事業單位檔案管理創新的相關研究

譚存民

摘 要：在事業單位改革的進程中，傳統的檔案管理方式已經不能滿足企業發展的需求，因此需要對其進行創新。基于此，本文將詳細分析當前事業單位檔案管理中存在的問題，并以提高信息化水平、加大重視程度、強化人員素質、完善管理制度為切入點，深入探究事業單位檔案管理創新的主要路徑，旨在全面優化檔案管理的方式，提高管理工作時代化、科學化的水平，進一步推動事業單位改革的進程。

關鍵詞：事業單位；檔案管理；信息化；管理制度

在改革不斷深入的過程中，檔案管理工作的重要性日漸顯現出來。在傳統的工作中，事業單位管理基本上就是對檔案進行收集、整理，缺乏對檔案信息的利用，也就是說并不能發揮檔案管理的作用。究其原因，檔案管理的方式存在很多弊端，對此就應該對其進行創新，將更加先進、科學的方式應用在日常的檔案管理之中，從而在優化管理方式的同時，還能夠提高檔案信息的利用率，發揮管理工作的有效性。

1.事業單位檔案管理中存在的問題

1.1 信息化水平低

在新形勢的背景下，我國的信息化水平不斷提升，同時很多事業單位自身的業務量也在不斷增加，雖然部分事業單位已經引進了信息化的管理方式，但基本上流于表面，其本質依然沿用著傳統的管理方式。由于傳統檔案管理的方式不具有較高的信息化水平，均以紙質檔案管理的方式為主，不僅會增加工作人員的工作量，還會增加保存的難度，甚至需要建立專門的檔案管理室，會使事業單位耗費更多的人力、物力。除此之外，即使事業單位引進了計算機技術，并通過其完成檔案管理工作，但也僅僅是由工作人員將紙質檔案中的信息進行錄入，在增加工作量的同時，還很難保證數據的準確性。同時，電子檔案未建立索引系統，不利于工作人員查閱相關的的資料，嚴重影響工作質量與效率，無法實現無紙化閱讀的目標。

1.2 缺乏重視程度

就當前的發展階段而言，事業單位依然缺乏對檔案管理工作的重視，未充分意識到檔案管理的重要性，在很大程度上限制了檔案管理方式的創新，影響檔案管理工作的質量。究其原因，事業單位的管理人員未對檔案管理產生足夠的重視，基本秉持著該項工作可有可無的態度，使得單位內部的檔案管理工作不能高效、順利的進行。除此之外，由于事業單位管理人員的思想因素，使得檔案管理人員出現了懈怠的工作狀態，更是直接影響了管理工作的質量。實際上，在事業單位長期的發展中，管理人員一直對檔案管理工作存在誤解，即檔案管理工作就是對相關信息的抄寫、保管，只要保證檔案信息完整、安全即可。所以，很多事業單位的管理人員就會直接忽略檔案管理的相關工作，無法對其進行創新與改革[1]。

1.3 人員素質欠妥

在當前的信息化時代中，為了能夠實現對檔案管理進行創新的目的，就需要事業單位積極引進更加優秀的應用型人才，只有這樣才能夠保證檔案管理工作的有效性。但是，就當前的現狀而言，由于事業單位的管理人員缺乏對檔案管理工作的重視，使得單位并不會將更加優秀的人才應用在該項工作之中，而更多的是將其安排在生產、銷售等崗位中。另外，經過長時間的發展，檔案管理人員已經適應了傳統的管理方式，積累了更多的經驗，加之創新意識不足，使得其能力并不能滿足檔案管理的需求。同時，事業單位中未對管理人員進行專業的培訓，從而導致檔案管理人員不具備較高水平的信息技術，很難將更加先進的方式應用在日常的工作中，主要表現為：管理方式不統一、資料收集不完整等。

2.事業單位檔案管理創新的主要路徑

2.1 提高信息化水平

在事業單位中，傳統的檔案管理主要以紙張為載體，以手寫的方式完成主要工作，這樣的方式工作效率較低，同時儲存量較小。對此，為保證事業單位能夠適應信息化時代的發展，就需要對傳統的方式進行創新，提高檔案管理的信息化程度。具體而言，事業單位應該借助內部局域網絡，設置專門管理檔案信息的計算機，將其作為數據庫的基礎，并將事業單位中各個部門的計算機與之相連，從而保證相關的檔案信息能夠實時儲存至數據庫中。同時，根據檔案信息的類型、時間等，設置清晰、明確、系統的索引目錄，加之對數據庫所設置密鑰與身份驗證等程度，不僅能夠保證查詢的效率，還可以確保檔案信息的安全性。除此之外，為了確保多重因素所造成的數據丟失問題，還需要及時對檔案的數據進行備份，實現檔案管理信息化的目的[2]。

2.2 加大重視程度

在事業單位的發展中，檔案管理工作具有重要的意義，但是由于管理人員缺乏對該項工作的重視，限制了其工作的創新、發展。針對這樣的現象，事業單位的領導人員需要積極了解關于檔案管理的信息，掌握其對單位發展的關鍵作用，從而及時轉變自身的思想，走出認知誤區，不僅能夠推動檔案管理工作的創新進程，還能夠更加充分地發揮其作用。在事業單位管理人員思想不斷轉變的基礎之上，基本檔案管理人員也能夠做到上行下效，加大對自身工作職責的認識，便于優化自身的工作方式，強化創新思想，進而為實現檔案管理工作的創新奠定基礎。同時，相關部門還可以在事業單位內部張貼宣傳標語，營造出良好的工作環境，并將檔案管理工作納入企業文化、發展愿景之中，推動檔案管理方式的創新與發展。

2.3 強化人員素質

在事業單位長期的發展中，專業的人才是其進步的動力，在信息化的檔案管理工作之中，更需要綜合性的優秀人才作為保障，不僅需要其掌握關于檔案管理的知識，還應該具備計算機技能，以此實現檔案管理的創新。首先，事業單位需要積極引進專業的技術人才，并將其應用在檔案管理的工作崗位中，引導其充分發揮自身的才能，提高檔案管理工作的質量與效率。其次，事業單位內部應該積極組織人才進行培訓，為其講解更多關于檔案管理創新的方式，提高其自身的管理能力、計算機能力等，強化工作人員的創新意識。最后，就檔案管理的領導人員而言，需要指派專業技能強、工作經驗豐富、責任心強的人員擔任，便于為其他人員樹立榜樣[3]。

2.4 完善管理制度

為了確保檔案管理創新能夠順利進行，事業單位需要積極完善相關的管理制度，并將其落實在日常的工作中，不僅能夠提高工作的規范性，還可以保證管理方式的統一性、科學性，便于充分發揮檔案管理的價值。首先，事業單位需要對檔案管理的保密工作制度進行完善，強化工作人員的保密意識，避免發生單位信息泄露等問題。其次，事業單位還應該積極制定崗位責任制，并將其與嚴謹的獎懲制度、崗位晉升制度等結合起來，對表現優秀的檔案管理人員進行獎賞，反之則要進行適當的告誡或者懲罰。通過這樣的方式，檔案管理人員就能夠加大對工作創新的重視，便于事業單位對其進行統一管理，從而在完善檔案管理工作的同時，還能夠推動單位發展。

結語：綜上所述，在事業單位傳統的檔案管理之中，存在很多需要解決的問題，因此需要加大創新力度。以此為基礎，經過對檔案管理方式的創新，極大的提高了管理工作的信息化水平，加大了對管理工作的重視，全面提升了工作人員的素質，完善了檔案管理的相關制度，并對其增加了資金投入，從而有效解決了傳統管理方式中所存在的問題。所以，為了能夠推動事業單位的發展，事業單位可以將文中的方式應用在檔案管理之中。

參考文獻

[1]高娟.推進事業單位檔案管理工作規范化標、準化的策略研究[J].中國集體經濟，2018（09）：50-51.

[2]馬榮.社會主義市場經濟下完善事業單位檔案管理工作的實效策略[J].中國市場，2018（07）：121+125.

[3]褚智杰.提升事業單位檔案管理信息化建設的方法策略[J].辦公室業務，2018（04）：76.