試談提升社會(huì)保險(xiǎn)檔案信息化的對(duì)策

董靜

摘 要：從當(dāng)今社會(huì)來(lái)看，信息化是未來(lái)發(fā)展的重要趨勢(shì)之一，而要想全面建成小康社會(huì)，就要充分發(fā)揮信息化的作用，信息化在當(dāng)今社會(huì)的應(yīng)用范圍越來(lái)越廣泛，在社會(huì)保險(xiǎn)檔案管理中，信息化是未來(lái)趨勢(shì)。在整個(gè)社會(huì)發(fā)展過(guò)程中，社會(huì)保險(xiǎn)檔案管理信息化是時(shí)代的反映，也是一種歷史契機(jī)。文章通過(guò)分析社會(huì)保險(xiǎn)檔案管理信息化建設(shè)的重要性，進(jìn)一步分析了當(dāng)前社會(huì)保險(xiǎn)信息化管理中存在的問(wèn)題，提出了社會(huì)保險(xiǎn)檔案管理的信息化措施 ，為相關(guān)工作人員提供參考和借鑒。

關(guān)鍵詞：社會(huì)保險(xiǎn)；檔案管理；信息化

實(shí)現(xiàn)社會(huì)保險(xiǎn)檔案管理信息化是時(shí)代發(fā)展的必然趨勢(shì)，不僅如此，我國(guó)政府也加大了對(duì)于社會(huì)保險(xiǎn)檔案信息化的重視力度，通過(guò)社會(huì)保險(xiǎn)檔案信息化可以進(jìn)一步提高工作效率，對(duì)于相關(guān)的工作人員來(lái)說(shuō)，必須積極調(diào)整社會(huì)保險(xiǎn)檔案管理思路，和我國(guó)的基本國(guó)情相適應(yīng)，和時(shí)代特色相結(jié)合，為社會(huì)主義現(xiàn)代化服務(wù)，下面是筆者結(jié)合自身工作經(jīng)驗(yàn)進(jìn)行的具體分析。

1 社會(huì)保險(xiǎn)檔案管理信息化建設(shè)的重要性

1.1 方便檔案的檢索和使用

伴隨著社會(huì)保險(xiǎn)檔案管理的信息化，檔案檢索的便利性大大提高，對(duì)于檔案信息需求者來(lái)說(shuō)，只要輸入關(guān)鍵詞就可以查找到需要的資料，極大地提高了檔案信息檢索的速度，同時(shí)還可以采用電子加密技術(shù)對(duì)檔案進(jìn)行機(jī)密處理，這也在很大程度上提高了社會(huì)保險(xiǎn)檔案信息的安全性，對(duì)于社會(huì)保險(xiǎn)檔案管理發(fā)展具有重要意義。

1.2 可以實(shí)現(xiàn)檔案信息資源的科學(xué)管理

通過(guò)社會(huì)保險(xiǎn)檔案管理的信息化可以提高檔案管理部門的開(kāi)放程度，實(shí)現(xiàn)信息共享，通過(guò)現(xiàn)在的信息化管理可以更好的改變傳統(tǒng)的社會(huì)保險(xiǎn)檔案信息化管理，一方面可以推動(dòng)社會(huì)發(fā)展，；另一方面還可以優(yōu)化社會(huì)保險(xiǎn)服務(wù)水平。

1.3 可以提供智能化服務(wù)，提高檔案信息利用的時(shí)效性

實(shí)現(xiàn)社會(huì)保險(xiǎn)檔案管理的信息化有助于提高資源共享水平，極大地提高了便利程度，同時(shí)還可以縮短檔案的編著時(shí)間。不過(guò)，要想繼續(xù)提高社會(huì)保險(xiǎn)檔案信息化水平就要提高員工們的綜合素質(zhì)，將文書檔案、會(huì)計(jì)檔案、基建檔案、設(shè)備檔案、照片檔案和實(shí)物檔案統(tǒng)統(tǒng)納入管理范疇，努力將復(fù)雜工作簡(jiǎn)單化，簡(jiǎn)單工作規(guī)范化。

2 當(dāng)前社會(huì)保險(xiǎn)信息化管理中存在的問(wèn)題

2.1 檔案管理信息化模式實(shí)效比較低

對(duì)于很多和社會(huì)保險(xiǎn)檔案管理部門和工作人員來(lái)說(shuō)，伴隨著信息化趨勢(shì)，他們積極脫機(jī)或聯(lián)機(jī)接收電子文件進(jìn)館保存，另一方面對(duì)實(shí)體檔案進(jìn)行數(shù)字化處理。通過(guò)社會(huì)保險(xiǎn)檔案管理系統(tǒng)進(jìn)行檢索可以提高效率，然而現(xiàn)在的很多社會(huì)保險(xiǎn)檔案部門的信息化建設(shè)缺乏深刻見(jiàn)解，只是形式上的檔案管理信息化，而忽視檔案信息資源的開(kāi)發(fā)利用，結(jié)果導(dǎo)致社會(huì)保險(xiǎn)檔案信息化建設(shè)效益低下。

2.2 信息安全保密程度不高

信息化時(shí)代背景下，網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的應(yīng)用范圍越來(lái)越廣泛，而這也加大了社會(huì)保險(xiǎn)檔案信息泄露的危險(xiǎn)性，越來(lái)越多的網(wǎng)絡(luò)病毒出現(xiàn)給社會(huì)保險(xiǎn)檔案信息化建設(shè)者提出了更高的要求，但是面對(duì)網(wǎng)絡(luò)黑客對(duì)管理計(jì)算機(jī)的入侵、工作人員無(wú)意泄漏等情況外，電磁泄漏、剩磁泄漏等威脅更是防不勝防。

2.3 檔案信息管理人才培養(yǎng)的不足

從現(xiàn)在來(lái)看，社會(huì)保險(xiǎn)管理部門的工作人員綜合素質(zhì)不高，不僅沒(méi)有專業(yè)的社會(huì)保險(xiǎn)檔案管理人才，也缺乏專業(yè)的信息化技術(shù)人才，這也直接的體現(xiàn)了現(xiàn)在的人才培養(yǎng)體系的不合理，政府還沒(méi)有把培養(yǎng)信息化檔案管理人才納入到主要的工作仟?jiǎng)?wù)進(jìn)程當(dāng)中，這也是導(dǎo)致檔案信息管理人才嚴(yán)重缺乏的重要原因之一。

3 社會(huì)保險(xiǎn)檔案管理的信息化措施

3.1 建立規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)的社會(huì)保險(xiǎn)檔案管理信息化機(jī)制

如果要提高現(xiàn)在的社會(huì)保險(xiǎn)檔案信息化水平，就要完善目前的社會(huì)保險(xiǎn)檔案管理信息化體系，通過(guò)體系建設(shè)提高社會(huì)保險(xiǎn)檔案信息化的安全程度，實(shí)現(xiàn)檔案管理體系的機(jī)械化。具體來(lái)看，可以從以下兩個(gè)角度出發(fā)：首先，要?jiǎng)?chuàng)新檔案管理制度，完善檔案管理工作的各項(xiàng)機(jī)制，逐步統(tǒng)一各項(xiàng)工作標(biāo)準(zhǔn)，細(xì)化各項(xiàng)工作，制定各項(xiàng)安全措施；統(tǒng)一檔案管理標(biāo)準(zhǔn)，這樣能夠保證檔案資源庫(kù)的正常建立，使整個(gè)檔案信息網(wǎng)絡(luò)工作保持暢通，順利實(shí)現(xiàn)社會(huì)保險(xiǎn)檔案的資源共享。

3.2 完善社會(huì)保險(xiǎn)檔案管理信息化工作的服務(wù)方式

要想提高現(xiàn)在的社會(huì)保險(xiǎn)檔案信息化水平，就要開(kāi)發(fā)社會(huì)保險(xiǎn)信息資源和創(chuàng)新服務(wù)方式的先進(jìn)技術(shù)。舉例來(lái)看，如果檔案管理部門已經(jīng)初步形成了自身的服務(wù)方式，就要在這一基礎(chǔ)上設(shè)立相應(yīng)的制度和標(biāo)準(zhǔn)，防止過(guò)分浪費(fèi)資源，同時(shí)還可以防止重復(fù)利用資源，為整個(gè)社會(huì)提供良好的社會(huì)保險(xiǎn)檔案信息化服務(wù)。

3.3 提升檔案信息化建設(shè)人員的專業(yè)素質(zhì)

為了更好的和時(shí)代發(fā)展相適應(yīng)，就要不斷提高檔案信息化建設(shè)人員的綜合素質(zhì)，對(duì)于檔案管理人員來(lái)說(shuō)，要使用加密或數(shù)字簽名技術(shù)對(duì)電子文件進(jìn)行歸檔管理。除此之外，相關(guān)的檔案管理人員要對(duì)一些重要的電子文件進(jìn)行備份，同時(shí)還要定期進(jìn)行殺毒，防止黑客和病毒攻擊。最后，相關(guān)的社會(huì)保險(xiǎn)檔案信息化工作人員必須學(xué)習(xí)怎樣把檔案移出并長(zhǎng)期保存，防止因?yàn)槠渌臑?zāi)害導(dǎo)致計(jì)算機(jī)損壞。

3.4 加強(qiáng)檔案信息化建設(shè)的網(wǎng)絡(luò)安全控制

3.4.1 訪問(wèn)控制

訪問(wèn)控制可以提高社會(huì)保險(xiǎn)檔案信息的安全性，通過(guò)訪問(wèn)控制可以有效防止非法分子入侵系統(tǒng)，換句話說(shuō)，訪問(wèn)控制可以說(shuō)是保證網(wǎng)絡(luò)安全最重要的核心策略之一。根據(jù)訪問(wèn)控制的內(nèi)容，訪問(wèn)控制可分為入網(wǎng)訪問(wèn)控制和網(wǎng)絡(luò)的權(quán)限控制兩種。

（1）入網(wǎng)訪問(wèn)控制。通過(guò)入網(wǎng)訪問(wèn)控制可以限制用戶準(zhǔn)入，限制用戶獲取信息的時(shí)間，同時(shí)也可以限制用戶從哪個(gè)工作站進(jìn)入，對(duì)于用戶入網(wǎng)訪問(wèn)控制來(lái)說(shuō)，通過(guò)防火墻可以設(shè)置于某一臺(tái)作為網(wǎng)間連接器的服務(wù)器上，并與網(wǎng)絡(luò)的其余部分隔開(kāi)，在內(nèi)部網(wǎng)與互聯(lián)網(wǎng)之間建認(rèn)起一個(gè)安全網(wǎng)關(guān)，訪問(wèn)者很難直接獲得社會(huì)保險(xiǎn)檔案信息資源，防止網(wǎng)絡(luò)資源受到惡意侵犯者的攻擊。

（2）網(wǎng)絡(luò)的權(quán)限控制。通過(guò)網(wǎng)絡(luò)權(quán)限控制可以有效防止網(wǎng)絡(luò)非法獲取檔案信息資源，用戶和用戶組被賦予一定的權(quán)限，它指定用戶和用戶組只可以訪問(wèn)哪些目錄、子目錄、文件和其他資源，限制用戶可以執(zhí)行的操作，防止用戶越權(quán)操作，防止將社會(huì)保險(xiǎn)檔案信息用于非法用途。

3.4.2 硬件防護(hù)技術(shù)

事實(shí)上電子檔案載體很容易受到破壞，所以必須要每年進(jìn)行監(jiān)測(cè)，同時(shí)還要做好拷貝工作，通過(guò)等距抽樣或隨機(jī)抽樣的方式，樣品數(shù)量應(yīng)不少于10%為宜；另外，社會(huì)保險(xiǎn)檔案信息的拷貝應(yīng)至少4年一次，要求多重備份，防止檔案數(shù)據(jù)丟失，并且原載體繼續(xù)保留的時(shí)間不少于4年。除此之外，對(duì)于每一次監(jiān)測(cè)和拷貝都要做好記錄，防止工作人員出現(xiàn)工作失誤。

3.5 加強(qiáng)檔案信息資源開(kāi)發(fā)利用

一般情況下，現(xiàn)在的社會(huì)保險(xiǎn)檔案部門的紙質(zhì)檔案資源依然是主要形式，所以在進(jìn)行紙質(zhì)資源到電子資源的轉(zhuǎn)化過(guò)程中，要通過(guò)掃描等形式保存紙質(zhì)檔案資源，可供網(wǎng)絡(luò)查詢和使用。

4 結(jié)束語(yǔ)

綜合上面的分析可以得知，現(xiàn)在的社會(huì)保險(xiǎn)檔案信息化是大勢(shì)所趨，所以不管是相關(guān)的社會(huì)保險(xiǎn)檔案管理部門還是相關(guān)的工作人員，都要加大對(duì)于社會(huì)保險(xiǎn)檔案信息化的重視力度，通過(guò)提高工作人員的綜合素質(zhì)，引進(jìn)先進(jìn)的設(shè)備，加強(qiáng)社會(huì)保險(xiǎn)檔案信息化意識(shí)，為整個(gè)社會(huì)提供良好的社會(huì)保險(xiǎn)檔案服務(wù)。文章結(jié)合筆者的工作經(jīng)驗(yàn)，試談提升社會(huì)保險(xiǎn)檔案信息化的措施，為相關(guān)的工作人員提供合理參考。

參考文獻(xiàn)

[1]馬長(zhǎng)林，宗培嶺，等.檔案館信息化建設(shè)探論[M].上海社會(huì)科學(xué)院出版社，2006.

[2]金波，丁華東主編.電子文件管理學(xué)[M].上海大學(xué)出版社，2015.

[3]邱曉莉. 試論檔案信息化建設(shè)的實(shí)施途徑[J]. 中國(guó)地名. 2009（02）

[4]李百旭，李鳳柱. 造就大批趕超時(shí)代潮流的現(xiàn)代檔案信息化建設(shè)人才[J].黑龍江史志. 2008（17）

[5]劉兵. 檔案管理信息化建設(shè)探討[J]. 科技致富向?qū)? 2012（27）