機關檔案管理工作存在的問題及對策探析

馬飛

摘 要：機關檔案管理工作有著很強的政策性、機密性和專業性等特征，全面、真實記錄了黨和國家的各項方針政策和本機關具體實施中的相關情況，能夠為機關工作順利開展提供可靠、有效的參考資料。但是當前機關檔案管理工作中還存在諸多問題，如管理模式落實、制度不完善和人員素質不高等，這些都需要盡快采取有效促使予以改進，促使機關檔案管理工作取得更大成效。基于此本文將簡述機關檔案管理工作存在的問題，并提出了加強機關檔案管理工作的對策。

關鍵詞：機關檔案；管理工作；問題

在知識經濟社會背景下，計算機技術、網絡技術及多媒體技術在機關辦公系統中應用越來越廣泛，對傳統檔案管理模式來說，已經與新時期要求不符，需要盡快作出改進。這要求機關檔案管理人員在思想上引起高度重視，盡快轉變檔案管理理念，積極探索更加有效的檔案管理方法。同時還要注重機關檔案管理信息化建設，促使檔案管理現代化、科學化和規范化水平得到提升，能夠更好的服務于機關各項工作。

一、機關檔案管理工作存在的問題

（一）檔案管理模式落后

現階段很多機關檔案管理工作中仍然采用傳統模式，主要通過紙質媒介管理各方面信息，檔案數字化、信息化水平不高。長期以來紙質檔案為機關檔案管理主要模式，雖然也發揮出了一定的作用，但是在信息時代下機關工作量不斷加大，檔案數量也與日俱增，對保管條件也有更高要求。若是采取傳統管理模式，將導致出現丟失、損壞等問題，也不利于后期的查詢與利用，不能將機關檔案記錄與憑證的作用發揮出來。尤其是在電子檔案取代紙質檔案的過程中，機關檔案管理人員還缺乏先進的意識，不能將電子檔案管理到位，也在一定程度上影響了機關檔案價值的發揮。

（二）檔案管理制度不完善

從當前機關檔案管理工作實際情況來看，不僅出現了檔案管理人員缺位的問題，還未制定相應的專門崗位，運用粗放式管理方法，相關管理制度不夠規范與完善。這樣不能有效檢查檔案管理人員歸檔工作開展情況，讓一些檔案材料顯得不夠真實與完整，并頻繁出現造假的問題，為機關檔案管理工作帶來了不利影響[1]。因為檔案管理制度沒有有效落實，機關檔案的真實性與完整性將受到影響，逐步出現信息缺失的問題。此外，一些機關檔案管理人員身兼數職，對檔案管理工作不夠熟悉，不能提升檔案收集、整理、保存和利用等工作水平，從而讓機關檔案管理工作中出現了很多問題。

（三）檔案管理人員素質偏低

一些機關還沒有設置專門的檔案管理工作崗位，從整體上看現有檔案管理人員綜合素質偏低、專業技能不強，無法滿足新時期機關檔案管理工作要求。同時也忽視了對檔案管理人員的選甄工作，檔案管理人員掌握的專業知識較少，實踐經驗不夠豐富，降低了機關檔案管理工作的效率與質量。同時檔案管理人員也很少接受培訓，技能知識長時間無法得到更新，不能形成現代化理念，無法真正勝任本職工作。

二、加強機關檔案管理工作的對策

（一）創新檔案工作管理思路

為提升機關檔案管理工作成效，需要各級領導提高重視程度，把握好全局工作，用戰略思維與發展眼光指導檔案管理工作。機關領導要不斷拓寬自己的眼界，做到胸有全局，正確掌握發展態勢，跟上時代發展步伐，為檔案管理工作提供更多支持，推進檔案事業不斷發展前進[2]。此外，檔案管理人員要從當前機關檔案管理工作出現的新變化、新情況和新問題出發，主動承擔起歷史使命，明確自身職責，始終保持著清醒的頭腦，能夠冷靜、沉著處理各種問題，盡快將檔案事業推向全局。機關所有人員應該意識到檔案管理工作的重要性，及時學習充電，讓自身思想充滿活力與活動，主動接受新的事物，為機關檔案管理工作創造更加有利的條件。

（二）健全各項檔案管理制度

建立完善的檔案管理工作制度，這是機關檔案業務規范開展的重要保障。機關單位在制定檔案管理制度的過程中，需要從自身實際特點出發，結合我國現行《檔案法》相關規定，確保能夠讓檔案管理需求得到滿足，同時要對檔案管理工作程序進行優化，將機關科室與檔案室之間的關系協調好，讓檔案管理從多頭分散管理逐步轉變為大集中統一綜合管理。這樣機關檔案管理工作各個環節與方面才能有規范化要求，避免檔案管理工作各個環節出現脫節的情況。要嚴格執行各項規章制度，必須保證有功必賞、有過必罰，激發檔案管理人員的熱情，能夠積極開展機關檔案收集、整理和歸檔等工作，為機關檔案的完整性與系統性提供可靠保障。

（三）增加檔案管理軟硬件投入

在數字化檔案館建設過程中，很多地方檔案館檔案數據得到了很大的拓展。為讓檔案信息數據錄入更加順暢，能夠安全存儲與快捷提供，各機關單位要盡快完善所需的檔案基礎設施，逐年增加資金投入力度，應用檔案庫房安全保護綜合智能管理系統，將計算機、掃描儀、除濕柜、復印機、打印機等配置齊全，讓機關檔案管理更加完整與準確[3]。這樣能夠讓機關檔案保護與利用奠定良好基礎，滿足檔案庫房檔案安全保護的“十防”要求，讓檔案庫房安全保護從被動人工管理逐步轉變為現代化、科學化、智能化和人性化的管理，有力提升機關檔案資料的安全性。

（四）加強檔案信息化建設

加快檔案管理信息化建設，能夠有效提升機關檔案現代化水平，各機關單位要將檔案信息化建設放在首位，在信息化支撐下帶動現代化整體推進。要在機關信息化建設總體規劃中納入檔案信息化內容，必須和機關信息化建設一起部署與落實，實行電子文件在線歸檔，讓機關辦公自動化系統和其他信息系統能夠與檔案管理系統實現無縫鏈接。電子文件在利用網絡實時歸檔保存以后，讓檔案管理部門介入管理的時間得到了提前，機關檔案從以往的滯后運行逐步轉變成同步管理。此外，大力推進紙質檔案數字化工作，建立文件級目錄數據庫與圖像數據庫，讓機關檔案管理信息化水平得到進一步提升。

（五）提升檔案管理人員素質

人員素質與能力的高度，對機關檔案管理工作有著至關重要的影響，為提升檔案管理現代化和規范化水平，應該高度重視人的因素，盡快建設一支能打仗、愿打仗、打得贏的優秀檔案管理人才隊伍[4]。要注意發現與培養典型，總結經驗，及時推廣，要調動每個檔案管理人員的積極性，通過正確的導向引導人心，讓肯干事、能干事、干成事的人獲得褒獎與重用，督查相關人員認真、扎實開展機關檔案管理工作。要采取學歷培訓、外出培訓、短期培訓和操作培訓等方式，為檔案管理人員提供各種形式的培訓機會，從整體上提升檔案管理隊伍的綜合素質與專業技能，為機關檔案管理工作高效、穩定開展奠定良好人力資源基礎。

三、結語

總之，近年來檔案管理制度改革步伐不斷加快，機關檔案管理工作水平有了很大的提升，實現了檔案管理工作效率與質量的提升。但是從機關檔案管理工作實際情況來看，逐步涌現了很多新的問題，對機關檔案作用的發揮帶來了不利影響，不能發揮出服務于機關單位各項工作的作用。對此檔案管理人員要突破傳統思維束縛，主動應用現代化的技術手段，讓機關檔案管理工作更加規范、有序開展，促使機關事業獲得更大的發展。

參考文獻

[1]金紅花.我國機關檔案管理模式改革研究[J].信息記錄材料，2018，（01）：224-225.

[2]齊睿嘉.如何高效利用OA系統提高機關檔案管理[J].蘭臺世界，2017，（02）：80-81.

[3]孔曉.機關檔案工作規范化管理認證探討[J].辦公室業務，2016，（04）：136-124.

[4]柯秀娥.談機關檔案管理工作存在的問題及對策[J].黑龍江檔案，2014，（06）：58-59.