檔案管理工作中存在的問題和對策研究

劉潔

摘 要：隨著科技的進步、社會的發展，企事業單位必須不斷深化對檔案管理的認識，要做到從觀念上重視、從技術上支持，以制度建設為前提，以人才保障為后盾對于檔案管理中存在的問題要及時分析，不斷總結，積極探索新的有效對策，努力實現檔案管理的科學化、現代化。為此，本文首先對檔案管理工作存在的種種問題進行了概述，詳細探討了檔案管理的對策，旨在加強檔案管理，推動社會進步。

關鍵詞：檔案管理工作；問題；對策

隨著我國科技的突飛猛進刺激著信息化時代的發展。檔案學界也隨之迎來了一次新的機遇與挑戰。作為檔案學界的重點研究課題之一，檔案管理的工作也越來越重要。但是檔案檔案管理在很多方面還存在著很多問題，這就需要我們在以后的工作中及時發現問題及時解決。

1 檔案管理工作存在的種種問題分析

1.1 檔案管理淪為雞肋，各單位重視程度不夠

在新形勢下檔案管理的現代化成為發展的重點，我們要讓檔案管理信息化，但是因為領導對于檔案管理這個內勤工作重視度顯然不夠，以筆者所在的單位，檔案管理人員多次向領導申請資金，用于更新檔案錄人設備，但是領導對于此事并不重視，這就造成了投人經費較少，由于管理缺乏資金，只能讓檔案管理者用一些陳舊的計算機，工作速度很慢，以至于工作無法順利開展，不管是人員上還是檔案存放的條件上，都達不到要求的標準。

1.2 制度不健全，檔案管理管理不規范

檔案管理，在我國各單位，基本上是一個“雞肋”工作，所以對于檔案管理也沒有規范性的管理制度，只有一些保密規章，但是如何做好管理工作，還缺乏制度，很大一部分的單位對于檔案管理工作沒有完善的管理制度，也沒有一個管理標準，使檔案管理無法規范化管理。沒有制度，就無法約束檔案管理人員，所以就不能對檔案進行有效的分類和管理，導致在單位需要的時候，不能及時的找出檔案，浪費了人力和精力，也無法達到檔案管理的效率

1.3 需要加強檔案管理信息化水平

檔案管理工作和業務是非常重要，所以為了加強檔案管理工作和業務，必須先進的技術手段，來打破原有系統之間的隔離壁障，實現各系統之間的數據共享和交流。與此同時不斷增加的檔案管理工作量對于整個管理決策都是一個莫大的障礙，采用新型的技術和系統能夠有效的實現對整個系統進行分析，幫助公司的管理者對公司的整體的經營的概涅進行了解，實現信息化手段對檔案管理工作和業務進行補充，是非常有意義的。紙質檔案是有很多缺陷的，再加上單位對檔案室的環境、保管條件無法對電子數據和影像資料進行保存，造成丟失，損壞，這樣單位的資料不能妥善的保管，對后續的使用造成嚴重的影響。

1.4 解答問題不及時

對于檔案管理者來說，要時刻保持高度的熱情，全身心投人工作中檔案管理是一項幕后工作，是無私奉獻的工作，它的工作需要你積極的學習新理、新知識，與檔案管理工作相結合。大部分檔案信息網站存在該種問題：對于網站訪問者的留言回復不及時或者長久未回復。這樣一來，會大大降低訪問者對該網站的興趣及信任度，造成訪問者與工作者的溝通出現障礙，訪問者將認為該網站不能及時提供有效信息供其使用，從而逐漸減少對該網站的瀏覽，最終使得該網站的持續發展受到極大阻礙。為使網站的使用有效性得到提高，加大廣大群眾對檔案網站的關注度和利用率，檔案網站建設者和管理者應及時對訪問者的留言進行回復，重獲訪問者信任。

2 檔案管理的對策分析

2.1 提高檔案管理人員的綜合素質

檔案管理工作取決于檔案管理工作人員的綜合素質。作為專業的檔案管理工作人員，要作風正派、有較強的責任心，還需要不斷提高自身的專業水平和業務能力。同時提高檔案工作者素質，是加速檔案科技進步，推動檔案事業發展的關鍵。首先，要把住人才人口關，注意引進招聘一些有文化專業知識，有專業技術、技能的人才充實檔案隊伍。同時，加強現有人員的繼續教育是目前和今后一段時間內一項刻不容緩的工作任務。當前，社會和經濟生活處于快速發展時期，新的行業和領域不斷形成，這些對檔案業務的管理、服各等各項下作棵出了新的要求和桃戰。其次，除了專業素質的提升，必須同時注意管理人員思想覺悟的提升。

檔案管理人員須端正思想，充分重視檔案管理的重要性，服務大局，腳踏實地，做事有耐心，工作須細心，富有責任心。只有專業能力和文化素養同時具備的管理人員才是合格的檔案管理人員，才能為檔案管理的長遠發展提供有力保障。

2.2 建立健全檔案管理制度

建立科學、合理的檔案管理規章制度，其必須要符合企業特點和檔案管理的實際要求，適應檔案管理的發展趨勢。建立可操作性較強的檔案管理制度，發揮其規范化的作用，并保持制度的嚴肅性。

2.3 改進和完善檔案功能

檔案管理不但要對原有的部分予以保留，還需要進一步擴大檔案管理的內涵，讓檔案管理工程適應企業對相關信息的需求，更好地為企業提供服務，為社會主義建設提供必要的服務。

2.4 采用信息化的管理手段

隨著計算機網絡的發展，信息化管理模式是未來檔案管理工作發展的趨勢，它對檔案管理提出了新的要求。所以，要盡可能地運用現代化的科技成果和新型的管理手段提高檔案管理的工作效率和管理水平，實現信息化的管理模式。利用信息化網絡模式不僅可以保證檔案管理的安全性，還可以及時、有效、準確地找到相關的檔案文件。檔案資料管理與信息網絡相融合的新方式是未來檔案管理工作的依據和基礎。

2.5 增強激勵機制

檔案工作應當引進競爭激勵機制，改變在檔案部門實際存在的“鐵飯碗”現象，積極推行全員聘任合同制，對現有人員實行公平競爭、擇優上崗，真正做到優勝劣汰，能者上庸者下，從而使檔案工作者清楚地認識到自己的工作成績與其生存和發展息息相關，從而激發每個人的工作活力，最大限度地發揮個人潛力，使檔案工作出現充滿競爭活力、開拓創新的新局面。

2.6 提高檔案管理的服務意識

從事檔案管理工作的人員要明確檔案服務的方向，端正自己的服務態度，樹立一種新的思維模式，不斷提高服務質量。服務質量是衡量檔案工作者職業道德標準的重要標尺，讓檔案管理中的工作內容充分為社會主義現代化建設服務是檔案管理工作者義不容辭的責任。

3 結束語

綜上所述，檔案管理作為企事業員工人事管理工作中的一個重要組成部分，不僅在員工職位晉升、績效考評等活動中的作用日益重要，而且檔案信息資源的利用也逐步受到社會的重視二檔案管理工作對于社會的發展進步，對于企事業單位的工作展開都有著十分重要的意義。

參考文獻

[1]樸蓮花.檔案管理工作中存在的問題和對策研究[J].中外企業家，2016，No.53921：203+208.

[2]滕偉彬.檔案管理工作存在的問題和對策研究[J].人力資源管理，2017，No.13512：309.