對(duì)進(jìn)一步深化社會(huì)保險(xiǎn)檔案管理工作的思考

劉冬艷

摘 要：隨著我國社會(huì)經(jīng)濟(jì)不斷發(fā)展，民生問題開始成為社會(huì)關(guān)注的重點(diǎn)問題，我國社會(huì)保障制度處于改革期間，保險(xiǎn)范圍不斷擴(kuò)大，而做好檔案管理工作是推動(dòng)社會(huì)保障制度改革的關(guān)鍵，這也是我國社保部門的工作重點(diǎn)之一。本文就我國社保檔案管理的實(shí)際情況，對(duì)于如何高效完成社保檔案管理進(jìn)行一些深度思考，以期提出建設(shè)性意見。

關(guān)鍵詞：社會(huì)保險(xiǎn)、檔案管理、問題

隨著我國改革開放的不斷深入推進(jìn)，我國社會(huì)保障機(jī)制有了極大的改善，因此我國社會(huì)保險(xiǎn)機(jī)構(gòu)以及企業(yè)的業(yè)務(wù)量在不斷提高。并且社會(huì)保險(xiǎn)業(yè)務(wù)中的檔案管理師社會(huì)保障管理工作的重要一環(huán)，業(yè)務(wù)檔案可以真實(shí)的反映參保人的參與社會(huì)保險(xiǎn)的實(shí)際情況，所以做好檔案管理是促進(jìn)我國社會(huì)保險(xiǎn)工作發(fā)展的重要組成部門。因此，如何有效管理社會(huì)保險(xiǎn)業(yè)務(wù)檔案，是社會(huì)保險(xiǎn)機(jī)構(gòu)和企業(yè)在進(jìn)行社保工作中首要考慮的問題。但是，我國社會(huì)保險(xiǎn)業(yè)務(wù)中的檔案管理工作仍然存在大量的問題，這些問題對(duì)于推動(dòng)我國社會(huì)保險(xiǎn)業(yè)務(wù)檔案管理規(guī)范化產(chǎn)生了嚴(yán)重阻礙。因此本文從中國實(shí)際出發(fā)，力圖找出切合我國實(shí)際的社會(huì)保險(xiǎn)業(yè)務(wù)檔案管理制度。

1 強(qiáng)化社會(huì)保險(xiǎn)檔案管理的重要意義

1.1 加強(qiáng)社會(huì)保險(xiǎn)業(yè)務(wù)檔案管理，有利于保障參保對(duì)象的合法權(quán)益

社會(huì)保障記錄，是對(duì)參保人的個(gè)人參保情況的記錄。隨著我國國企改革，國有企業(yè)開始不斷重組兼并，大量的工人下崗，原有的勞務(wù)關(guān)系產(chǎn)生破裂，從而導(dǎo)致大量參保人在斷保多年后要求續(xù)保。由于多年前，我國各項(xiàng)社會(huì)保障措施并不完善，沒有對(duì)其形成重視，導(dǎo)致大量參保人的權(quán)益受到侵害，從而產(chǎn)生大量的社會(huì)民生問題。如果國家不積極的采取措施解決相關(guān)問題，將使人民對(duì)政府產(chǎn)生不可信任感。

1.2 加強(qiáng)社會(huì)保險(xiǎn)業(yè)務(wù)檔案管理，有利于提高社保經(jīng)辦機(jī)構(gòu)工作效率

社保檔案資料記錄著參保人的個(gè)人信息，利用好這些信息是做好社保工作的關(guān)鍵。因此規(guī)范的社會(huì)保險(xiǎn)業(yè)務(wù)檔案不僅可以為社保機(jī)構(gòu)工作提供有效的數(shù)據(jù)，還可以為科學(xué)決策提供有效信息，從而提高社保機(jī)構(gòu)工作效率。

1.3 加強(qiáng)社會(huì)保險(xiǎn)業(yè)務(wù)檔案管理，有利于促進(jìn)社會(huì)保險(xiǎn)事業(yè)可持續(xù)發(fā)展

因?yàn)樯鐣?huì)保險(xiǎn)業(yè)務(wù)檔案記錄了參保人員的繳費(fèi)記錄、個(gè)人資料等參保信息，對(duì)于社會(huì)保險(xiǎn)機(jī)構(gòu)來說，做好數(shù)據(jù)工作能夠大幅度提高工作效率。如果出現(xiàn)管理不當(dāng)?shù)那闆r，則不利于社會(huì)保險(xiǎn)事業(yè)的可持續(xù)發(fā)展，也會(huì)成為社會(huì)保險(xiǎn)改革的阻礙。

2 社會(huì)保險(xiǎn)業(yè)務(wù)檔案管理存在的問題

近年來，我國不斷推進(jìn)社會(huì)保險(xiǎn)改革，并且對(duì)于社會(huì)保險(xiǎn)業(yè)務(wù)檔案規(guī)范化管理的重視不斷提高，但是仍然存在大量的問題，這就直接影響了社會(huì)保險(xiǎn)業(yè)務(wù)檔案管理規(guī)范化的推進(jìn)，也不利于公民權(quán)益的保障，社會(huì)保險(xiǎn)業(yè)務(wù)檔案管理存在的問題主要有以下3點(diǎn)。

2.1 信息化程度較低

目前我國社保資料管理并沒有實(shí)現(xiàn)完全的信息化管理，我國很多地區(qū)的社保資料管理仍然采用紙質(zhì)版管理為主。目前信息技術(shù)飛速發(fā)展，已經(jīng)成為人們生活的重要組成部門，尤其在行政單位、事業(yè)單位以及政府部門中，利用電子信息進(jìn)行管理能夠極大的提高工作效率。通過利用電子設(shè)備，工作人員可以利用電子操作系統(tǒng)簡單的查詢以地區(qū)、個(gè)人、性別等單位為主的社保業(yè)務(wù)檔案資料，信息化管理相比傳統(tǒng)化管理有很大的操作優(yōu)勢。但是因?yàn)槲覈幕緡?，各個(gè)地區(qū)的經(jīng)濟(jì)發(fā)展水平存在很大的差異，而社保業(yè)務(wù)檔案信息化管理則需要以經(jīng)濟(jì)基礎(chǔ)為保障，因此這就導(dǎo)致了我國的社保資料管理信息化尚未能全國普遍推廣。另外，我國仍有一部分社保業(yè)務(wù)檔案管理人員缺乏現(xiàn)代化管理意識(shí)，社保業(yè)務(wù)檔案電子化管理程度較低，嚴(yán)重影響了社保業(yè)務(wù)檔案跨區(qū)域利用效率，這是我國社保業(yè)務(wù)檔案利用最為突出的問題。

2.2 沒有進(jìn)行檔案資料的核實(shí)

不僅是在計(jì)劃經(jīng)濟(jì)時(shí)代，就目前而言，我國大部分的社會(huì)保險(xiǎn)機(jī)構(gòu)并沒有形成規(guī)范化的管理，很多工作人員在工作中玩忽職守，并沒有對(duì)參保人員的參保信息進(jìn)行核實(shí)，其中很多參保檔案中的姓名、身份證等基礎(chǔ)信息都會(huì)出現(xiàn)明顯的錯(cuò)誤，這些錯(cuò)誤有可能是因?yàn)殇浫氘a(chǎn)生，也有可能是參保人本人書寫錯(cuò)誤，但不論是哪一種參保信息錯(cuò)誤，社保機(jī)構(gòu)都很少對(duì)參保信息進(jìn)行核實(shí)，嚴(yán)重影響了參保人的個(gè)人權(quán)益，也容易誘發(fā)參保人和社保機(jī)構(gòu)的糾紛。

2.3 缺乏完善的法律法規(guī)

由于我國社保工作起步較晚，所以相應(yīng)的法律法規(guī)并不完善。社保業(yè)務(wù)檔案是對(duì)參保對(duì)象參保記錄及具體背景資料的登記，所以必須要保護(hù)相關(guān)參保人的個(gè)人隱私，社保資料的使用必須做到規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化。但是就目前我國的社保發(fā)展水平來看，我國社保業(yè)務(wù)檔案管理正在處于向電子化的轉(zhuǎn)型時(shí)期，在這一時(shí)期，社保檔案管理出現(xiàn)了大量的問題，更有甚者，出現(xiàn)了泄露參保人員的現(xiàn)象。這些現(xiàn)象的出現(xiàn)，一個(gè)重大原因就是未建立完善的法律法規(guī)，沒有權(quán)威性的法律保障，因此相關(guān)工作人員很難做依法行事。

3 社會(huì)保險(xiǎn)檔案管理工作的優(yōu)化策略

從上文可見，我國社會(huì)保險(xiǎn)業(yè)務(wù)檔案規(guī)范化管理仍然存在一些問題，只有切實(shí)切實(shí)解決相關(guān)問題，從而確保我國社會(huì)保險(xiǎn)改革順利推進(jìn)，本文對(duì)如何優(yōu)化社會(huì)保險(xiǎn)檔案管理工作提出以下3點(diǎn)針對(duì)性策略：

3.1 建立完善的社保電子檔案

從上文可見，社保檔案電子化程度較低是導(dǎo)致社保管理滯后的重要元新，因此我國各個(gè)地區(qū)必須建立完善的電子檔案，強(qiáng)化各個(gè)地區(qū)的檔案聯(lián)系。為了加強(qiáng)社保電子檔案的使用，真正發(fā)揮社保檔案的作用，就需要加強(qiáng)各個(gè)地區(qū)社保業(yè)務(wù)檔案之間的網(wǎng)絡(luò)聯(lián)系，建立相應(yīng)的網(wǎng)絡(luò)。將參保對(duì)象的參保之初到退休之時(shí)的全部電子檔案進(jìn)行整合管理，為社保業(yè)務(wù)檔案跨地區(qū)管理、利用提供條件。除此之外，各個(gè)地區(qū)的社保單位還需要借助互聯(lián)網(wǎng)建立相應(yīng)的數(shù)據(jù)庫，通過網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行相互聯(lián)系，從而更好的提高社保業(yè)務(wù)利用效率。

3.2 對(duì)檔案信息進(jìn)行嚴(yán)格的核實(shí)

如上文所訴，因?yàn)樯绫C(jī)構(gòu)工作人員沒有對(duì)參保人員的參保信息進(jìn)行嚴(yán)格核實(shí)，從而導(dǎo)致后續(xù)的工作失誤，甚至造成社保機(jī)構(gòu)和參保人員產(chǎn)生糾紛的現(xiàn)象屢見不鮮。因此為了杜絕此類現(xiàn)象發(fā)生，相關(guān)參保機(jī)構(gòu)必須要規(guī)范業(yè)務(wù)辦理制度，要求參保人認(rèn)真填寫參保單，要求參保企業(yè)和參保個(gè)人填寫準(zhǔn)確的申保險(xiǎn)時(shí)間，并且出示共享和身份證，與此同時(shí)，拼板機(jī)構(gòu)工作人員還需要對(duì)相關(guān)信息進(jìn)行核實(shí)，確保信息的真實(shí)性。在檔案錄入時(shí)，還需要對(duì)參保信息進(jìn)行二次核實(shí)，確保參保信息和參保人的真實(shí)情況沒有出入。

3.3 建立完善的法律體制

強(qiáng)化社保檔案管理利用，就必須結(jié)合我國國情，在我國社保改革的大環(huán)境下，為了確保社保業(yè)務(wù)檔案利用的科學(xué)化和規(guī)范化，完善相應(yīng)的法律法規(guī)，在我國現(xiàn)在法律法規(guī)上，學(xué)習(xí)西方的經(jīng)驗(yàn)，結(jié)合我國社保資源利用的現(xiàn)實(shí)進(jìn)行適時(shí)的改進(jìn)，這樣不僅能夠確保社保業(yè)務(wù)檔案利用基礎(chǔ)，還能夠結(jié)合我國實(shí)際情況，更好的解決工作中出現(xiàn)的問題，從而確保社保工作的各個(gè)環(huán)節(jié)有法可依、有法可循，確保社保業(yè)務(wù)的標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化。

4 結(jié)束語

綜上所述，我國社會(huì)保障事業(yè)處于不斷發(fā)展階段，社會(huì)保險(xiǎn)檔案工作作為社保機(jī)構(gòu)工作的重點(diǎn)，必須有時(shí)代敏感性，做到緊跟時(shí)代步伐，從而確保我國社會(huì)保險(xiǎn)工作的不斷發(fā)展進(jìn)步。當(dāng)今社會(huì)，社會(huì)保險(xiǎn)檔案管理的好壞，直接影響到社保機(jī)構(gòu)的工作，關(guān)乎到公民的切身權(quán)益能否實(shí)現(xiàn)，一旦處理不好，容易出現(xiàn)嚴(yán)重的社會(huì)問題。所以必須及時(shí)改進(jìn)我國社會(huì)保險(xiǎn)檔案管理，建立完整的體系，從而推動(dòng)我國社保事業(yè)的不斷發(fā)展。

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