文獻戰略背景下檔案鑒定主體的組成與職能

齊建軍

摘要：檔案鑒定主體作為檔案鑒定工作的組織和實施者，通過鑒定、挑選與銷毀檔案建構社會記憶，其組成部分及工作內容客觀上反映了檔案工作的思想與導向。文章通過研究文獻戰略中檔案鑒定主體的組成與職能，并通過“密爾沃基”項目，分析文獻戰略的優劣勢，學習先進的鑒定思想，得出了有益于我國檔案鑒定工作的三點啟示。

關鍵詞：文獻戰略檔案鑒定主體職能

Abstract： As the organizer and implementer of the archival appraisal work， the subject of archival appraisal construct social memory by identifying， selecting and destroying the archives，and its compo？ nents and work contentobjectively reflect the throughtandguidance of the archival work.By studying the composition and function of archival ap？ praisalsubject in the documentation strategy，and through the Project of documemting Metropolitan Milwaukee，this paper analyzes the advantages and disadvantages of the documentation strategy， learns the advanced appraisal thought，and draws three en？ lightenment that is beneficial to the archives apprais？ al work in our country.

Keywords： Documentation Strategy； Archival Ap？ praisal Subject； Function

檔案是社會記憶的重要載體，其鑒定工作不僅僅是一項單純的業務性工作，更是構建未來文化遺產、決定歷史是一個怎樣的過去的社會性工作。隨著社會的發展，檔案呈現出更豐富的價值形態，傳統檔案鑒定理論已無法滿足當前檔案工作的需要。而文獻戰略在一定程度上突破了傳統鑒定理論的局限，其中檔案鑒定主體的巨大變化更是推動美國檔案鑒定工作向社會模式轉變。黃霄羽在《外國檔案鑒定理論的歷史發展及其規律》一文中對文獻戰略進行了簡要概述，[1]之后又和張寧在《宏觀鑒定戰略在加拿大的應用》中將文獻戰略與宏觀鑒定進行比較，認為文獻戰略通過不斷地修正與發展，重在考量社會公眾與形成機關和職能相關作用值得肯定，但在加拿大國家檔案館的實踐中受到一定限制，二位作者充分肯定了檔案工作者在鑒定中的地位。[2]支萍萍梳理了美國文獻戰略發展歷程和相關實踐——現代物理學歷史研究項目、紐約西部項目、密爾沃基項目和多機構合作研究項目，認為文獻戰略是對鑒定理論的補充，有助于整個鑒定理論的發展。[3]本文認為文獻戰略對檔案鑒定實踐方法是新的嘗試，通過深入研究文獻戰略中檔案鑒定主體的組成與職能，利于深層次了解文獻戰略實施流程，對于學習、借鑒國外先進的檔案鑒定思想、推動我國傳統鑒定工作改革有著重要意義。

一、文獻戰略簡述

20世紀80年代，美國政府機構之間頻繁進行整合、重組或擴張，機構間的職能、責任不斷融合，機構文件已經不能全面地反映機構的工作活動。同時，由于信息技術的發展，美國各機構產生了影像、磁帶等多種形式的文件類型，但當時檔案工作者缺乏鑒定形式多樣檔案的理論和標準規范，難以確定每份檔案的具體價值。在此背景下，海倫·塞穆爾斯首次提出文獻戰略概念，主張改變以往鑒定工作過多地關注文件形成機關的組織結構，轉而圍繞某一正在進行的主題、業務活動或地域制訂方案。隨后Larry Hackman和Joan Warnow-Blewett以美國物理學會處理現代文件為例，詳細闡述了文獻戰略實施的具體方法，初步形成早期文獻戰略。

20世紀末，電子文件開始出現，文件數量大幅增長，早期文獻戰略在實踐過程中陷入困境。為更好地迎接電子文件帶來的檔案工作變革，海倫·塞穆爾斯進一步完善、改進了文獻戰略，她認為由于現代文件涉及多機構的工作內容，機構之間應聯合進行文件鑒定工作，將機構職能分析引入文獻戰略，強調依據文件形成機關的職能來判斷檔案價值。至此，文獻戰略基本成型。

二、文獻戰略中檔案鑒定主體的組成與職能——以密爾沃基項目為例

文獻戰略立足全新角度反思檔案鑒定，將鑒定標準由文件形成機關的組織結構轉變為機關職能，鑒定主體更是從單一的文件形成者向更廣泛的社會群眾轉變，這是對傳統鑒定理論的一大突破。因此，研究文獻戰略中檔案鑒定主體的組成與職能，對深入了解文獻戰略的具體流程，改進我國檔案鑒定工作有著重要意義。本文試圖以美國密爾沃基項目為例解釋文獻戰略中檔案鑒定主體的組成與職能。

（一）密爾沃基項目的體系架構

1.三位一體的組織結構

密爾沃基項目是由美國國家歷史出版物和檔案委員會資助，旨在為密爾沃基地區開發一個超越兩年的文獻戰略項目，該項目關注一個較小的地理區域，要求參與機構分析現有館藏、制定收集的政策來表明各自范圍和職責，嘗試通過參與機構來尋找具體感興趣的領域。[4]

項目實施的第一階段即成立項目指導委員會，組建一個以項目協調員、地區檔案室和地區檔案機構為核心的領導組織。項目組的核心人員與主要領導者是檔案工作者，同時邀請了一些博物館專業人士、文件管理員、圖書館員，文件形成者和使用者參與文件鑒定，形成了三位一體的鑒定工作組織結構。

2.主題選擇職能

領導小組組建完成后，針對項目最終目標，組織會議交流，并對各參與機構下發具體任務通知，讓參與機構分析各自館藏的檔案內容，更精確地定義“記錄大都市密爾沃基”項目的內容和范圍，確定各機構的挑選目標及文件范圍，根據記錄情況劃分區域等級。

文獻戰略的目的是確保一個持續進行的問題、活動或地理區域有足夠的文獻保存，在這種情況下，明確工作主題就是文獻戰略所要優先考慮的問題。作為項目實施的行為主體，檔案鑒定主體的首要工作就是進行文獻戰略所需主題的分析與選擇。但文獻戰略并非所有主題信息的簡單集合，它要求鑒定主體根據當下的認識和價值觀念對館藏檔案進行主題分析，選擇相對更有價值、更能體現文獻戰略目標的相關主題，并采取統一的定義原則，建立區域性通用詞表描述、定義所需主題。檔案鑒定主體對館藏檔案內容進行分析，概括、定義和挑選相關主題，決定了文獻戰略的具體內容和目標方向，是鑒定主體的首要職能。

3.宏觀指導職能

確定項目主題之后，領導小組組織起草或共享檔案收集政策，試圖找出可能參與某一特定主題領域檔案記錄的機關單位，進而對該主題檔案的來源、數量等因素進行預測，以此制定該項目的文獻戰略。

在文獻戰略的最終形成階段，檔案鑒定主體承擔的主要職能較宏觀，具體表現為評估文獻、制訂計劃。同時需要根據區域內檔案信息的數量、內容和分布狀況，具體闡明各機構所要記錄的問題和收集目標，進而制定該區域內的文獻戰略詳細計劃。面對區域內復雜的檔案資源分布狀況，鑒定主體根據戰略要求和目標對主題檔案信息進行評估，制定詳細的文獻戰略計劃，為該區域內各機構的檔案鑒定提供依據和方向，是檔案鑒定主體宏觀指導職能的具體體現。[5]

（二）對密爾沃基項目的評析

1.積極影響

鑒定主體的多樣化促使檔案鑒定標準向社會價值轉變。密爾沃基項目中，檔案鑒定主體形成了三位一體的組織結構，檔案對形成者的價值即第一價值不再作為唯一評判標準。多方參與推動了檔案機構與其他部門的合作，使得文獻戰略覆蓋范圍相較于傳統檔案鑒定更廣泛，促使自下而上的傳統檔案鑒定理論逐漸向基于文件形成機構職能的自上而下的宏觀鑒定轉變。[6]

鑒定職能變化推動檔案工作者的角色定位發生改變。傳統檔案鑒定中，檔案工作者主要充當檔案保管者角色[7]。文獻戰略中檔案工作者加強了與文件形成者的聯系合作，更主動地介入決定文件的形成與保存過程，并分析文件形成機關職能，從宏觀角度建構了一套跨越機構時空限制、以多方合作形式建立館藏的策略方法，由此檔案工作者由被動的檔案保管員逐漸轉變為積極的檔案共同形成者。

2.不利影響

密爾沃基項目中，檔案鑒定主體由專業檔案人員、其他領域的專家和用戶等多類主體共同構成，這雖令鑒定工作從專業人員對用戶的單向對話轉向諸多利益相關者之間的雙向或多向對話，但易導致文獻戰略項目的領導權模糊不清，具體表現為兩個方面。第一，領導權的歸屬不明。項目領導組織中，檔案工作者雖是核心成員，但其他領域成員的話語權也受到保障，領導權難以集中在某一類群體中。第二，領導權的作用范圍不清。由于項目組并非一個常規、固定的領導機構，雖然對文獻人員擁有一定的領導權力，卻沒有明確具體作用于文獻人員的哪些工作領域，導致項目組與原單位在領導范圍上產生一定沖突和矛盾。由此可見，雖然各鑒定主體共同服務于文獻戰略，但其來源的復雜性導致機構利益共同體分散，形成了“表面互聯共通、實質局部集中”的多元合作困境，阻礙了涵蓋文獻戰略目標的合適主題的選擇與定義，難以實現文獻戰略全面反映社會真實面貌的初衷。

缺乏客觀標準。文獻戰略中首要工作就是明確主題，但由于鑒定主體的多樣化，每一個鑒定主體都有自己的價值觀念和研究視野，多方組成的檔案鑒定主體在主題選擇時，各方參照、分析機構職能的標準不統一，進而導致鑒定小組難以形成統一的、符合共同意愿的主題。面對這一難題，海倫·塞穆爾斯引入“機構職能分析”，并提出促進社會化、領導調查、提供公共服務、促進文化發展等反映學術機構的最小職能范圍。顯然，這些職能分類標準不僅適用范圍有限，而且其本身標準制定的正確性也值得商榷。[8]

三、密爾沃基項目對我國檔案鑒定工作的啟示

文獻戰略中檔案鑒定主體的組成與職能相較于傳統檔案鑒定理論已發生巨大變化，主體更加多樣化，職能更加多元、宏觀，推動了檔案鑒定工作由相對獨立、固定的文書處理—檔案室—檔案館三級鑒定流程向相互補充、互聯互通的宏觀鑒定體系轉變，這對我國改革傳統檔案鑒定工作、更新檔案鑒定理念有著重要借鑒意義。

（一）重新構建檔案鑒定組織體系

我國當前的鑒定流程是從文件形成機構到檔案館單向的線性模式，檔案業務人員在檔案鑒定活動中僅起到補充、審查作用，致使檔案的第二價值很大程度上會被文書人員忽略，許多具有較大社會價值的檔案過早遭到破壞。為避免這一弊端，我們應打破鑒定環節的相對獨立狀況，將檔案業務人員納入文件形成過程中，擴大檔案業務人員的鑒定范圍，使其積極參與、監督與指導文件的形成和歸檔鑒定工作。同時借鑒文獻戰略多樣化的鑒定主體結構，引入相關領域專業人士和社會民眾評審體系，對歸檔鑒定結果進行評價、建議，進而發現更豐富的檔案價值形態，滿足檔案用戶逐漸擴張的利用需求，形成文書人員、檔案業務人員為主導，多機構、多人士共同參與的檔案鑒定組織體系。

（二）推動區域內檔案機構合作鑒定

在我國，各檔案館均相對獨立，文件形成機關與檔案館之間缺少足夠的溝通和聯系。由于檔案是相互聯系的，并非單一、獨立的個體，我國這種相對孤立、強調對單一文書形成單位進行分析的鑒定模式阻礙了檔案記錄社會的方方面面，社會記憶難以得到全面、完整的保存。因此，我們應學習密爾沃基項目中區域合作鑒定的方式，以省級或市級檔案館為領導核心，聯合該區域內各檔案機構、文件形成單位，對區域內全部檔案資源進行整理、分析，制定統一的主題鑒定標準，形成檔案鑒定區域合作模式，以保障檔案在記錄社會各方面的延續性，最大程度地保存社會記憶。

（三）擴大鑒定對象的范圍

我國一直存在館藏資源不均的問題，主要表現在以公文檔案為主，科技檔案、專門檔案等數量較少，且當前檔案鑒定主要以保管期限表為標準，內容主要包括檔案的來源、內容、形式和保管期限等，適用于公文檔案的鑒定工作，但受限于該表尺度單一，無法保證其他領域檔案是否具有保存價值，使得我國檔案鑒定對象難以覆蓋各種類的檔案資源。而文獻戰略中不同領域鑒定主體的聯合使政府機構與社會組織及個人相結合，實現了分析政府和其他機構的文件與分析私人手稿、特殊制圖資料和信息出版物的融合，對于豐富檔案內容、提高檔案價值有著重要作用。[9]我國檔案部門應重視、接納社會各階層的檔案資料，擴大檔案鑒定對象的范圍，構建涵蓋社會各界多種聲音的聯合檔案鑒定主體，推動檔案鑒定由國家模式向社會模式轉變。

文獻戰略作為一種建立在研究基礎上的檔案鑒定理論，雖然存在主題界定難、實踐模式不固定等諸多缺陷，但其提倡的檔案人員積極參與文件工作、擴大檔案鑒定主體范圍、改變鑒定主體的傳統職能等主張是對傳統檔案鑒定理論的創新與發展。我們應積極了解文獻戰略中鑒定主體的具體工作內容，借鑒其經驗教訓，推動我國檔案鑒定工作進一步發展。

參考文獻

[1]黃霄羽.外國檔案鑒定理論的歷史發展及其規律[J].中國檔案，2003（09）：30.

[2]黃霄羽，張寧.宏觀鑒定戰略在加拿大的應用[J].中國檔案，2000（08）：39-42.

[3][4]支萍萍.美國文獻戰略理論與實踐研究[D].天津：天津師范大學，2015：20-32.

[5]馬帥章，桑毓域.宏觀鑒定下檔案鑒定主體的組織與職能探析——以荷蘭、加拿大、澳大利亞為例[J].檔案管理，2012（06）：18-20.

[6]理查德·J·考克斯，郝建蘋.檔案鑒定的不同視角：文獻戰略和檔案鑒定原則[J].北京檔案，2002（10）：34-36.

[7]特里·庫克，李音.記錄現代社會與檔案鑒定[J].檔案學研究，2012（04）：70-75.

[8]Helen Samuels，“Improving Our Disposition”[J].Ar？ chival，1991（33）：132.

[9]T·庫克.1898年荷蘭手冊出版以來檔案理論與實踐的相互影響[R].第十三屆國際檔案大會報告集.