集團檔案工作模式探索

賀星星

摘 要：成都軌道交通集團負責成都市軌道交通的投資、建設、運營和資源開發，下屬多家子公司。集團公司管理層級多，場段站點多，覆蓋面廣，集團各級檔案工作如何管控是檔案工作者面臨的難題。本文綜合考慮各下屬公司的特點，以推進檔案規范管理和提升檔案利用服務為目標，探討集團檔案管理工作模式。

關鍵詞：集團公司 檔案管理

根據《企業檔案工作規范》（DA/T 42-2009），企業檔案是企業知識資產和信息資源的重要組成部分。企業檔案工作是企業生產、經營和管理活動的基礎性管理工作。企業檔案工作應以企業資產關系為紐帶，實行統一領導、統一管理、統一制度、統一標準。

集團公司檔案部門應兼具業務監督指導和檔案資源管理雙重職能，以推進檔案規范管理和提升檔案利用服務為目的，開展業務監督指導和檔案資源管理。檔案從源頭抓起，通過業務監督指導，前端介入，把好收集關，加強檔案實體管理和信息化建設，做好檔案資源的優化配置。

1 建立集中統一的檔案管理工作體系

集團公司檔案管理工作堅持統一領導、分級集中的管理原則。在集團總部設置專門的檔案機構，各職能部門設兼職檔案管理人員，各分公司設檔案機構或專職檔案管理人員，建立起完整的檔案管理網絡體系，既發揮集團公司的統籌管理作用，也發揮各下屬公司的主觀能動性。

集團公司統籌規劃、組織協調各單位的檔案管理工作。通過頂層設計，制定健全的管理制度和標準規范，統一各單位檔案機構設置和檔案工作流程。建立有力的檔案工作監督考核評價體系，將下屬各單位的檔案工作情況納入公司年度經營考核，開展檔案工作監督檢查，促進公司各單位不斷提升檔案工作管理水平。

2 檔案標準化制度建設

加強檔案制度體系規范建設，集團總部按照行業標準規范和上級管理要求，編制完善集團《檔案管理辦法》、《歸檔范圍和保管期限表》等制度，根據業務需求進一步編制文書類、科技類、實物類、聲像類等各類別檔案的整理規范，確保整理規則、目錄報表、電子元數據等的固化定制，實現公司及下屬單位檔案業務體系的標準化、一體化管理。

各分公司根據各自業務的特點，制定各自的檔案管理細則，開展分公司各類檔案的收集、保管和利用。

3 履行業務監督指導職能

一方面監督指導集團總部各職能部門的檔案收集歸檔業務，對總部業務部門開展業務分類培訓和指導。

另一方面是對下屬單位的監督指導，對下屬單位開展檔案業務技能培訓，指導文件材料收集歸檔和規范整理等業務，定期開展檔案業務督查和考評，促進檔案管理水平的提升。

4 檔案實體管理

集團公司點多面廣，檔案實體全部集中管理不切實際，因此檔集團案實體主要采取分級集中管理模式。按照“誰產生、誰負責”的原則，檔案實體由各級公司集中管理，按照統一規范進行標準化整理入庫。檔案實體相對集中，便于各公司內部的管理，生產現場利用時檔案響應相對迅速，但是紙質檔案利用會有些弊端，跨公司的檔案查詢和利用就會有諸多手續，不是那么便捷。

如果說對紙質檔案的保管主要是為了發揮檔案的憑證作用，那么對檔案信息資源的管理主要是發揮其查考作用。公司的檔案利用主要還是以工作查考為目的，雖然檔案實體不能做到完全集中，但各單位的檔案數據可以整合集中到一起，合成一個大檔案數據中心，方便利用者全面獲取和利用檔案信息資源。

5檔案信息化管理

集團檔案信息化建設不單單是為了提高各單位的檔案管理手段，還是實現集團檔案信息資源共享、適應軌道交通網絡化發展的管理需求。集團檔案信息化建設要充分考慮數據貫通、資源整合能力，考慮在線管理和一體化利用。

各單位間實現信息互聯互通，檔案系統從“無紙化”向“無址化”方向發展，檢索利用不受單位壁壘的限制，實現利用統一，有利于提高集團檔案利用效率、更好地發揮檔案效益。同時避免地鐵工程檔案多套制管理下對相同檔案信息的重復整理、重復存儲，利于優化資源配置。

6 隊伍建設

軌道交通集團以科技類檔案為主，專業性較強，對檔案人員素質要求較高。檔案管理人員的水平和素質將會直接影響檔案工作的質量，若檔案管理人員專業水平不足，就難以履行業務監督指導職能，造成檔案工作難以有效推行。因此建立一支高水準、高效率的檔案人才隊伍，是檔案工作提升的基礎。

提升檔案人員素質，一方面可組織檔案人員參加國家檔案局、地方檔案局的專業培訓，外聘檔案領域的專家進行授課，拓寬檔案人員的知識視野。另一方面在集團內舉辦檔案培訓班，組織經驗豐富的檔案人員對各單位專兼職檔案員進行業務培訓，提高各單位工作人員的檔案意識和業務能力。如條件允許，也可直接引檔案進專業人才，充實壯大檔案人才隊伍。

7 結語

集團檔案管理工作，是通過整合公司各單位的檔案資源，建立統一的制度規范，建設統一的檔案信息平臺，培育專業的人才隊伍，最終形成推動公司檔案工作有序開展的運作機制，進而推進檔案規范管理和提升檔案利用服務。

參考文獻

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[2]周峰.集團化運作 精益化管理--構建集團“大檔案”工作模式[J].中國檔，2017（06）：22-23.