人事檔案如何更好地發揮作用

衰野

【摘要】人事檔案是記錄一個人的主要經歷、政治面貌、作風品德等個人情況文件材料，起著憑證、依據和參考的作用。從人力資源開發與管理的角度來看，人事檔案又是社會公共信息非常重要的一個組成部分。本文主要針對人事檔案如何更好地發揮作用進行分析和討論。

【關鍵詞】人事檔案；管理；檔案材料

如何更好地選人用人，充分發揮人才的主動性、積極性、創造性是關系到我們事業成敗的大事。讓人才在適合的工作崗位上發揮應有作用，人盡其才，才盡其用，使我國人口資源的潛在優勢轉化為現實的人才優勢，促進入力資源的有效配置。

一、人事檔案的利用現狀

人事檔案是以個人為單位，通過收集、鑒別、整理、立卷、保存起來的記述和反映個人在社會生活中歷史經歷、思想品德、知識才能、領導水平、獎勵懲罰、工作等情況的文件材料的總和。個人的轉正定級、職稱申報、各種保險的辦理以及出國、考研等有關證明的開具都會用到人事檔案。同時，人事檔案一直被認為是一種重要的信息載體，隨著各項檔案法規、方針、政策的宣傳、貫徹和執行，特別是將檔案管理水平納入對單位工作的重要考核內容之一以后，上至各級領導，下到單位個人對檔案更加重視。人事檔案由專職人員管理，其待遇和社會地位均有所改善。按常理說，諸多因素的改善，理應大幅提升人事檔案的利用率，然而，實際的情況卻并不盡如人意。主要表現為人事檔案在單位選人、用人中的參考作用不是日益加強反而逐漸被弱化；保存和管理人事檔案的人力、物力投入不斷提高，而利用人事檔案的人次和卷次仍然很低。

二、人事檔案的分類

市場經濟的發展，增大了人事檔案的管理與使用范圍，人事檔案即是記錄和反映個人德能勤績等方面情況的，經組織認可歸檔保存的個人材料。關于材料的分類在人事檔案中，材料的分類包括兩方面的含義，即檔案種類和卷內類別的判斷。

（一）檔案種類的判斷

在歸檔之前，檔案人員首先要對收集的材料進行判斷，看其是否屬于人事檔案，注意不要把屬于文書檔案（如干部任免通知、請示報告、來往函件等）、紀檢檔案（如案件審理過程中的請示報告、調查報告、旁證、檢舉材料等）、業務檔案（如個人的著作、論文、譯文、創造發明的總結等）及其他類型檔案的材料歸人人事檔案。

（二）卷內類別的判斷

人事檔案卷內材料的分類，一般情況下按材料的名稱“對號人座”，歸人相應類別即可。但也有例外，有些材料的名稱與內容并不相符，若按名稱歸類則有可能給以后的利用帶來不便。

三、人事檔案如何更好地發揮作用

人事檔案是國家機構、社會組織在人事管理活動中形成的，記述和反映職工個人經歷、政治思想、品德作風、業務能力、工作表現、工作實際等內容的文件材料，是考察、使用干部的重要依據，是解決工資待遇、落實離退休政策以及總結經驗教訓的重要憑證。

（一）實現檔案材料收集、歸檔和鑒別的規范化

人事檔案管理質量的提高，重要一條就是要及時收集和補充檔案材料，而材料收集、歸檔、鑒別是否規范化將直接影響進檔材料的質量，對收集的檔案材料，從手續是否完備，表述是否準確、精煉，觀點是否明確等方面進行認真細致的鑒別，對于不符合要求的及時退回，限期糾正再歸檔，對于不屬于歸檔范圍的材料，及時退給有關單位，做到不散失、不積壓。

（二）提高人事檔案管理質量

隨著現代化進程的不斷推進，傳統的管理模式不適應現代人力資源管理需要的問題越來越突出。因此，檔案管理部門在引進高素質人才的同時，更要注重對現有人員的培訓，全面提高檔案管理人員的綜合素質，選擇政治上可靠、作風正派、責任心強的人員從事檔案管理工作，注意對他們的教育培養，關心他們工作、生活、充分發揮他們的積極性和創造性。主管部門應定期組織培訓業務知識，讓他們掌握新的知識和先進的管理技術，進一步了解管理檔案的重要性，增強責任心，提高檔案管理的技術水平，使其能夠適應現代人力資源管理的新要求。同時，檔案管理人員必須及時收集與檔案有關的各種材料，認真整理，細致鑒別，做到取之有據。對不符合歸檔要求的材料要及時進行處理，手續不全的材料要退回形成材料的部門進行補辦，確保材料齊全完整、手續完備，保證人事檔案的權威性、準確性和真實性，從而全面提高人事檔案管理質量。

（三）實施動態管理

人事檔案的內在特點限制了它的利用率，然而人事檔案的保存價值并不與其利用成正比。如上文分析人事檔案利用率低反而印證了社會的穩定、和諧，是正常現象。同時，作為我國人力資源管理的重要手段之一，人事檔案在社會生活中無論對個人還是對集體、國家都發揮著不可替代的作用。這就是人事檔案的保存意義所在。因此，作為人事檔案管理人員，要正確認識人事檔案的自身特點，轉變以利用價值論保存價值的觀念，借助當下檔案管理發展的有利條件，掌握現代管理手段，提高工作效率，認真做好人事材料的收集、整理，保證檔案內容的真實、完善，改變人事檔案內容千篇一律，缺乏個體差異的現狀，及時更新人事檔案內容，使人事檔案不僅能真實記錄一個人的成長歷程，也能夠全面地反映一個人當前的業務水平，工作狀況，業績創新能力。在人事檔案內容更新手段和動態管理上尋找人事檔案管理的突破口，以便最大限度地發揮人事檔案的保存價值。

（四）提高檔案管理的信息化

對人事檔案的檢索，無論是采用“四角編碼”法還是“筆形編號”法均是利用姓氏檢索的方法進行，這兩種方法均是有一定科學性，但用記起來費時，用起來繁瑣，工作效率低。為提高效率，可考慮采取以英文字母的順號進行編排，便于記憶，利于查找，提高速度。同時，為了提高檔案管理水平，可以采取計算機管理人事檔案信息，研究建立兩個系統：檢索系統和利用系統。同時，運行人事檔案原件管理系統，使查檔人員利于計算機在不接觸檔案的前提下查閱檔案原件，不僅可以提高查閱檔案速度，同時也有利于人事檔案的保密和安全。

四、結束語

檔案管理部門和檔案管理人員應當樹立服務理念，充分利用信息平臺和現代先進設施逐步提高檔案管理水平，為托檔人員提供優質服務，提升檔案管理部門的自身形象，促進入事檔案管理事業進一步發展。

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