如何提高農(nóng)機檔案信息自動化水平的有效策略

陳海波

隨著我國對經(jīng)濟社會發(fā)展的重視程度不斷提高，各個領(lǐng)域、各個單位的工作任務(wù)也越來越繁重，農(nóng)機局是農(nóng)機事業(yè)發(fā)展的重要職能部門，農(nóng)機設(shè)備在我國農(nóng)業(yè)生產(chǎn)過程中具有十分重要的意義，為了提高農(nóng)業(yè)發(fā)展水平，必須要積極加強對農(nóng)機檔案管理的創(chuàng)新。農(nóng)機檔案記載著農(nóng)機局的工作、業(yè)務(wù)活動，是有保存價值的各種歷史記錄，也是農(nóng)機局工作的體現(xiàn)，可以為農(nóng)機事業(yè)未來的發(fā)展提供各種理論依據(jù)，促進農(nóng)機事業(yè)實現(xiàn)可持續(xù)發(fā)展。

1 當(dāng)前農(nóng)機檔案管理存在的問題

1.1 檔案信息化管理重視程度不高

在農(nóng)機事業(yè)發(fā)展過程中產(chǎn)生的檔案信息越來越多，檔案管理是農(nóng)機事業(yè)發(fā)展過程中的一個重要內(nèi)容，為了進一步提高檔案管理水平，必須要積極完善農(nóng)機檔案管理制度，加強信息化管理。但是當(dāng)前農(nóng)機局對檔案信息化建設(shè)的重視程度不夠高，硬件設(shè)施和軟件條件不充足，因此極大地影響了農(nóng)機檔案信息化發(fā)展水平。

1.2 管理流程不規(guī)范

檔案管理是農(nóng)機局工作的重點，但是由于傳統(tǒng)管理理念的影響，使得很多農(nóng)機檔案管理人員在工作過程中認識不到位，在開展檔案管理的時候沒有按照規(guī)章制度對各種檔案信息進行收集整理和處理，檔案管理不夠規(guī)范。

1.3 農(nóng)機檔案數(shù)據(jù)安全問題

農(nóng)機檔案管理雖然具有一定的優(yōu)勢，但是檔案管理過程中依舊存在很多問題和風(fēng)險，比如在管理過程中對檔案資源進行記錄的時候一旦出現(xiàn)小的錯誤，很有可能導(dǎo)致大部分檔案資源數(shù)據(jù)出錯，造成嚴(yán)重后果。另外，在存儲各種農(nóng)機檔案資源的時候，由于采用計算機和互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)，所以存在一定的安全隱患，比如信息存儲、傳輸過程中被盜取，出現(xiàn)信息泄露、信息丟失，而且還可能會出現(xiàn)由于系統(tǒng)不兼容導(dǎo)致檔案信息丟失的問題，這些問題都為檔案管理帶來一定挑戰(zhàn)。

1.4 檔案管理人員水平不高

科學(xué)技術(shù)的不斷發(fā)展，對于農(nóng)機局的快速改革與發(fā)展也產(chǎn)生了重要的促進作用，農(nóng)機局將很多先進的設(shè)備、技術(shù)等都引入到管理過程中，因此也需要一支高素質(zhì)隊伍，但是當(dāng)前農(nóng)機局檔案管理人員的水平不高，掌握的信息技術(shù)較少，對檔案管理效率產(chǎn)生較大影響。

2 農(nóng)機檔案信息化管理策略

2.1 加強對農(nóng)機檔案信息化管理的重視

在信息技術(shù)時代，管理信息化成為農(nóng)機檔案管理的一個必然趨勢，在任何一個部門的發(fā)展過程中，都積極著手信息化建設(shè)，加強對各種信息化設(shè)備的應(yīng)用，開展信息化辦公。農(nóng)機事業(yè)是現(xiàn)代農(nóng)業(yè)發(fā)展過程中的一個必然趨勢，在農(nóng)機檔案管理過程中必須要積極加強對檔案信息化的重視。首先，農(nóng)機局領(lǐng)導(dǎo)人必須要重視農(nóng)機檔案資源管理工作，將檔案管理能力提到議事日程上來，重視檔案管理能力，在單位內(nèi)部建立完善的檔案管理組織結(jié)構(gòu)，強化檔案管理部門的責(zé)任，加強檔案管理部門與其他部門之間的聯(lián)系與溝通，在單位內(nèi)部實施檔案統(tǒng)一管理。其次，設(shè)立科學(xué)的管理結(jié)構(gòu)。在信息化背景下，農(nóng)機檔案成為檔案資源的主要形式，農(nóng)機檔案的出現(xiàn)為檔案工作帶來了便利，同時也帶來了挑戰(zhàn)。為了對檔案管理工作進行創(chuàng)新，可以將檔案管理部門分為若干個小的部門，每一個小的部門都應(yīng)該要分清自己的職責(zé)所在，明確單位檔案管理的目標(biāo)和要求，在單位內(nèi)部開展統(tǒng)一的管理。

2.2 提高農(nóng)機檔案標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化水平

在農(nóng)機檔案管理過程中產(chǎn)生的檔案信息越來越多，要充分將這些檔案信息利用起來，為農(nóng)機局的發(fā)展服務(wù)。因此在農(nóng)機檔案信息化管理過程中必須要加強對農(nóng)機檔案基礎(chǔ)建設(shè)制度化工作的重視，根據(jù)《檔案法》、《保密法》、《農(nóng)業(yè)機械安全監(jiān)督管理條例》等現(xiàn)有的法律法規(guī)，對農(nóng)機檔案保管、保密、利用和歸檔等過程進行規(guī)范，制定相應(yīng)的規(guī)章制度，形成完整的檔案收集、移交、整理、鑒定、保管等管理流程，對于一些電子文件，必須要制定明確的管理規(guī)范，比如對檔案文件進行“只讀”處理，確保文件保密、文件保存過程規(guī)范，從而提高農(nóng)機檔案的可靠性。另外，為了提高管理的規(guī)范化程度，還應(yīng)該要根據(jù)不同的檔案制定分類大綱，對不同的檔案劃分好具體的保管期限，例如對于農(nóng)機機械駕駛?cè)藛T檔案、農(nóng)機機械登記檔案等進行分類，在日常經(jīng)營過程中根據(jù)新產(chǎn)生的檔案信息，對檔案數(shù)據(jù)庫的內(nèi)容進行填充和完善，以提高檔案的規(guī)范化程度。第三，確保農(nóng)機檔案信息化管理的程序化，對于農(nóng)機檔案的信息化管理，必須要設(shè)置專業(yè)的技術(shù)化管理崗位，加強對計算機、掃描儀等各種儀器的使用，提高檔案管理的硬件水平，積極創(chuàng)造農(nóng)機檔案查閱利用的環(huán)境，提高農(nóng)機檔案利用環(huán)境。

2.3 加強農(nóng)機檔案安全管理力度

隨著信息技術(shù)的不斷應(yīng)用，在農(nóng)機檔案管理過程中出現(xiàn)的信息安全問題也越來越多，農(nóng)機檔案資源的存儲、傳輸、使用過程中很容易出現(xiàn)信息丟失，對農(nóng)機事業(yè)的發(fā)展產(chǎn)生了極大影響。為了保證檔案信息資源的安全性，必須要加強農(nóng)機檔案安全管理力度，第一，要確保存儲設(shè)備的安全性，農(nóng)機檔案管理部門要組建專業(yè)的維護隊伍，對硬件設(shè)備以及軟件進行定期維護，尤其是軟件的更新升級、漏洞修復(fù)等問題，是計算機技術(shù)人員的主要職責(zé)，確保檔案管理系統(tǒng)的安全性，減少由于硬件設(shè)備問題和軟件問題帶來的信息丟失和泄露。第二，要加強對各種信息安全技術(shù)的應(yīng)用，在檔案收集、存儲、管理、傳輸?shù)冗^程中要加強對加密技術(shù)的應(yīng)用，安裝殺毒軟件，開啟身份驗證等，防止計算機病毒和黑客入侵，以提高檔案管理的安全程度，防止檔案丟失、泄露、被盜竊。另外，還應(yīng)該要定期對檔案信息進行備份，定期做好數(shù)據(jù)備份，并且將數(shù)據(jù)存儲在云端、數(shù)據(jù)庫中，防止由于物理原因或者人為操作失誤導(dǎo)致信息丟失。

在計算機和互聯(lián)網(wǎng)快速發(fā)展的時代，農(nóng)機檔案的管理成為農(nóng)機事業(yè)發(fā)展過程中的重要環(huán)節(jié)，針對當(dāng)前農(nóng)機檔案管理現(xiàn)狀，必須要加強對農(nóng)機檔案信息化管理的重視，組建專業(yè)化高素質(zhì)檔案管理隊伍，加強對檔案管理人員的培訓(xùn)教育，制定科學(xué)、統(tǒng)一的檔案管理標(biāo)準(zhǔn)，加強檔案的安全防護力度，使農(nóng)機局的農(nóng)機檔案信息變得更加規(guī)范、統(tǒng)一，便于對檔案進行分類、存儲和利用。

（作者單位：231100安徽省合肥市長豐縣農(nóng)業(yè)機械管理局）