基于信息時代下檔案管理工作的創新

張麟　劉劍

摘 要：在互聯網和信息工程飛速發展的今天，檔案管理工作已在一些工作流程中進行信息化建設，提高工作效率。基于對信息時代下檔案管理工作現狀的分析，本文提出信息化檔案管理的意義，并在此基礎上明確提出信息時代下檔案管理工作的創新途徑，為檔案管理工作的信息化建設提出合理建議。

關鍵詞：檔案管理；信息化；創新措施

采用信息化技術進行檔案管理，除了可以方便工作人員對檔案的查找，也為普通大眾對自身檔案的查閱提供了方便。同時，在互聯網飛速發展的今天，檔案管理工作實行信息化已經成為發展趨勢，但是需要注意的是，檔案管理不同于其它工作，需要充分考慮信息化建設過程中的安全保護工作，防止公民檔案被泄露。

1 信息化檔案管理的現狀和意義

目前信息化技術在檔案管理工作的應用，只涉及局域網中搜索引擎建設，但是在人員流動越來越頻繁的今天，這種規模的建設遠遠不夠，需要將信息化技術應用到檔案管理的整個工作流程中，甚至在未來，紙質檔案將會被芯片取代，節省檔案存儲空間，所以要采用信息化技術對整個系統進行建設，信息化建設中，會為傳統的檔案管理工作帶來大量的創新因素，讓檔案管理工作變得更加高效和安全。

要進行檔案管理，首先要進行檔案采集，紙質檔案對運輸提出了很高要求，這也在很大程度上影響了檔案的采集效率，互聯網在信息傳遞上具有巨大優勢，將信息化技術應用到檔案采集過程中可以充分降低人力物力。并且紙質檔案存儲過程中需要占用大量空間，還要定期進行消防檢查，保證檔案的安全性，在檔案管理過程中采用信息化技術，可以將檔案儲存于服務器中。而采用信息化技術進行防火墻建設，在節省檔案存儲空間的同時，還能夠充分保證檔案安全。

2 信息時代下檔案管理工作的創新途徑

2.1 優化工作理念

傳統檔案管理過程中，對工作人員相對要求較低，只負責檔案安放、消防設施檢查以及通過搜索引擎進行檔案定位，工作效率較為低下。信息時代下檔案管理與傳統方式發生區別，需要讓工作人員發生工作理念上的轉變，在進行信息化建設過程中，相關工作人員的工作將完全通過電腦進行，這就要求工作人員具有電腦操作基礎，并能夠正確準確使用各類辦公軟件。同時在進行檔案保管時，需要對相關設備進行維護，保證設備的安全穩定運行，由于主要維護對象是各類信息儲存服務器，涉及多種線纜和電子元件，維護要由專業人員進行，防止不當維護對檔案管理系統造成損壞[1]。

2.2 創建新的人才結構

傳統檔案管理工作對工作人員要求不高，整個檔案管理工作沒有技術含量，采用信息化技術進行檔案管理工作時，需要按照工作要求派遣不同種類的人才，這就要求整個檔案管理系統需要對人才結構進行梳理和改進，人才結構主要包括以下幾個部分：（1）編程人員。要在檔案管理工作中使用信息化技術，需要建立相關程序來實現各種要求和功能，但是由于檔案管理工作具有特殊性，需要從業人員具有一定的檔案管理常識，所以檔案管理機構需要對編程人員進行培養，讓其能夠滿足工作要求。（2）網絡運維人員。為保證各類人員能夠隨時對自己的檔案進行查閱，檔案管理工作需要以互聯網為載體進行，對各類檔案管理機構尤其是檔案館來說，需要有專業人員來進行網絡維護保證網絡的安全穩定運行，并能夠在發現問題的第一時間進行故障研究和排除。（3）其余方面從業人員。將信息化技術應用到檔案管理工作中時，還涉及消防檢查、服務器儲藏間清潔等方面，由于信息化檔案管理系統關鍵設備為各類電子設備，需要對相關從業人員進行崗前培訓。

2.3 建設信息化檔案管理平臺

傳統檔案管理工作不涉及檔案管理平臺建設，當發生檔案調動時，由企業或其他機構將檔案郵寄到目的地，公民本人不接觸檔案，但是由于沒有檔案的網絡查閱平臺，公民無法對本人檔案進行了解。而將信息化技術使用到檔案管理工作時，可以建立一種新型的檔案管理平臺，該平臺除了能夠對人們的各項檔案進行收錄，同時人們也可以通過該平臺對自己的檔案進行查找，并進行查閱。同時，相較于傳統紙質檔案，采用信息化技術建設的檔案管理系統能夠更好的實現數據共通，當發生檔案調動時，可將人員檔案通過網絡直接傳送到目的地的檔案管理機構，充分提高了檔案傳遞效率并節約資金。而且我國現在已經開始逐步實現各類機構的整合，各地檔案館也在進行逐步合并，紙質檔案合并過程中，需要消耗大量的人力物力進行檔案歸納整合，而信息化建設的檔案管理系統能夠將該過程進行精簡，提高效率。

2.4 改進信息共享模式

在進行檔案管理工作時，目前主要采用各檔案管理機構獨立運行的機制，這種機制已經逐漸不滿足精簡空間和檔案結構的要求，并且這種機制在進行檔案調動時手續和流程繁瑣，降低調動效率，所以在進行檔案管理工作的信息化建設時，要改進信息共享模式[2]。各類檔案管理機構可以在收錄檔案時，對檔案進行分類和整合，除各類企業檔案管理機構，其余機構之間要實現檔案共享，滿足人們在檔案流動過程中對效率的需求，同時企業和機關單位檔案管理機構可以根據不同的服務對象和工作要求將檔案管理進行模塊化處理，精簡檔案調動流程。需要注意的是，在這種信息共享模式中，需要對相關從業人員進行資格審查，保證公民的檔案安全。

2.5 建立新的服務模式

信息化時代對傳統行業的服務提出了新要求，對檔案管理工作來說，新的服務模式主要涉及以下幾個方面：（1）檔案查詢。在信息時代，人們越來越要求對個人信息有足夠的了解程度，所以檔案管理工作需要能夠提供檔案查詢服務，可以通過互聯網平臺建設達到要求。（2）檔案保密。當代以及未來社會中，人們會越來越重視信息安全，而檔案涵蓋人們生活的各個領域，所以需要滿足人們對檔案的保密要求，但是進行信息化建設的主要目的之一就是讓人們對自己的檔案有更多的了解，基于這兩個要求，需要實行有條件的檔案查詢，保證人們只能對自身檔案進行查詢。（3）在線服務。很多企業招聘了工作人員后，需要對人員檔案進行審核，這就要求檔案管理工作需要退出在線服務政策，讓相關單位能夠在不侵害個人隱私的基礎上快速地進行人員檔案查閱。

2.6 優化檔案管理流程

檔案管理涉及多個方面，在進行檔案收錄時還需要對檔案相關信息進行鑒別，傳統檔案管理工作中，由于技術手段不足，鑒別工作耗時耗力，將信息化技術應用到檔案管理時，可通過互聯網進行信息的快速收錄和鑒別。同時，檔案管理工作進行信息化建設，就意味著人們使用檔案的過程會更加方便，所以檔案管理機構要能夠將檔案按人們的需求向目的地進行傳遞，雖然互聯網為檔案傳遞提供了方便，但是同時相關部門間要做好交接工作，這就需要對交接流程進行優化。

3 結語

綜上所述，檔案管理工作采用信息化技術可以在很大程度上提高檔案收錄、交接和調用效率，要實現檔案管理工作的信息化建設，需要對服務模式、人才結構等方面進行創新優化，讓檔案管理機構能夠更好的按照需求對人們進行服務。

參考文獻

[1]楊彥杰.淺析信息時代下檔案管理工作的創新[J].辦公室業務，2016（18）：126.

[2]屈希陽.淺析信息時代下檔案管理工作的創新[J].勞動保障世界（理論版），2012（10）：78-79.