對水利科技檔案在民事法律關系中的證據作用的認識

楊良

摘 要：水利科技檔案產生于整個水利基本建設之中，是從水利工程項目的提出、可行性研究、設計、招（投）標、施工、監理，到竣工驗收、試運行使用過程中形成的，具有保存價值的文字、圖紙、圖表、聲像、計算材料等不同形式與載體的各種歷史記錄，是現代化水利建設發展的重要依據和寶貴財富。然而隨著社會的發展，各種矛盾、糾紛不斷出現，管理好、利用好水利科技檔案，發揮檔案的憑證和證據作用，維護自身合法權益在現實社會生產中有著重要意義。

關鍵詞：科技檔案；檔案利用；民事法律；證據

水是生命之源、萬物之源，國之命脈、民之命脈。自“十二五”規劃之初，中央出臺1號文件，作出了加快水利改革的決定，充分彰顯了水利在國家的戰略地位。各級黨委、政府對水利高度重視。

水是經濟社會發展不可替代的基礎支撐，是生態環境改善不可分割的系統。加快水利改革發展，不僅事關農業農村發展，而且事關經濟社會發展全局；不僅關系到防洪安全、供水安全、糧食安全，而且關系到經濟安全、生態安全、國家安全。加快水利改革發展對經濟社會發展具有特殊的重要意義。

水利工程涉及廣泛，不僅有水庫、河道、電站、農田水利、農村安全飲水等工程，更主要的由于水利施工單位所具備的資質可以承攬農業、農辦、土地、發改等部門發包的涉農工程，它和千家萬戶和不同行業有著不可分割的關系。水利施工又是個高危行業，多年來，因水利工程涉及的民事法律訴訟也在不斷增多，機械傷害、物體打擊、溺水等人身傷害事故及工程欠款時有發生，涉案標的大，訴訟時間長，也影響水利事業的發展。如何運用水利科技檔案作為證據支撐，維護自身合法權益是水利科技檔案工作者重視的一個問題。

近年來，筆者所在的駐馬店市水利工程局在工程項目上涉及的民事訴訟糾紛達十余起。其中遂平縣橡膠壩工程、舞鋼市灌渠節水改造工程兩起溺水死亡案件，涉案標的幾十萬。在案件審理中，我局檔案人員充分利用歸檔的竣工驗收資料和工程移交表作為有力證據，證明了兩起事故的發生均不在我方施工期間，而是在我方竣工驗收及移交后，由管理方管理中出現的事故，法庭采信了我局提交的檔案資料，進而免除了我方的責任。近幾年來，業主拖欠水利工程款的事件時有發生。我方積極利用工程合同、工程量清單、撥款單為證據，討要欠款，獲得了法院支持。通過多起案件，我們積極利用所存檔案資料（照片、視頻、施工日志、施工合同、工程量清單、撥款單等）作為案件證據，維護了自身權益，顯示了所存檔案的利用價值，發揮了檔案的證據作用。

筆者就多年的工作實踐談談對水利科技檔案在民事法律關系中的證據作用的幾點認識。

1 提高法律意識

認真學習《中華人民共和國檔案法》《中華人民共和國民事訴訟法》以及其他法律法規，深刻理解檔案的憑證作用，特別是《中華人民共和國民事訴訟法》中關于證據的內容。《中華人民共和國民事訴訟法》第63條證據包括：（1）當事人陳述；（2）書證；（3）物證；（4）視聽資料；（5）電子數據；（6）證人證言；（7）鑒定意見；（8）勘察筆錄。

證據必須查證屬實，才能作為認定事實的根據；同時，書證應當提供原件，物證應當提交原物，提交原件原物確有困難，可以提交復制品、照片、副本、節錄本。筆者認為，涉及水利工程事務中的“書證”“視聽資料”“電子數據”證據等均應予以重視，應把這些證據保存完好、齊全。注重在民事糾紛中的應用，而不能忽視了這些證據，讓這些證據在檔案柜里睡大覺。

2 轉變觀念，及早收集水利工程項目檔案

2.1 根據水利工程復雜性的特點，拓展檔案收集渠道。水利工程建設的過程是比較復雜的，從項目可研、申報到工程竣工，歷時長，工作跨度大，形成的文件材料涉及面廣、內容繁雜，稍有疏忽，就可能會漏存或丟失，而小型水利工程則大多施工要求急，建設周期短，形成的文件數量不多，不易引起建設單位及檔案人員的重視。以往習慣于等建設單位移交檔案的被動做法已經行不通，檔案人員應當提前主動了解水利工程建設易涉及作為證據的安全合同、工程重要安全警示標志照片、工程質量鑒定、工程合同、工程量清單、撥款單、工程竣工資料、工程移交資料的收集以及水利工程的具體操作程序和工作流程及分階段的工作安排，及時切入，掌握第一個階段工作中所形成的材料，對每種資料的內容、數量做到心中有數。具體分為兩方面：一是追蹤收集。對工期短的，檔案人員到現場了解進程，及時掌握工程信息，并指導督促技術部門做好收集檔案資料工作，及時介入收集檔案，這樣質量會比較高，效果會比較好。二是分階段收集。對工期長的工程，跨度比較長，采取分階段進行收集，始終堅持檔案員到施工現場督促收集，及時與建設、施工、監理、檔案部門取得聯系，獲取工程進度信息，盡力避免檔案原始材料散失，這樣才能保證工程檔案的連續性、完整性、準確性。

2.2 制定規范，及時組卷

水利檔案數量繁多，通過制定規范，明確哪些應該收集，應該怎樣收集，對這些列入收集范圍的應及時收集、組卷。按水利工程建設的實際情況，我們制定了相應的制度，建立工程檔案分類大綱、保管期限、檔案分類方法等，將水利工程檔案分為13大類：（1）綜合類檔案；（2）農田水利類檔案；（3）水力發電類檔案；（4）輸變電線路類檔案；（5）機電排灌類檔案；（6）防潮防洪類檔案；（7）供排水、農村飲水類檔案；（8）房建類檔案；（9）其它類檔案；（10）設備、儀器類檔案；（11）會計類檔案；（12）水利水文資料類；（13）聲像類檔案等，及時將收集好的文件材料進行對應、分類、排列，組卷整理，按規范裝訂成冊，使檔案管理有序，逐步走向規范化、科學化。

2.3 采用科學規范的標準，嚴把檔案歸檔關

歸檔的工程檔案首先從內容及深度上符合國家有關勘測、設計、施工、監理等方面的技術規范和標準。檔案資料的內容必須真實、準確、嚴謹；其次，檔案文件應采用耐久性強的載體材料，保證文字清楚、圖樣清晰、圖表整潔、簽字蓋章手續完備。

3 強化檔案人員的業務素質，提高水利科技檔案的管理水平

在很多人眼里，檔案工作就是收集資料，無什么技術可言，事實正好相反，檔案工作是一項技術性較強的工作，也對檔案工作人員的素質提出了較高的要求。從事水利工程的檔案工作人員，專業知識和技能比一般的檔案人員要全面，不僅要掌握文書檔案的歸檔方法、基建檔案的基本知識、水利行業項目建設檔案的歸檔方法，還要懂一些水利工程的各專業知識，以及要了解水利工程全過程和各階段的建設，特別是竣工驗收的資料、工程移交表、工程量清單、工程合同、安全合同、工程結算單、照片、視頻等易作為證據的資料，嚴格把關歸檔。因此，為達到水利工程檔案整理規范化的要求，應對各專職檔案管理人員進行業務培訓，講解水利工程建設中會形成和遇到的種種問題，分清哪些屬于有價值的檔案，對應當歸檔的有保存價值的材料及時歸檔。為了提高水利科技檔案管理，一是需要加強領導對水利工程檔案的重視，明確主管領導的責任；二是需要挑選責任心強的檔案專業技術人員從事檔案工作。特別是要保持檔案人員工作隊伍的穩定性，要培養檔案專業人員過硬的技術，加強對水利專業知識培訓、法律知識培訓；要鼓勵檔案員自學，補充和吸收更多的專業知識，不斷充實自己，使檔案工作者提高檔案管理水平。

4 增強主動服務意識，提高檔案工作服務水平

做好檔案資料的收集、歸檔工作，其目的就是為了更好地開發利用檔案信息。增強主動服務意識，加強檔案的利用工作，通過服務用戶，并獲得用戶對檔案利用工作的意見，反過來也會促進檔案人員自身管理水平的提高。水利工程檔案的形成，是水利工作者勞動智慧的結晶，通過文件材料收集、歸檔，將其轉化為檔案信息資源，而這些資源只有提供給水利工作者利用，才能產生價值和效益。在多年的處理民事法律關系糾紛中，我們切身體會到檔案的憑證作用在社會生產、生活中的不可估量的作用。維護了當事人的合法權益，體現了檔案的利用與服務價值，促進了水利事業的健康發展。

參考文獻：

[1]《中華人民共和國民事訴訟法》

[2]《中華人民共和國檔案法》

（作者單位：駐馬店市水利工程局 來稿日期：2018-01-21）