《電子文件管理系統(tǒng)通用功能要求》（GB/T 29194）解讀

摘要：本文介紹了《電子文件管理系統(tǒng)通用功能要求》（GB/T29194-2012）的研制思路，從標(biāo)準(zhǔn)定位、信息模型和功能模型三個(gè)主要方面對標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行了分析與解讀。從概念和管理兩個(gè)角度分析標(biāo)準(zhǔn)的具體定位，從宏觀分類方案和文件-文檔-組件結(jié)構(gòu)模型兩個(gè)角度解讀標(biāo)準(zhǔn)的信息模型，從配置功能、文件管理業(yè)務(wù)功能、安全管理與系統(tǒng)管理功能等方面分析了標(biāo)準(zhǔn)的功能模型，并提出了標(biāo)準(zhǔn)的后續(xù)維護(hù)建議。

關(guān)鍵詞：電子文件管理系統(tǒng)功能要求標(biāo)準(zhǔn)解讀

Abstract： This paper introduces the develop？ ment idea of“General functional requirements for electronicrecordsmanagementsystem”（GB/ T29194- 2012）， analyzes and explains the standard from the three main aspects of standard positioning， information model and functional model. The author analyzes the concrete location of the standard from two perspectives of concept and management， and interprets information model of the standard from the perspective of the macro classification scheme and the record- document- component structure model， and analyzes functional model of the stan？ dard from the aspects of configuration functions， file management business functions， security manage？ ment and system management functions， and then puts forward follow-up maintenance recommenda？ tions for the standard.

Keywords： electronic records management sys？ tem； functional requirements； interpretation of stan？ dard

電子文件管理終究需要依托系統(tǒng)而非人工來完成，因此一個(gè)貫徹管理人員意志與遵從業(yè)務(wù)規(guī)則的電子文件管理系統(tǒng)（ERMS）就顯得尤為重要。事實(shí)上，檔案信息化在完成起步階段（典型成果是目錄數(shù)據(jù)庫）、準(zhǔn)備階段（典型業(yè)務(wù)是數(shù)字化工作），進(jìn)入發(fā)展階段后主要就是各類原生或派生（特指數(shù)字化成果）電子文件的管理問題。[1]

電子文件的管理總體上有兩個(gè)定位，如果僅僅是將電子文件視為傳統(tǒng)紙質(zhì)文件的副本，那么該系統(tǒng)就是一個(gè)比較單純的資源管理系統(tǒng)，在安全設(shè)計(jì)、四性保障方面的要求可以放低；而如果系統(tǒng)定位在可“替代原件”的層面上，那么就需要在設(shè)計(jì)開發(fā)時(shí)高度重視電子文件的真實(shí)、完整、可用、安全四性的維護(hù)。定位不同，二者的建設(shè)難度不可同日而語。GB/T 29194-2012《電子文件管理系統(tǒng)通用功能要求》（下文通稱《要求》）正是本著電子文件作為“原件”的理念進(jìn)行制定的。

事實(shí)證明，依托《要求》能夠有效推動檔案工作的數(shù)字轉(zhuǎn)型，促進(jìn)部分信息化成熟度高的組織和行業(yè)開始推動電子文件“單套制”的施行。例如國家開發(fā)銀行依托《要求》開發(fā)的電子文件管理系統(tǒng)支撐了助學(xué)貸款業(yè)務(wù)辦理的全流程無紙化，取得了非常良好的社會效益。[2]以本《要求》為基礎(chǔ)陸續(xù)編制了若干重要的國家標(biāo)準(zhǔn)，如《電子文件管理系統(tǒng)建設(shè)指南》（GB/T 31914-2015）與《電子文件系統(tǒng)測試規(guī)范第2部分：歸檔管理系統(tǒng)功能符合性測試細(xì)則》（GB/T 31021.2-2014）等。

一、標(biāo)準(zhǔn)研制背景

電子文件管理系統(tǒng)功能要求是電子文件管理系統(tǒng)設(shè)計(jì)和實(shí)施的核心，如何收集、整理、分析電子文件的功能要求是各國在開展電子文件管理活動時(shí)都非常重視的問題。不少國家和地區(qū)早在上世紀(jì)末就系統(tǒng)開始了相關(guān)規(guī)范的研究，在標(biāo)準(zhǔn)制定、系統(tǒng)設(shè)計(jì)、功能測試等方面已取得了較為顯著的成果。比較典型的功能需求規(guī)范包括：歐盟地區(qū)提出的MOREQ系列規(guī)范、[3]美國國防部提出的DOD5015.2、[4]澳大利亞國家檔案館的《電子文件管理系統(tǒng)軟件功能規(guī)范》、ICA（國際檔案理事會）制定的《電子辦公環(huán)境中的文件管理原則與功能需求規(guī)范》、ISO15489-2文件管理規(guī)范等，其中ICA制定的標(biāo)準(zhǔn)就是后續(xù)ISO16175系列國際標(biāo)準(zhǔn)的前身。此外，課題組還組織翻譯研究了挪威的NOARK電子文件管理系統(tǒng)需求、[5]美國的ERA項(xiàng)目需求文檔、[6]澳大利亞維多利亞州電子文件管理規(guī)范VERS[7]等，這些也都是國際上享有盛譽(yù)的功能需求規(guī)范。

2009年出臺的《電子文件管理暫行辦法》（中辦2009年第39號文）可視為我國電子文件國家戰(zhàn)略的重要文獻(xiàn)，該文件提出電子文件管理應(yīng)滿足“統(tǒng)一管理、全程管理、規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)、便于利用、安全保密”的管理要求，客觀上要求電子文件管理活動應(yīng)在具備規(guī)范功能的系統(tǒng)環(huán)境中進(jìn)行。為此，國電聯(lián)辦在2010年將ERMS功能需求規(guī)范列為當(dāng)年重要規(guī)劃事項(xiàng)，委托中國人民大學(xué)信息資源管理學(xué)院主持制定。

二、標(biāo)準(zhǔn)研制主要思路

ERMS標(biāo)準(zhǔn)在研制思路主要包括三部分內(nèi)容：

（一）開展定位研究

電子文件管理系統(tǒng)作為電子文件的管理中樞，功能范圍涉及大量政策要求、業(yè)務(wù)規(guī)范、數(shù)據(jù)接口、技術(shù)工具，使用環(huán)境復(fù)雜，許多功能要求隨行業(yè)和電子文件類型不同而有較大差異，因而研發(fā)ERMS功能需求標(biāo)準(zhǔn)時(shí)應(yīng)結(jié)合國內(nèi)文檔管理實(shí)際和國際經(jīng)驗(yàn)明確其基本定位，從而有效確定需求邊界。標(biāo)準(zhǔn)研制時(shí)就花費(fèi)較大精力進(jìn)行了定位研究，基本明確了在概念、系統(tǒng)形態(tài)、管理對象、需求類型和適用對象方面的定位要求，這些定位研究內(nèi)容在拙文《電子文件管理系統(tǒng)功能需求規(guī)范定位研究》已有詳述。[8]

（二）明確信息模型與功能模型

功能需求規(guī)范普遍體量較大，為便于描述，標(biāo)準(zhǔn)針對電子文件的靜態(tài)特征（對象特征）和動態(tài)特征（業(yè)務(wù)行為）分別進(jìn)行了模型建設(shè)，原則上按照信息模型對機(jī)構(gòu)電子文件進(jìn)行了描述，基于生命周期對電子文件主要業(yè)務(wù)進(jìn)行了功能模型建構(gòu)。其中，信息模型提供了用于描述機(jī)構(gòu)電子文件的聚合模型（可大致視為分類方案），以及描述具體文件的結(jié)構(gòu)模型。

（三）明確需求條款描述方法

為便于完整、準(zhǔn)確地描述功能需求，在具體編制條款時(shí)基本遵從“用戶-對象-規(guī)則-行為”結(jié)構(gòu)進(jìn)行，即什么樣的用戶依據(jù)何種規(guī)則對什么對象進(jìn)行了何種行為。為此，《要求》規(guī)定了四種典型的用戶角色（系統(tǒng)管理員、文件管理員、授權(quán)用戶、用戶），依托信息模型和分類模型分別明確“對象”和“行為”，具體描述結(jié)構(gòu)如圖1所示；

同時(shí)，基于描述結(jié)構(gòu)，根據(jù)特定功能需求的具體情況，在編制需求條款時(shí)還充分結(jié)合以下情形進(jìn)行具體文本描述：

*是否強(qiáng)制，即該功能是必選、條件選、可選；

*行為方式，即描述功能執(zhí)行者是ERMS自動執(zhí)行、人工操作，或者第三方工具；

*行為結(jié)果記錄，是否入審計(jì)跟蹤日志；

*行為條件，該項(xiàng)功能是否需要先決條件；

*行為判斷，該項(xiàng)功能執(zhí)行后是否需要進(jìn)行特別的錯(cuò)誤處理；

*是否涉及重要元數(shù)據(jù)更改，等等。

三、標(biāo)準(zhǔn)定位研究

（一）概念定位

本標(biāo)準(zhǔn)所謂“文件”是指機(jī)構(gòu)或個(gè)人為了履行法律責(zé)任或開展業(yè)務(wù)活動而生成、接收和維護(hù)的具有憑證價(jià)值和查考價(jià)值的信息，這個(gè)定義參考了ISO15489標(biāo)準(zhǔn)，國際上幾乎所有的ERMS功能需求規(guī)范也都采取了類似說法。從其基本概念描述來看，Records本質(zhì)上基本等同于我們平時(shí)所說的“歸檔文件”的含義，從文件生命周期來看，基本屬于半現(xiàn)行階段。[9]

概念定位也直接決定了對應(yīng)的信息系統(tǒng)定位。根據(jù)文件生命周期理論，文件形態(tài)大致會經(jīng)歷docu？ ment-record-archives不同形式，對應(yīng)的系統(tǒng)形態(tài)也存在業(yè)務(wù)系統(tǒng)（Business System）、電子文件管理系統(tǒng)（ERMS）和可信數(shù)字倉儲系統(tǒng)（TDR，在檔案領(lǐng)域可以特指數(shù)字檔案館系統(tǒng)）。

其中，Document（文檔）具有最寬泛的含義，在該階段的文檔管理特別關(guān)注提供利用、系統(tǒng)流程和版本控制等功能。Records（文件）作為業(yè)務(wù)活動的固化物，ERMS包括對文件的形成、接收、維護(hù)、利用及處置進(jìn)行高效和系統(tǒng)控制的管理活動，維護(hù)文件內(nèi)容、背景、結(jié)構(gòu)以及文件之間的聯(lián)系，維護(hù)文件的可用性和憑證價(jià)值，尤其關(guān)注文件真實(shí)性、可靠性、完整性和可用性。Archives（檔案）特指進(jìn)入檔案館的用于長期和永久保存的文件，對應(yīng)系統(tǒng)的功能重點(diǎn)在于長期保存。

（二）管理定位

1.要求與需求

需求是以一種清晰、簡明、一致且無二義的方式對一個(gè)待開發(fā)系統(tǒng)中的各個(gè)方面有意義的陳述的集合，是“系統(tǒng)必須符合的條件或具備的功能”。一般來說，軟件需求包括三個(gè)不同的層次：業(yè)務(wù)需求、用戶需求和功能需求，由于功能需求的實(shí)現(xiàn)需要用戶需求和業(yè)務(wù)需求的支撐，是二者的集中體現(xiàn)，因而，國際上有關(guān)項(xiàng)目對ERMS的需求研究都普遍集中在功能需求規(guī)范上。[10]但由于我國電子文件管理方面的規(guī)范積累較少，加之ERMS規(guī)范體量大，使用環(huán)境復(fù)雜，在政策、技術(shù)、管理、標(biāo)準(zhǔn)、業(yè)務(wù)等多方面還存在大量不定項(xiàng)，正因?yàn)橛羞@個(gè)考慮，在標(biāo)準(zhǔn)審定會上將原定的“需求”改為了“要求”，就需要實(shí)施部門或開發(fā)單位對規(guī)范條款進(jìn)行一定的辯證理解。

2.需要大量配套規(guī)范支撐

電子文件管理系統(tǒng)功能要求規(guī)范作為一個(gè)系統(tǒng)開發(fā)的總體規(guī)范，需要大量管理和業(yè)務(wù)規(guī)范的支撐，如果沒有將這些具體的業(yè)務(wù)流程、規(guī)則、標(biāo)準(zhǔn)等沉淀到規(guī)范需求中，將出現(xiàn)“以已昏昏，使人昭昭”的荒唐情形。《要求》作為可信電子文件管理系統(tǒng)的設(shè)計(jì)參考規(guī)范，需要具體的執(zhí)行機(jī)構(gòu)以其為核心進(jìn)行規(guī)范體系的建設(shè)，切實(shí)向《要求》提供可執(zhí)行層面的規(guī)范營養(yǎng)，保證ERMS系統(tǒng)能進(jìn)行有效運(yùn)轉(zhuǎn)和實(shí)施。

首先，應(yīng)提供較為完備的基礎(chǔ)配置規(guī)范。這些業(yè)務(wù)規(guī)范是驅(qū)動ERMS得以運(yùn)轉(zhuǎn)的基礎(chǔ)標(biāo)準(zhǔn)，包括分類方案、保管期限表、處置規(guī)范和主要的元數(shù)據(jù)方案等。事實(shí)上，《要求》中就專門提供了配置管理模塊，用于指導(dǎo)通過ERMS系統(tǒng)這些配置規(guī)范的設(shè)計(jì)和修改功能。其次，應(yīng)提供大量的業(yè)務(wù)規(guī)范，如用于支持捕獲功能的歸檔范圍，用于驗(yàn)證完整性的檢查清單。第三，應(yīng)提供核心的外圍規(guī)范，如應(yīng)與安全管理、質(zhì)量管理、系統(tǒng)運(yùn)維的標(biāo)準(zhǔn)體系進(jìn)行銜接，保障ERMS系統(tǒng)具備良好的外圍環(huán)境。

四、信息模型解讀

ERMS默認(rèn)管理的是一個(gè)機(jī)構(gòu)的所有歸檔文件，如果將一個(gè)機(jī)構(gòu)的所有文件資源視為一棵樹，那么《要求》的信息模型主要包括兩個(gè)方面內(nèi)容，其一是負(fù)責(zé)描述樹干的分類模型，其二是負(fù)責(zé)描述樹葉的文件結(jié)構(gòu)模型。

（一）宏觀分類方案

分類方案是將機(jī)構(gòu)檔案資源進(jìn)行整體管控的核心工具，主要目的在于解決全宗、類、卷之間的邏輯關(guān)系。在多數(shù)ERMS規(guī)范中，常用聚合（Aggregation）來表示上至全宗下至案卷的各類文件組合的情況，因而對一個(gè)機(jī)構(gòu)而言，全宗就是最高的聚合層次，不同的職能線具有不同的聚合層級，分類方案作為一種層次管理模型，能夠很好地適應(yīng)機(jī)構(gòu)文件各類聚合管理。

ERMS按照一定的邏輯結(jié)構(gòu)管理文件，形成不同層次的文件聚合，如圖2羅列了部分文件聚合的情形。在圖示的層次型結(jié)構(gòu)中，類以上的部分被稱為分類方案。分類方案一般應(yīng)根據(jù)機(jī)構(gòu)的業(yè)務(wù)職能確定，按照樹狀結(jié)構(gòu)組織類目，其層次設(shè)置需要結(jié)合機(jī)構(gòu)實(shí)際情況而定。在分類方案的最底層類目下，可按照文件管理的需要設(shè)置案卷層次進(jìn)行管理，對于不需立卷管理的文件類型，可以在最末一級類目下進(jìn)行文件組織。

（二）文件-文檔-組件結(jié)構(gòu)模型

文件結(jié)構(gòu)模型是包括文件-文檔-組件在內(nèi)的微觀信息模型，主要用于描述件內(nèi)關(guān)系，以便實(shí)施元數(shù)據(jù)層級的精細(xì)管理，這也是ERMS與傳統(tǒng)檔案管理的核心區(qū)別之一。

構(gòu)建件內(nèi)模型，需要明確一些基本概念。（1）文檔是構(gòu)成文件的最小管理單元，也稱為自然件。一份文件可以由一個(gè)或多個(gè)文檔組成；（2）組件（compo？ nent）是獨(dú)立的比特流，是操作系統(tǒng)管理信息的基本單元，也就是計(jì)算機(jī)意義上的“文件”；（3）組合文件（combined record）是指若干文檔按照關(guān)聯(lián)關(guān)系組織在一起的集合，ERMS將其作為一份文件來處理；（4）復(fù)合文件（compound record）是包含多個(gè)組件的文件。

需要厘清幾種容易混淆的場景。（1）文件與文檔。最簡單的情形是一件文件只包含一份文檔，而如果一項(xiàng)業(yè)務(wù)需要多份文檔參與，則該“文件”需要由這些文檔組成，它們之間存在一對多的關(guān)系。（2）組合文件與復(fù)合文件。需要明確的是組成復(fù)合文件的組件之間具有技術(shù)意義上的緊密關(guān)聯(lián)，如網(wǎng)頁文件中的HTML、CSS、JPEG圖片都是組件，它們共同構(gòu)成一份復(fù)合文件。組成組合文件的文檔之間具有業(yè)務(wù)意義上的緊密關(guān)聯(lián)，如請示和批復(fù)是兩個(gè)相對獨(dú)立的文檔，但二者需要組合在一起才能表示一個(gè)完整的管理活動。抽象的說，文件、文檔、組件三者之間存在一對多關(guān)系如圖2所示，機(jī)構(gòu)應(yīng)根據(jù)各自特點(diǎn)識別這三者之間的各種“組合”情況，從而確保文件的完整性。

五、功能模型解讀

GB/T29194-2012 ERMS的功能架構(gòu)如圖3所示，基本功能要求部分闡述了文件管理配置功能、文件管理業(yè)務(wù)功能、安全管理功能、系統(tǒng)管理功能等四個(gè)方面的ERMS基本功能要求，是本標(biāo)準(zhǔn)的核心部分。其中，配置是條件，文件管理業(yè)務(wù)功能是主題，安全管理與系統(tǒng)管理是保障。此外，可選功能要求部分闡述了數(shù)字化文件的管理、多載體文件的管理、離線利用、接口管理、工作流、性能要求等要求，有條件的機(jī)構(gòu)可以采用。主要功能板塊的需求設(shè)計(jì)邏輯簡述如下如圖3所示。

（一）配置功能。文件管理配置功能是建立和維護(hù)文件管理業(yè)務(wù)規(guī)范的功能，包括分類方案、保管期限與處置表、元數(shù)據(jù)方案、文件類型等內(nèi)容，《要求》中提出了總共74條配置功能要求。配置是電子文件管理系統(tǒng)功能得以發(fā)揮的前提，電子文件管理系統(tǒng)需要對分類方案、保管期限表、元數(shù)據(jù)方案等文件管理工具提前進(jìn)行配置，以便為具體的電子文件管理業(yè)務(wù)的開展搭建出環(huán)境。在具體執(zhí)行功能時(shí)，通過將分類方案與權(quán)限、處置、保管期限等進(jìn)行聯(lián)動就能夠?qū)崿F(xiàn)大量業(yè)務(wù)活動自動運(yùn)行，達(dá)到分類驅(qū)動業(yè)務(wù)的效果。

（二）捕獲登記。捕獲是將業(yè)務(wù)活動過程中生成或接收到的數(shù)據(jù)對象作為文件與其元數(shù)據(jù)一起保存到電子文件管理系統(tǒng)中的過程，《要求》中提出了多達(dá)60條的捕獲功能要求。捕獲可以理解為傳統(tǒng)的收集，由于該環(huán)節(jié)牽涉到外部系統(tǒng)、組織、人員，導(dǎo)致依賴因素較多，其功能設(shè)計(jì)是整個(gè)ERMS的難點(diǎn)，涉及大量接口界面，因而功能描述邏輯比較復(fù)雜。《要求》較為詳盡的規(guī)定了捕獲流程，明確了捕獲什么、誰來捕獲、如何捕獲等基本問題。

（三）分類組織。分類組織實(shí)質(zhì)上是對電子文件管理系統(tǒng)管理范圍內(nèi)的對象，包括全宗、類目、案卷、文件等層級在內(nèi)的有序化管理，《要求》中提出了23條功能要求。分類就是根據(jù)文件的各種特點(diǎn)分門別類，表征文件之間的聯(lián)系。電子文件的分類不僅能夠使文件管理更加條理化，也是實(shí)施其他電子文件管理功能必不可少的前提。

（四）鑒定處置。鑒定處置的主要工具是保管期限與處置表。ERMS應(yīng)該支持隨時(shí)對文件的保管狀態(tài)進(jìn)行調(diào)整并及時(shí)做出處置決定，能夠?qū)μ幹脹Q定進(jìn)行自動或者手動實(shí)施，并可通過審計(jì)跟蹤日志對處置活動進(jìn)行記錄，文件處置通常包括移交、銷毀和續(xù)存等類型。《要求》中提出了56條鑒定處置功能要求。鑒定處置的任務(wù)是解決存多久，到期之后怎么辦的問題，其主要工具是保管期限與處置表。ERMS應(yīng)該支持隨時(shí)對文件的保管狀態(tài)進(jìn)行調(diào)整并及時(shí)做出處置決定，能夠?qū)μ幹脹Q定進(jìn)行自動或者手動實(shí)施，并可通過審計(jì)跟蹤日志對處置活動進(jìn)行記錄。

（五）存儲保管。電子文件的存儲應(yīng)該能確保文件在保存期限內(nèi)的可用性、可靠性、真實(shí)性，要完整解決這個(gè)問題需要在文件整個(gè)生命周期中考慮與維護(hù)、保管和存儲相關(guān)的問題。《要求》提出了30條功能，重在管理層面而非技術(shù)方案，大量的技術(shù)實(shí)現(xiàn)需要外圍規(guī)范和工具支撐。ERMS應(yīng)該支持文件的遷移、轉(zhuǎn)換等長期保存方法，能夠?qū)w移前后數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確程度進(jìn)行比較，并對遷移過程進(jìn)行記錄。

（六）安全管理。ERMS應(yīng)保護(hù)系統(tǒng)內(nèi)的文件資源不被非法存取和破壞，保證授權(quán)用戶能夠在其權(quán)限范圍內(nèi)進(jìn)行合法操作，對系統(tǒng)中的重要行為進(jìn)行審計(jì)跟蹤。《要求》提出了49條安全功能要求，包括身份認(rèn)證、權(quán)限管理、審計(jì)跟蹤、文件變更、電子簽名等。電子文件管理系統(tǒng)應(yīng)支持多種用戶身份認(rèn)證機(jī)制，如用戶名/密碼、數(shù)字證書、指紋識別等方式來確認(rèn)用戶身份。ERMS必須提供權(quán)限管理，對用戶的權(quán)限與系統(tǒng)分類方案下電子文件等實(shí)體的訪問進(jìn)行安全管理等。

六、實(shí)施標(biāo)準(zhǔn)的要求和措施的建議

國際大量類似規(guī)范的應(yīng)用經(jīng)驗(yàn)表明，電子文件系統(tǒng)功能要求規(guī)范的建設(shè)絕非一日之功，需要大量的積累與持續(xù)維護(hù)，這方面歐盟的MOREQ標(biāo)準(zhǔn)就是很好的榜樣。

具體的措施和要求需要多部門通力合作。（1）標(biāo)準(zhǔn)主管部門需要建立相應(yīng)的長效維護(hù)機(jī)制，以促使功能要求規(guī)范滿足實(shí)際需要，表達(dá)更為清晰完整，內(nèi)容逐步豐富完善。（2）業(yè)務(wù)指導(dǎo)部門基于《要求》逐步建設(shè)完善配套規(guī)范體系，以保障ERMS功能的完整實(shí)現(xiàn)與可持續(xù)管理。這是由于功能需求規(guī)范普遍體量較大，同時(shí)很多具體功能的實(shí)現(xiàn)涉及大量外部規(guī)范的支撐與配合。（3）實(shí)施機(jī)構(gòu)應(yīng)建立適于電子文件管理系統(tǒng)運(yùn)行的業(yè)務(wù)規(guī)范和系統(tǒng)管理環(huán)境，保證功能要求的順利實(shí)現(xiàn)，在具體管理活動中還需要靈活使用《要求》，如在設(shè)計(jì)權(quán)限矩陣時(shí)就可以依托標(biāo)準(zhǔn)，將分散在具體功能板塊中的權(quán)限與角色進(jìn)行匹配如表1所示，從而有效支撐ERMS的設(shè)計(jì)與開發(fā)。

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[8][9]錢毅.電子文件管理系統(tǒng)功能需求規(guī)范定位研究[J].北京檔案2011（01）：24-26