關于專業檔案管理存在的問題及對策

柴一鳴

【摘要】所謂“檔案”，一般是指國家機關，企事業單位或者個人在進行各自工作或活動時留下的相關記錄或者記載。檔案是社會實踐活動的一個產物，自古有之，即使在信息時代的今天，面對高速發展的計算機、網絡、現代通信、數字技術等科技媒體手段，不但沒有相形見絀，反而越來越受到重視，究其原因，就是檔案所具有的獨特的查考價值，成為機關團體、企事業單位以及個人，在工作、生產、商業往來、科學研究等活動領域中寶貴的資料來源。檔案材料的收集工作是檔案管理工作的一個起始環節，與其他管理環節相比，它有其特殊性和重要性，是檔案工作的首要內容。巧婦難為無米之炊。沒有詳盡、齊全的資料來源，就談不上檔案管理。因為不具備查考價值，其他環節就不再具有意義。特別是在信息量幾何級增長，強化檔案利用工作的今天，檔案的收集工作已變得越來越重要。這就需要不斷以新思維、新方法、新手段，不斷提高檔案管理工作，充分發揮科技手段和科學管理，形成貫穿全過程的質量保障體系，提高檔案管理的質量和水平。

【關鍵詞】專業 檔案 管理 問題 對策

一、突出矛盾和問題

1.1 理論研究滯后

開展專業檔案管理工作需要理論的指導，但是，目前這方面的理論研究還不夠廣泛和深入，滯后于實際管理工作。主要體現為：科研項目少、研究成果少、理論書籍少、發表文章少。由此造成了實際工作中專業檔案概念不清晰、界定不明確、管理不科學等問題，例如，在名稱上存在著“專業檔案、專門檔案、業務檔案”等不同的表達方式。再如，信訪檔案雖然被列人了國家基本專業檔案目錄，但是按照國家檔案局第8號令規定，各立檔單位將形成的信訪檔案劃人文書檔案范疇來進行管理。

1.2 專業檔案制度建設有待加強

專業檔案有其自身特點，不能簡單套用文書檔案管理的有關標準和要求進行管理，因此，專業檔案在收集、管理、利用等方面的制度建設對規范專業檔案工作尤為重要。目前，專業檔案制度建設還存在不健全、不完善的問題；還有一些專業檔案管理制度出臺時間過早，內容趨于陳舊，已經不適應當前需要。

1.3 管理水平不高，管理手段沒有突破。陳舊、落后。在檔案管理上，因為沒有專門的人事檔案管理軟件，以及缺乏必要的培訓、學習。管理人員還一直采取手工編輯、檢索、歸檔。我校的檔案管理崗是兼職，平時由于工作的沖突，致使人事檔案材料不能及時歸檔整理，存在檔案資料不完整的情況。集中借閱檔案最多的是每年的職稱評審時，現在都是比較原始的手工操作方式，存在很多的弊端。

二、建立專業技術檔案的意義

檔案管理作為企業單位管理工作中的一個重要組成部分，其作用日益顯著。專業技術檔案工作是衡量一個企業工作效率和管理水平的一個重要標志。它是企業管理專業人員的重要工具，為企業選人用人提供基礎保障。建立專業技術檔案，一方面可為企業培養高層次專業人才，提高工作人員的科研能力以及促進企業的建設方面發揮著至關重要的作用。另一方面，也為企業全面、準確、多方位地掌握各類專業技術人才信息，這對企業人力資源的可持續發展起著重要的作用。

三、完善各項規章制度

充分認識檔案管理的重要性，健全檔案管理制度，進一步提高規范化管理水平。

首先，要根據我國《檔案法》等法律法規和有關檔案管理規定，結合實際，從檔案的收集、歸檔、保管、保密、利用、鑒定等方面入手，制定一套完整的檔案管理制度。

其次，引進先進的檔案管理軟件，制定電子檔案的管理、分類標準。檔案管理工作的發展趨勢是逐步向自動化轉變，實現電子檔案和紙質檔案一體化管理。要實行電子文件與電子檔案一體化管理，就要有明確的分類標準，同時借助先進的檔案管理技術，逐步建立和完善檔案管理機制，促進檔案事業的發展。

四、提高單位領導對專業技術人員檔案管理重要性的認識

一個企業單位檔案管理工作是否能夠順利、有效的開展，首先是要單位領導能充分意識到檔案管理的重要性。

如果單位領導能充分意識到專業技術人員的檔案管理能幫助單位更好的對技術人員進行工作分配的話，他們便會從政策、資金、人來等方面給予盡可能的支持，使得檔案管理工作能夠很好的服務于單位。從而更好的服務于單位，為單位創造更大的利益，也更好的促進我國社會主義現代化的建設。

五、加強電力工程檔案與實際工程的同步建設

通常情況下，加強企業檔案管理與實際工作的同步建設需要從以下幾個方面展開：首先，檔案管理相關人員需要對檔案進行收集，并保證檔案收集過程中內容的準確性、完整性。其次，在實施建設的事前準備工作、中間控制監督、后期完善整改，將檔案管理工作穿插到管理工作的各個環節中，保證專業檔案管理可以與實際情況等進行檔案資料同步收集，并加強聲像、實物檔案的管理。保證企業檔案管理質量穩步提高，推動企業實現快速發展。

綜上所述，加強專業檔案管理工作是企業的寶貴財富。不僅對企業有著備查待檢的作用；對員工也有教育、示范功效；對外有宣傳作用。結合當前工作中出現的問題進行制度創新，使檔案管理規范化和標準化，只有這樣檔案管理工作才能發揮出最大價值，在提升企業日常工作效率的同時，推動社會經濟的進步與發展。

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