科技檔案的規范化管理與利用

朱陽明

摘 要：在科技檔案的規范化管理中，作為檔案工作人員，不僅要做好檔案資源的前期收集準備、中期整理管理、后期開發利用等工作，而且要掌握科技檔案管理規范化的要點與意義，努力做好檔案管理規范化工作中應該完成的基礎性任務，加強對科技檔案的開發、管理、利用等工作的對策研究，緊抓住圍繞各方面工作產生的檔案信息資料，將基本的檔案資源優勢轉變為信息資源方向的整體提升，把檔案的內在價值深入挖掘出來。科技檔案是檔案學領域中的珍貴知識資產的一部分，潛藏著極大的科研意義與資源能量，是極具保存價值的重要科技文件，在科研與生產建設工作中起到了關鍵性的作用。

關鍵詞：科技檔案；檔案管理；信息資源；開發利用

1 健全檔案管理工作法規

作為科技檔案工作人員，在工作中必須要時刻按照相關的法律制度的要求進行。通過實踐中的具體工作結合法律法規，讓利用者更清楚地了解科技檔案文件材料的形成過程，將檔案文件的累積、開發、歸檔、整理等自己應盡的工作職責做到更好，發揚檔案工作者的從業態度，加強檔案工作者對實際工作的認識程度，提高檔案工作者在法規基礎上對檔案管理實踐操作的工作能力，使檔案工作行業能在社會中得到持續穩定的發展。將科技檔案管理工作與社會經驗、社會實際情況相呼應，既科學地判斷規劃檔案事業的發展方向與前進目標，又能切實地實現提出的總目標。如此，科技檔案管理背后的法治特性才能在企事業單位中得到落實，在日常對科技檔案的管理工作中也才能融入法律，更嚴謹、更細致。

2 完善科技檔案資源系統的網絡化

在當今大社會背景下，檔案資源已經不單純是沉浮于實質性載體上，如：紙質材料等，為了方便檔案文件的管理與利用，以及進一步的發揮它們最大的作用與意義，多數企業單位開始利用計算機設備和軟件，將原來呈現在紙面上的檔案文件轉換成數字化的載體形式，建立科技信息資源庫，將日常工作中的檔案信息資源的共享與再利用構建成數字化的便捷模式，大大地提高了科技檔案后續的被利用率和價值體現。

在建立了科技檔案信息資源庫的基礎上，還可以建立一些相關的檔案資源網站，不僅對信息資源庫起到了更好的解釋說明作用，也更方便利用者的調取與查閱，使各類有意義的科技信息類報道和科研性質的咨詢服務工作進行及時的收集、管理、發布與反饋。將檔案網站與信息資源庫兩相結合，更便于對各部門各類項目的科技相關研究成果和檔案信息資源進行整合處理，及時補充資源庫存，隨時為本企業單位的科技檔案管理成果的推廣、開發、利用提供更快捷簡便的服務與幫助。

3 注重檔案專業工作人員綜合素質的培養與提升

對于科技檔案管理工作來講，工作環境與難度、工作對象涉及的內容、工作時所用的方法等均屬于外部因素，想要將檔案人員的責任體現到最大化，最重要的就是檔案工作人員的內在素質的整體提升。針對科技檔案信息系統，必須在產生文件的開始就以最高程度的知識儲備來行使檔案工作者的監督職能，同時要培養檔案工作人員對于檔案信息資源及研究成果實時性、可靠性的理解與敏感度，熟練掌握自身對于信息資源的收集與管理的相關工作技能。從更深層意義上講，檔案工作人員自身素質的高低將直接影響檔案工作過程中會出現的一系列問題以及工作的完成質量與價值層次，因此，對于檔案工作者的整體素質的培養的重視程度必須被放在第一位，適當的組織一些技能培訓與工作教育，檔案工作人員不僅要在理論基礎中做到扎實掌握、靈活運用，而且要在平時的實際工作中不斷積累檔案管理工作的科學實踐技能，以此來努力提升檔案工作者的從業素養，向更高層次、高要求的新型人才邁進。

4 科技檔案的開發與利用

科技檔案的利用過程與利用后的價值體現是衡量檔案工作人員能力高低的標尺，更是對企事業單位中科技檔案管理工作完善程度和完成質量的比對標準，讓科技檔案資源更好地被開發利用也是做好檔案管理工作的根本意義。在重視科技檔案工作中的各項基礎性管理與建設的同時，也要特別注意把檔案工作者的主要精力放在對檔案信息資源后續的集中開發和利用上，以保證將科技檔案的最大價值發揮到實處。

首先，要將每一個階段形成的檔案資源梳理清楚，無論是時間、內容、形成者都要進行統一的梳理與把控，以企業整體為中心進行宏觀調控，想要做到這一點，就要求檔案工作人員們不能只局限于工作在部門內，不能將自己的工作目標限制在檔案部門內，要走出檔案部門，走出單位本身，要將檔案這個宏觀的目標作為自己的行動指南，了解各項工作的實時動態，及時為利用者提供所需的資料，讓檔案的潛在價值發揮到最大。

其次，應積極應用技術手段提高科技檔案信息的的利用率和利用質量，如使用計算機或其它電子設備輔助科技檔案管理工作的更好的完成，應用激光掃描、 縮微處理技術等將重要的實體科技檔案文件存入信息系統內，再利用網絡系統與檔案管理系統網絡理清已保存的科技檔案內容的脈絡并進行整理、分析、傳播，使科技檔案信息資源的查詢檢索變得更加簡單便捷，使檔案利用者能更好的完成科技檔案資源的篩選與再利用。

最后，對于極具多樣化的檔案資源，科技檔案的保管單位與工作者還應在確定開發和利用目標的基礎上，對信息資源開展基礎編研工作。作為一個檔案工作者，編研是檔案管理工作過程中極為重要的一環，隨著信息系統在科技檔案管理中的應用，，檔案管理人員應盡自己所能更好的發展檔案信息資源編制等工作，提高科技檔案的管理效率，加強對檔案自身價值的提升與運用，從而使科技檔案能更好的為企業與大眾服務。

科技檔案是檔案學領域中非常重要的組成部分之一，科技檔案的管理工作更是在科技檔案的形成過程中起到了承上啟下的必不可少的作用。檔案工作完成的好與不好將直接影響到檔案本身的質量與價值，只有將檔案管理這項基礎工作做好，才能更好的為科技研究與發展服務。如今，隨著當今社會對于科技檔案越來越重視，科技檔案管理工作在學術領域的地位也越來越高，為社會及大眾們帶來的作用也越來越強。切實落實檔案管理工作，從基礎開始做起，認真收好、管好、用好每一份科技檔案，為企事業單位、普通群眾的利用提供更多方便，為學術研究工作提供更多有價值的檔案信息資源，為檔案事業的發展帶來更多的機遇與挑戰，努力為社會帶來更加優質高效的檔案性服務，加強科技檔案的規范化開發與利用，提高科技檔案的潛在價值，對檔案工作者的未來發展帶來更多樣化的發展可能。

參考文獻

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