現代信息管理技術在高校檔案管理中的應用研究

隆燕

摘 要：在各方面極為發達的現在，到處都是各種各樣的信息，由此我們把這個時代稱為信息時代?？梢哉f現在各行各業都有著許許多多的信息，如何管理運用信息也是一個需要解決的問題。信息管理技術的出現，為各個行業的信息管理提供了極大的便利。各所大學由于學生眾多，各項關于學生的學籍、人身信息等信息自然也非常多，面對眾多相關的信息，如何整理是個關鍵。在對大學的各項檔案管理中，如果用到信息管理技術對其管理是有很大幫助的。

關鍵詞：信息管理、應用、高校檔案

高校檔案包括自身管理與發展的資料、學生檔案等等，需要管理的檔案信息有許多。傳統的檔案管理方式，需要大量的檔案管理人員，檔案的存儲和保護也需要人工進行，會消耗大量的人力物力。而信息管理技術的運用便可以解決這些問題，不僅僅可以解決管理方面的問題還可以解決人事方面的問題，本文將論述在高校的檔案管理中存在的問題以及解決措施。

1 在高校檔案整理中運用信息管理技術的意義

各個高校都有許多學生的信息，除了學生的信息以外還有管理工作中也有許多信息。高校信息的數量多、種類也繁多，一直運用傳統的檔案管理方式的話，無法有效率地正確處理繁多的檔案，還會帶來許多不必要的麻煩。傳統的檔案管理方式在面對過多的檔案時，會出現不能準確歸類檔案、找檔案要花費過多時間等等一系列問題。運用先進的信息管理技術，讓復雜繁重的信息管理工作變得更加輕松、有條不紊。人們管理信息只需要運用管理檔案的計算機平臺，在需要提取和檢索信息的時候也只需要運用計算機，便可以準確且迅速地找出所需要的信息，有需要的話還可以馬上找到紙質的檔案[1]。不單單省去了不必要的環節，還節約了時間、工作人員也省去了精力。從管理角度來看，利用計算機進行資料管理和人工手抄相比較，優勢非常明顯。在信息容易泄露的如今，運用計算機進行檔案管理還能夠給信息加密，增強安全指數，防止信息泄露。對于人事管理來說，計算機進行工作可以避免人工工作的許多缺點，給檔案管理人員提供了新的管理方式。如今相關的工作人員由于運用計算機方式的進行信息管理，工作內容減少、檔案管理人員在管理檔案上的效率增加。

2 各個學校在信息管理時常見的問題

2.1 人力資源方面

信息化檔案管理也不是一蹴而就的，需要一個漸進的轉變過程，從計算機配置到人員的管理和引進，都不是一天就能夠完成的。許多高校經過了長時間的改革還未實現信息化管理，主要是由于人員和資金方面的問題。部分高校的檔案管理人員有許多是退休下來的高校教師，很多年齡大的教師對信息化技術的掌握微乎其微，很難追上時代的步伐，但由于教師曾給學校的教育事業做出過貢獻，大多數高校在裁減以退休教師為主的檔案管理人員方面陷入兩難境地[2]。

2.2 檔案整理工作未完全實現信息化

由于資金的缺乏，許多高校還未開始采取信息化檔案管理的方式，仍然采用傳統的人工管理方式。人工管理不僅僅效率低下，檔案管理的保密性也比較低，而且對于信息的保存也沒有保障。檔案在一個地方長時間放置以后，很容易出現受潮、蟲蛀等等問題，另外一些高校仍然采用未全面信息化的檔案管理方式，也就是在工作中，大多是以人工管理為主機器為輔。這種工作方式往往會導致先進的機器不能派上用場，資金投入增加但人力物力絲毫沒有減少[3]。

2.3 文檔的管理

采用信息化檔案管理的話，必須要有能夠運用計算機進行管理的專門從業人員，部分高校的相關工作人員只有傳統的整理和保存的知識儲備，不會運用計算機來整理相關檔案，對檔案的整理、保存的專業能力差。

進行檔案管理改革后，檔案記錄由傳統的紙質轉變為電腦數據存儲在電腦上，修改方式也由原來的手寫修改變更為電腦輸入修改。但是這種方式也存在一定的弊端，比如電腦中病毒或者電腦損壞，都會造成信息資料的丟失。如果資料被修改、刪除或者拷貝，都不會被及時發現，而且沒有跡象可尋，這樣的話檔案的真實性或者完整性就沒法保證。

3 在高校檔案管理中的具體運用

3.1 樹立信息化檔案管理觀念

新疆烏魯木齊地區的部分高校，檔案管理人員的工資和待遇水平不高，工作人員缺乏工作動力。此外，有些高校領導沒有信息化檔案管理的觀念，他們認為檔案管理只需要保存檔案就行，沒有意識到檔案管理也需要信息化，要跟上時代的腳步。所以高校要逐步建立起科學檔案管理的概念，推進高校相關檔案整理科學化。

3.2 增加信息化檔案管理的投資

檔案信息化管理需要充足的投資，這些投資主要花費在專業的信息化檔案管理人員的聘用、管理設備的引進、檔案保存上。新疆烏魯木齊地區高校與其他地區的高校一樣，資金主要用于教育建設，對于信息化檔案管理的投資少之又少。為了全面建立起信息化檔案管理，應當在檔案管理上也進行大量的投資，確保檔案管理信息化的順利進行。

3.3 提高檔案相關工作人員的工作能力

傳統的相關工作人員所掌握的技能只適合于傳統的檔案管理方式，倘若要采用專門的檔案管理的方式，檔案管理人員的管理技能也要隨之更新。要對檔案工作人員進行培養，培養相關工作人員運用計算機進行檔案管理的工作能力，對相關設備的熟練運用、還有檢索以及提取相關檔案的技能。為了鼓勵相關人員進行技能更新，不僅僅要對他們進行培訓，還要采取定期考核和考試制度[4]。在學習完相關知識以后進行考試，獎懲分明，激勵檔案管理人員認真進行培訓，從而提高工作人員的工作能力。

4 結束語

綜上所述，在高校的檔案管理中進行信息化改革是不可輕視的工作，一個高校的信息的保存和保密對于高校來說是十分重要的。要對高校進行信息化檔案管理，可以從信息化管理觀念的樹立、管理人員的培訓、管理資金的投入等等方面著手，從各個方面全面進行改革，逐漸形成合理的檔案管理格局。信息化檔案管理可以使高校的檔案全面完整地保存下來，隨時進行檢索和提取，有利于高校的發展。

參考文獻

[1]唐桂娟.現代信息技術在辦公室資料管理中的應用[J]科技創新與應用，2013（14）.

[2]宋瑩.芻議信息技術與檔案信息管理的有效融合[J].城建檔案，2015（8）.

[3]傅水珍.現代信息管理技術在高校檔案管理中的應用探析[J].科教導刊，2011（12）.

[4]黃元旦.信息技術在高校檔案管理中的有效應用[J].文學教育，2013（11）.