事業單位人事檔案信息化管理的優化策略

王亞林

摘 要：在當前信息化時代，信息技術在檔案管理工作的應用取得了較好的成效。在事業單位人事檔案管理工作通過引入信息化技術，可以有效的提高人事檔案管理工作的效率，實現人事檔案信息的高效利用。文中分析了加強事業單位人事檔案信息化管理的主要作用，并進一步對事業單位人事檔案信息化管理的優化策略進行了具體的闡述。

關鍵詞：事業單位；人事檔案；信息化管理；作用；優化策略

事業單位人事檔案是對事業單位所有職工基本信息的真實記錄，同時也是事業單位選拔、作用人才的重要依據。當前事業單位人事檔案管理工作發生了較大的變化，人事檔案信息化建設進程不斷加快，這對于事業單位人事檔案信息化水平的提升打下了良好的基礎，同時也為人事檔案信息的存儲和管理帶來了諸我鐵便利，更易于實現對人事檔案信息的查詢和調取，能夠實時對人事檔案信息進行補充和更新，有效的提高了人事檔案管理工作的效率。

1 加強人事檔案信息化管理的主要作用

1.1 提高人事檔案利用效率

在人事檔案信息化管理工作中，通過依托于信息技術來實現人事檔案的有效利用，更好的發揮出人事檔案的重要作用。而且人事檔案信息化管理的實現，可以更好的實現人事檔案信息的完善，隨時能夠對人事檔案信息進行補充，增強檔案的實用性，有利于促進檔案信息更新速率。通過對人事檔案信息實行動態化管理，并運用現代化手段來構建人才業績跟蹤系統，確保人事檔案價值的提升。

1.2 實現人事檔案資源共享

在當前事業單位人事檔案信息化管理工作中，通過在人事檔案管理機構中設置信息中心，以此來人事檔案信息化進行指導和技術支持。在實踐工作中，需要進一步建立規章制度，對人事信息流動渠道進行規范，促使信息中心實現對人事檔案信息的有效收集和發布。在人事管理工作中，由于對人事信息資料上個月較強的依賴性，但基于人事檔案信息量大及變化頻繁的特點，城朵通過建立人事信息庫，并將其與人事檔案管理工作有效結合，實現對各類信息的統一管理。這些工作的實現，需要通過充分的運用網絡技術，加快推動信息的共享，將信息中心作為重要樞紐，授予信息使用人相關的權限，從而實現檔案信息服務的持續循環。

1.3 滿足人事檔案使用要求

雖然當前人事檔案信息數據庫能夠在短時間內生成各種不同表格，并各項人事管理工作提供重要的依據，但在人事考核時，多是針對于工作者的簡歷進行檢查，這類信息數據庫無法提供，因此要加快推動人事檔案信息資源的合理開展，全面提高人事檔案信息的處用率。這就要求在實際工作中要做好基礎性工作，加快推動人事檔案信息的數字化轉變，構建人事檔案數據庫系統，實現對檔案的檢索、傳遞和查詢等工作，同時檔案數據庫還要具有實效笥和真實性的特點，以便于更好的滿足人事檔案使用要求。

2 事業單位人事檔案信息化建設的優化策略

2.1 加大對人事檔案信息化建設的重視程度

在事業單位發展過程中，人事檔案信息作為非常重要的資源，可以為事業單位人員選拔和任用提供重要的依據，因此事業單位領導要重視人事檔案信息化建設，加大對檔案管理人員的培訓，全面提高人事檔案管理人員的信息化水平。同時還要重視高素質人才的引進，打造一個復合型的人事檔案管理隊伍，為事業單位人事檔案信息化管理目標的實現奠定良好的基礎。

2.2 完善人事檔案信息化管理制度

在事業單位人事檔案信息化重審工作中，需要建立健全人事檔案信息化管理制度，可以為人事檔案信息化建設提供重要的依據，并以制度的形式來進行約束，進一步促進人事檔案管理水平的提升，加快推動人事檔案信息化建設的進程，更好的實現人事檔案信息的利用價值。

2.3 開發和改進人事檔案信息管理軟件系統

對人事檔案的信息密級進行更加嚴密的界定，保證電子檔案的安全性。數據庫 開發和改進更為先進的人事檔案管理軟件，健全人事檔案管理軟件可以系統的對人事檔案進行的數據自動分析、整理等相關功能、歸類、排列，提高人事檔案管理工作的效率，這是人事檔案管理信息化的必然要求，也是必由之路。開發和改進人事檔案管理軟件，還需要有利于實現遠程控制、遠程查閱和數據共享等功能。即準確快速又方便簡潔，大大減輕了管理人員的工作量，提高管理效率，降低管理成本。而且還可以實現遠程操控，檔案數據信息共享，快速查閱事業單位人員的基本信息，提高辦事效率。還要把檔案管理的信息數據做好備份，存儲起來，以防電腦操作不慎丟失信息數據。

在加強對人事檔案管理的相關政策的研究的基礎之上，利用計算機等信息化工具的先進功能，對各種信息資料的密級進行更為嚴格界定和加密，可以有效地降低人事檔案信息泄露的風險。

2.4 提高人事檔案信息資源的安全性

人事檔案信息化建設過程中，可能會受黑客、病毒等問題的困擾，造成信息資源的丟失和損壞等，針對這一問題，首先需要建立嚴格的安全保障制度，規范人事檔案管理行為和流程。其次建立完善的人事檔案數據備份和恢復機制，嚴格規范節約行為，保證檔案的安全性。再次加強對人事檔案信息化管理人員的安全教育，提高安全管理意識，可以發現工作中存在的安全問題，并能夠采取有效措施加以優化和修正。最后是提高存儲介質的安全性，這要求在實際管理工作中可以將紙質檔案和數字檔案進行分開存儲，并且數字檔案的存儲和使用也實現有效分開，通過物理手段保證信息資源在利用過程中的安全性。

2.5 做好人事檔案數據庫的構建工作

由于人事檔案數據十分龐大，而且呈不斷增加的趨勢，針對于這種情況，需要構建人事檔案數據庫。通過建立人事檔案數據庫，可以準確將人事檔案信息進行錄入，謹慎進行刪除操作。及時對人事檔案數據庫的信息進行更新，確保人事檔案信息的完整性。而且通過人事檔案數據庫的構建，可以實現人事檔案數據的長期保存，有效的保證檔案數據在數據庫中的安全性。人事檔案數據庫的建立不僅可以極大的減少檔案管理人員的工作量，實現檔案數據的及時更新，還可以為人事檔案信息的管理和利用提供更多的便利。

3 結束語

隨著事業單位各項改革的深入開展，對于人事檔案信息的需求較大，這也更好的凸顯出人事檔案信息的重要性。為了實現人事檔案信息的有效利用，當前事業單位人事檔案管理工作可以與信息化技術有效結合，有效的提高人事檔案信息化管理的水平。這就要在實際工作中要加大投入的力度，進一步對構建完善的人事檔案信息化管理體系，推動事業單位人事檔案信息化建設的進程，使人事檔案更好的為事業單位的各項工作提供服務。

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