英國檔案數字化戰略的形成及其特點分析

寇京

摘要：為應對“數字化革命”浪潮對英國檔案事業的挑戰，2017年3月，英國國家檔案館制定了英國檔案數字化戰略。本文在對相關戰略文件梳理、分析的基礎上，指出了英國檔案數字化戰略的五大重要特點：規劃清晰，目標明確；以用戶為中心，高度重視用戶需求；建立廣泛的商業合作關系，爭取資金支持；重視數字文化的培育；多項措施協調配合，形成體系，并提出了自己對于英國檔案數字化戰略的一些思考。

關鍵詞：數字化戰略數字轉型數字文化

隨著“數字化革命”浪潮的到來，信息技術深刻地改變著世界的生產和生活方式，為應對數字轉型的挑戰，世界各國各行各業都在積極進行數字化戰略布局。英國是較早開展檔案數字化建設工作國家之一，取得了非常優秀的成績，如英國國家檔案館2012年啟動的“探索”平臺就是其數字化工作的重要成果，該平臺擁有獨立、多樣化的檔案著錄數據庫，用戶可以檢索和瀏覽逾3000萬條的檔案著錄信息；整合了英國2500個檔案館中的1000萬條檔案著錄信息，并附以各檔案館的詳細檔案資料信息。[1]但其并不足以維持和推動英國檔案數字化事業長期穩定發展，為了促進數字化時代檔案事業的轉型以及將檔案事業融入到英國國家數字化戰略和數字經濟戰略中，英國國家檔案館有計劃地發布了一系列文件，積極進行檔案數字化戰略布局。本文對英國檔案數字化戰略的形成過程進行了闡述，并就其特點進行分析，總結經驗，提出思考，以期為我國檔案數字化戰略的制訂以及研究提供有益的借鑒。

一、英國檔案數字化戰略的形成

（一）“檔案激勵2015-2019”計劃的啟動

2015年10月，英國國家檔案館在“發現館藏、發現社區大會”上正式啟動“檔案激勵2015-2019”計劃，該計劃旨在2015-2019年，通過不同的方式重新思考、組織國家檔案事業和確定新的戰略優先事項和目標，以期能夠滿足各類利用者的需求以及應對新時期最大的挑戰——數字化。該計劃的主要內容有：（1）國家檔案館將通過一系列措施推動政府信息合規能力建設，以確保政府信息的長期保存和有效利用，這些措施包括：與其他部門合作，制定和執行統一的政府信息管理政策；建立信息管理報告制度，定期評估政府信息捕獲和移交情況；建立網站，為政府信息管理提供專家和法律支持等。（2）國家檔案館將采用新方式鼓勵公眾利用檔案館館藏以及參與檔案事業建設，例如：檔案工作入社區，試點社區檔案展覽項目；深入開展“檔案志愿者”項目，創新檔案志愿參與的方法；創建資金籌措戰略，為公眾參與檔案事業提供資金支持。（3）國家檔案館將通過學術聯絡和跨學科研究來發展其數字研究能力。國家檔案館將建立一個新的數字研究團隊，發展新的研究伙伴關系，并與數字董事會合作建立新的科學研究計劃，推動國家檔案館的前沿研究和學術參與。（4）通過工作思維和方式的轉變增強國家檔案館作為數字檔案館的能力，這些轉變包括：開發新機制來簡化數字檔案的管理過程，擴大可以保存的檔案類型；創建數字檔案元數據方案以減輕政府部門的負擔；提供平臺和工具，幫助其他檔案館在網上提供更多的館藏資源；在了解用戶需求的基礎上，創建新的檔案利用系統。[2]該計劃明確指出當前英國檔案事業面臨的最大挑戰是數字化，提出了將國家檔案館全面建設成為數字化檔案館的設想，計劃設計了英國檔案數字化的思路并制定了數字化具體的戰略目標，該計劃的啟動為英國檔案數字化戰略形成準備了必要條件，驅動著檔案數字化戰略的最終成型。

（二）《數字化戰略2017》的正式發布

2017年3月，英國國家檔案館正式發布《數字化戰略2017》（簡稱戰略），戰略認為數字技術深刻地改變了人們創建、獲取、利用、保存檔案的方式，檔案事業的數字轉型刻不容緩，“我們保存和使數字檔案可用的能力將決定未來的人們保存有多少今天的證據”。因此必須制定引領英國檔案事業發展的數字戰略，掀起具有顛覆性的數字檔案實踐變革。戰略制定了雄心勃勃的計劃，計劃在三年內創建顛覆性的數字檔案館；拓展檔案工作的范圍、吸引新用戶使用Web參與數字檔案事業中；轉變實體檔案獲取和使用的方式；發展國家檔案館的數字能力，技巧和文化；與其他進行數字化改造的檔案館結成伙伴關系。[3]該戰略分別從戰略路線圖、英國當前檔案數字化狀況、面臨的困難、具體措施、數字文化、數字技能等方面構成了英國檔案工作數字戰略的主要框架，目標明確、措施詳細，從戰略高度為英國數字檔案事業的發展提供目標指引和實踐推動。

二、英國檔案數字化國家戰略的特點和措施

（一）規劃清晰，目標明確

要應對數字化的巨大挑戰，必須采用敏捷的工作方法，制定清晰的規劃，只有提前描繪出計劃的具體步驟以及目標方能保證實現戰略的雄心。英國檔案數字化戰略制定了清晰的戰略路線圖，將戰略的實施分為三個階段，階段一“重塑”、階段二“成長”、階段三“加速”，通過分階段規劃，檔案部門可以更加清楚業務規劃進程的進展，從而不斷反思、調整工作重點和資源投入。該戰略同時明確了每一階段的具體目標，例如重塑階段的目標是重塑數字團隊，標準化和簡化數字檔案轉換流程，以最具成本效益的方式管理數據存儲，與其他檔案部門合作開發新的檔案實踐、工具和標準，提升公眾全面參與國家檔案工作水平。成長階段分為三個大的目標：提升、開發檔案部門數字存檔能力，提升政府的數字化能力、提高政府透明度、降低政府負擔，提升對公眾、研究者以及公共部門的服務質量。在這三個大目標下又分為數個小目標，如第一個大目標下分為擴大數字檔案的保存類型、數字檔案前端控制及風險管理等目標，這些小目標更加清晰具體、便于執行。而加速階段同樣是先分為四個大目標，后具體為許多小目標，幾個大目標分別是將國家檔案館發展成為數字檔案館，優化改善數字檔案服務，發展數字檔案文化，提升公民的數字技巧。[4]戰略不僅具有明確的目標，并為這些目標賦予了不同優先級，保證重要目標得到更多投入和關注。同時，為保證目標的可操作性和最終落地，戰略線路圖為每一階段設定了具體的時間期限，如重塑階段的時間為2017年1月至2017年6月，成長階段的時間2017年7月至2018年9月，加速階段的時間為2018年10月至2019年12月。

（二）以用戶為中心，重視用戶需求

在英國檔案數字化戰略框架內，英國國家檔案館高度重視用戶需求，大力支持以用戶需求為中心的檔案數字化創新方式，以確保相關的解決方案能很好地解決用戶的數字服務需求，“數字化戰略2017”中強調“沒有研究用戶需求的數字化工作完全是無效的工作！”，戰略對于用戶需求重要性的表述將幫助檔案部門在進行數字化建設過程中始終如一地把握好這一方向。為了實現以用戶為中心的數字服務，戰略提出了八項具體措施：提升檔案部門用戶研究能力，建立用戶研究實驗室，聚合所有從數字服務檔案中收集的數據，包括滿意度水平、參觀者人數、參觀長度等可比較信息，通過分析這些數據提供科學的數字服務；深度開發國家檔案館的網站，使其成為政府公共編程戰略的一個組成部分。將檔案部門對用戶行為的理解與對受眾的廣泛理解聯系起來，開發高品質的數字內容，滿足人們的想象力。找到創造性的方法來促進活動和展覽，以及支持公眾與檔案館互動的方法；國家檔案館將通過用戶需求研究指導優化“探索”平臺，提供更好的檔案目錄數據庫以及探索改善用戶從搜索引擎的使用到獲取所需檔案整個過程的方法；整合英國其他檔案館各自建立并互相獨立的檔案目錄數據庫到“探索”平臺，使英國檔案館更加便捷地分享和維護他們的檔案目錄，使得通過“發現”平臺用戶可以獲取到英國所有的檔案目錄信息；國家檔案館將通過使用強大的捕獲和回放技術，開發用戶界面以及增強搜索能力以提高英國政府的網絡存檔；通過改進“探索”API使檔案館的檔案目錄數據成為開放數據，鼓勵檔案數據的再利用，針對特定的用戶群體提供特定的產品和服務；探討管理數字檔案的新方法，包括使用最新的Web標準，如HTML5和schema.org。研究基于網絡的編目和注釋工具，為合作者和志愿者項目打開新的機會；將面向公眾的數字服務轉移到云上，通過彈性承載環境提升數字服務的可用性和性能。[5]

（三）建立廣泛的商業合作關系，爭取資金支持

數字化工作是個持久長遠的工作，需要大量的資金投入，而在過去5年中，英國大部分用于公共檔案管理的資金整體縮減了25%至40%，2015年5月英國新政府上臺后，預計財政經費會在下一任期的5年內以同樣的幅度縮減。[6]財政經費的縮減無疑會對檔案工作的發展帶來負面影響，因此建立廣泛的商業合作伙伴關系成為數字化轉型能否成功的關鍵。英國國家檔案館的合作伙伴對檔案數字化項目的投資總額遠遠超出了他們自己所能負擔的資金，在財政縮減的大環境下，合作伙伴資助了英國國家檔案館的內部核心服務，并向家譜研究者和教授等特定受眾提供更專業、更深層次的知識服務，在拓寬檔案在線利用渠道方面貢獻卓越。

戰略以真實案例說明了建立廣泛的商業合作關系的重要性。為了培養數字戰略所需要的專業人才，使整個檔案部門在擴大數字專業技術方面邁出第一步，2017年國家檔案館建立了與遺產彩票基金（HLF）的合作關系，得到資金支持，HLF將投入749300英鎊啟動數字檔案技能培訓計劃，該計劃將教授學員對數字遺產生存和推廣至關重要的數字檔案技能，然后推動學員進一步發展數字檔案技能。數字化正改變了檔案工作的一切，包括從需要保存的材料到訪問檔案的方法。因此，這個項目的目標就是將真正滿足現實需求的、新的數字技能帶入到檔案館。該計劃得到了檔案和記錄協會（ARA）和數字保護聯盟（DPC）的支持，其將建立在國家檔案館目前運行的“變革檔案”計劃的基礎之上，構成了未來勞動力發展的一部分。[7]

（四）重視數字文化的培育

數字化浪潮對檔案事業的挑戰，部分是技術挑戰，部分是實踐挑戰，但同時也是文化挑戰。文化是在多年的共同經歷中成長起來的，國家檔案館的組織文化發展了很多年，緩慢地改變著，“數字化戰略2017”指出要應對數字轉型的長期挑戰，要使整個國家檔案館通過設計規劃進化為全面的數字檔案館，檔案部門必須重新思考和組織自己，培育屬于檔案事業的數字文化?！皵底只瘧鹇?017”要求國家檔案館通過以下舉措打造數字文化：購置現代的、靈活的IT設備，利用現代IT技術為數字文化的發展打下基礎，找到合適方法促使人們更多地使用在工作生活之外發展的數字技能；為組織中引領數字變革的人創造機會，推廣典型數字化案例，幫助和鼓勵每個人利用數字服務，招募對數字服務和數字檔案有至關重要作用的新領導人，創造機會讓整個組織的人采取或領導數字舉措，尋找支持數字文化發展的激勵機制；確保在數字團隊工作的人有時間了解檔案館工作的各個方面，可以通過數字工作展現自身的價值，因為數字人才是幫助推動整個組織的數字文化的關鍵點。要做到這一點，數字團隊必須可以參與到檔案工作的各個方面，并對所有的參與者在參與中有所收獲。公眾參與計劃可以提供了許多機會讓數字團隊參與的其他方面的檔案工作，以及分享我們正在進行的數字存檔給公眾，通過連接和理解，檔案部門和公眾一起成長；國家檔案館將通過各種渠道增強公眾對于數字存檔的理解，檔案部門將學習人力資源、市場營銷和通信有關領域的專業知識，利用專業知識，尋找機會，捕捉人們在數字歸檔領域的興趣，發展數字文化。例如開展“大創意”講座，宣傳檔案數字文化，邀請數字團隊和大家談談他們的工作，定期制作“參觀墻”開放給所有公眾，讓他們了解數字檔案相關知識；改變檔案信息資源開發的方式，采取新的思維方式，擁抱用戶的需求，創造力和變化，引入公眾力量開發數字檔案資源，檔案館作為引導者、協調者、培訓者，使公眾在數字化環境中自己開發真正所需的檔案資源。[8]

（五）多項措施協調配合，形成體系

1.標準規范建設

“數字化戰略2017”指出要建設更加先進的、顛覆性的數字檔案館，提升英國檔案工作的數字化能力，而標準規范建設是非?；A和重要的一環。戰略要求英國國家檔案館與其他機構共同合作，建立國家層面的政府數字連續性管理標準體系，對政府電子文件產生、保管、發布、共享、處置和開放利用全過程的數字格式標準、技術標準、管理標準等做出統一規定。目前，英國國家檔案館已經開發了PRONOM這個關于文件格式的技術信息的在線注冊表，規范了數字文件的格式，英國國家檔案館在戰略中指出其不僅要繼續加強對PRONOM的承諾，還要探討文件格式標識、創建簽名、驗證和使用新方法，擴大檔案工作與檔案類型的覆蓋面和范圍。同時，英國還積極參與國際規則和國際標準的制定，如參加歐洲國家開展的E-方舟項目。[9]

2.技術革新

數字技術的出現給檔案工作帶來全新的挑戰，檔案部門必須在數字化浪潮中激流勇進，利用新技術，進行自我的技術革新，才能謀求進一步的發展和前進?！皵底只瘧鹇?017”要求英國國家檔案館開發適合于數字文件和檔案保存、管理、利用的辦法和先進技術。根據戰略要求，國家檔案館將利用機器學習、異常檢測等技術開發新的工具方法來用于數字文件評價、選擇和機密性審查；國家檔案館將與軟件產業和開發人員合作，開發解決數字資源長期保存問題的新技術，積極促進開放源碼項目和工具；開發用于捕獲數字記錄的新方法，管理英國政府Web檔案讓國家檔案館學到用于捕獲復雜的數字記錄新的方法，國家檔案館的目標是進一步開發數據捕獲能力以捕獲適合長期保存的數字記錄。國家檔案館將利用仿真和遷移技術保留數字檔案的原始格式，以保留所有用戶都可以完全理解的原始記錄文件；國家檔案館將利用云技術，將檔案館的館藏復制到云上，使其能夠根據檔案館以及或研究者的需求，隨時隨地獲取到數字檔案內容；利用大數據、數據挖掘、機器學習等技術分析、挖掘數字檔案集合，幫助數字記錄實現它們的價值。[10]

3.人才培養

檔案數字化事業的發展需要一批掌握數字技能的人才，而檔案館越來越難以在勞動力市場招聘他們所需要的掌握數字技能的人才。因此，“數字化戰略2017”指出要采取各種措施，確保檔案館員工以及公眾掌握所需的各項數字化技能，從根本上解決數字化鴻溝問題。戰略提出以下具體措施：制訂培訓計劃，教授現有員工專業數字技能，幫助新員工獲得檔案部門所需數字技能，培養具有數字技能才能但實踐經驗不足的員工，為員工的進步創造各種途徑；創建數字化實驗的空間，為員工提供研究與創新的機會。高優先級數字項目應該有時間進行研究和開發活動。每月分配給數字團隊一定的時間，促進自由形式的項目。在組織的關鍵領域諸如用戶研究、數據分析，建立跨團隊邊界的實踐共同體；與諸如國家數字技能學院、艾達這樣的培訓伙伴展開合作，招募和培訓數字技術人才。發展與其他檔案館、政府數字服務（GDS）和其他地區政府的關系，確定培訓和合作發展的機會。與大學學院結成伙伴關系，吸引碩士和博士學位的學生暫借到檔案館工作。[11]

三、思考與啟示

英國近年來推出了一系列與數字化有關戰略，包括“默認數字化戰略”“數字經濟戰略”“英國數字化戰略”等，其背后的意味在于英國期望數字產業將來能成為英國國民經濟的支柱性產業，通過數字化創新來驅動經濟社會發展，把英國建設成為未來的數字化強國，而英國檔案數字化戰略就是這些戰略在檔案領域的延伸，檔案事業是英國建設數字化社會必不可少的一環。政府意志是英國進行檔案數字化戰略布局的重要驅動力，中國要想走在數字市場的前列，中國檔案事業要進行數字戰略布局，政府毫無疑問應該扮演非常重要的角色。

英國檔案數字化戰略目標是推動英國檔案事業的數字轉型，引領顛覆性的數字檔案變革，戰略目標野心勃勃，但戰略目標確定后的具體計劃、策略、措施更是戰略成功必要因素。英國為保證戰略的成功實施，分階段、分目標推進戰略實行的進度，從標準、技術、管理、合作、文化培育、人才培養等多方面的具體措施的規劃實施保障戰略目標完成的質量。中國檔案數字化戰略規劃應該對此進行借鑒，戰略目標野心勃勃，戰略措施落地有聲，雙管齊下，方見成果。

中國的檔案事業發展迅速，取得了非常多的成績，但現代社會，瞬息萬變，不進則退，中國檔案事業不但需要在新技術應用創新方面努力探索，更要積極進行數字戰略布局，搶占發展先機。本文對英國檔案數字化戰略的解讀，期望能夠給中國檔案事業數字戰略布局帶來一點啟示。

參考文獻

[1][6]中國檔案資訊網.在數字化大潮中激流勇進——英國國家檔案館電子檔案管理中的機遇與挑戰[EB/OL]. [2017-05-19]. http：//www.zgdazxw.com.cn/ news/2017-05/19/content_186603.htm.

[2] Archives Inspire 2015-19 [EB/OL]. [2015-10-16]. http：//www.nationalarchives.gov.uk/documents/ar？ chives-inspire-2015-19.pdf

[3][4][5][8][9][10][11] The National Archives Digital Strategy- 2017- 19 [EB/OL]. [2017- 03- 22]. http：// www.nationalarchives.gov.uk/documents/the- nationalarchives-digital-strategy-2017-19.pdf

[7] Bridging the Digital Gap project secures funding[EB/OL]. [2017- 03- 13]. http：//www.nationalarchives. gov.uk/about/news/bridging-the-digital-gap-projectsecures-funding/

作者單位：上海大學圖書情報檔案系