提升辦公室檔案文書管理工作的措施分析

王蓉

摘 要：隨著時代的發展和社會的進步，電視臺媒體機構對于辦公室檔案管理的質量要求也隨之得到了不斷的提高，文章從目前我臺在辦公室合同、檔案文書管理工作的相關特點入手，通過對其中所存在問題的分析和探究，概要闡明了辦公室檔案文書管理工作的若干提升措施，以供參考。

關鍵詞：辦公室；檔案文書管理；措施

辦公室是電視臺媒體機構處理日常業務、經營管理、協調溝通、信息共享、消息傳達的重要辦公場所之一，其檔案文書管理工作對于電視臺媒體機構的正常運轉意義重大。辦公室檔案文書管理工作直接影響著電視臺媒體機構的運行效率和管理水平。因此，只有不斷提升辦公室檔案文書管理工作質量，才能為我臺在未來的長期穩定發展奠定良好的基礎。

1 辦公室檔案文書管理工作的特點

結合我臺實際情況來看，其辦公室檔案文書管理工作的特點主要表現為：

第一，復雜性特點。檔案文書管理工作與企業運營發展的方方面面都是密不可分的，因此其內容種類囊括了企業行政管理、人事、財會、科技信息等等，在實際工作過程當中既需要相關員工能夠專業的工作能力，還需要其具備認真負責的工作態度。第二，辦公室檔案文書管理的工作流程具體包括檔案文件的收集、分類、運轉傳遞、辦理、整理歸檔等多個方面的內容，因此其工作內容與辦公室文件的傳達與辦理工作息息相關，二者相輔相成，不可分割。第三，企業辦公室檔案文書管理工作的重點在于對相關文件資料的收集和管理方面。檔案文書資料忠實的記錄了企業發展運營的整個過程，對于企業的發展決策具有著舉足輕重的指導性作用，因此在相關工作的開展過程當中，理應著重重視其完整性、真實性和安全性，以便有需要時，能夠及時調取。

2 辦公室檔案文書管理工作中存在的問題

就目前的普遍現狀來看，電視臺媒體機構在辦公室檔案文書管理工作中存在的問題主要表現在：

第一，由于電視臺媒體機構辦公室檔案文書管理的工作性質等導致，檔案文書管理相關工作人員多為兼職就業，其在專業能力和工作責任感方面多數有所欠缺，因此阻礙了辦公室檔案文書管理工作質量的提高與發展；第二，電視臺媒體機構辦公室檔案文書的管理模式傳統落后，既難以滿足現代化信息時代發展的必然需求，同時也進一步導致檔案文書缺失、破損、利用率不高等現象比比皆是；第三，由于辦公室檔案文書管理工作千頭萬緒、復雜多變，是一個需要花費大量時間、耐心和精力投入的工作，但正是由于日常工作過于繁忙，因此導致部分員工在實際工作的展開過程當中，難以全身心的投入到工作當中去，更有甚者，還會出現消極怠工、應付了事等不良現象，因此對于辦公室檔案文書管理工作質量水平的提高造成了極大的負面影響。

3 辦公室檔案文書管理工作的提升措施

只有積極提升辦公室檔案文書管理工作的質量水平，才能不斷增強企電視臺的整體運行效率，為其長期穩定發展奠定堅實的基礎。一般來說，辦公室檔案文書管理工作的提升主要可以從以下的幾個方面著手進行展開：

3.1 完善管理制度

以電視臺為例來說，企業辦公室檔案文書管理工作質量水平的提升發展，與相應管理制度的嚴謹性、合理性程度是密不可分的。沒有規矩不成方圓，有效管理制度的制定是規范辦公室檔案文書管理工作的重要基礎。譬如落實個人責任制度、增強考核評價體系、完善監督管理等等，都是辦公室檔案文書管理相關制度制定的重要方向和途徑。

3.2 增強員工積極性

員工工作積極性的增強和提高，是辦公室檔案文書管理工作質量保障的必要因素之一。由于檔案文書管理工作相對較為基礎，即是做得好了也很難會有明顯的工作成果體現，長此以往，不可避免的將會對部分員工的工作積極性造成一定的不利影響。因此，在實際工作開展過程當中，企業管理人員就應該不斷加強對于檔案文書管理工作的關注和重視程度，對于員工工作成果也應當適時的予以關心和肯定，從而確保其能夠全身心的投入到工作當中去。除此之外，由于電視臺辦公室檔案文書管理對于相關員工的專業知識水平和實踐能力同樣具有著極高的要求，因此電視臺方面還應該不斷加強對于相關員工的專業培訓工作，同時積極引進具有專業素養的高素質人才，全面提高辦公室檔案文書管理工作人員的整體質量水平。

3.3 加強工作模式創新

加強電視臺辦公室檔案文書管理的工作模式創新，是提高辦公室檔案文書管理工作質量的關鍵所在。在實際工作開展過程當中，電視臺方面主要可以通過增進技術開發、提高部門創新意識和保護意識等多種方式手段，在電視臺內部建立起更加高效完善的檔案文書管理系統，全面提高檔案文書管理的利用率，從而為企業辦公室檔案文書管理工作質量的提高提供有效的保障。

3.4 發展信息化管理

隨著科技的發展和社會的進步，時代發展對于辦公室檔案文書管理的信息化要求也隨之不斷提高，在此基礎上，電視臺媒體機構上層管理人員理應積極通過提高檔案文書管理工作的信息化硬件設施、建立和完善企業檔案文書信息化管理平臺等手段措施，與時俱進，積極發展信息化檔案文書管理，進一步對傳統的檔案文書管理手段加以補充和完善，積極促進電視臺媒體機構辦公室檔案文書管理工作的正常運行和發展提高。

4 結語

綜上所述，電視臺的穩定運營和發展與辦公室的檔案文書管理工作開展是緊密相關的，良好的檔案文書管理質量，有助于電視臺健康有序的實現長期可持續發展。因此，在辦公室檔案文書管理工作的開展過程當中，理應通過完善管理制度、落實個人責任等有效措施，進一步提高對于檔案文書管理工作的質量水平和重視程度，從而促進其在電視臺發展過程中更好的發揮出應有的積極效用。

參考文獻

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