新時代背景下如何提升機關事業單位信息化檔案管理

脫連弟

摘 要 本文介紹了在機關事業單位檔案管理實現信息化的優勢、實現檔案管理信息化存在的問題，并提出了建立健全信息化檔案管理規章制度、加強領導干部對信息化檔案管理的認知意識、積極建設檔案管理信息系統、在網站建立檔案信息服務和共享模式等方面檔案管理信息化建設實施的有效途徑，為機關事業單位進行信息化檔案管理工作的創新提供一些借鑒。

關鍵詞 檔案管理；信息化；機關事業單位

中圖分類號 G2 文獻標識碼 A 文章編號 1674-6708（2018）212-0146-02

隨著現代社會和科學技術的發展，信息化時代已來臨，信息化運用在社會的各個領域并且發揮著非常重要地作用。近幾年，無論是從中央到地方，還是從上到下的單位領導們都對檔案管理的重視程度加強了不少，開始關注檔案管理的工作。檔案管理工作在面對新的形勢下，積極適應新形勢發展，建設信息化的檔案管理。檔案管理的信息化的實現對提升機關事業單位的檔案管理服務水平發揮著尤為重要的作用。

1 實現檔案管理信息化的優勢

信息化檔案管理是指利用計算機、數據庫、掃描儀等現代科技技術，把紙質文件、聲像文件等檔案轉變成電子文件并系統地組織起來，變成具有有序結構的檔案信息庫。

1.1 實現信息化檔案管理，大大縮短了檔案管理人員的工作時間

對于眾多的機關事業單位來說，每年都會有大量的文件需要歸檔，甚至有些大單位每年要產生高達數千甚至數萬件歸檔文件，而且有些譬如人事檔案、記錄重大事件發生的歸檔文件還需要長期保存。在沒有實現信息化檔案管理的那些年代，紙質檔案的整理、篩選、歸檔、保存都是一項及其復雜繁瑣的工作，信息化檔案管理實現后，大大節省了人力、物力、財力等方面的消耗，還大幅提升了工作效率。

1.2 實現信息化檔案管理，可以解決檔案室空間狹小的問題

目前，眾多機關單位辦公用房有限，專門存放檔案的房間比較小，每年需歸檔的檔案比較多，加之多年檔案的積存，導致存放檔案的空間越來越小。在實現檔案管理信息化后，對年代久遠積存的檔案進行電子化處理，有效解決了檔案存放場所不足的問題。同時，也解決了對于達不到檔案保存室的保存濕度、溫度的嚴格要求問題，也相應的迎刃而解。

1.3 實現信息化檔案管理，可以大大提高檔案查找速度和檔案保存的穩定性

由于多年的積存，歸檔文件比較多，查找非常不便。加之前些年檔案管理人員對檔案管理工作不重視，檔案存放工作做的不夠細致，導致檔案查找更是困難。檔案管理信息化的實現，使得紙質檔案變成電子檔案保存后，大大提高了檔案查找速度。同時，傳統的紙質檔案保存方法不當還容易造成紙質檔案遭受破壞，降低了紙質檔案的保存壽命。紙質檔案變成電子檔案保存后，也相應提高了檔案保存的時間，滿足了檔案長期保存的需求。

2 實現檔案管理信息化存在的問題

2.1 檔案管理信息化基礎設施落后

檔案管理信息化需要一定得軟硬件作為基礎，比如性能良好的電腦、檔案管理專用軟件、紙質文件掃描設備等先進設備，然而各個機關單位本身不具備盈利水平，在資金投入方面不能滿足檔案信息化建設，導致檔案管理信息化基礎設施條件薄弱。

2.2 檔案管理制度方面不完善

檔案管理制度的標準化、規范化的是實現檔案管理信息化建設的先決條件，各個單位也有一些針對紙質文檔、音像等檔案方面的標準，然而沒有針對信息化檔案的統一標準和規范。

2.3 檔案管理人員的綜合素質欠缺

一方面機關事業單位的檔案管理員，大多都不是檔案管理專業的工作人員，不具備基本的檔案管理理論知識和專業知識，對檔案的收集、整理、歸檔工作都是通過個人經驗和后天的學習在管理。另一方面由于檔案管理工作的枯燥性，年輕人都不愿意干，導致檔案管理人員的年齡偏大、學歷不高、對信息化工具的使用不熟練的問題，檔案管理人員現有的素質無法滿足檔案管理信息化。

2.4 對檔案管理工作缺乏重視

目前，每個單位都有檔案管理工作，在實際的工作中無論是從領導還是檔案管理者來說都重視程度不夠，沒有從根本上認識到檔案工作的重要性，甚至在認識上存在一些誤區，認為檔案管理工作就是簡單的對一些資料的保存。

3 檔案管理信息化建設實施的有效途徑

3.1 建立健全信息化檔案管理規章制度

機關事業單位應該制定一套與檔案信息化管理相適應的檔案管理規章制度。首先，制定統一的檔案管理標準和規范，例如紙質檔案轉化成電子文檔、電子文檔的管理、電子文檔使用、數字檔案的建設等檔案信息化應用和管理應有單位制定出統一的標準和規范，這項標準和規范是檔案管理信息化建設的基礎。這些規章制度的制定實檔案管理信息化實現的前提要求。

3.2 加強領導干部對信息化檔案管理的認知意識

加大宣傳檔案管理實現信息化后給單位、給檔案管理工作人員帶來的便捷，讓單位的領導和職工，對檔案管理信息化有深刻的認知。只有領導把檔案管理信息化工作作為單位的一項重要工作來抓，為檔案管理信息化創造有利條件，從人員配備、資金使用等多個方面提供保障，為早日實現本單位檔案管理信息化打下堅實基礎。

3.3 積極建設檔案管理信息系統

在檔案管理信息化建設方面，一方面是計算機、檔案管理專用軟件、網絡技術等高科技產品的應用上加大資金投入。另一方面逐步建立目錄數據庫、全文數據庫等，開展對于電子檔案和數字檔案的備份工作，確保檔案信息的安全性，同時提高了查找檔案的效率。

建設檔案管理信息系統，是機關事業單位檔案管理信息化實現的前提條件，因此，建設檔案管理信息系統，解決了檔案管理信息化建設進程中在軟件方面存在的問題，同時也大大提升了機關檔案信息化管理水平。將現代化的高科技技術應用到檔案管理工作中，正確認識到電子檔案對檔案管理的重要性，充分發揮電子檔案的作用，逐步實現數字檔案創建目標，不斷提高檔案管理信息化，更好地發揮檔案的作用。

3.4 建立網站檔案信息服務和共享模式

機關事業單位都有自己本部門的網站，針對用戶的需求，建立線上服務體系，例如檔案查詢、檔案動態等欄目的設置，為用戶提供一站式檔案信息服務，同時網站資源要及時更新、保證信息內容的準確，能夠通過對檔案信息的提取和加工，生成客戶需求的檔案信息產品。同時，要以先進的技術和管理為基礎，建立檔案信息的網絡共享模式。

3.5 培養具備綜合素質的檔案管理人才

在信息化的社會里，檔案管理人員的整體素質影響著單位的紙質文件歸檔水平。檔案管理者綜合素質的提高，首先應當通過自學掌握基本的檔案管理信息化理論和業務知識、信息化檔案管理流程要求和操作規程，同時能夠熟練地使用檔案管理信息化系統。其次，當代社會在高速發展，設備更新換代比較快，為適應社會發展要求，為了工作的需要，檔案管理員還應當具備一定的技術創新能力。

由于各個單位的情況不同，對檔案管理、使用的要求也不相同，在工作中檔案管理人員可能會遇到很多不同問題，面臨很多挑戰，這就需要檔案管理人員運用業務知識靈活主動的尋找解決問題的辦法，為更好地做好檔案的管理工作。

3.6 加強檔案信息的保密性和安全性工作

機關事業單位的檔案信息的保密性和安全性，是檔案管理工作的重中之重。通過對檔案數據進行備份的方式，做到對檔案信息的安全性保護。在系統中設置防火墻或通過身份驗證等方式來提高檔案管理網絡安全防護能力。

4 結論

在現代社會高速發展的背景下給檔案管理工作帶來了新機遇，從實現信息化的檔案管理，大大縮短了檔案管理人員的工作時間、實現信息化的檔案管理，可以解決檔案室空間狹小的問題、實現信息化的檔案管理，可以大大提高檔案查找速度和檔案保存的穩定性等幾個方面介紹了機關事業單位檔案管理實現信息化后的優勢。檔案管理信息化建設的有效實施，對促進我國的檔案管理信息化建設具有一定的參考價值和借鑒意義。

參考文獻

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