社區(qū)養(yǎng)老服務(wù)檔案管理的問題與對(duì)策

孔祥威 樊學(xué)明 錢睿 馬立超 畢月

摘要：社區(qū)養(yǎng)老服務(wù)已成為社會(huì)熱點(diǎn)，養(yǎng)老服務(wù)檔案是一項(xiàng)重要的民生檔案，本文通過對(duì)大興區(qū)社區(qū)養(yǎng)老機(jī)構(gòu)檔案管理現(xiàn)狀的研究分析，梳理存在的問題，從制度保障、業(yè)務(wù)流程、信息化管理角度提出相應(yīng)對(duì)策。

關(guān)鍵字：社區(qū)養(yǎng)老服務(wù)檔案規(guī)范化檔案信息資源檔案管理

社區(qū)養(yǎng)老服務(wù)檔案是一類新的專門檔案，指與社區(qū)養(yǎng)老服務(wù)有關(guān)的具有保存價(jià)值的原始記錄，包括文字、聲像、圖表及其他各種載體的文件，不論其產(chǎn)生單位是否專責(zé)管理社區(qū)養(yǎng)老服務(wù)工作，都屬于社區(qū)養(yǎng)老服務(wù)檔案，具有憑證和參考作用；也可從狹義角度理解，指由社區(qū)養(yǎng)老中心、養(yǎng)老驛站等養(yǎng)老服務(wù)機(jī)構(gòu)產(chǎn)生，在社區(qū)養(yǎng)老模式下直接形成的具有保存價(jià)值的文件。本文從狹義概念出發(fā)，以社區(qū)養(yǎng)老中心、養(yǎng)老驛站等機(jī)構(gòu)為主要研究對(duì)象，通過發(fā)放問卷、實(shí)地走訪調(diào)研，梳理現(xiàn)存的問題并分析原因，提出相應(yīng)對(duì)策來完善社區(qū)養(yǎng)老服務(wù)檔案管理。

一、社區(qū)養(yǎng)老服務(wù)檔案管理現(xiàn)狀

大興區(qū)檔案局通過向大興區(qū)、懷柔區(qū)和平谷區(qū)的街道辦、社區(qū)居委會(huì)發(fā)放調(diào)查問卷，實(shí)地走訪大興區(qū)老齡委、建興家園居委會(huì)、觀音寺街道金銳社區(qū)養(yǎng)老服務(wù)中心、清源街道養(yǎng)老照料中心和棗園養(yǎng)老驛站、昌平泰康之家等，對(duì)目前社區(qū)養(yǎng)老服務(wù)檔案的管理現(xiàn)狀進(jìn)行歸納總結(jié)（如表1）。

通過對(duì)比發(fā)現(xiàn)，該表中社區(qū)養(yǎng)老服務(wù)機(jī)構(gòu)在檔案管理各方面尚處起步階段，隨著機(jī)構(gòu)運(yùn)行形成了大量養(yǎng)老服務(wù)文件材料，但缺乏有效措施對(duì)這些材料進(jìn)行規(guī)范化管理。

二、社區(qū)養(yǎng)老服務(wù)檔案管理中存在的問題及原因

（一）檔案管理保障不完善

社區(qū)養(yǎng)老中心、養(yǎng)老驛站等機(jī)構(gòu)有具體的服務(wù)項(xiàng)目、收費(fèi)標(biāo)準(zhǔn)、工作流程、服務(wù)監(jiān)督等制度，但普遍缺失檔案管理制度，會(huì)造成檔案材料的丟失、遺漏，致使檔案管理混亂。究其原因，是這些機(jī)構(gòu)對(duì)養(yǎng)老檔案沒有高度重視，沒有認(rèn)識(shí)到檔案管理制度的重要性。

（二）文件材料歸檔不規(guī)范

社區(qū)養(yǎng)老服務(wù)文件材料收集類型較為單一，歸檔時(shí)未對(duì)文件材料加以詳細(xì)分類。文件材料的收集類型主要集中在文書檔案、基本信息、服務(wù)項(xiàng)目等方面，關(guān)于聲像照片、音頻視頻等方面很少涉及；各類檔案排序、編號(hào)混亂，有些檔案只存不整。究其原因，是社區(qū)養(yǎng)老服務(wù)文件材料收集整理缺乏規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)。

（三）檔案利用渠道不暢通

社區(qū)養(yǎng)老服務(wù)檔案的形成是政府各部門與養(yǎng)老服務(wù)機(jī)構(gòu)共同運(yùn)行的產(chǎn)物，各檔案形成主體較少進(jìn)行部門間協(xié)調(diào)溝通，導(dǎo)致養(yǎng)老服務(wù)檔案分散在各部門系統(tǒng)內(nèi)，檔案信息資源共享利用渠道不暢通。究其原因，是目前“誰收集、誰保管、誰利用”的既定工作模式造成主體分散，檔案信息化和數(shù)字化程度不高，缺乏有效共享。

三、規(guī)范社區(qū)養(yǎng)老服務(wù)檔案管理的對(duì)策

根據(jù)中共中央辦公廳、國(guó)務(wù)院辦公廳印發(fā)的《關(guān)于加強(qiáng)和改進(jìn)新形勢(shì)下檔案工作的意見》（中辦發(fā)〔2014〕15號(hào)）文件精神，檔案行政管理部門在社區(qū)養(yǎng)老服務(wù)檔案工作模式不完善的情況下應(yīng)積極探索、廣泛調(diào)研，構(gòu)建并完善社區(qū)養(yǎng)老服務(wù)檔案管理工作體系，提高社區(qū)養(yǎng)老服務(wù)檔案管理水平。

針對(duì)以上關(guān)于檔案收集歸檔不規(guī)范、管理制度不完善、檔案利用不暢通的問題，本文提出構(gòu)建社區(qū)養(yǎng)老服務(wù)檔案業(yè)務(wù)管理體系（圖1），分別從社區(qū)養(yǎng)老服務(wù)檔案管理保障、檔案業(yè)務(wù)管理、檔案信息資源共享的角度提出解決辦法，規(guī)范社區(qū)養(yǎng)老服務(wù)檔案管理。

（一）完善社區(qū)養(yǎng)老服務(wù)檔案管理保障

1、完善組織體系的建設(shè)。建立檔案管理工作網(wǎng)絡(luò)，保障社區(qū)養(yǎng)老服務(wù)檔案管理的有效運(yùn)行。明確負(fù)責(zé)檔案工作的主管領(lǐng)導(dǎo)，配備有檔案專業(yè)知識(shí)且綜合素質(zhì)過硬的專職或兼職人員負(fù)責(zé)檔案管理工作，指定各文件形成部門負(fù)責(zé)檔案工作責(zé)任人。

2、建立健全檔案管理制度。對(duì)社區(qū)養(yǎng)老服務(wù)檔案收集、整理、歸檔、保管、利用等業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)建立詳細(xì)的規(guī)章制度，保障檔案資源質(zhì)量和檔案利用服務(wù)質(zhì)量，進(jìn)一步保障檔案科學(xué)規(guī)范管理。

3、檔案行政管理部門應(yīng)以《檔案法》及《北京市實(shí)施<檔案法>辦法》為依據(jù)，加強(qiáng)對(duì)本地區(qū)社區(qū)養(yǎng)老服務(wù)機(jī)構(gòu)的檔案工作的監(jiān)督、指導(dǎo)，確保養(yǎng)老服務(wù)檔案的實(shí)體與信息安全，保障社區(qū)養(yǎng)老服務(wù)檔案的科學(xué)化管理。

（二）規(guī)范社區(qū)養(yǎng)老服務(wù)檔案業(yè)務(wù)流程

對(duì)社區(qū)養(yǎng)老服務(wù)檔案進(jìn)行統(tǒng)一的收集、分類、整理、保管并提供利用，規(guī)范社區(qū)養(yǎng)老服務(wù)檔案業(yè)務(wù)流程，為養(yǎng)老服務(wù)檔案科學(xué)化管理提供了基礎(chǔ)。

1、大興區(qū)檔案局結(jié)合社區(qū)養(yǎng)老服務(wù)工作，經(jīng)研究制定了供參考的包含文書檔案、聲像檔案、實(shí)物檔案等在內(nèi)的《社區(qū)養(yǎng)老服務(wù)檔案收集范圍和保管期限表》，各養(yǎng)老服務(wù)機(jī)構(gòu)可結(jié)合實(shí)際制定本單位的相應(yīng)規(guī)范，作為檔案收集和分類的依據(jù)。

2、在歸檔操作過程中，各社區(qū)養(yǎng)老機(jī)構(gòu)可參照《北京市實(shí)施歸檔文件整理規(guī)則細(xì)則》、《北京市數(shù)碼照片歸檔與管理辦法》、《北京市電子文件歸檔與電子檔案管理辦法》等文件，進(jìn)行文件歸檔整理，使檔案整理達(dá)到標(biāo)準(zhǔn)化。

3、應(yīng)將完成歸檔操作的檔案及時(shí)入庫上架并進(jìn)行安全保管。配備滿足檔案安全管理的設(shè)施設(shè)備并預(yù)留檔案保管空間。檔案人員應(yīng)定期監(jiān)測(cè)檔案設(shè)施，定期檢查維護(hù)檔案設(shè)施設(shè)備，及時(shí)排除隱患，確保檔案安全。

（三）加快檔案信息化建設(shè)與信息資源共享

為集中解決檔案利用渠道不通暢問題，進(jìn)一步方便養(yǎng)老服務(wù)信息資源的共享利用，要加快形成網(wǎng)絡(luò)化、共享化的檔案管理機(jī)制，完善社區(qū)養(yǎng)老服務(wù)檔案工作的信息化管理和信息共享。

1、將社區(qū)養(yǎng)老服務(wù)檔案中傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案數(shù)字化，建設(shè)檔案數(shù)據(jù)庫（如圖2所示，可為數(shù)據(jù)庫檢索目錄的建設(shè)提供參考），協(xié)調(diào)民政部門完善社區(qū)養(yǎng)老服務(wù)電子管理系統(tǒng)，把檔案管理作為一個(gè)模塊納入系統(tǒng)，使相應(yīng)數(shù)據(jù)能夠存儲(chǔ)、利用，為后期檔案信息化開發(fā)利用打下基礎(chǔ)。

2、構(gòu)建多部門信息資源共享的“社區(qū)虛擬養(yǎng)老服務(wù)檔案信息共享中心”（如圖3所示），解決社區(qū)養(yǎng)老服務(wù)檔案利用不暢問題。貫徹實(shí)施“醫(yī)養(yǎng)結(jié)合”模式精神，在社區(qū)層面整合社區(qū)居委會(huì)、衛(wèi)生服務(wù)站、社區(qū)養(yǎng)老中心及驛站等部門數(shù)據(jù)庫中存儲(chǔ)的老人信息，實(shí)現(xiàn)社區(qū)老人與相關(guān)服務(wù)機(jī)構(gòu)信息共享。同時(shí)，在政府層面組成養(yǎng)老服務(wù)檔案工作小組，積極構(gòu)建信息共享平臺(tái)并下發(fā)相應(yīng)文件，與社區(qū)層面的工作共同作用、雙管齊下產(chǎn)生強(qiáng)化效果。

在具體的工作中，由區(qū)縣檔案部門、民政部門與街道共同發(fā)起，組成社區(qū)養(yǎng)老檔案領(lǐng)導(dǎo)小組，建立并制定相應(yīng)規(guī)章制度、對(duì)街道所轄社區(qū)的養(yǎng)老服務(wù)檔案工作進(jìn)行監(jiān)督指導(dǎo)并接收反饋意見；在社區(qū)層面，由街道所轄社區(qū)的各養(yǎng)老檔案形成部門指派人員組成社區(qū)養(yǎng)老檔案工作小組，負(fù)責(zé)檔案信息管理和具體事項(xiàng)的執(zhí)行，對(duì)社區(qū)老人和其他部門提出的咨詢問題和查檔需求進(jìn)行專業(yè)、高效的答復(fù)，在保證老人信息安全的基礎(chǔ)上使社區(qū)老人能夠享受更好、更準(zhǔn)確的服務(wù)。