事業(yè)單位檔案管理的創(chuàng)新思路的探討

王俊凱

摘 要：檔案管理工作作為事業(yè)單位建設(shè)和發(fā)展的日常性、基礎(chǔ)性工作，必須要根據(jù)當(dāng)前的形式，科學(xué)分析工作中存在的問題，提出創(chuàng)新性的解決思路，適應(yīng)事業(yè)單位管理科學(xué)化、規(guī)范化、市場(chǎng)化的要求，促進(jìn)事業(yè)單位更好、更全面地發(fā)展。本文首先說明了事業(yè)單位檔案管理要求，然后分析了事業(yè)單位檔案管理的現(xiàn)狀，最后詳細(xì)闡述了事業(yè)單位檔案管理的創(chuàng)新思路。

關(guān)鍵詞：事業(yè)單位；檔案管理；創(chuàng)新思路；制度；人員

1 事業(yè)單位檔案管理要求

1.1 保持管理的規(guī)范

在事業(yè)單位的管理中，多數(shù)的管理制度都是根據(jù)國(guó)家的相關(guān)要求來執(zhí)行的，這樣一來，使得每項(xiàng)工作都能夠保證規(guī)范化。但是所有的事業(yè)單位的檔案管理工作不能保持完全一致，還需要根據(jù)自身的特點(diǎn)，不斷的做出適合自身發(fā)展的改變，建立符合自身發(fā)展的制度，并且制度要符合規(guī)范，執(zhí)行工作也要做得徹底。

1.2 制定與執(zhí)行并行

在建設(shè)管理制度的時(shí)候，需要制度制定部門根據(jù)自身的發(fā)展特點(diǎn)進(jìn)行深入地挖掘，通過對(duì)經(jīng)驗(yàn)的整合，制定出科學(xué)規(guī)范的檔案管理制度。在日后的執(zhí)行過程中，也一定要按照要求嚴(yán)格的執(zhí)行，實(shí)踐是檢驗(yàn)真理的唯一標(biāo)準(zhǔn)。對(duì)于制度的執(zhí)行可以反映出制度是否合理，也可以間接地反映出工作人員的工作積極性。對(duì)各項(xiàng)制度執(zhí)行情況要給以重視，實(shí)踐的基礎(chǔ)之上，對(duì)制度進(jìn)行不斷的完善，使得制度更加的合理。

2 事業(yè)單位檔案管理現(xiàn)狀分析

2.1 檔案管理不重視

我國(guó)歷來重視檔案管理工作，相關(guān)部門制定以《檔案法》為主的系列法律法規(guī)，規(guī)范檔案管理工作。但部分事業(yè)單位中了解這些法律法規(guī)的領(lǐng)導(dǎo)數(shù)量有限，雖然事業(yè)單位成立專門的檔案管理部門并配備足夠人員，但并沒有及時(shí)追蹤檔案管理開展與落實(shí)情況，這就說明部分事業(yè)單位并不重視檔案管理工作。

2.2 資源開發(fā)度不足

隨著信息技術(shù)進(jìn)步與發(fā)展，事業(yè)單位檔案管理方式向著信息化方向過渡，但大部分工作人員沒有掌握相關(guān)技術(shù)，僅會(huì)利用計(jì)算機(jī)進(jìn)行信息錄入與資料保管等，再者部分管理人員的人為檔案管理就是分類整理與妥善存放現(xiàn)有檔案資料、工作者不出現(xiàn)信息遺漏或丟失情況即可。檔案管理工作人員很少深入研究與開發(fā)新資源，也很少進(jìn)行現(xiàn)有檔案信息化處理，這說明事業(yè)單位檔案資源開發(fā)與利用程度不足。

2.3 缺少先進(jìn)管理設(shè)施

事業(yè)單位檔案管理中借助先進(jìn)檔案管理設(shè)施與設(shè)備提高工作效率，優(yōu)于部分事業(yè)單位不重視檔案管理工作，在資金投入與設(shè)備引入上力度不足，造成先進(jìn)檔案管理設(shè)備種類與數(shù)量不足，實(shí)際中還存在部分人員將雜物堆放在檔案管理室中，部分檔案被雜物壓在下面，造成查閱與翻找難度較大，嚴(yán)重時(shí)檔案被雜物毀損。

2.4 專業(yè)性人才不足

目前事業(yè)單位檔案管理人員由其他工作人員兼任的情況基本改善，安排專門人員管理事業(yè)單位檔案，但這些管理人員專業(yè)程度與職業(yè)素養(yǎng)不足，造成管理工作質(zhì)量偏低。實(shí)際中很多從業(yè)人員入職前并未接受過專業(yè)、系統(tǒng)培訓(xùn)，造成檔案管理工作中頻頻出現(xiàn)錯(cuò)誤，影響工作質(zhì)量。

3 事業(yè)單位檔案管理的創(chuàng)新思路

3.1 改變認(rèn)識(shí)，加強(qiáng)領(lǐng)導(dǎo)，提高對(duì)檔案管理工作的重視

要想做好事業(yè)單位的檔案管理工作，事業(yè)單位的相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)必須首先要提高認(rèn)識(shí)，切實(shí)加強(qiáng)對(duì)檔案管理工作的重視程度，在全單位宣傳普及檔案管理工作的重要性，使檔案管理人員樹立嚴(yán)謹(jǐn)?shù)墓ぷ鲬B(tài)度，意識(shí)到自身工作的重要性，增強(qiáng)工作的積極和參與度，并根據(jù)本單位的實(shí)際情況，建立適應(yīng)時(shí)代要求、符合國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)的現(xiàn)代檔案管理體系。

3.2 創(chuàng)新檔案管理規(guī)章制度

1）事業(yè)單位要結(jié)合本單位的實(shí)際情況，在單位檔案管理特點(diǎn)的基礎(chǔ)上建立與之相適應(yīng)的科學(xué)合理的規(guī)章制度，確定好檔案管理規(guī)章制度的內(nèi)容和創(chuàng)新導(dǎo)向，將工作崗位和檔案機(jī)構(gòu)設(shè)置體現(xiàn)在其中，對(duì)內(nèi)容不斷完善創(chuàng)新、與時(shí)俱進(jìn)。

2）樹立規(guī)章制度的地位平等性，在創(chuàng)新檔案管理的規(guī)章制度中，既要有對(duì)檔案管理工作人員的約束機(jī)制，也要有對(duì)事業(yè)單位領(lǐng)導(dǎo)干部的約束，確保檔案管理規(guī)章制度的規(guī)范性。

3）在創(chuàng)新檔案管理規(guī)章制度中設(shè)立獎(jiǎng)懲制度，對(duì)為了自身利益對(duì)檔案進(jìn)行惡意修改要有懲罰，對(duì)高度負(fù)責(zé)人的檔案管理人員予以獎(jiǎng)勵(lì)，提高檔案管理工作者的積極性和責(zé)任心，有利于事業(yè)單位檔案管理健康有序發(fā)展。

3.3 深化改革工作

事業(yè)單位主要信息資源就是檔案管理工作，整理歸納的人才與社會(huì)信息有助于制定單位發(fā)展戰(zhàn)略，確定未來一段時(shí)間內(nèi)的發(fā)展目標(biāo)。同時(shí)檔案管理工作見證事業(yè)單位的發(fā)展歷史，保證其延續(xù)性與真實(shí)性具有現(xiàn)實(shí)意義。事業(yè)單位深化檔案管理工作改革與創(chuàng)新，提高檔案管理工作重視程度。規(guī)范檔案管理秩序，重視檔案管理工作；設(shè)置專門檔案管理人員，按照相關(guān)規(guī)定進(jìn)行；最后強(qiáng)化檔案管理保密性處理。檔案資源中部分資源記錄著一些重大決策或絕密信息，做好保密工作具有現(xiàn)實(shí)意義，實(shí)現(xiàn)事業(yè)單位可持續(xù)發(fā)展。

3.4 創(chuàng)新檔案管理模式和服務(wù)手段

事業(yè)單位檔案管理目前都是單一的手動(dòng)管理，跟不上新形勢(shì)的變化，在檔案管理工作中要實(shí)現(xiàn)創(chuàng)新，工作有序有效開展的保證就是要有一個(gè)創(chuàng)新的管理模式。首先，應(yīng)對(duì)現(xiàn)在單位中存放的紙質(zhì)版檔案材料進(jìn)行現(xiàn)代化的信息技術(shù)處理變?yōu)榭稍诰W(wǎng)絡(luò)或局域網(wǎng)絡(luò)檢索的電子檔案，提高檔案的利用效率，加強(qiáng)檔案自身的利用價(jià)值。其次，在新時(shí)期的現(xiàn)代化發(fā)展中，利用計(jì)算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)建立數(shù)字和智能檔案管理平臺(tái)，實(shí)現(xiàn)檔案材料在單位內(nèi)部的資源共享，并入到單位的整個(gè)信息化管理系統(tǒng)之中。

3.5 創(chuàng)新檔案管理人員培訓(xùn)機(jī)制，提高業(yè)務(wù)能力

1）加強(qiáng)引進(jìn)和培訓(xùn)

為了適應(yīng)新時(shí)期檔案管理的需求，檔案管理人員亟待提升專業(yè)知識(shí)，以前事業(yè)單位對(duì)檔案管理不重視，致使檔案管理人員專業(yè)度不夠，引進(jìn)懂技術(shù)（信息化型人才）懂專業(yè)（檔案管理專業(yè)人才）的檔案管理人員，人才的融入使檔案管理工作有了新鮮血液，努力掌握技術(shù)跟上時(shí)代步伐，在相互融合下提高自身素質(zhì)。加強(qiáng)培訓(xùn)力度，進(jìn)行檔案管理的信息化培訓(xùn)，構(gòu)建信息化的知識(shí)平臺(tái)，在傳統(tǒng)工作的基礎(chǔ)上創(chuàng)新完善，將科學(xué)化與數(shù)字化引用到檔案管理中來，實(shí)現(xiàn)檔案智能化管理，提高檔案管理的有效性。

2）營(yíng)造良好的環(huán)境

在單位內(nèi)加強(qiáng)檔案管理專業(yè)理論知識(shí)學(xué)習(xí)環(huán)境的營(yíng)造，將新時(shí)期數(shù)字化、智能化和檔案管理相結(jié)合作為學(xué)習(xí)重點(diǎn)，使檔案管理人員、職工能夠意識(shí)到檔案管理的重要性，做好檔案材料的完整歸納。此外，加強(qiáng)硬件設(shè)備的購(gòu)置，根據(jù)單位的實(shí)際情況購(gòu)置硬件、軟件設(shè)備，實(shí)現(xiàn)檔案管理的真正提升。

3）加強(qiáng)經(jīng)驗(yàn)溝通和學(xué)習(xí)

年輕的檔案管理人員需要潛心向有經(jīng)驗(yàn)的檔案管理人員學(xué)習(xí)，在具體的實(shí)踐過程中及時(shí)發(fā)現(xiàn)問題，及時(shí)糾正，歸納環(huán)節(jié)嚴(yán)格把關(guān)，做到規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)、無漏洞。確保每一位檔案管理人員素養(yǎng)得到提升，并融入檔案管理創(chuàng)新工作中來。

4 結(jié)語

綜上，在新時(shí)期的時(shí)代背景下，事業(yè)單位檔案管理的發(fā)展關(guān)鍵是要?jiǎng)?chuàng)新思路。因此，考察事業(yè)單位檔案管理的現(xiàn)狀和存在著的問題，充分利用互聯(lián)網(wǎng)信息技術(shù)和計(jì)算機(jī)技術(shù)的強(qiáng)大技術(shù)優(yōu)勢(shì)，從多方面拓展事業(yè)單位檔案管理的創(chuàng)新思路，促進(jìn)事業(yè)單位檔案管理的發(fā)展創(chuàng)新，滿足新時(shí)期事業(yè)單位對(duì)檔案管理工作的要求。

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