射頻識(shí)別技術(shù)在高校檔案管理中的應(yīng)用

摘要：隨著國(guó)民經(jīng)濟(jì)的不斷增長(zhǎng)，網(wǎng)絡(luò)信息化技術(shù)的不斷完善，高校教育發(fā)展得到了質(zhì)的飛躍。射頻識(shí)別技術(shù)應(yīng)用作為高校檔案管理工作過(guò)程的重中之重，是一個(gè)必不可缺的關(guān)鍵內(nèi)容，其能夠有效利用射頻信號(hào)自動(dòng)識(shí)別目標(biāo)對(duì)象，同時(shí)在短時(shí)間內(nèi)獲取到與對(duì)象相關(guān)的數(shù)據(jù)信息，這樣一來(lái)能夠幫助檔案管理人員降低工作任務(wù)量，簡(jiǎn)化各項(xiàng)檔案管理工作復(fù)雜度，最大程度提升高校檔案管理工作的信息化水平和工作效率，促進(jìn)高校教育和諧穩(wěn)定地發(fā)展。本文將進(jìn)一步對(duì)射頻識(shí)別技術(shù)在高校檔案管理中的應(yīng)用展開(kāi)分析與探討。

關(guān)鍵詞：射頻識(shí)別技術(shù)；高校；檔案管理；應(yīng)用

一、 引言

當(dāng)前是一個(gè)科技創(chuàng)新時(shí)代，高校檔案管理工作發(fā)展要與時(shí)俱進(jìn)，跟上時(shí)代前進(jìn)的腳步。針對(duì)以往檔案管理工作中普遍存在的查詢(xún)困難、檔案數(shù)據(jù)冗余以及數(shù)據(jù)處理效率偏低等問(wèn)題，高校必須結(jié)合自身的發(fā)展情況和條件，適當(dāng)加大對(duì)檔案管理工作的投資力度，通過(guò)引進(jìn)應(yīng)用先進(jìn)的信息技術(shù)手段，不斷提高檔案管理工作質(zhì)量和效率。射頻識(shí)別技術(shù)作為一項(xiàng)新興的自動(dòng)識(shí)別技術(shù)，能夠?yàn)闄n案管理人員提供自動(dòng)識(shí)別物體信息、處理信息以及遠(yuǎn)程傳輸信息數(shù)據(jù)等管理功能，從而有效降低檔案管理人員的工作任務(wù)量，實(shí)現(xiàn)對(duì)各項(xiàng)檔案數(shù)據(jù)的快速檢索查詢(xún)，進(jìn)一步優(yōu)化了檔案管理模式。

二、 射頻識(shí)別技術(shù)簡(jiǎn)述

射頻識(shí)別技術(shù)英文縮寫(xiě)是RFID，其作為一種先進(jìn)的無(wú)線通信技術(shù)，興起于上個(gè)世紀(jì)九十年代。射頻識(shí)別技術(shù)系統(tǒng)的構(gòu)成主要包括了三個(gè)部分，它們分別是射頻電子標(biāo)簽、天線以及讀寫(xiě)器或者閱讀器。系統(tǒng)發(fā)出指令的方向是天線-閱讀器-電子標(biāo)簽，返回應(yīng)答的方向則是與之相反。通常情況下，電子標(biāo)簽中會(huì)保存有特定格式的電子數(shù)據(jù)，當(dāng)工作人員將其應(yīng)用在實(shí)際管理工作中，電子標(biāo)簽會(huì)附著在待識(shí)別物體的表面。閱讀器又被人們稱(chēng)作為讀出裝置，它的功能在于能夠自動(dòng)讀取識(shí)別出電子標(biāo)簽中所保存的電子數(shù)據(jù)，接著基于計(jì)算機(jī)設(shè)備輔助下，完成對(duì)目標(biāo)對(duì)象的信息采集、處理以及傳輸工作。高校檔案管理部門(mén)通過(guò)引進(jìn)應(yīng)用射頻識(shí)別技術(shù)，能夠發(fā)揮出以下幾點(diǎn)管理工作優(yōu)勢(shì)：（1）數(shù)據(jù)存儲(chǔ)方便快捷；（2）使用壽命長(zhǎng)，能夠?qū)崿F(xiàn)重復(fù)使用；（3）電子標(biāo)簽掃描效率高，并且能夠同時(shí)讀取多項(xiàng)數(shù)據(jù)；（4）更好的安全性，能夠在標(biāo)簽數(shù)據(jù)上設(shè)置讀寫(xiě)密碼保護(hù)；（5）數(shù)據(jù)容量大，可以根據(jù)用戶自身需求擴(kuò)充RFID標(biāo)簽數(shù)據(jù)存儲(chǔ)量。

三、 高校檔案管理工作中存在的主要問(wèn)題

1. 檔案編目流程設(shè)計(jì)復(fù)雜，管理效率偏低

檔案編目作為高校檔案管理工作的重要組成部分，其負(fù)責(zé)工作內(nèi)容是對(duì)檔案館中各項(xiàng)檔案資料進(jìn)行著錄、標(biāo)引、組織以及目錄制作等，該項(xiàng)工作目的是為了實(shí)現(xiàn)對(duì)檔案資料的科學(xué)分類(lèi)整理，方便用戶對(duì)檔案的調(diào)用閱讀。在傳統(tǒng)高校檔案管理工作模式中，普遍存在的問(wèn)題是檔案編目流程設(shè)計(jì)過(guò)于繁瑣復(fù)雜。檔案管理人員首先要對(duì)各項(xiàng)檔案展開(kāi)科學(xué)處理工作，比如殺毒、排序以及裝訂等操作，這樣能夠?yàn)闄n案安全入庫(kù)打下良好的工作基礎(chǔ)；然后，檔案管理人員需要認(rèn)真仔細(xì)地去翻閱每部檔案內(nèi)容，嚴(yán)格按照內(nèi)容屬性的不同，對(duì)檔案進(jìn)行分類(lèi)整理工作。此外，還需根據(jù)檔案著錄標(biāo)引所形成的條目依個(gè)展開(kāi)編排作業(yè)，這樣就能夠科學(xué)形成不同專(zhuān)題的檔案目錄。檔案管理人員要通過(guò)手寫(xiě)方式將檔案目錄手工譽(yù)寫(xiě)到檔案盒中；最后，檔案管理工作人員要把各個(gè)裝訂成冊(cè)后出的檔案文件依次放到對(duì)應(yīng)的檔案盒中存檔。傳統(tǒng)高校檔案編目工作需要花費(fèi)大量的人力資源、物力資源以及財(cái)力資源，并且由于過(guò)多人員參與到檔案分類(lèi)處理工作，難免會(huì)發(fā)生一些人為失誤，導(dǎo)致檔案的錯(cuò)誤存檔或者信息填寫(xiě)錯(cuò)誤等，整體管理效率有待提升。

2. 檔案調(diào)度使用不方便，耗時(shí)偏長(zhǎng)

傳統(tǒng)高校檔案管理工作中的檔案編目就相當(dāng)于建立索引，在日常檔案查詢(xún)工作過(guò)程，檔案管理人員可以通過(guò)按照目標(biāo)檔案類(lèi)型找到與之對(duì)應(yīng)的檔案架，接著在檔案架每層框架中進(jìn)行依次查找相互匹配的檔案編目信息。雖然該種檔案查詢(xún)調(diào)用方式能夠一定程度縮短工作人員在檔案調(diào)閱上的時(shí)間利用，然而，實(shí)際情況是隨著高校建校時(shí)間的不斷加長(zhǎng)、辦校規(guī)模的不斷增大，高校檔案累積數(shù)量也會(huì)隨著增多，這種借助檔案編目信息去查閱調(diào)用檔案的方式也會(huì)花費(fèi)較長(zhǎng)的時(shí)間，不利于高校檔案管理工作穩(wěn)定持續(xù)的發(fā)展。一旦檔案管理工作人員錯(cuò)誤將檔案存放到未指定檔案架中，那么下次要想準(zhǔn)確快速查詢(xún)到該檔案，就需要通過(guò)以全文索引的模式在整個(gè)檔案館進(jìn)行查找，這樣無(wú)疑會(huì)帶來(lái)更多的工作麻煩，消耗掉工作人員的大量時(shí)間和精力。

3. 檔案存儲(chǔ)形式落后，安全性不足

在傳統(tǒng)高校檔案管理模式中，工作人員通常采用的檔案存儲(chǔ)形式為紙質(zhì)材料、相片以及物件等，這些用來(lái)制作檔案的材料容易出現(xiàn)各種不利于安全長(zhǎng)久儲(chǔ)存的問(wèn)題。比如，紙質(zhì)材料檔案需要檔案管理人員進(jìn)行定期殺毒清潔，否則會(huì)出現(xiàn)蟲(chóng)蛀現(xiàn)象；相片材料檔案則會(huì)隨著時(shí)間流逝變得越來(lái)越模糊。這些問(wèn)題都會(huì)嚴(yán)重影響到高校檔案存儲(chǔ)的安全質(zhì)量工作。與此同時(shí)，當(dāng)高校需要對(duì)檔案館進(jìn)行大清潔工作或者搬遷檔案館資料時(shí)，一些體型偏小的檔案在這個(gè)過(guò)程極容易會(huì)發(fā)生丟失或者損壞問(wèn)題，從而給檔案安全存儲(chǔ)工作帶來(lái)一定的威脅，不利于檔案管理工作人員各項(xiàng)管理作業(yè)順利的進(jìn)行。

四、 基于射頻識(shí)別技術(shù)的高校檔案自動(dòng)化管理系統(tǒng)功能模塊設(shè)計(jì)

如圖1所示為基于射頻識(shí)別技術(shù)的檔案自動(dòng)化管理系統(tǒng)功能模塊構(gòu)架，該系統(tǒng)的組成主要分為兩個(gè)部分，分別是數(shù)據(jù)管理系統(tǒng)和檔案管理系統(tǒng)。高校檔案部門(mén)通過(guò)應(yīng)用該系統(tǒng)能夠最大程度提高檔案管理效率，充分保障檔案信息數(shù)據(jù)管理存儲(chǔ)的安全可靠性。

圖1基于射頻識(shí)別技術(shù)的檔案自動(dòng)化管理系統(tǒng)功能模塊構(gòu)架

1. RFID數(shù)據(jù)管理系統(tǒng)設(shè)計(jì)

RFID數(shù)據(jù)管理系統(tǒng)的構(gòu)成主要分為兩個(gè)部分，一個(gè)是中心數(shù)據(jù)服務(wù)器，另一個(gè)則是終端管理器。其中，終端管理器會(huì)與控制中心電腦主機(jī)進(jìn)行有效連接，作為數(shù)據(jù)管理系統(tǒng)與手持式數(shù)據(jù)終端通訊的接口。基于手持式數(shù)據(jù)終端的輔助下，能夠?qū)⒏黜?xiàng)收集到的數(shù)據(jù)信息有效傳輸?shù)街行臄?shù)據(jù)庫(kù)，然后通過(guò)使用終端管理程序?qū)崿F(xiàn)對(duì)電子標(biāo)簽數(shù)據(jù)信息地優(yōu)化處理，這樣一來(lái)就能夠?yàn)楦咝n案管理信息系統(tǒng)各項(xiàng)功能穩(wěn)定運(yùn)行提供可靠數(shù)據(jù)支持。

2. 檔案管理信息系統(tǒng)設(shè)計(jì)

高校檔案管理信息系統(tǒng)設(shè)計(jì)主要包括了四個(gè)部分工作內(nèi)容，它們分別是儲(chǔ)位管理子系統(tǒng)設(shè)計(jì)、查詢(xún)管理子系統(tǒng)設(shè)計(jì)、銷(xiāo)毀管理子系統(tǒng)設(shè)計(jì)以及安全管理子系統(tǒng)設(shè)計(jì)。（1）儲(chǔ)位管理子系統(tǒng)。高校通過(guò)在檔案管理信息系統(tǒng)中有效設(shè)置該子系統(tǒng)，能夠達(dá)成對(duì)檔案自動(dòng)識(shí)別模塊所儲(chǔ)存的檔案盒編號(hào)以及儲(chǔ)位自動(dòng)識(shí)別模塊所儲(chǔ)存的儲(chǔ)位編號(hào)自動(dòng)綁定。此外，檔案管理人員利用該子系統(tǒng)能夠科學(xué)高效地管理數(shù)據(jù)庫(kù)內(nèi)的各項(xiàng)儲(chǔ)位信息；（2）查詢(xún)管理子系統(tǒng)。該子系統(tǒng)的設(shè)計(jì)能夠?qū)崿F(xiàn)檔案查閱出庫(kù)的自動(dòng)化管理目標(biāo)，當(dāng)檔案管理人員從檔案庫(kù)成功取出某個(gè)檔案后，只需使用讀寫(xiě)器有效讀取檔案盒子上的RFID信息，然后與查詢(xún)管理子系統(tǒng)中的檔案信息進(jìn)行對(duì)比工作，就能夠判斷出取出檔案與需求檔案是否是一致的；（3）銷(xiāo)毀管理子系統(tǒng)。高校計(jì)算機(jī)技術(shù)人員通過(guò)在檔案管理信息系統(tǒng)中設(shè)置銷(xiāo)毀管理子系統(tǒng)，檔案管理人員每次將檔案入庫(kù)時(shí)，只需在該系統(tǒng)中設(shè)置好入庫(kù)新檔案的保管期限，一旦檔案保管期限達(dá)到，那么銷(xiāo)毀管理子系統(tǒng)就會(huì)自動(dòng)發(fā)出相關(guān)提示信息，通知檔案管理人員采取下一步處理措施。此外，檔案管理人員也可以主動(dòng)去查詢(xún)每份檔案的保管期限信息，判斷是否要對(duì)其采取銷(xiāo)毀或者繼續(xù)保存；（4）安全管理子系統(tǒng)。通過(guò)設(shè)置檔案安全管理子系統(tǒng)，能夠有效建立起科學(xué)完善的檔案管理安全機(jī)制，實(shí)現(xiàn)對(duì)檔案館資料的實(shí)時(shí)監(jiān)管目的。當(dāng)工作人員將檔案入庫(kù)后，其檔案信息和儲(chǔ)位信息均會(huì)由系統(tǒng)監(jiān)控模塊鎖定，如果出現(xiàn)檔案盒失常離開(kāi)儲(chǔ)位現(xiàn)象，那么安裝在儲(chǔ)位區(qū)的閱讀器就會(huì)第一時(shí)間發(fā)現(xiàn)該信息，并把信號(hào)以無(wú)線方式傳輸?shù)桨踩芾碜酉到y(tǒng)，系統(tǒng)內(nèi)的警報(bào)模塊會(huì)發(fā)出警報(bào)通知到有關(guān)人員。

五、 射頻識(shí)別技術(shù)在高校檔案管理中的應(yīng)用措施

1. 檔案入庫(kù)管理

基于射頻識(shí)別技術(shù)輔助應(yīng)用下，檔案管理人員在新檔案入庫(kù)管理工作中，要先對(duì)每份新檔案進(jìn)行編目作業(yè)，同時(shí)利用終端管理器寫(xiě)入RFID標(biāo)簽，這樣對(duì)應(yīng)生成的電子標(biāo)簽信息數(shù)據(jù)就會(huì)被自動(dòng)傳送到中心數(shù)據(jù)庫(kù)里，方便其他功能模塊的調(diào)用。在工作人員進(jìn)行檔案入庫(kù)時(shí)，檔案管理信息系統(tǒng)中的儲(chǔ)位管理子系統(tǒng)會(huì)準(zhǔn)確發(fā)出入館指令，接著自動(dòng)讀取出準(zhǔn)確入館的檔案盒相關(guān)信息，儲(chǔ)位自動(dòng)識(shí)別模塊會(huì)把檔案自動(dòng)識(shí)別模塊所獲取到的檔案盒信息展開(kāi)匹配綁定作業(yè)，只要匹配信息確認(rèn)無(wú)誤后，檔案管理人員就可以下達(dá)入館指令信息，那么儲(chǔ)位管理子系統(tǒng)的RFID標(biāo)簽就會(huì)成功捕捉到無(wú)線信號(hào)后指示燈亮起，相關(guān)工作人員只需將準(zhǔn)確入庫(kù)的檔案盒準(zhǔn)確放到指定位置即可，然后正確按下儲(chǔ)位上確認(rèn)按鈕，待到指示燈熄滅之后，確認(rèn)信號(hào)會(huì)及時(shí)傳送到檔案管理信息系統(tǒng)，也就完全結(jié)束了檔案入庫(kù)工作。檔案管理人員可以利用查詢(xún)管理子系統(tǒng)對(duì)每份已入庫(kù)的檔案信息進(jìn)行查詢(xún)調(diào)用，這樣也就實(shí)現(xiàn)了對(duì)檔案館內(nèi)所有檔案的動(dòng)態(tài)化管理目標(biāo)，有效提高了檔案管理的質(zhì)量和效率。

2. 檔案查詢(xún)借閱與歸還

高校檔案管理人員在進(jìn)行檔案查詢(xún)借閱操作時(shí)，可以直接通過(guò)從檔案管理信息系統(tǒng)中按照對(duì)應(yīng)的篩選信息展開(kāi)科學(xué)檢索作業(yè)，這樣能夠保障高效準(zhǔn)確的從檔案庫(kù)中尋找到所需檔案的唯一電子標(biāo)簽，該電子標(biāo)簽中事先設(shè)置好的相關(guān)檔案信息會(huì)通過(guò)中央服務(wù)器有效傳送到中央數(shù)據(jù)庫(kù)中進(jìn)行信息匹配作業(yè)，當(dāng)匹配信息確認(rèn)無(wú)誤后，檔案管理信息系統(tǒng)就會(huì)發(fā)出借閱指令，管理人員可以調(diào)出該份檔案供用戶使用?；赗FID電子標(biāo)簽的輔助應(yīng)用下，檔案管理人員能夠最大程度降低借閱檔案的時(shí)間消耗。與此同時(shí)，當(dāng)用戶退回檔案資料后，管理人員需要對(duì)檔案進(jìn)行歸還操作，首先工作人員要利用掃描工具對(duì)歸還檔案上電子標(biāo)簽信息進(jìn)行掃描工作，這樣就能夠準(zhǔn)確獲取到有關(guān)檔案的各項(xiàng)信息，再與檔案管理信息系統(tǒng)的檔案信息進(jìn)行核對(duì)匹配，確認(rèn)無(wú)誤后就可以將該檔案存放于指定位置，這樣就能夠防止由于人工操作失誤，導(dǎo)致檔案歸還存放于錯(cuò)誤的檔案格上。

3. 檔案管理

檔案管理人員要正確認(rèn)識(shí)到安全管理子系統(tǒng)應(yīng)用的重要性，其能夠?qū)崿F(xiàn)對(duì)檔案館現(xiàn)場(chǎng)的實(shí)時(shí)監(jiān)控和及時(shí)發(fā)出警報(bào)功能，這樣就可以避免檔案館內(nèi)發(fā)生被毀壞或者盜取現(xiàn)象。在檔案防毀壞管理工作上，檔案管理人員要在每份新檔案入庫(kù)時(shí)，對(duì)其展開(kāi)科學(xué)測(cè)量工作，將其各項(xiàng)物理特性信息存入到RFID數(shù)據(jù)管理系統(tǒng)中，在監(jiān)控模塊作用下完成對(duì)檔案物理信息的監(jiān)控。在檔案歸還時(shí)，管理人員只需利用設(shè)備對(duì)檔案進(jìn)行檢測(cè)，確認(rèn)信息匹配無(wú)誤后，就能夠明確判斷出檔案未出現(xiàn)損毀。在檔案防盜管理工作上，只要當(dāng)檔案未經(jīng)檔案管理信息系統(tǒng)發(fā)出正常出庫(kù)指令就離開(kāi)了檔案庫(kù)，那么系統(tǒng)內(nèi)的監(jiān)控模塊就會(huì)在第一時(shí)間發(fā)出警報(bào)聲，管理人員根據(jù)提示就能采取有效解決措施，避免檔案被盜。

六、 結(jié)束語(yǔ)

綜上所述，現(xiàn)代高校要高度重視檔案科學(xué)管理工作，要想全面提升檔案管理水平，確保為廣大師生提供高質(zhì)量的檔案服務(wù)，就必須積極應(yīng)用先進(jìn)的射頻識(shí)別技術(shù)，搭配計(jì)算機(jī)建立起科學(xué)完善的檔案管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)對(duì)檔案管理的自動(dòng)化與智能化管理，不斷提高檔案管理綜合水平。檔案管理人員要學(xué)會(huì)掌握運(yùn)用該項(xiàng)技術(shù)，高效準(zhǔn)確處理好各項(xiàng)檔案管理事務(wù)。

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作者簡(jiǎn)介：

郭婷，河南省南陽(yáng)市，南陽(yáng)師范學(xué)院。