淺談醫院合同檔案的規范化管理

摘 要：伴隨經濟的發展，人們維權意識的增強。在出現醫療事故的時候，必須要有相關的資料為事故中責任的確認提供一定依據。而規范的合同管理是維護法人單位合法權益的有力保障，同時實施《合同法》，是市場經濟法制的必然要求。認真學習、貫徹《合同法》，建立和管理合同檔案，應引起醫院檔案工作者的重視。因此，醫院合同檔案管理工作需要不斷創新，才能更好地適應社會發展，從而促進我國醫行事業長遠發展。本文主要從醫院合同檔案管理的特點入手，對醫院合同檔案當前存在的問題進行了闡述，現結合實際談談合同檔案中的管理方法，旨在為醫院合同檔案的規范化管理提供一定幫助。

關鍵詞：醫院；合同檔案；問題；管理

隨著社會主義市場經濟的發展，合同與人類生活息息相關。尤其是在市場經濟條件下，簽訂的合同越來越多，合同在經濟活動中起著越來越重要的作用。因此，對合同檔案管理的要求也日益嚴格與專業化，也越來越為世人所重視。同時，醫院合同檔案的管理，使得醫療質量和工作水平不斷提高，對于醫院的發展有著督導、評估作用，也有效促進了醫院健康發展。但是目前，傳統檔案管理方法存在諸多例如管理、收集程度、職責不明等的問題，并不能適應醫院合同檔案管理工作的需要。這就需要全面改革和創新醫院合同檔案管理工作，不斷提高醫院合同檔案管理水平。

1.合同檔案形成的特點

為了適應我國社會經濟形勢的不斷發展，各種生產經營活動的經濟關系得到合理化。為了根據主體在社會經濟活動中的不同性質形成合同檔案，必須訂立有效的合同并構建相關的合同檔案。合同檔案是合同簽訂、履行以及合同變更、轉讓、終止等活動全過程的真實記錄和客觀反映。衛生系統的社會功能不同，所以合同檔案具有以下特點：

1.1權威性

衛生系統合同的訂立、變更、終止，既要遵守國家法律、章程和各類經濟合同的實施條例和細則，又要符合國家企事業合同管理辦法方面的有關規定。合同一經簽訂，即擁有了法律效力，其條款中明確規定了雙方所擁有的權利、應盡的義務、應履行的責任及其相互關系，而這種關系是建立在法律范疇內，為法律所制約的。例如，醫院與外簽訂合同，必須以法人名義簽訂，由醫院負責人承擔書面和書面委托，然后簽署批準制度。

1.2廣泛性

合同的職能管理和具體承辦部門的管理是財務、審計和監督部門，各個部門因為職責、制度的不同，在合同管理中的撰寫中，就對不同的崗位明確崗位職責，明確了合同管理的專（兼）職人員，形成一個較為完整的網絡管理系統。只有這些部門共同努力，才能充分發揮醫院簽訂合同的重要作用。在醫院和醫院，醫院和患者主體之間出現了不可協商解決的矛盾的時候，根據合同的重要程度，把相關的檔案材料調出，同時決定由承辦部門，或綜合管理部門進行處理，實現糾紛的解決。而在調解過程中形成的有關材料，都應作為各醫院的檔案進行歸檔。

1.3分散性

醫院合同種類繁多，散在院辦、醫務科、科教科、護理部、人保科、財務科、總務科、餐飲科、設備科和幾十個附屬部門，如藥房科和檢查科。特別是對于大型項目，許多配套合同需要簽訂，時間跨度較長，中間工作管理過程涉及多部門，客觀上造成合同文件分散性。

2.合同檔案形成和管理問題

近年來，雖然相關的法律法規被我們大力宣傳，但因為種種原因，各部門在檔案工作力一面的認識參差不齊，對合同檔案的工作重視力度不夠，主要有著以下幾個方面的問題：

2.1對合同檔案管理工作的重視不夠

目前，許多醫院的高層領導對合同檔案管理重視不夠，認為合同檔案管理不會產生直接的經濟效益，忽視了對合同檔案管理的投資。當前醫院合同檔案管理工作中存在的最主要問題之一是由于與合同檔案管理相關的各種制度得不到完善，使得醫院合同檔案管理工作開展無法可依、無章可循，讓管理中的隨意性存在，使得合同檔案的質量直接影響，無法實現檔案的準確性、完整性以及系統性。

2.2合同檔案管理職責不明

在合同簽訂工作中，未能明確兼職檔案人員對合同檔案的收集職責。因為醫院工作的繁忙性，使得一些兼職檔案人員在實際工作中身兼數職，每天的工作狀態滿負荷，根本抽不出時間學習檔案業務知識。對合同中的檔案收集責任做不好，形成兼職檔案保管員只了解業務而不了解檔案的現狀。同時，隨著醫院合同檔案管理信息化建設的加快，原有合同檔案管理人員因缺乏信息技術而無法適應新時期合同檔案管理的要求。

2.3收集程度不完整

檔案收集程度不夠完整，主要是由三個力一面決定的。第一由于醫院形成的合同部門比較多，有很多環節。相同的合同文件從開始到完成整個操作過程，分散到不同的部門和環節，在歸檔時，會分散，歸檔不完整的現象。第二是合同有很多種，合同的內容也各不相同。既有法律規定的合同文件，又有行業特點形成的合同文件。由于檔案保管員對文件類型的熟悉程度不同，也影響文件的完整性和完整性。第三是一般醫院大型項口合同檔案在收集力一面比較重視，忽略了小型項目及零星合同的檔案收集。

3.改善醫院合同檔案管理的思考

3.1加強業務建設，提高人員素質

做好合同檔案的管理工作，是一項系統工程，除了檔案人員自身努力外，也離不開各方面的支持和配合。因此，醫院合同檔案管理工作的創新，必須要加強對合同檔案管理人員的培養，提高合同檔案管理隊伍的整體素質。第一要加強合同檔案管理人員對這項工作的認識，糾正他們的工作態度，從思想上重視這項工作。其次積極組織檔案人員學習《檔案法》、《合同法》及相關的法律知識和醫院的檔案管理制度，進一步增強合同檔案管理人員的綜合能力。

3.2創新管理意識，創新管理機制

在創新管理機制方面，醫院必須積極借鑒國內外各行各業在合同檔案管理和先進管理技術方面的最佳經驗，在兼顧醫院實際情況、工作性質和特點的基礎上，針對以往合同檔案管理渠道不暢通，發展適應醫院需要的合同檔案管理體系，從而保障合同證檔案管理工作有法可依、有章可循。未經批準，任何人不得以醫院名義簽訂合同。醫院合同加蓋合同專用章，醫院辦公室保管合同專用章。同時，在日常工作中，也要加強對合同檔案管理人員的監督，嚴格按照國家規范標準，確保醫院檔案信息的準確性、可靠性和完整性。

3.3嚴格登記，分類存放，統一管理

根據合同內容，編制合同登記簿，并在合同印制之初進行登記，是中途避免合同滅失、加強合同檔案管理、提高合同收錄率的有效措施。在進行收集歸檔時候，要對合同文件材料主要來源區分，所有的檔案實行集中統一管理，落實事業檔案管理的原則。同時，兼職檔案保管員定期向部門主管報告合同執行情況，并報告合同執行中的任何違規情況。如果發現醫院的利益可能受到損害，檔案保管員在向部門首長報告時，應提出避免損失的措施。

4 總結

實踐證明，醫院合同檔案正確建立，合同檔案是醫院的寶貴財富，其主旨在于保護醫院的合法權益，維護醫院的經濟秩序，在醫院管理中具有重要意義。除以上改善醫院合同檔案管理，我們應當考慮對保管期限起始時間的劃定，凡屬于本年度內履行終結的，以下一年度為歸檔年度算起。只要善于綜合各方面信息，運用經濟的觀點看問題有助于增強了全體職工的檔案意識，又強化了檔案材料的收集工作和檔案信息資源的開發利用。

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作者簡介

郭維婭（1984-），女，漢族，山東省青島市，合同檔案管理員，助理館員，本科，檔案管理。