探索如何提高人口和計劃生育檔案管理水平

馬福華 鄄城縣衛生和計劃生育局

一、加強對計劃生育檔案工作的重視

（一）計劃生育檔案工作之一是為流動人口提供服務。在檔案管理工作中可掌握人口流動的方向，明確流動人口的基本信息，進而實現對計劃生育的控制，使流動人員能夠滿足生殖健康的需要。信息檔案管理平臺的建立是保障流動人口信息共享的基本平臺，借助信息平臺的管理功能，可以實現對流動人口的資源信息共享，對落實計劃生育政策具有重要作用。另外，信息平臺對于征收社會撫養費具有重要意義，其信息共享功能可以避免出現重復收費，重復發證等情況。

（二）人口計劃生育檔案基于群眾信息需求，可實現對計生工作的科學優化。在計生檔案管理中，可以通過檔案信息搜集，在信息系統中為群眾提供反饋平臺，并充分解答群眾在計劃生育中所遇到的不解問題，還可對政策法規等進行詳細闡述，并要求群眾提供經驗建議，形成能夠滿足群眾需求的檔案。

（三）計生檔案管理工作是保障計劃落實嚴肅性的基礎。根據《計劃生育法》、《流動人口管理法》、《計生服務條例》、《撫養費征收法》等相關的法律條文規范的落實，行政部門需要以法規為基礎，強化自身的執行力與監督力，在滿足計生工作科學性的同時，提高群眾的維權思維。各種法律條文的落實對行政工作帶來了新的需求，需要保障檔案內容的真實性，檔案的全面性，執法的嚴肅性。

（四）人口以及計劃生育檔案管理是控制人口增長的客觀需要，其按照性質可以分為民主管理以及政務公開。在此工作中，既要滿足控制人口增長的需求，也要夯實群眾基礎。所以，在檔案管理中落實政務公開具有必要性，需要在管理中開展政務公開工作，以公平、公正的政府形象，滿足群眾的客觀需要，維護群眾的基本權益，落實以人為本的管理原則，使群眾能夠在計劃人與中發揮主觀能動性，保障民主管理以及民主監督的科學性。在檔案管理工作中，可明確檔案信息，推行孕齡婦女基本信息、流動人口信息的科學性，借助檔案管理工作，保障整體工作的公開性與透明性，保障群眾對信息的知情權、參與權。

二、認真分析和解決人口計生檔案管理中的弊端

（一）認知存在矛盾。在檔案管理中，很多員工對檔案管理工作的認識不足，沒有給予高度的重視，甚至認為檔案管理工作沒有實際意義，這是在工作認識上存在的問題。

（二）檔案內容虛假。在檔案管理中，很多部門存在隱瞞真實信息的情況，在管理上存在不全面性，整體管理工作存在明顯的形式主義，導致整體工作存在漏洞，甚至有些部門存在檔案造價情況，對整體工作的有序性、規范性造成了嚴重影響。

（三）監督嚴重不足。檢查監督人員沒有認真分析實際工作中存在的問題，監督力度不足，在思想上、行為上沒有給予高度重視，導致檔案管理工作出現滯后性。

（四）人員素質不足。許多部門的管理人員由于檔案專業知識缺乏、在具體工作中缺乏操作能力以及應變能力，影響了檔案管理水平的提高。

三、檔案管理工作的規范化以及現代化

（一）落實標準化、程序化、制度化的工作方法，夯實計生檔案管理工作的理論基礎。

1.在程序化、制度化的檔案管理工作中，制定整體的工作流程，在檔案的搜集工作、整理工作、著錄工作、存檔工作中，均按照部門統一的制度、程度等對其進行全面落實。

2.定期對檔案進行全面核查，精化檔案管理內容。這是實現檔案管理標準化、制度化的基礎。不同的檔案需要設置不同的保管期限，管理中很多文件無法對其進行考核，存在重復的情況。管理中需要對重復文件進行清理，并對所有文件進行核查以及清點，保障整體工作的規范性。

3.檔案的重新組合是實現檔案管理規范化、程序化的基礎。在具體工作中，需要對混雜的安全進行充分分類，并將內容較多的檔案進行細化管理，按照科學的標準對其進行重新分類整理。

4.統一分類號是保障檢索效率的基礎。在信息系統中，計算機檢索具有十分明顯的優勢，能夠保障檢索內容的全面性。在分類管理中，按照相關的標準對不同內容、日期的檔案進行分類，并對其進行控制。

（二）強化數據支撐，實現檔案管理工作的現代化

1.循序漸進，分層管理。在管理工作中，根據不同檔案的重要程度，利用效率等，決定其是否需要開放，并對其進行分層管理。在管理工作中，賦予價值較高、開放程度較高、利用頻率較高的檔案優先整理權。

2.分級著錄，優化程序。檔案著錄時，可將整體工作進行分層，對價值程度不高，內容較為單一的方案實行案卷級的著錄。對那些一卷內幾個文件涉及同一個內容且又排在一起的檔案進行文件組合機著錄；對利用效率較高，內容較為重要的文件實行文件級的著錄。

3.分門別類，充分利用基礎檔案。基礎具有優勢的檔案在著錄過程中，可以對其進行引目錄處理，對其進行標引，進而實現檔案的科學分類。對于形式較為特別的檔案，如“病歷檔案”、“案件”等則可以將其進行直接錄入，在計算機內輸入人名、日期等，利用計算機對其進行統一分類。

四、重視人員素質管理，優化檔案管理質量

（一）強化實踐型、高素質人才培養。在信息檔案管理中，檔案管理人員不僅要具備很強的管理知識，還需要具有一定的計算機應用能力，能夠熟練的對計算機基本功能進行操作，具備一定的信息處理能力，并具有一定的崗位適應能力，成為現代化信息素養的高端人才。

（二）重視檔案人員的在職培訓。提高人員素質的根本途徑是抓好培訓和繼續教育。因此要積極組織檔案人員參加業務培訓和新技術學習班，并注重增強檔案信息觀念和提高檔案信息服務的能力。

（三）積極支持、鼓勵檔案人員不斷學習，注重知識積累。很多檔案人員隨人已認識到提高自身素質的必要性，但往往過于倚重各類培訓而忽視自身的學習和積累。檔案人員應積極主動學習信息技術、現代管理等相關知識，掌握和提高應用計算機、網絡技術的能力，注重學習過程中的積累與探索，把理論與實踐有機結合起來。

（四）合理調配人才，優化人才結構。將不同專業、學歷、年齡、職稱的檔案人員進行科學整合，充分發揮各類人才的整體優勢，形成合理的人才結構。