科技檔案的規(guī)范化管理與利用

朱陽(yáng)明

摘 要：在科技檔案的規(guī)范化管理中，作為檔案工作人員，不僅要做好檔案資源的前期收集準(zhǔn)備、中期整理管理、后期開(kāi)發(fā)利用等工作，而且要掌握科技檔案管理規(guī)范化的要點(diǎn)與意義，努力做好檔案管理規(guī)范化工作中應(yīng)該完成的基礎(chǔ)性任務(wù)，加強(qiáng)對(duì)科技檔案的開(kāi)發(fā)、管理、利用等工作的對(duì)策研究，緊抓住圍繞各方面工作產(chǎn)生的檔案信息資料，將基本的檔案資源優(yōu)勢(shì)轉(zhuǎn)變?yōu)樾畔①Y源方向的整體提升，把檔案的內(nèi)在價(jià)值深入挖掘出來(lái)?？萍紮n案是檔案學(xué)領(lǐng)域中的珍貴知識(shí)資產(chǎn)的一部分，潛藏著極大的科研意義與資源能量，是極具保存價(jià)值的重要科技文件，在科研與生產(chǎn)建設(shè)工作中起到了關(guān)鍵性的作用。

關(guān)鍵詞：科技檔案；檔案管理；信息資源；開(kāi)發(fā)利用

1 健全檔案管理工作法規(guī)

作為科技檔案工作人員，在工作中必須要時(shí)刻按照相關(guān)的法律制度的要求進(jìn)行。通過(guò)實(shí)踐中的具體工作結(jié)合法律法規(guī)，讓利用者更清楚地了解科技檔案文件材料的形成過(guò)程，將檔案文件的累積、開(kāi)發(fā)、歸檔、整理等自己應(yīng)盡的工作職責(zé)做到更好，發(fā)揚(yáng)檔案工作者的從業(yè)態(tài)度，加強(qiáng)檔案工作者對(duì)實(shí)際工作的認(rèn)識(shí)程度，提高檔案工作者在法規(guī)基礎(chǔ)上對(duì)檔案管理實(shí)踐操作的工作能力，使檔案工作行業(yè)能在社會(huì)中得到持續(xù)穩(wěn)定的發(fā)展。將科技檔案管理工作與社會(huì)經(jīng)驗(yàn)、社會(huì)實(shí)際情況相呼應(yīng)，既科學(xué)地判斷規(guī)劃?rùn)n案事業(yè)的發(fā)展方向與前進(jìn)目標(biāo)，又能切實(shí)地實(shí)現(xiàn)提出的總目標(biāo)。如此，科技檔案管理背后的法治特性才能在企事業(yè)單位中得到落實(shí)，在日常對(duì)科技檔案的管理工作中也才能融入法律，更嚴(yán)謹(jǐn)、更細(xì)致。

2 完善科技檔案資源系統(tǒng)的網(wǎng)絡(luò)化

在當(dāng)今大社會(huì)背景下，檔案資源已經(jīng)不單純是沉浮于實(shí)質(zhì)性載體上，如：紙質(zhì)材料等，為了方便檔案文件的管理與利用，以及進(jìn)一步的發(fā)揮它們最大的作用與意義，多數(shù)企業(yè)單位開(kāi)始利用計(jì)算機(jī)設(shè)備和軟件，將原來(lái)呈現(xiàn)在紙面上的檔案文件轉(zhuǎn)換成數(shù)字化的載體形式，建立科技信息資源庫(kù)，將日常工作中的檔案信息資源的共享與再利用構(gòu)建成數(shù)字化的便捷模式，大大地提高了科技檔案后續(xù)的被利用率和價(jià)值體現(xiàn)。

在建立了科技檔案信息資源庫(kù)的基礎(chǔ)上，還可以建立一些相關(guān)的檔案資源網(wǎng)站，不僅對(duì)信息資源庫(kù)起到了更好的解釋說(shuō)明作用，也更方便利用者的調(diào)取與查閱，使各類有意義的科技信息類報(bào)道和科研性質(zhì)的咨詢服務(wù)工作進(jìn)行及時(shí)的收集、管理、發(fā)布與反饋。將檔案網(wǎng)站與信息資源庫(kù)兩相結(jié)合，更便于對(duì)各部門各類項(xiàng)目的科技相關(guān)研究成果和檔案信息資源進(jìn)行整合處理，及時(shí)補(bǔ)充資源庫(kù)存，隨時(shí)為本企業(yè)單位的科技檔案管理成果的推廣、開(kāi)發(fā)、利用提供更快捷簡(jiǎn)便的服務(wù)與幫助。

3 注重檔案專業(yè)工作人員綜合素質(zhì)的培養(yǎng)與提升

對(duì)于科技檔案管理工作來(lái)講，工作環(huán)境與難度、工作對(duì)象涉及的內(nèi)容、工作時(shí)所用的方法等均屬于外部因素，想要將檔案人員的責(zé)任體現(xiàn)到最大化，最重要的就是檔案工作人員的內(nèi)在素質(zhì)的整體提升。針對(duì)科技檔案信息系統(tǒng)，必須在產(chǎn)生文件的開(kāi)始就以最高程度的知識(shí)儲(chǔ)備來(lái)行使檔案工作者的監(jiān)督職能，同時(shí)要培養(yǎng)檔案工作人員對(duì)于檔案信息資源及研究成果實(shí)時(shí)性、可靠性的理解與敏感度，熟練掌握自身對(duì)于信息資源的收集與管理的相關(guān)工作技能。從更深層意義上講，檔案工作人員自身素質(zhì)的高低將直接影響檔案工作過(guò)程中會(huì)出現(xiàn)的一系列問(wèn)題以及工作的完成質(zhì)量與價(jià)值層次，因此，對(duì)于檔案工作者的整體素質(zhì)的培養(yǎng)的重視程度必須被放在第一位，適當(dāng)?shù)慕M織一些技能培訓(xùn)與工作教育，檔案工作人員不僅要在理論基礎(chǔ)中做到扎實(shí)掌握、靈活運(yùn)用，而且要在平時(shí)的實(shí)際工作中不斷積累檔案管理工作的科學(xué)實(shí)踐技能，以此來(lái)努力提升檔案工作者的從業(yè)素養(yǎng)，向更高層次、高要求的新型人才邁進(jìn)。

4 科技檔案的開(kāi)發(fā)與利用

科技檔案的利用過(guò)程與利用后的價(jià)值體現(xiàn)是衡量檔案工作人員能力高低的標(biāo)尺，更是對(duì)企事業(yè)單位中科技檔案管理工作完善程度和完成質(zhì)量的比對(duì)標(biāo)準(zhǔn)，讓科技檔案資源更好地被開(kāi)發(fā)利用也是做好檔案管理工作的根本意義。在重視科技檔案工作中的各項(xiàng)基礎(chǔ)性管理與建設(shè)的同時(shí)，也要特別注意把檔案工作者的主要精力放在對(duì)檔案信息資源后續(xù)的集中開(kāi)發(fā)和利用上，以保證將科技檔案的最大價(jià)值發(fā)揮到實(shí)處。

首先，要將每一個(gè)階段形成的檔案資源梳理清楚，無(wú)論是時(shí)間、內(nèi)容、形成者都要進(jìn)行統(tǒng)一的梳理與把控，以企業(yè)整體為中心進(jìn)行宏觀調(diào)控，想要做到這一點(diǎn)，就要求檔案工作人員們不能只局限于工作在部門內(nèi)，不能將自己的工作目標(biāo)限制在檔案部門內(nèi)，要走出檔案部門，走出單位本身，要將檔案這個(gè)宏觀的目標(biāo)作為自己的行動(dòng)指南，了解各項(xiàng)工作的實(shí)時(shí)動(dòng)態(tài)，及時(shí)為利用者提供所需的資料，讓檔案的潛在價(jià)值發(fā)揮到最大。

其次，應(yīng)積極應(yīng)用技術(shù)手段提高科技檔案信息的的利用率和利用質(zhì)量，如使用計(jì)算機(jī)或其它電子設(shè)備輔助科技檔案管理工作的更好的完成，應(yīng)用激光掃描、 縮微處理技術(shù)等將重要的實(shí)體科技檔案文件存入信息系統(tǒng)內(nèi)，再利用網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)與檔案管理系統(tǒng)網(wǎng)絡(luò)理清已保存的科技檔案內(nèi)容的脈絡(luò)并進(jìn)行整理、分析、傳播，使科技檔案信息資源的查詢檢索變得更加簡(jiǎn)單便捷，使檔案利用者能更好的完成科技檔案資源的篩選與再利用。

最后，對(duì)于極具多樣化的檔案資源，科技檔案的保管單位與工作者還應(yīng)在確定開(kāi)發(fā)和利用目標(biāo)的基礎(chǔ)上，對(duì)信息資源開(kāi)展基礎(chǔ)編研工作。作為一個(gè)檔案工作者，編研是檔案管理工作過(guò)程中極為重要的一環(huán)，隨著信息系統(tǒng)在科技檔案管理中的應(yīng)用，，檔案管理人員應(yīng)盡自己所能更好的發(fā)展檔案信息資源編制等工作，提高科技檔案的管理效率，加強(qiáng)對(duì)檔案自身價(jià)值的提升與運(yùn)用，從而使科技檔案能更好的為企業(yè)與大眾服務(wù)。

科技檔案是檔案學(xué)領(lǐng)域中非常重要的組成部分之一，科技檔案的管理工作更是在科技檔案的形成過(guò)程中起到了承上啟下的必不可少的作用。檔案工作完成的好與不好將直接影響到檔案本身的質(zhì)量與價(jià)值，只有將檔案管理這項(xiàng)基礎(chǔ)工作做好，才能更好的為科技研究與發(fā)展服務(wù)。如今，隨著當(dāng)今社會(huì)對(duì)于科技檔案越來(lái)越重視，科技檔案管理工作在學(xué)術(shù)領(lǐng)域的地位也越來(lái)越高，為社會(huì)及大眾們帶來(lái)的作用也越來(lái)越強(qiáng)。切實(shí)落實(shí)檔案管理工作，從基礎(chǔ)開(kāi)始做起，認(rèn)真收好、管好、用好每一份科技檔案，為企事業(yè)單位、普通群眾的利用提供更多方便，為學(xué)術(shù)研究工作提供更多有價(jià)值的檔案信息資源，為檔案事業(yè)的發(fā)展帶來(lái)更多的機(jī)遇與挑戰(zhàn)，努力為社會(huì)帶來(lái)更加優(yōu)質(zhì)高效的檔案性服務(wù)，加強(qiáng)科技檔案的規(guī)范化開(kāi)發(fā)與利用，提高科技檔案的潛在價(jià)值，對(duì)檔案工作者的未來(lái)發(fā)展帶來(lái)更多樣化的發(fā)展可能。

參考文獻(xiàn)

[1]淺談科技檔案管理利用工作[J].李海鷹.藝術(shù)科技.2010（04）

[2]試論科技檔案的管理和利用[J].李桂山.山東省科學(xué)技術(shù)協(xié)會(huì)會(huì)議論文集.2008

[3]我國(guó)科技檔案管理體制機(jī)制建設(shè)的政策建議[J].張斌 徐擁軍.檔案學(xué)研究.2016（03）

[4]淺談信息時(shí)代科技檔案管理工作[J].閆寶霞.黑河學(xué)刊.2013（02）

[5]新時(shí)期科技檔案管理存在的問(wèn)題及對(duì)策[J].楊寶瑞.中共鄭州市委黨校學(xué)報(bào).2010（05）