單位圖書館檔案管理的應對策略

熊艷

摘 要：現代化水平的不斷提高使得信息化成為各種管理手段的必要輔助模式，但是在目前的單位圖書館檔案管理中，信息化程度相對較低，大多數單位的管理工作仍然沿襲傳統的管理模式，使用紙質文獻進行管理。部分單位圖書館雖然已經建立了檔案管理的電子管理系統，但與信息化的管理模式存在較大的差距，只能說是一定程度上實現了單位圖書館檔案管理的自助化，還需要進一步進行改進和加強。

關鍵詞：單位圖書館；檔案管理；應對策略

1 單位圖書館檔案管理的問題分析

1.1 單位圖書館檔案管理的信息化程度低

現代化水平的不斷提高使得信息化成為各種管理手段的必要輔助模式，但是在目前的單位圖書館檔案管理中，信息化程度相對較低，大多數單位的管理工作仍然沿襲傳統的管理模式，使用紙質文獻進行管理。部分單位圖書館雖然已經建立了檔案管理的電子管理系統，但與信息化的管理模式存在較大的差距，只能說是一定程度上實現了單位圖書館檔案管理的自助化，還需要進一步進行改進和加強。

1.2 檔案管理人員管理意識淡薄

一些檔案管理的兼職人員對檔案管理的工作流程還不太熟悉，沒有進行規范化的管理操作，導致管理缺乏次序。一些管理人員上任之前沒有對單位檔案管理的細則進行研究和熟悉，對檔案實體的分類不標準。部分單位的檔案管理中沒有具體的管理制度和管理措施，從而缺乏統一的管理，導致檔案材料出現不全面甚至是不規范的情況。對檔案的歸類不及時也會導致檔案材料的丟失。

2 單位圖書館檔案管理的應對策略

2.1 提高單位圖書館管理人員的綜合素質和管理意識

對于單位圖書館的檔案管理應該設置專業管理人員實施管理，在人員的選擇上應該使用高學歷的人員，最好選用具有檔案管理經驗的人員進行管理。應該加強管理人員的專業知識培訓，讓檔案管理人員對信息等現代化技術熟練掌握，將自身所學到的信息技術應用到檔案管理的過程中，進一步提高管理效率和管理的質量。盡量保持管理人員工作的穩定性，長期的管理可以使得管理人員快速的熟悉管理中應該注意的問題。在培訓的過程中使管理人員的傳統管理觀念得到改善，提高檔案管理人員的管理意識，不斷對他們進行業務培訓，讓他們認識到檔案在單位管理中的重要性，這樣就可以不斷促進他們提高自身的管理理念和綜合素質，做一個適應檔案管理要求的管理人員。除此之外，管理人員還應該樹立良好的管理態度，增強工作的責任心，對圖書館的檔案進行清楚、嚴格的分類管理，按照檔案的性質和適用范圍進行整理，避免檔案擺放的混亂性。高層領導人員還應該加強對管理工作的監督和檢查，以身作則，親自對管理工作的檔案存放情況進行視察，對檔案管理人員的工作大力支持，積極配合管理人員做好各項管理工作。檔案管理工作具有一定的保密性，也具有一定的專業性，需要管理人員具有較強的檔案專業性知識，所以應該加大管理人員對專業知識和技術的學習，使他們掌握檔案管理的基礎理論和專業知識，在管理過程中實現標準化和規范化的操作。

2.2 加強單位圖書館檔案管理體系的建設

為了確保單位圖書館檔案管理工作的有序進行，單位管理部門應該加強對各個小部門的管理，沒有二級管理部門的在檔案儲存量較大的情況下可以建立二級管理單位，做到管理過程中的明確分工。在管理過程中制定切實有效的考核體系，對可操作性的檔案管理進行定期考核評估，對新建的二級管理部門應該加強指導、業務培訓，提高其工作能力和工作效率，使得二級單位的檔案管理人員的業務技能不斷得到提升，進而提高管理人員的綜合素質和工作水平，確保單位檔案管理工作做到有序化和規范化，發揮檔案管理工作在單位管理中的重要作用。

2.3 實現單位圖書館檔案管理的現代化和信息化

單位圖書館檔案管理的現代化和信息化是管理發展的需求，也是檔案存儲的需要。在檔案管理中應該建立開放的檔案管理數據庫，借助于計算機和網絡相結合的技術將所有的信息存儲到數據庫中，為整個數據庫建立具體的檔案目錄，使用者可以通過建立檔案索引進行搜索，從中尋找自己需要的圖書檔案信息。另外還應該建立圖書館檔案指南資料庫和專題文件匯編資料庫，通過不同的檔案分類，根據檔案的形式建立不同的數據管理中心，提高檔案管理的信息化水平和效率。

2.4 優化單位圖書館檔案管理的方法和技術，實現規范化管理

在新形勢下，單位圖書館檔案管理工作加快了發展的步伐，過去的檔案管理技術和方法，已經難以符合規范化檔案管理的要求，特別遇到差異性明顯、類型多樣化、形狀不統一的紙制檔案資料，要想實現檔案規范化管理，具有一定的難度，過去落后的人工管理方法，不僅要投入了大量的精力和時間，而且有可能效果不佳。鑒于此，通過將先進的新興電子技術和信息化技術，有效運用到檔案管理工作中，使得計算機操作檔案管理工作更具便捷性和高效性。首先要加強現代化技術的實效性，將管理和技術有效地結合，研發出符合單位實際需求的信息化和現代化檔案管理系統，從而使現代化技術在檔案管理工作中起到有效的作用。同時，將現代化技術融入到檔案管理工作時，要十分重視安全防范工作，保證檔案具有規范性和保密性，避免檔案由于技術工具使用不合理，而發生檔案泄漏或者丟失的現象。所以還需要強化加密系統建設，對于電子檔案系統進行定期性檢查，對電子檔案具有的登陸功能加以完善，保證電子檔案更具安全性。通過相關檔案管理軟件，把全部檔案資料根據類型和時間實施歸檔好，創建專業的電子檔案目錄，便于日后查找和翻閱，提高檔案查找的效率，進一步提升檔案管理工作的質量和效率。

3 結語

總之，在新形勢下，傳統的單位圖書館檔案管理模式，已經不能適應信息化和現代化管理的要求，需更加規范化。這就要結合單位的實情，構建完善的管理體系，通過先進的管理方法和技術，提升管理的信息化水平，并且做好人才培養工作，從而推動單位圖書館管理工作的規范化，提高管理效率，更好地為單位各項工作的有效開展而服務。

利用圖的的頂點和邊的標號函數來研究圖的理論是由1966年B.M.Stewart引入的，多年來國內外許多研究者致力與這方面的研究。邊平衡指數集是圖的布爾指數集的一個重要理論。在[1]中，李教授等人提出了一個新的標號問題。

設一個簡單圖G，其頂點集和邊集分別是 ， .設一個數集 ，給定一個邊標號 ，即 ， =0或1。由 誘導出一個頂點標號 ，定義為：

。

其中， 表示與 關聯的邊標號為0或1的邊集合的基數。

在圖G中，標號為0或1的邊集記為 ，用 分別來表示此二集合的基數；標號為0或1的頂點集分別記為 ，它們的基數分別記為 。

定義1 設f是圖G的邊集 上的一個0、1標號，如果 ，那么就稱f為圖G的邊-友好標號。

定義2 如果圖G存在邊-友好標號f，則稱集合{ ： 邊標號f是友好的}

為圖G的邊-平衡指數集，記為EBI 。

定義3 由n 條路連接起來的m 個 圈的嵌套圖形記為 。

在本文中，我們主要研究嵌套圖 的邊平衡指數集。

對于圖 進行友好標號，t是標號為0的邊的數目， 為其圖的總邊數。我們將n分為4類來討論圖 的邊平衡指數集： ； ； ；

注：這里將邊-平衡指數集EBI 中最大的指數記為max 。

定理1：圖C x P 的邊平衡指數集EBI中只包含偶數。

證明：因為與圖C x P 中每個頂點相鄰的邊為奇數條，即3條，所以標0的邊與標1的邊數不可能相等，因此沒有頂點無標號的點。而且圖中的頂點總數為偶數，且分為兩部分v（0）和v（1），即v（0）與v（1）的個數都同時為偶數或同時為奇數，因此其差必為偶數。

引理1：在C x P 中，若 ，即 ，則max =n 。

證明：在圖C x P 中，共有3n條邊，即有 = ，因 1，故有t = 6k。為方便起見，我們僅給出C x P 中標號為0的邊的構造方法，其余邊標號為1。其構造步驟如下：

記外圈C 的4k個頂點依次為 ；內圈C 的4k個頂點依次為 。

除頂點 與 相鄰，其它頂點 與 相鄰 。

頂點 與 相鄰 ，與頂點 相鄰的頂點是 。

令與 鄰接的3條邊標號為0。與內圈Cn的4k個頂點相鄰接的邊的標號方法和外圈Cn的頂點對應相同。又令邊 為0-邊。

即： 3條0-邊

3條0-邊

1條0-邊

1條0-邊

則有V（0）= ，共2k個；

V（1）= ，共6k個，

在此構造圖中，標號為0 的頂點與之相鄰的3條邊均為0-邊；標號為1 的頂點僅有一條0-邊與其相鄰。且在圖C x P 中與每個頂點相鄰的邊只有3條，所以若把上述構造的圖形中任意一條0-邊與一條1-邊互換，則與之相鄰的頂點的標號也將變化，即頂點V（0）的個數或不變或增加，頂點V（1）的個數減少，那么V（0） 與V（1）的差值必將減少。

故，此時V（0） 與V（1）的差值最大，即當 ，即 時，

max = =4k=n。□

引理2：在C x P 中，若 ，即 ，則

EBI（C x P ）。

證明：在引理1中，當 ，即 時，得到max =n。

根據引理1中構造圖max 的方法，把圖中的0-邊和1-邊做部分變換。

由此可證明 EBI（C x P ）. □

由引理1和引理2得到如下定理：

定理2：在C x P 中，若 ，即 ，則

EBI（C x P ）= 。

引理3：在C x P 中，若 ，即 ，則

max =n+1。

證明：在圖C x P 中，共有3n條邊，即有 = ，因 1，故有t = 6k+1。為方便起見，我們僅給出C x P 中標號為0的邊的構造方法，其余邊標號為1。其構造步驟如下：

記外圈C 的4k個頂點依次為 ；內圈C 的4k個頂點依次為 。

除頂點 與 相鄰，其它頂點 與 相鄰 。頂點 與 相鄰 ，與頂點 相鄰的頂點是 。

令與 鄰接的3條邊標號為0。與內圈Cn的4k個頂點相鄰接的邊的標號方法和外圈Cn的頂點對應相同。又令邊 為0-邊。

類似引理1中的構造方法，得到V（0）= ，共2k個；

V（1）= ，共有6k+2個，

同理引理1可證，當 ，即 時，

max = =4k+2=n+1。□

引理4：在C x P 中，若 ，即 ，則

EBI（C x P ）。

證明：在引理3中，當若 ，即 ，得到max =n+1。

根據引理3中構造圖max 的方法，把圖中的0-邊和1-邊做部分變換。

由此可證明 EBI（C x P ）。

由引理3和引理4得到如下定理：

定理3：在C x P 中，若 ，即 ，則

EBI（C x P ）= 。

參考文獻

[1]M.C.Hong and Sin-Min Lee， On the edge-balanced graphs， In Proceeding of the 7 th Quadrennial International Conference on the Theory anf Applications of Graphs， vol.2， p.711-722.

[2]Zheng Yuge， Lu Juan， Lee Sin-Ming and Wang Ying， On the perfect index sets of the chain-sum graphs of the first kind of K4-e， 2009 2nd International Conference on Intelligent Computing Technology and Autination， icicta 2009， v4， 586-589， 2009.

[3]Yu Guangming， Zeng Qun， Yang Shan， Hu Limei， Li Xiaowei， Che Yi and Zheng Yuge， On the intensity and type transition of land use at the basin scale using RS/GIS： A case study of the Hanjiang River Basin， Environmental Monitoring and Assessment， v 160， n 1-4， p 169-179， January 2010.

[4]Suh-Ryung Kim， Sin-Min Lee and Ho Kuen Ng， On Balancedness of Some Graph Constructions， Journal of Combinatorial Mathematics and Combinatorial Computing.， 66 （2008） 3-16.

作者簡介

王瑛，女，碩士，助教，研究方向是組合數學與圖論，四川建筑職業技術學院信息工程系專職教師。