機(jī)關(guān)檔案管理工作存在的問(wèn)題及對(duì)策探析

馬飛

摘 要：機(jī)關(guān)檔案管理工作有著很強(qiáng)的政策性、機(jī)密性和專(zhuān)業(yè)性等特征，全面、真實(shí)記錄了黨和國(guó)家的各項(xiàng)方針政策和本機(jī)關(guān)具體實(shí)施中的相關(guān)情況，能夠?yàn)闄C(jī)關(guān)工作順利開(kāi)展提供可靠、有效的參考資料。但是當(dāng)前機(jī)關(guān)檔案管理工作中還存在諸多問(wèn)題，如管理模式落實(shí)、制度不完善和人員素質(zhì)不高等，這些都需要盡快采取有效促使予以改進(jìn)，促使機(jī)關(guān)檔案管理工作取得更大成效?；诖吮疚膶⒑?jiǎn)述機(jī)關(guān)檔案管理工作存在的問(wèn)題，并提出了加強(qiáng)機(jī)關(guān)檔案管理工作的對(duì)策。

關(guān)鍵詞：機(jī)關(guān)檔案；管理工作；問(wèn)題

在知識(shí)經(jīng)濟(jì)社會(huì)背景下，計(jì)算機(jī)技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)及多媒體技術(shù)在機(jī)關(guān)辦公系統(tǒng)中應(yīng)用越來(lái)越廣泛，對(duì)傳統(tǒng)檔案管理模式來(lái)說(shuō)，已經(jīng)與新時(shí)期要求不符，需要盡快作出改進(jìn)。這要求機(jī)關(guān)檔案管理人員在思想上引起高度重視，盡快轉(zhuǎn)變檔案管理理念，積極探索更加有效的檔案管理方法。同時(shí)還要注重機(jī)關(guān)檔案管理信息化建設(shè)，促使檔案管理現(xiàn)代化、科學(xué)化和規(guī)范化水平得到提升，能夠更好的服務(wù)于機(jī)關(guān)各項(xiàng)工作。

一、機(jī)關(guān)檔案管理工作存在的問(wèn)題

（一）檔案管理模式落后

現(xiàn)階段很多機(jī)關(guān)檔案管理工作中仍然采用傳統(tǒng)模式，主要通過(guò)紙質(zhì)媒介管理各方面信息，檔案數(shù)字化、信息化水平不高。長(zhǎng)期以來(lái)紙質(zhì)檔案為機(jī)關(guān)檔案管理主要模式，雖然也發(fā)揮出了一定的作用，但是在信息時(shí)代下機(jī)關(guān)工作量不斷加大，檔案數(shù)量也與日俱增，對(duì)保管條件也有更高要求。若是采取傳統(tǒng)管理模式，將導(dǎo)致出現(xiàn)丟失、損壞等問(wèn)題，也不利于后期的查詢(xún)與利用，不能將機(jī)關(guān)檔案記錄與憑證的作用發(fā)揮出來(lái)。尤其是在電子檔案取代紙質(zhì)檔案的過(guò)程中，機(jī)關(guān)檔案管理人員還缺乏先進(jìn)的意識(shí)，不能將電子檔案管理到位，也在一定程度上影響了機(jī)關(guān)檔案價(jià)值的發(fā)揮。

（二）檔案管理制度不完善

從當(dāng)前機(jī)關(guān)檔案管理工作實(shí)際情況來(lái)看，不僅出現(xiàn)了檔案管理人員缺位的問(wèn)題，還未制定相應(yīng)的專(zhuān)門(mén)崗位，運(yùn)用粗放式管理方法，相關(guān)管理制度不夠規(guī)范與完善。這樣不能有效檢查檔案管理人員歸檔工作開(kāi)展情況，讓一些檔案材料顯得不夠真實(shí)與完整，并頻繁出現(xiàn)造假的問(wèn)題，為機(jī)關(guān)檔案管理工作帶來(lái)了不利影響[1]。因?yàn)闄n案管理制度沒(méi)有有效落實(shí)，機(jī)關(guān)檔案的真實(shí)性與完整性將受到影響，逐步出現(xiàn)信息缺失的問(wèn)題。此外，一些機(jī)關(guān)檔案管理人員身兼數(shù)職，對(duì)檔案管理工作不夠熟悉，不能提升檔案收集、整理、保存和利用等工作水平，從而讓機(jī)關(guān)檔案管理工作中出現(xiàn)了很多問(wèn)題。

（三）檔案管理人員素質(zhì)偏低

一些機(jī)關(guān)還沒(méi)有設(shè)置專(zhuān)門(mén)的檔案管理工作崗位，從整體上看現(xiàn)有檔案管理人員綜合素質(zhì)偏低、專(zhuān)業(yè)技能不強(qiáng)，無(wú)法滿(mǎn)足新時(shí)期機(jī)關(guān)檔案管理工作要求。同時(shí)也忽視了對(duì)檔案管理人員的選甄工作，檔案管理人員掌握的專(zhuān)業(yè)知識(shí)較少，實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)不夠豐富，降低了機(jī)關(guān)檔案管理工作的效率與質(zhì)量。同時(shí)檔案管理人員也很少接受培訓(xùn)，技能知識(shí)長(zhǎng)時(shí)間無(wú)法得到更新，不能形成現(xiàn)代化理念，無(wú)法真正勝任本職工作。

二、加強(qiáng)機(jī)關(guān)檔案管理工作的對(duì)策

（一）創(chuàng)新檔案工作管理思路

為提升機(jī)關(guān)檔案管理工作成效，需要各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)提高重視程度，把握好全局工作，用戰(zhàn)略思維與發(fā)展眼光指導(dǎo)檔案管理工作。機(jī)關(guān)領(lǐng)導(dǎo)要不斷拓寬自己的眼界，做到胸有全局，正確掌握發(fā)展態(tài)勢(shì)，跟上時(shí)代發(fā)展步伐，為檔案管理工作提供更多支持，推進(jìn)檔案事業(yè)不斷發(fā)展前進(jìn)[2]。此外，檔案管理人員要從當(dāng)前機(jī)關(guān)檔案管理工作出現(xiàn)的新變化、新情況和新問(wèn)題出發(fā)，主動(dòng)承擔(dān)起歷史使命，明確自身職責(zé)，始終保持著清醒的頭腦，能夠冷靜、沉著處理各種問(wèn)題，盡快將檔案事業(yè)推向全局。機(jī)關(guān)所有人員應(yīng)該意識(shí)到檔案管理工作的重要性，及時(shí)學(xué)習(xí)充電，讓自身思想充滿(mǎn)活力與活動(dòng)，主動(dòng)接受新的事物，為機(jī)關(guān)檔案管理工作創(chuàng)造更加有利的條件。

（二）健全各項(xiàng)檔案管理制度

建立完善的檔案管理工作制度，這是機(jī)關(guān)檔案業(yè)務(wù)規(guī)范開(kāi)展的重要保障。機(jī)關(guān)單位在制定檔案管理制度的過(guò)程中，需要從自身實(shí)際特點(diǎn)出發(fā)，結(jié)合我國(guó)現(xiàn)行《檔案法》相關(guān)規(guī)定，確保能夠讓檔案管理需求得到滿(mǎn)足，同時(shí)要對(duì)檔案管理工作程序進(jìn)行優(yōu)化，將機(jī)關(guān)科室與檔案室之間的關(guān)系協(xié)調(diào)好，讓檔案管理從多頭分散管理逐步轉(zhuǎn)變?yōu)榇蠹薪y(tǒng)一綜合管理。這樣機(jī)關(guān)檔案管理工作各個(gè)環(huán)節(jié)與方面才能有規(guī)范化要求，避免檔案管理工作各個(gè)環(huán)節(jié)出現(xiàn)脫節(jié)的情況。要嚴(yán)格執(zhí)行各項(xiàng)規(guī)章制度，必須保證有功必賞、有過(guò)必罰，激發(fā)檔案管理人員的熱情，能夠積極開(kāi)展機(jī)關(guān)檔案收集、整理和歸檔等工作，為機(jī)關(guān)檔案的完整性與系統(tǒng)性提供可靠保障。

（三）增加檔案管理軟硬件投入

在數(shù)字化檔案館建設(shè)過(guò)程中，很多地方檔案館檔案數(shù)據(jù)得到了很大的拓展。為讓檔案信息數(shù)據(jù)錄入更加順暢，能夠安全存儲(chǔ)與快捷提供，各機(jī)關(guān)單位要盡快完善所需的檔案基礎(chǔ)設(shè)施，逐年增加資金投入力度，應(yīng)用檔案庫(kù)房安全保護(hù)綜合智能管理系統(tǒng)，將計(jì)算機(jī)、掃描儀、除濕柜、復(fù)印機(jī)、打印機(jī)等配置齊全，讓機(jī)關(guān)檔案管理更加完整與準(zhǔn)確[3]。這樣能夠讓機(jī)關(guān)檔案保護(hù)與利用奠定良好基礎(chǔ)，滿(mǎn)足檔案庫(kù)房檔案安全保護(hù)的“十防”要求，讓檔案庫(kù)房安全保護(hù)從被動(dòng)人工管理逐步轉(zhuǎn)變?yōu)楝F(xiàn)代化、科學(xué)化、智能化和人性化的管理，有力提升機(jī)關(guān)檔案資料的安全性。

（四）加強(qiáng)檔案信息化建設(shè)

加快檔案管理信息化建設(shè)，能夠有效提升機(jī)關(guān)檔案現(xiàn)代化水平，各機(jī)關(guān)單位要將檔案信息化建設(shè)放在首位，在信息化支撐下帶動(dòng)現(xiàn)代化整體推進(jìn)。要在機(jī)關(guān)信息化建設(shè)總體規(guī)劃中納入檔案信息化內(nèi)容，必須和機(jī)關(guān)信息化建設(shè)一起部署與落實(shí)，實(shí)行電子文件在線歸檔，讓機(jī)關(guān)辦公自動(dòng)化系統(tǒng)和其他信息系統(tǒng)能夠與檔案管理系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)無(wú)縫鏈接。電子文件在利用網(wǎng)絡(luò)實(shí)時(shí)歸檔保存以后，讓檔案管理部門(mén)介入管理的時(shí)間得到了提前，機(jī)關(guān)檔案從以往的滯后運(yùn)行逐步轉(zhuǎn)變成同步管理。此外，大力推進(jìn)紙質(zhì)檔案數(shù)字化工作，建立文件級(jí)目錄數(shù)據(jù)庫(kù)與圖像數(shù)據(jù)庫(kù)，讓機(jī)關(guān)檔案管理信息化水平得到進(jìn)一步提升。

（五）提升檔案管理人員素質(zhì)

人員素質(zhì)與能力的高度，對(duì)機(jī)關(guān)檔案管理工作有著至關(guān)重要的影響，為提升檔案管理現(xiàn)代化和規(guī)范化水平，應(yīng)該高度重視人的因素，盡快建設(shè)一支能打仗、愿打仗、打得贏的優(yōu)秀檔案管理人才隊(duì)伍[4]。要注意發(fā)現(xiàn)與培養(yǎng)典型，總結(jié)經(jīng)驗(yàn)，及時(shí)推廣，要調(diào)動(dòng)每個(gè)檔案管理人員的積極性，通過(guò)正確的導(dǎo)向引導(dǎo)人心，讓肯干事、能干事、干成事的人獲得褒獎(jiǎng)與重用，督查相關(guān)人員認(rèn)真、扎實(shí)開(kāi)展機(jī)關(guān)檔案管理工作。要采取學(xué)歷培訓(xùn)、外出培訓(xùn)、短期培訓(xùn)和操作培訓(xùn)等方式，為檔案管理人員提供各種形式的培訓(xùn)機(jī)會(huì)，從整體上提升檔案管理隊(duì)伍的綜合素質(zhì)與專(zhuān)業(yè)技能，為機(jī)關(guān)檔案管理工作高效、穩(wěn)定開(kāi)展奠定良好人力資源基礎(chǔ)。

三、結(jié)語(yǔ)

總之，近年來(lái)檔案管理制度改革步伐不斷加快，機(jī)關(guān)檔案管理工作水平有了很大的提升，實(shí)現(xiàn)了檔案管理工作效率與質(zhì)量的提升。但是從機(jī)關(guān)檔案管理工作實(shí)際情況來(lái)看，逐步涌現(xiàn)了很多新的問(wèn)題，對(duì)機(jī)關(guān)檔案作用的發(fā)揮帶來(lái)了不利影響，不能發(fā)揮出服務(wù)于機(jī)關(guān)單位各項(xiàng)工作的作用。對(duì)此檔案管理人員要突破傳統(tǒng)思維束縛，主動(dòng)應(yīng)用現(xiàn)代化的技術(shù)手段，讓機(jī)關(guān)檔案管理工作更加規(guī)范、有序開(kāi)展，促使機(jī)關(guān)事業(yè)獲得更大的發(fā)展。

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