現代化企業檔案管理工作探討

摘 要：我們國家現在絕大部分國企甚至私企在企業檔案管理上任然不是非常重視，檔案管理模式仍然延續以前的模式，主要以紙質檔案為主。但隨著社會、經濟的不斷發展，企業的不斷創新，以及現代企業追求的效率問題，計算機技術的普遍使用，企業檔案工作也隨之科學化，正規化，也隨著時代的發展而改變，但電子檔案現在正處于發展階段，實際面臨一些問題，現階段，電子檔案和紙質檔案相互搭配取長補短成為最好的選擇，隨著社會不斷發展技術不斷創新，未來企業現代化、信息化的管理模式會根據企業實際需求而改變，提高企業數字化檔案管理技術的含量成為了大趨勢。

關鍵詞：現代化 企業檔案管理 電子檔案

企業中文件、檔案在企業不斷發展進程中發揮著不可替代的重要作用，主要體現在公司的對外業務效率和企業的發展自我服務中，對外有效的提供準確的資料在企業長期穩定發展中尤為重要。在現代化公司中，投標成為常態，能夠有效、準確的提供相關工程的基本資料以及提供公司的資質證明，在投標競爭中會占據有力的地位，提高公司中標幾率?，F如今，各個行業之間競爭尤為激烈，想在競爭中勝出，擁有高素質檔案管理人才，成為越來越被重視的因素。

1 現今我國企業檔案的狀況

我們國家現在大部分企業仍然在檔案管理上不采取主動創新、放任自如的狀態，對企業檔案管理不予重視，導致很多企業仍然延續以前紙質檔案的管理模式，但隨著社會、經濟不斷發展，企業不斷創新，以及現今社會認為時間就是金錢，誰都不愿在基礎準備工作上浪費大量時間和經歷，更愿意在起跑線外一較高下。如何不輸在起跑線內成為企業內部管理的基本要求。電子文件也有不可避免的問題，例如公司法人簽字、營業執照用途確認簽字、各種文件的確認簽字等，都存在著不得不電子文檔與紙質文檔共存的局面，很多公司有不成文的規定，重要文件一定要保存紙質版，有幾個原因，怕計算機出現問題損壞文件、紙質簽名后的文件更具備法律效率等原因，如何進一步改善這種問題，也成為企業內部管理進一步優化的問題。

2 檔案管理在企業中的作用

2.1企業的檔案管理在公司運行中起著非常重要的作用。

公司的穩定發展在于內外兼備，對外提高業務數量與質量，對內提高效率，對著公司業務量不斷加大，公司內部運轉效率就變得尤為重要，公司的檔案管理是否存在問題，不久就會體現出來，紙質檔案在此時顯然跟不上公司運行速度，從大量紙質文件中翻找出需要的文件，需要大量的人力和時間，而且會嚴重拖慢對外業務的實施進度上，所以大部分公司現在重視企業檔案管理，從紙質文件演化成用電子信息文件代替，電子文件無論在儲存空間上還是提取速度上，都比紙質文件有著更好的表現，在對外業務上也不會因為資料問題拖慢進度，使得公司內外監管有序。一個現代化的公司需要在檔案管理上提高水平，來適應現代化社會的發展需求。

2.2如何提高小企業生存能力

我國因為近些年社會不斷發展，經濟水平不斷提高，參差不齊的大中小企業如雨后春筍，一夜之間遍地開花，幾個人的小公司也不在少數，這些企業在某些管理意識上滯后，導致公司發展緩慢，服務質量落后其他公司，隨意性比較嚴重，公司運行度緩慢，甚至導致公司運轉不利而關門大吉，這種公司在我國現階段不在少數，如果能有效的提高企業檔案管理水平，跟上公司運轉速度，也許情況會大為改觀。企業創始人應該在公司發展初期就重視檔案管理對于企業的重要性，在企業檔案管理方面進行大連投入，開發適合自己公司發展模式的企業檔案管理系統，實現企業數字化管理，實現數據網上傳輸，上傳財務管理檔案、人力資源運作檔案、財務報表的整理與分析、業務發展的進度檔案等。企業現在競爭越發激烈，檔案管理在企業運作中的地位也越來越明顯，利用現代化手段管理企業會讓企業走在健康穩定的發展道路上。

3 完善的檔案管理模式提高企業競爭力

3.1 提高企業檔案管理水平可以提前抵御風險

在現今全球化時代背景下，知識產權的地位越來越高，特朗普近期對華發動的貿易戰中，就曾多次提到保護知識產權的問題，對我國知識產權的“不夠重視”進行惡意攻擊，毫無證據的指責。可見知識產權問題的高度不僅僅是在企業與企業的較量中，還存在與世界上國家與國家的較量中。知識產權是各個企業的核心利益，為核心利益建立完善的檔案管理系統并上傳，能有效防止企業知識產權被竊用，防止核心技術和商業機密流失與泄漏，能夠更有效的維護與企業的核心利益。

3.2 提高檔案管理水平可以提升業務量與服務水平

提升檔案管理系統可以有效的服務于客戶，維持客戶關系，提高業務量，比如開展業務，給客戶建立完整的檔案，從而，哪怕只有一次合作的客戶，都有完整的檔案信息，以備下次再度合作，對于客戶而言，建立完整的檔案會讓客戶再次合作時體會到企業的精確服務體系，讓客戶對企業的規范化管理感到親切，對公司實力感到滿意，會極大促進企業與客戶之間的信任度，大幅度提升再次合作的可能性。

4 企業如何做好檔案管理工作

企業如果想做好檔案管理工作，其中非常重要一點就是需要吸納專業的高素質檔案管理人才，專業的檔案管理人才會提高企業檔案管理的水平，人才是重中之重。企業的領導也需要重視檔案管理重要性，很多企業認為檔案管理難度不高，做的只是存檔提取的工作，所以對于企業其他部門而言，檔案管理相關部門得不到領導的重視。其實不然，檔案管理的工作內容有很多，在企業發展中也非常重要，公司發展所用到的很多數據都是從檔案管理部門提取出來加以歸納總結，從而得以實踐。所以企業領導需要重視起來，領導的重視對于檔案管理的工作有著莫大的幫助，領導漠視，無論有多優秀的人才也無濟于事，努力的結果得不到重視，工作的成果得不到贊許，做與不做差別不大，惡性循環下會導致檔案管理系統變的緩慢而遲鈍，對于整個企業來說都是一記慢性毒藥，千里之堤毀于蟻穴，內部系統的瓦解是企業最大的敵人。

人才的引進可以依靠教育的力量，與學校做聯合，從學校引進高素質可培訓人才，穩扎穩打從基層做起，為師生提供實際操作的機會，也為企業帶來新的血液，使企業充滿生機，從而能不斷發展，擴大企業規模。

5 總結

企業檔案管理中，紙質檔案存在很多弊端，氣候因素就是其中一項，例如南方的空氣潮濕，對于紙質檔案管理帶來很大挑戰，而電子檔案管理卻能夠很好的解決這個問題，電子檔案管理系統的正確運用，可以提高企業運轉速度，對于提升業務量有很大的幫助，對于企業的健康發展也起著舉足輕重的作用，但是電子檔案管理系統也有不符合現階段情況的問題，比如社會承認度比較低，重要簽名簽字如果是電子輸入會得不到承認，現在仍需要在紙質文件上簽字，然后掃描成電子檔案存儲。很多重要的場合和合作項目中，紙質文檔仍然作為主體，作為認真負責的體現，而且這些紙質文件更具有法律效力，這些則需要社會慢慢的改變與認同，在經濟不斷發展的未來，企業檔案管理工作也許會變得越來越正規化，但這需要社會和企業共同努力。

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作者簡介

黎珊珊（1988-）。女，漢族，廣東省廣州市，本科，哈爾濱師范大學，研究方向：檔案管理。