信息時代下高校學籍檔案管理模式的不足及創新研究

高秀娟

摘 要：針對學籍檔案的管理，在過去都是要通過大量的儲存空間來進行管理工作。其中的信息內容就包括了相應的考試成績數據、社團實踐數據、社會實踐活動等的數據。而因為在進行教學中的各種生活瑣碎繁瑣且數據量較大，這就導致了在進行學籍檔案管理的時候容易出現錯誤。伴隨著信息化的進程，學籍系統的改革也就有了現實意義的存在必要，這不論是在空間結構上還是在存儲的管理上都有一定的效應。而針對這些我們進行以下的討論從而說明，數字化信息系統對于高校學籍檔案管理的重要性。鑒于此，本文是對信息時代下高校學籍檔案管理模式的不足及創新進行研究，僅供參考。

關鍵詞：信息時代；高校學籍檔案；檔案管理

現階段，隨著高校辦學與招生規模的擴大，給高校各項管理工作帶來了巨大的挑戰。而高校學籍檔案管理作為高校檔案管理工作的一個重要組成部分，雖然具有較強的政策性、原則性及服務性，但在管理過程中呈現出各種各樣的問題。據相關調查顯示，大部分高校對學籍檔案管理并不科學，并且檔案信息資源利用程度尚淺，不能滿足社會的發展需求。因此，基于信息時代背景下，需打破傳統的學籍檔案管理模式，革新高校學籍檔案管理模式，這是當前各高校值得深思的問題。

1 高校學籍檔案含義

學籍檔案關系到學生的各項信息，作為高校重要的信息資源，具有內容廣泛性、周期性等特點。它真實記載與反映了學生入校開展至到畢業以來各個方面發展情況。是高校學生在校期間學習與社會實踐活動直接形成，并作為學校教學發展歷史和學生在校期間學習過程的原始憑證。其主要包括：高考成績單、學籍卡、入學通知書等。其為教學管理、研究提供詳實可靠的資料，為學校其他工作服務與學生畢業后工作安置提供了參考。是教學質量與管理水平的明證，在對學生的綜合考查中發揮著重要的作用。

2 高校學籍檔案的信息化管理含義

首先，數字信息化的管理模式提高了工作的效率，這一點，在進行了信息化管理的行業都已經體現出來了。在進行高等教育的過程中，由于所需要的數據比較龐大，所以這就造成了高校學生的信息數據量出現了前所未有的擴大，而近些年高校教育也針對社會實踐進行了相應的改革，這對于原本資源管理就比較緊張的學籍檔案管理工作來說，就更加重了其工作的任務量。面對新的行情，信息化的存在意義就有了歷史性的意義了，最簡單的說，就是原本需要三人進行的工作，現在僅僅需要一個人就可以完成，如，在過去需要三個管理人員進行分工的調查、錄入、管理工作，但是現在僅僅一個管理員坐在電腦前就可以通過信息系統進行認證和管理，這樣就大大的提高了檔案數據管理的工作效率。

其次，網絡化的管理方式針對資源方面，實現了更為便捷的資源共享。在進行學籍檔案管理的歷史中，由于高校涉及的學科比較廣，所以針對同校不同院，這就不屬于一個檔案管理儲存，那么在展開分析的過程就會出現很嚴重的拖延。再簡單點的說就是，假如某高校的分屬院校在其他的城市招生教育，那么在沒有數字化的學籍管理，在進行人員調配過程中就會出現拖延，而原來需要三天五天才能完成的任務，現在可能僅僅需要一天或者幾分鐘就能夠完成了。其主要原因就是數字化的學籍檔案管理實現了同屬院校的信息共享，這樣在不同位置可以通用一個數據庫，這就可以為教育工作完成相應的教學任務。

再次，科學化的管理方式在一定程度上保證了檔案的完整性。我們在以往的教學管理中也難免會遇到一些檔案遺失的問題，那么在進行紙質檔案管理中，不可能做到每一份都進行備份，從而在某一個同學在原始檔案文件遺失以后，在進行補檔的時候也僅僅只能證明其曾在這里進修過。但是，數據化管理的學籍檔案，就可以完全的彌補這項缺點。因為數據檔案的保存只需要一個簡單的數據庫，可能數據庫比較龐大，但是現在科學化的進程中，對于這一點完全可以忽視。而當紙質檔案遺失以后，還可以通過數字檔案進行完整的拷貝打印，從而保證了在學生檔案的后期管理中，完成相應的任務管理。

最后，先進的現代化技術，降低了管理成本。我們在進行高校的學籍檔案管理中，因為過去的管理模式需要大量的人力物力，進行檔案的管理的存儲，但是由于現在的數據管理介入，都簡化了其中的大量問題，這樣在無形之中其實為我們的工作減輕了很大的負擔，同時也降低了大量的成本。

3 高校學籍檔案管理的重要性

對于高校學生學籍檔案，主要記錄學生在校期間的重要事跡、內容等，其成為以后工作與學習各組織結構進行、選拔、任用等主要依據，可見管理的重要性，其主要表現在真實體現了畢業生綜合素質、為用人單位選擇提供依據及作為人事檔案的重要基礎，以下呈現的是具體的內容：

3.1 真實體現了畢業生綜合素質

高校學生學籍檔案，其包括畢業生實習過程、學生先進事跡等，其有關聯的部門及人員有教務處，學院教學及其秘書，實習學生，實習指導老師，實習單位，實習檢查老師等。其內容與人員涉及廣泛，在各方面協調管理下，形成學生學籍檔案材料，其內容是學生在校期間的真實記錄，可有效呈現學生的學習質量、獎懲及表現。從學生學籍檔案中，可對學生的基本信息、教育背景及在校的綜合素質水平情況進行了解，同時可清楚高校對學生的培養過程。

3.2 為用人單位選擇提供依據

學生學籍檔案具有較高的權威性，學生在畢業后實際就業過程中，大部分的用人單位，可根據學生檔案，進行政治審查，通過翻閱畢業生的檔案資料，了解學生不同階段與時期的學習、生活等方面情況與表現。基于此，一份詳盡而全面的畢業生檔案資料，將會使學生處于強大的競爭優勢中，從而擁有更多的就業選擇與表現機會。因此，加強高校畢業生檔案管理十分重要。

3.3 作為人事檔案的重要基礎

人事檔案在國家機構、社會組織中形成的，主要對個人的工作表現、政績進行記錄與反映。作為個人學歷、身份等方面的依據。對于高校學生的人事檔案，由學籍檔案轉化而來。學生可在畢業階段，通過簽訂靈活就業、就業協議、等，獲得報到證，并將其歸屬于學籍檔案中，由學校投入人事管理部門或人才交流機構后，學生學籍檔案真實轉化為人事檔案。因此，學生的畢業檔案作為人事檔案的重要基礎。

4 在進行檔案數據管理中遇到的問題

在日常的數據管理中，我們不得不說仍存在著很多的問題，這里進行一定的總結和分析。

首先，在進行管理中，由于數字化水平無法達到目標要求。當今數字化檔案管理，已經被高校編入了管理行列之中，而各高校也相當的重視這一個管理模式，但是我國數字化時代開始的比較晚，所以相對的數字技術還不是十分的發達，在進行管理中，很多問題都不能有效的解決。與此同時在進行這項管理中，也存在著一定的風險。面對數據庫崩潰、黑客等問題，都可能會出現一定的危機。

其次，在進行管理中，缺乏這一類能夠勝任任務的數據管理人才。我們可以理解的是，這類人才對于數據管理和檔案管理，都具有相應的知識儲備和經驗，在進行相應的工作中，可以很好的完成這樣的工作，但是由于我國發展較晚，這類人才緊缺，也就導致了無法將這項任務在短時間內妥善完成。

再次，學籍檔案系統并不完善。現在我國的高校在對學籍檔案工作的數據庫建設中都已經做出了相應的努力，但是即便如此，學籍檔案管理系統到今天為止，仍舊不是很完善。這一點，在很長一段時間內都無法改善。

最后，高校學籍檔案的信息化建設還不夠充分。現在，即便很多的高校已開始有了建設信息化的檔案管理機構，可是在進行實施的過程中，仍舊由于沒有經驗，無從開始進行。而在進行這項改革中，其主要的問題還有就是學校的投入資金不能夠完成這項任務，這就導致了現在的高校學籍檔案管理系統不能夠很快的架設完成。

5 信息時代背景下高校學籍檔案管理創新路徑

基于信息時代背景下，對于創新高校學籍檔案管理，其路徑表現在學籍檔案管理觀念創新、學籍檔案管理方式創新、學籍檔案管理內容創新學籍檔案管理人才資源創新及做好學籍檔案開發利用工作，這有利于高校學習檔案信息能更好地服務于社會，促進了高校學籍檔案信息化管理方向發展，以下呈現的是具體的內容：

5.1 創新學籍檔案管理觀念

對于該校學籍檔案管理，作為管理創新的成功保證是觀念創新。具體方法為：首先，將觀念創新意識貫穿在管理的全過程。這要求管理者要從實際情況出發，打破傳統的管理觀念，明確知識化、社會化及網絡化對檔案管理創新的意義。其次，檔案管理人員要認識到學生是學籍管理的主體，需樹立“以學生為本”的管理理念，完善其人格修養，激發學生的主體意識，提高其綜合素質的發展。這不僅是高校各項工作所要達到的目標，也是高校學籍檔案管理的目的所在。

5.2 創新學籍檔案管理方式

目前，對于高校學籍檔案管理，由于受經濟條件與行政管理條例影響，其管理模式呈現落后性與局限性的特點。學生學籍檔案手工操作，不僅耗費了大量的人物資源，還容易出現錯誤：網絡管理平臺容易出現管理盲區；計算機管理缺乏及時性與完整性等。因此，創新學籍檔案管理方式，首先要建立學籍檔案條目的自動化檢索，更新設備與技術，實現辦公系統的自動化。可采用現代化管理手段，將學校中心與學籍檔案管理工作結合，為其利用提供一定的條件。另外，建立并完善高校學生學籍信息管理系統，實現高校、教育部分管理、資源共享等統一，將學籍檔案管理朝向社會化、多元化及優質化方向發展。

5.3 創新學籍檔案管理內容

對于學籍檔案管理，其內容涉及問題較多，為了加強高校學籍檔案管理，主要從將學生基本信息錄入程序簡化、一體化成績信息管理及學生學籍資料統一數據庫信息資源共享幾個方面進行，具體方法如下：

（1）將學生基本信息錄入程序簡化。傳統的學生基本信息入黨，都是管理人員從學生升學檔案中錄入，然后根據學生填寫的學籍表，補充相關的資料，這使管理人員需隔一段時間，向學生進行信息征集，以此補充資料，這增加了管理人員的工作內容。而建立信息化檔案管理系統后，管理人員可直接從網絡系統進行資料下載，其他的工作由學生完成。一方面學生可自行查閱個人基本信息，另一方面學生可根據自身的學習情況，將檔案信息進行更新與補充。學校根據學生完善的學籍檔案信息進行使用。（2）一體化成績信息管理。學生的成績信息內容較多，比如平時成績、期中成績、重修成績等。而成績管理是學籍信息管理的重要一部分。以往學生的成績管理工作比較復雜，并且容易出現錯誤。而使用信息化檔案管理系統后，管理部門可在系統中輸入每學期教學計劃的相關內容，教師負責登錄系統錄入成績，核查無誤后提高，這樣一體化成績信息管理，可以方便學生進行信息搜索，還滿足了高校擴招、專業增加情況下學籍檔案管理。

6 結束語

綜上所述，本文對信息時代下高校學籍檔案管理模式的不足及創新的研究，了解了高校學籍檔案管理的重要性，根據高校學籍檔案管理存在的不足，分析了信息時代下高校學籍檔案管理呈現的一系列問題，提出了創新學籍檔案管理觀念、創新學籍檔案管理方式、創新學籍檔案管理內容、創新學籍檔案管理人才資源及做好學籍檔案開發利用工作路徑，這有利于高校學籍檔案信息化管理，對高校學籍檔案管理工作適應高校教學與社會發展需要具有重要的現實意義。

參考文獻

[1]王姝蘊.淺談高校學籍管理的主要問題及應對措施[J].課程教育研究，2017（51）：38.

[2]楊杰.數字時代的高校學籍檔案信息服務價值研究[J].黑龍江檔案，2017（06）：53.

[3]鄭新鶯.干部人事檔案專項審核視域下的學籍檔案管理[J].蘭臺世界，2017（22）：64-67.

[4]郭婷.信息時代下高校學籍檔案管理模式的不足及創新研究[J].人力資源管理，2017（11）：294-296.

[5]李遠麗，黃卉.高校學籍管理工作實行電子注冊探析——以系部二級管理為例[J].廣西教育，2017（39）：117-119.