基礎(chǔ)上才能對(duì)檔案進(jìn)行保管，這無(wú)疑是加大了檔案管理人員的工作壓力。

所以，如何對(duì)這些復(fù)雜的工作進(jìn)行簡(jiǎn)單化處理，以降低檔案管理者的工作強(qiáng)度，成為廣大檔案管理者普遍關(guān)注的問(wèn)題。因此，對(duì)檔案管理工作進(jìn)行合理規(guī)劃是十分有必要的。

而通過(guò)檔案統(tǒng)計(jì)工作，能夠?qū)⒎比叩臋n案信息進(jìn)行歸類(lèi)處理，并且通過(guò)更加直觀的圖表和文字表現(xiàn)出來(lái)，在一定程度上降低了檔案管理工作的難度。

可見(jiàn)，在整個(gè)檔案管理工作中，檔案統(tǒng)計(jì)工作十分重要，檔案管理者能夠根據(jù)統(tǒng)計(jì)結(jié)果對(duì)檔案管理工作進(jìn)行合理規(guī)劃，確保檔案管理工作能夠在更加合理有序的氛圍下開(kāi)展。

2.3 有助于實(shí)現(xiàn)檔案管理工作的有效性

在檔案管理過(guò)程中引入檔案統(tǒng)計(jì)制度，不但能夠?yàn)樾畔⒑Y選提供方便，還能進(jìn)一步完善檔案的整理和編排工作，在統(tǒng)計(jì)的基礎(chǔ)上進(jìn)行數(shù)據(jù)分析，能夠降低數(shù)據(jù)分析的難度，從而提高整個(gè)檔案管理工作的效率。通過(guò)開(kāi)展檔案統(tǒng)計(jì)工作，檔案管理人員能夠根據(jù)統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)更好的了解相關(guān)企業(yè)和事業(yè)單位的具體信息，為更好地開(kāi)展檔案管理工作準(zhǔn)備條件。

3 發(fā)揮檔案統(tǒng)計(jì)在檔案管理中重要作用的具體措施

3.1 完善檔案統(tǒng)計(jì)制度

檔案統(tǒng)計(jì)制度是否完善對(duì)整個(gè)檔案管理工作能否有序開(kāi)展產(chǎn)生直接影響。開(kāi)展檔案統(tǒng)計(jì)工作的主體就是檔案管理人員，所以，要想使檔案統(tǒng)計(jì)制度得以完善，首先就要強(qiáng)化檔案管理人員的工作意識(shí)，使他們?cè)诠ぷ髦心軌蛘J(rèn)清檔案統(tǒng)計(jì)的重要性，提高對(duì)統(tǒng)計(jì)工作的重視程度，使得檔案統(tǒng)計(jì)工作能夠在整個(gè)檔案管理進(jìn)程中實(shí)現(xiàn)價(jià)值的最大化。

其次，還要對(duì)檔案統(tǒng)計(jì)人員的人員組成和管理章程進(jìn)行合理設(shè)計(jì)，切實(shí)保證整個(gè)檔案統(tǒng)計(jì)工作能夠在有序的環(huán)境下開(kāi)展。在對(duì)檔案統(tǒng)計(jì)人員進(jìn)行制度管理方面，要著重強(qiáng)調(diào)對(duì)檔案統(tǒng)計(jì)人員的獎(jiǎng)罰和懲戒制度。對(duì)于不好的工作行為要加以懲戒，對(duì)于工作表現(xiàn)良好的檔案統(tǒng)計(jì)人員一定要進(jìn)行實(shí)質(zhì)性的獎(jiǎng)勵(lì)，使整個(gè)檔案統(tǒng)計(jì)人員隊(duì)伍能夠在這種制度的激勵(lì)下，提高工作的積極性，更好的發(fā)揮檔案統(tǒng)計(jì)工作在檔案管理中的重要作用。

最后，也是最重要的，就是對(duì)整個(gè)檔案統(tǒng)計(jì)工作進(jìn)行制度化管理，通過(guò)制定合理的管理制度，保證檔案統(tǒng)計(jì)工作的有序性。因?yàn)椋?dāng)前檔案統(tǒng)計(jì)的內(nèi)容不斷豐富，整個(gè)檔案統(tǒng)計(jì)工作的難度也隨之增加，這就使得在實(shí)際工作中，檔案統(tǒng)計(jì)人員很容易出現(xiàn)工作疏漏，造成統(tǒng)計(jì)誤差。所以，通過(guò)制定科學(xué)的管理制度，能夠讓檔案統(tǒng)計(jì)人員的一切工作都能有章可循，有利于提高工作的準(zhǔn)確度，為更加有效的開(kāi)展檔案管理工作提供保障。

3.2 提高檔案統(tǒng)計(jì)人員的整體素質(zhì)

檔案統(tǒng)計(jì)人員是檔案統(tǒng)計(jì)工作得以開(kāi)展的基礎(chǔ)條件，只有檔案統(tǒng)計(jì)人員的素質(zhì)提升，檔案統(tǒng)計(jì)工作的質(zhì)量才會(huì)得到保障，從而才能提高整個(gè)檔案管理工作的效率。檔案管理工作屬于管理性的工作，表現(xiàn)出較強(qiáng)的專(zhuān)業(yè)性，尤其是檔案統(tǒng)計(jì)人員，在進(jìn)行檔案統(tǒng)計(jì)時(shí)，難免會(huì)用到一些統(tǒng)計(jì)學(xué)知識(shí)，而且還要經(jīng)常使用計(jì)算機(jī)，對(duì)一些編碼知識(shí)和數(shù)學(xué)知識(shí)都要有一定程度的了解[4]。所以，檔案統(tǒng)計(jì)工作對(duì)工作人員的專(zhuān)業(yè)水平和綜合素質(zhì)要求較高，統(tǒng)計(jì)人員的素質(zhì)會(huì)對(duì)檔案管理工作的整體水平產(chǎn)生直接影響。

所以，應(yīng)當(dāng)加強(qiáng)對(duì)檔案統(tǒng)計(jì)人員的培訓(xùn)，尤其是提高檔案統(tǒng)計(jì)人員的專(zhuān)業(yè)化技能，在進(jìn)行人員分配時(shí)，也要始終遵循人性化和效益化的特點(diǎn)，根據(jù)檔案統(tǒng)計(jì)人員的實(shí)際工作素質(zhì)，將他們安排到適合的崗位。另外，員工的素質(zhì)是檔案管理部門(mén)首先要考慮的因素，如果檔案統(tǒng)計(jì)人員的專(zhuān)業(yè)技能與道德素養(yǎng)相違背，也必然會(huì)對(duì)檔案管理工作水平產(chǎn)生影響。

3.3 對(duì)檔案統(tǒng)計(jì)工作進(jìn)行有序安排

從前文我們已經(jīng)知道，檔案統(tǒng)計(jì)工作對(duì)檔案管理工作的順利開(kāi)展發(fā)揮重要的作用。當(dāng)前檔案統(tǒng)計(jì)工作的整體工作強(qiáng)度較大，統(tǒng)計(jì)人員的工作內(nèi)容較為復(fù)雜，所以，合理的對(duì)檔案統(tǒng)計(jì)工作進(jìn)行安排，讓整個(gè)檔案統(tǒng)計(jì)工作能夠在舒適的氛圍中有序的展開(kāi)十分重要。

因此，檔案管理部門(mén)要對(duì)檔案統(tǒng)計(jì)工作進(jìn)行合理的規(guī)劃和設(shè)計(jì)，根據(jù)檔案統(tǒng)計(jì)工作的特點(diǎn)和輕重緩急程度，設(shè)計(jì)條理清晰、制度嚴(yán)明的管理計(jì)劃，讓整個(gè)檔案統(tǒng)計(jì)工作都能有章可循，從而提高整個(gè)檔案管理工作的效率[5]。如果不能對(duì)檔案統(tǒng)計(jì)工作進(jìn)行合理安排，檔案統(tǒng)計(jì)人員在工作上遇到問(wèn)題時(shí)，很容易出現(xiàn)不知所措的現(xiàn)象，既不利于檔案統(tǒng)計(jì)內(nèi)部工作的順利開(kāi)展，也會(huì)對(duì)整個(gè)檔案管理工作的質(zhì)量造成影響。

4 結(jié)論

綜上所述，在當(dāng)前信息化的大背景下，檔案統(tǒng)計(jì)工作在檔案管理工作中的作用越來(lái)越明顯，檔案統(tǒng)計(jì)的質(zhì)量將直接影響檔案管理工作的水平。所以，檔案管理部門(mén)一定要提高對(duì)檔案統(tǒng)計(jì)工作的重視程度，不管是在硬件上還是軟件上，都要不斷提高檔案統(tǒng)計(jì)工作的質(zhì)量，尤其是軟件方面，要加強(qiáng)對(duì)檔案統(tǒng)計(jì)人員的素質(zhì)和專(zhuān)業(yè)化培訓(xùn)，提高整個(gè)檔案統(tǒng)計(jì)隊(duì)伍的綜合業(yè)務(wù)能力，保證檔案統(tǒng)計(jì)工作的有效性，讓檔案統(tǒng)計(jì)工作在有序開(kāi)展的基礎(chǔ)上提高檔案管理工作的整體水平。

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