淺談檔案管理工作中存在的問題與對策

孫艷華

摘要：隨著學校招生規模的不斷擴大，學校的檔案管理依然滯后于學校的發展，存在著一些顯著的問題。本文主要對學校檔案管理存在的問題，加強學校檔案管理工作的對策相關內容進行了闡述。

關鍵詞：檔案管理 問題 對策

學校檔案記錄著學校各項工作事務的真實信息，是學校得以健康穩定發展的保證，不僅是學校寶貴財富，而且是社會以及國家寶貴的遺產。檔案管理是學校眾多工作中最主要的一環，檔案管理工作的質量和學校的教學水平、歷史發展程度等各方面都有著直接的聯系。做好學校的檔案管理工作，對于推動學校改革、發展有著非常重要的作用。

一、學校檔案管理存在的問題

（一）領導重視度不高

從目前學校檔案管理工作來看，大多數學校的領導將關注的重點放在如何提高學校的辦學條件、擴大招生量等方面上，對于學校檔案管理的重視度不高，甚至對于檔案管理工作置之不理，沒有認識到檔案管理工作的重要性。還有一些學校領導人員覺得，學校不屬于政府職能部門，檔案管理工作沒有必要那么嚴格。除此之外，學校并未將檔案管理工作納入到學校重要議事日程中，未制定長遠的發展規劃，平時忽視檔案管理工作，使學校的檔案管理工作遇到很大的問題。

（二）檔案基礎建設落后

隨著社會經濟的不斷發展起來，雖然，國家加大了對各區域教育等各方面的投入，不管是人們的經濟水平還是學校的辦學條件得到了很大程度的改善。但是，由于我國經濟發展不平衡，伊通滿族自治縣農村經濟發展相對落后，很多學校對學校檔案基礎建設投入不足。甚至有些學校并未建立專門的檔案室，有的學校即使建了檔案室，受到經濟條件的限制，無法投入足夠的資金從購買相應的檔案管理設備，檔案管理室十分的狹小簡陋，各種管理設備十分陳舊，辦公環境非常差，檔案丟失、受潮損壞等現象頻繁發生。

（三）學校檔案管理人員素質低

從目前的情況來看，雖然伊通滿族自治縣加大了對教師的招聘力度，并對教師的應聘條件作出了規定，但是，在檔案管理人員招聘上未做明確規定，甚至未走專業、正規程序。學校大部分的檔案管理人員都非管理專業畢業人員，都是由其他部門人員兼職，管理經驗和水平不足。再加之，他們日常事物非常多，沒有時間進行專業的管理培訓，或者是對相應的管理業務進行專研，專業技能十分缺乏。另外，多數的檔案管理人員的年紀偏大，管理知識單一、滯后，缺乏創新意識，很難勝任管理工作需要。與此同時，由于檔案人員素質低，思想陳舊，加之檔案管理工作本身十分枯燥，薪資待遇不高，長時間下去，檔案管理人員的的工作熱情逐漸尚失，工作不認真。

二、加強學校檔案管理工作的對策

（一）重視學校檔案管理和建設

1.提高檔案管理意識，建立檔案管理機構

要做好學校的檔案管理工作，首先就需要讓學校領導重視這項工作，將學校檔案管理工作納入到學校重要議事日程中去。同時，還需要組織學校教職工對檔案法進行學習和宣傳，讓學校教職工認識到檔案管理重要性。另外，還需要借助現代網絡信息技術，構建檔案管理機構與檔案管理網絡，并成立檔案管理監管小組，配備專門的檔案管理人員，確保檔案管理工作的順利進行。

2.完善制度，規范管理

建立并完善相應的檔案管理制度，是檔案管理工作能夠規范化進行的保證。學習各部門、科室要權責明確，做到“歸檔有范圍，立卷有標準，借閱有規定，保密有條例”等等，檔案管理工作的每一個環節都要落實。除此之外，還需要制定“檔案管理工作職責”、“檔案保密制度”等相關的規章制度，用制度來規范檔案管理人員行為，使檔案管理人員能夠認真的做好檔案管理工作，使學校檔案管理工作規范化、合理化。

（二）使檔案管理工作服務于學科發展

1.以檔案為借鑒，促進學校管理

學校是檔案生產、管理、發揮作用的重要場所。檔案記錄了學校的發展歷程、教學方針等各項資料信息，是學校最有價值的信息資源。學校要得以健康發展，做好管理工作尤為重要。學校自身建設與價值觀念的構成和學校檔案信息分不開。檔案代是學校最寶貴的資源。通過對學校檔案信息的分析，就能夠了解到學校教育教學的發展和演變狀況，從而能夠對學校價值觀念、教學體制等方面的得失進行準確總結和探，為學生能夠更好地發展提供參考。

2.以檔案為載體，推動教育教學管理

學校檔案是通過一定的符號和載體形式對學校的教學活動進行記錄的知識成果；學校檔案的產生不受時空的限制，以及反復利用得以流傳。伊通滿族自治縣有著悠久的滿族歷史與傳統文化。通過對學校各類檔案信息的整理，不僅為學校教育教學管理提供了參考和借鑒，而且還是對滿族歷史文化的積累和發揚；不管是哪種精神文明的建設都不能在封閉的狀態下產生和發展，學校對教育教學管理的重視，是學校能夠持續健康發展的前提條件，而學校檔案成為了一個或者是多個學校內部之間管理交流的重要媒介。所以，從某種程度上來看，學校檔案管理能夠推動學校教育教學發展。

（三）重視培訓教育，提高檔案管理人員素質

大多數學校的檔案管理人員都未經過專業的管理工作培訓，且有些管理人員的年紀較大，管理思想比較傳統，不會適應新技術，更不了解檔案管理的要求，檔案管理人員素質低。所以，學校需要重視對檔案管理人員的培訓工作，提高他們的專業技能和管理水平。與此同時，還需要對國內外先進的檔案管理技術方式等有一個全面了解，優化學校的檔案管理水平。

三、結語

總而言之，做好學校檔案管理工作十分重要。它是學校在不斷發展演變中，所形成的歷史性資料，是學校能夠開展各項工作十分的保證，是體現學校歷史發展情況的真實資料。因此，學校應該重視檔案管理工作，為學校的健康發展創造條件。

參考文獻

[1]王莉.談高校檔案管理現代化建設[J].鎮江高專學報，2015，（22）.

[2]郭志敏.檔案管理信息系統建設應注意的幾個問題[J].山東檔案，2016，（18）.

[3]代利利.加強學校檔案管理[J].阜陽師范學院學報，2014，（12）.

[4]鄭柏杰.李志仁.檔案管理信息系[J].信息技術，2016，（25）.

[5]周楓，辛梅菊.做好學校檔案管理工作初探[J].山東檔案，2015，（08）.

（作者單位：吉林省四平市伊通滿族自治縣業余體育學校）